Bem-vindo ao guia de configuração rápida do Adobe Sign!

Neste guia, você encontrará os passos recomendados para configurar e preparar sua conta do Adobe Sign para enviar transações.

Há duas guias abaixo, uma para usuários do sistema e outra para administradores da conta. Em cada guia, há uma lista de recursos para configurar e, à direita do nome do recurso, estão os níveis de serviço aos quais eles se aplicam.

É recomendado que todos os usuários configurem sua ID pessoal do usuário primeiro e, em seguida, caso também sejam os administradores das contas, acessem a guia Admin e definam as configurações da conta.

Observação:

As contas individuais são contas com uma única licença e, por padrão, o usuário também é o administrador da conta.

Usuários

Verificação das informações do perfil: todos os usuários

Você tem uma nova ID de usuário e provavelmente tudo está funcionando corretamente. Às vezes, você não deseja exibir os detalhes usados para a criação do perfil de usuário.

O Adobe Sign usa as informações do perfil em alguns modelos de email (como a solicitação para obter uma assinatura), portanto, verifique se as informações do seu perfil estão corretas para representar adequadamente você e a empresa.

Consultar ou editar informações pessoais do perfil:

  1. Faça logon no Adobe Sign.
  2. Navegue até Conta > Preferências pessoais
  3. Analise suas informações. Se quiser atualizar, clique em Editar
  4. Altere as informações conforme necessário e, em seguida, clique em Salvar.

Observação:

se não visualizar a opção Conta na parte superior da janela, passe o mouse sobre seu nome, no canto superior direito da página, e selecione Meu perfil no menu suspenso.

Definição da assinatura: todos os usuários

O Adobe Sign permite três estilos de assinaturas, dependendo dos requisitos pessoais ou profissionais:

  • Fonte tipo manuscrita: o valor padrão e o estilo preferencial no momento. Uma fonte é aplicada ao seu nome para obter a aparência de uma assinatura manuscrita.
    Caso escolha essa opção, não há mais nada a fazer!

  • Biométrico: assine com um mouse, uma caneta stylus ou o dedo!  Faça a assinatura em um tablet com o dedo para obter o melhor resultado.

    Se você escolher essa opção, assine uma transação escrevendo seu nome e salvando-o. As assinaturas biométricas podem ser salvas somente durante um evento de assinatura, portanto, você pode utilizar o recurso Somente eu assino na guia Início para acessar o evento de assinatura.

Observação:

ao criar uma assinatura biométrica, não se esqueça de marcar a caixa Salvar como minha assinatura, no canto inferior direito, quando ficar satisfeito com a imagem.

  • Imagem da assinatura: se você tiver uma imagem da assinatura, é possível enviá-la para o sistema e o Adobe Sign a aplica como sua assinatura. Para fazer o upload de uma imagem da assinatura, faça logon no Adobe Sign e navegue até Conta > Preferências pessoais > Minha assinatura.

Observação:

se optar por utilizar a opção Biométrica ou uma imagem como assinatura, não esqueça de configurar a sua rubrica.

Configuração de eventos e alertas pessoais: Enterprise Premium

No caso dos usuários avançados que desejam acompanhar as transações, os usuários da equipe podem configurar as notificações de evento e os usuários do Enterprise podem configurar eventos e alertas. 

Para acessar a página Eventos/Alertas, vá até Conta > Preferências pessoais > Meus eventos/alertas.

Algumas definições rápidas:

Eventos: ações que ocorrem em uma transação (Envio, Visualização, Assinatura etc.).

Alertas: ações esperadas que não ocorrem em um período específico (não são exibidas em oito horas ou são exibidas mas não assinadas em três horas etc).

É possível configurar eventos e alertas de duas maneiras. Você pode marcar as opções de configuração para selecionar nenhum, um ou ambos. As opções são:

Email: ao selecionar essa opção, um email é enviado sempre que o evento ou o alerta ocorrer. Dependendo do volume, essa opção pode ser considerada como “spam”, portanto, é recomendado configurá-la considerando o volume de emails.

Evento: os eventos são sinalizados para serem exibidos na guia Início (na seção Eventos/Alertas) e serão listados em quaisquer relatórios criados na página Eventos/Alertas.

Observe também que existem duas guias para esses eventos/alertas.

Meus eventos/alertas é o conjunto de opções para transações nas quais você é o remetente.

Eventos/alertas compartilhados são configurações para qualquer outra ID de usuário que tenha compartilhado a conta com você.

Os relatórios podem ser configurados na parte inferior da página para enviar um resumo de eventos marcados. Esse relatório pode ser enviado uma vez por semana, todos os dias úteis ou todos os dias da semana, como você desejar. 

Eventos/alertas compartilhados são configurações para qualquer outra ID de usuário que tenha compartilhado a conta com você. Para configurar Eventos/alertas compartilhados, vá até Conta > Preferências pessoais > Eventos/alertas compartilhados.

Definição do rodapé personalizado: Enterprise Premium

As contas de nível corporativo permitem que os usuários criem um rodapé personalizado, como um arquivo de assinatura em um email.

Se a opção estiver disponível, configure-a em Conta > Preferências pessoais > Meu rodapé do email.

Se a opção não estiver disponível, o administrador da conta pode ativá-la no nível da conta.

Este rodapé é inserido próximo do fim dos emails de transação, mas acima de quaisquer imagens.

Administradores de equipe

Bem-vindos, administradores!

Felizmente, a configuração da ID pessoal do usuário ocorreu sem erros e vocês estão prontos para tomarem decisões de conta mais abrangentes.

As descrições abaixo são relativamente longas, mas a configuração correta da conta garante que os remetentes e os signatários não terão problemas ao adotar o processo e reduz as dúvidas que inevitavelmente surgem devido às mudanças após a implantação.

Observação:

Nem todas as opções disponíveis são totalmente abordadas; entre em contato com o Suporte em caso de dúvidas.

Configurar arquivo externo

O Adobe Sign fornece um método em que é possível enviar uma cópia de cada transação assinada para qualquer endereço de email (ou vários endereços, se necessário!).

O Adobe Sign mantém todas as transações em nossos servidores, mas é possível manter uma cópia local de cada documento preenchido, podendo ser útil em caso de auditoria surpresa.

Para definir os endereços de email para os quais deseja enviar automaticamente os documentos assinados, navegue até Conta > Configurações da conta > Arquivo externo.

Para empresas menores sem acesso a caixas de correio ou para qualquer empresa que prefira armazenar seus arquivos na nuvem com facilidade, tanto o Box.com quanto o Evernote fornecem um endereço de email que pode ser usado com esse recurso.  (As instruções de instalação estão vinculadas à página Arquivo externo).

O campo Arquivo externo tem um limite de 255 caracteres. Caso precise enviar mais pessoas do que o permitido, tente usar uma lista de distribuição.

Configurar preferências de assinatura

Preferências de assinatura.

Existem muitas opções que devem ser levadas em conta com essas configurações, vamos analisá-las!

Navegue até Conta > Preferências de assinatura.

Depois de selecionar um estilo de assinatura, é necessário considerar mais algumas configurações sobre o processo de assinatura:

Deseja permitir que os signatários salvem as assinaturas biométricas ou façam o upload de uma imagem? Em geral, é recomendado permitir tal função pois ela agiliza o recolhimento de assinaturas, especialmente se você precisa de mais de um documento assinado.

  • Assinaturas bem formatadas: isto descreve a linha sob a assinatura e o nome/data impressos. Ao desativar essa opção, a assinatura é inserida sem as marcações, o que indica que ela é eletrônica.

  • Seleção dinâmica da fonte da assinatura — o Adobe Sign tem três fontes para assinatura. Se a opção for ativada, o Adobe Sign seleciona aleatoriamente uma delas sempre que o signatário for assinar. Do contrário, o primeiro signatário sempre recebe a fonte1, o segundo a fonte2 etc.

Configuração do nome da empresa e de host

Você já pode ter executado esta ação ao fazer logon, mas, caso não tenha feito ainda, execute-a agora!

Navegue até: Conta > Configurações da conta > Configurar conta.

Você encontrará três passos, e o primeiro deles é definir o Nome da empresa e o Nome do host.

O campo Nome da empresa será preenchido com o valor do Nome da empresa para qualquer usuário criado. Por esse motivo, é uma boa ideia instalar aqui o nome completo da empresa (aprovado pelo departamento de marketing), pois assim você não terá muitas variações quando os usuários forem adicionados e analisarem seus perfis pessoais.

O nome do host é um tipo de identificação e insere o valor Nome do host antes de .echosign.com no URL.

Além disso, nessa página você visualizará o link para enviar o logotipo; isso é abordado na próxima seção.

Há um link para Criar usuários, mas é recomendado não adicionar usuários até que o site esteja configurado (pelo menos por meio das configurações de segurança).

Carregar seu logotipo

A marca é um item importante! Os clientes querem ver seu logotipo nas transações enviadas e, ao fazer upload do logotipo, você marca todos os emails que o Adobe Sign envia para suas transações.

As imagens em JPEG, GIF e PNG são compatíveis mas, em geral, o formato PNG oferece os melhores resultados.

Para evitar o redimensionamento, use uma imagem com 60 pixels de altura e até 200 pixels de largura. Se você tiver opções, uma imagem pequena e larga é a melhor escolha.

Para fazer o upload do logotipo, vá até Conta > Configuração da conta.

Na seção Carregar logotipo, é possível exibir o botão Carregar para procurar uma imagem no sistema local. Depois de selecionar o logotipo, clique em Salvar.

Se a imagem original tiver sido criada para não ultrapassar 60 pixels de altura e 200 pixels de largura, o usuário não encontrará problemas ao postar um logotipo de boa qualidade.

Definição das configurações globais

A seção Configurações globais da guia Conta é uma das seções mais repletas de recursos, e todas as configurações são especificas para casos de uso.

A seguir, descrevemos rapidamente cada opção e explicamos nossas recomendações, mas provavelmente os casos de usos variam dentre os “usos mais comuns”.

Navegar até Conta > Configurações da conta > Configurações globais.


  • Visibilidade limitada do documento
    Este recurso permite que você revele os arquivos designados na transação para os signatários. Para aproveitar melhor a Visibilidade limitada do documento é necessário compreender o fluxo de assinatura relativo aos documentos enviados e como anexá-los.

    Se deseja enviar uma grande transação de vários arquivos para vários signatários e deseja ocultar partes do documento para um ou mais signatários, esta é a configuração recomendada para você.  Caso ainda tenha dúvidas, assista a este breve vídeo.

  • Certificar cópia dos documentos
    A ativação deste recurso garante que todos os documentos PDF enviados para ou baixados do Adobe Sign incluam um certificado Adobe CDS. Os documentos com CDS fornecem uma indicação visível de que o documento não foi alterado.
    Você tem a opção de aplicar o certificado CDS às cópias enviadas aos agentes internos, signatários externos, todos ou nenhum deles.

    Observação: o CDS impedirá que a segurança do PDF final seja removida. Se você deseja manipular cópias do documento final (dividir em vários arquivos, adicionar um carimbo de processamento etc), remova o CDS para destinatários internos.

  • Anexar uma cópia em PDF dos documentos assinados nos emails enviados
    Depois que a transação for concluída, todos os envolvidos receberão uma cópia por padrão. Essa configuração permite definir que cópias sejam enviadas apenas para signatários internos, externos, ambos ou nenhum.

    Esta configuração dependerá da natureza dos documentos. Em caso de informações confidenciais, talvez a melhor escolha seja não enviar cópias assinadas por email. Esta é a opção mais segura, mas há a possibilidade de que seus clientes entrem em contato para solicitar uma cópia do documento. Nesses casos, é recomendado que o signatário se registre no Adobe Sign para obter uma conta gratuita e uma cópia.

  • Anexar relatório de auditoria aos documentos preenchidos
    Se você precisar anexar relatórios de auditoria à cópia do documento assinado enviado por email, ative esta opção para o Remetente.

  • Enviar cópia de cada documento assinado para estes endereços de email
    Similar ao Arquivo externo, com a exceção de que esta configuração permite o envio para grupos (clientes Enterprise) e, desta forma, o encaminhamento dos contratos de venda para o departamento de contabilidade ou dos termos de confidencialidade para o jurídico (por exemplo).

  • Fazer upload de documentos assinados
    Ative esta configuração para permitir que signatários imprimam, assinem e retornem o contrato por fax. Algum dia, alguém pode imprimir um documento e enviá-lo para você por email, e se a configuração não estiver ativada, não será possível fechar a transação no Adobe Sign.

  • Integração com o Twitter
    Permita que os funcionários divulguem o seu sucesso! Envie uma notificação via Twitter sempre que uma transação for finalizada.
 
  • Definir um fuso horário para contratos criados por usuários desta conta
    Essa ação determina o fuso horário dos carimbos de data e hora das transações.

Definição das configurações de segurança

As configurações de segurança do Adobe Sign são parecidas com as configurações gerais de segurança de senha encontradas em qualquer aplicativo gerenciável, só que contam com algumas configurações diferentes de documento.

Para definir as configurações de segurança, acesse: Conta > Configurações da conta > Configurações de segurança.

  • Configurações de logon único
    Os usuários fazem a autenticação a partir de uma base de usuários da Adobe ou do Google? Nesse caso, você deve ativar as configurações adequadas e desativar as que não serão utilizadas.

  • Configurações de lembrança
    Permite lembrar as informações de logon do usuário por um período específico. Selecione-o na lista suspensa.

  • Política para senha de logon
    Esta configuração determina os parâmetros para a frequência de redefinição da senha e de quantas senhas antigas o Adobe Sign armazena para prevenir o uso repetido desde a instalação.

  • Força da senha de logon
    A força exigida pelas senhas é importante para garantir a segurança da conta e recomendamos configurar esse valor o mais alto possível para os usuários.

  • Tipo de criptografia do PDF
    O mais importante para determinar o nível de criptografia do PDF é saber qual versão do Reader seus signatários usam. As criptografias mais avançadas exigem versões mais modernas do Reader.

    Em geral, se o signatário de destino tiver conhecimento em tecnologia, é possível definir o valor como 128 bits AES. O Acrobat 7 foi lançado no início de 2005 e a maior parte dos usuários já usa versões mais recentes.
 
  • Intervalos de IP permitidos
    Se você estiver preocupado com o acesso de outras pessoas aos usuários, é possível restringir o intervalo de IP como medida de proteção. Apenas certifique-se de que ninguém precisa trabalhar em casa ou em um dispositivo móvel fora da sua rede.

  • Compartilhamento de conta
    O compartilhamento de conta é um ótimo recurso para gerenciar os agentes que respondem a você, mas é importante controlar com quem eles compartilham suas contas. Muitos administradores escolhem compartilhar contas apenas depois da criação de novos usuários, e desabilitam as configurações mais abrangentes.

  • Verificação da identidade do signatário
    Os usuários devem fazer logon antes de assinar um documento? Dependendo do caso de uso, essa ação pode ser uma boa verificação de segurança.

  • Senha de assinatura de contrato
    Permite que você aplique uma política de senha ao proteger a assinatura ou exibição de contrato.

  • Força da senha de assinatura do contrato
    Especifique uma força de senha.

  • Autenticação com base em conhecimento
    Você pode restringir a quantidade de tentativas permitidas aos usuários para validar a identidade antes de cancelar o contrato.

Adicionar usuários

Chegou o momento de adicionar usuários.

Caso tenha comprado o produto do Adobe Sign em janeiro de 2017 ou depois, você deverá fazer o gerenciamento de usuários no Admin Console da equipe. Saiba mais sobre como gerenciar sua equipe.

Caso tenha comprado o produto do Adobe Sign antes de janeiro de 2017, siga as instruções abaixo.

Existem dois métodos para criar novos usuários no Adobe Sign:

Individualmente

ou

Criação em massa por CSV

O processo para criar um único usuário é muito simples. Navegue até
Acesse Conta > Usuários, em seguida, clique no botão + na barra de ferramentas exibida ao lado da caixa de pesquisa. A caixa de diálogo Criar é exibida.

Preencha os campos Endereço de email, Nome e Sobrenome e, se for o caso, selecione um grupo para o usuário.

Você também visualizará uma caixa de seleção dizendo Exibir contratos. Essa opção criará um compartilhamento de conta do novo usuário para o usuário Administrador. Se for necessário monitorar as transações do novo agente, marque esta caixa.

Do contrário, ainda é possível criar um compartilhamento, mas você precisa utilizar o recurso de Compartilhamento de conta.

Depois de criar o usuário, um email será enviado para o endereço fornecido solicitando o envio das senhas e, após a conclusão, o usuário fica ativo e pronto para enviar o primeiro documento!

O método de criação em massa está disponível: acesse Conta > Usuários e clique no botão +, localizado na barra de ferramentas próximo à caixa de pesquisa. Na caixa de diálogo Criar, clique em Criar usuários em massa.

O processo serve para a criação de um CSV com, no mínimo, colunas de endereço de email, nome e sobrenome. Para obter o formato exato, consulte o arquivo CSV de amostra; clique no link baixar arquivo CSV de amostra. Prepare o arquivo no formato especificado. Depois que o arquivo estiver pronto, clique em Navegar e selecione o arquivo.

A única desvantagem do processo é que você não pode criar o compartilhamento da conta do usuário para administrador.

Administradores empresariais/corporativos

Bem-vindos, administradores!

Felizmente, a configuração da ID pessoal do usuário ocorreu sem erros e vocês estão prontos para tomarem decisões de conta mais abrangentes.

As descrições abaixo são relativamente longas, mas a configuração correta da conta garante que os remetentes e os signatários não terão problemas ao adotar o processo e reduz as dúvidas que inevitavelmente surgem devido às mudanças após a implantação.

Observação:

Nem todas as opções disponíveis são totalmente abordadas; entre em contato com o Suporte em caso de dúvidas.

Configuração do Arquivo externo: todos os planos

O Adobe Sign fornece um método em que é possível enviar uma cópia de cada transação assinada para qualquer endereço de email (ou vários endereços, se necessário!).

O Adobe Sign mantém todas as transações em nossos servidores, mas é possível manter uma cópia local de cada documento preenchido, podendo ser útil em caso de auditoria surpresa.

Para definir os endereços de email para os quais deseja enviar automaticamente os documentos assinados, navegue até Conta > Configurações da conta > Arquivo externo.

Para empresas menores sem acesso a caixas de correio ou para qualquer empresa que prefira armazenar seus arquivos na nuvem com facilidade, tanto o Box.com quanto o Evernote fornecem um endereço de email que pode ser usado com esse recurso.  (As instruções de instalação estão vinculadas à página Arquivo externo).

O campo Arquivo externo tem um limite de 255 caracteres. Caso precise enviar mais pessoas do que o permitido, tente usar uma lista de distribuição.

Configuração das preferências de assinatura: todos os planos

Preferências de assinatura.

Existem muitas opções que devem ser levadas em conta com essas configurações, vamos analisá-las!

Navegue até Conta > Preferências de assinatura.

Depois de selecionar um estilo de assinatura, é necessário considerar mais algumas configurações sobre o processo de assinatura:

Deseja permitir que os signatários salvem as assinaturas biométricas ou façam o upload de uma imagem? Em geral, é recomendado permitir tal função pois ela agiliza o recolhimento de assinaturas, especialmente se você precisa de mais de um documento assinado.

  • Assinaturas bem formatadas: isto descreve a linha sob a assinatura e o nome/data impressos. Ao desativar essa opção, a assinatura é inserida sem as marcações, o que indica que ela é eletrônica.

  • Seleção dinâmica da fonte da assinatura — o Adobe Sign tem três fontes para assinatura. Se a opção for ativada, o Adobe Sign seleciona aleatoriamente uma delas sempre que o signatário for assinar. Do contrário, o primeiro signatário sempre recebe a fonte1, o segundo a fonte2 etc.

Configuração do nome da empresa e do host: Enterprise Premium

Você já pode ter executado esta ação ao fazer logon, mas, caso não tenha feito ainda, execute-a agora!

Navegue até: Conta > Configurações da conta > Configurar conta.

Você encontrará três passos, e o primeiro deles é definir o Nome da empresa e o Nome do host.

O campo Nome da empresa será preenchido com o valor do Nome da empresa para qualquer usuário criado. Por esse motivo, é uma boa ideia instalar aqui o nome completo da empresa (aprovado pelo departamento de marketing), pois assim você não terá muitas variações quando os usuários forem adicionados e analisarem seus perfis pessoais.

O nome do host é um tipo de identificação e insere o valor Nome do host antes de .echosign.com no URL.

Além disso, nessa página você visualizará o link para enviar o logotipo; isso é abordado na próxima seção.

Há um link para Criar usuários, mas é recomendado não adicionar usuários até que o site esteja configurado (pelo menos por meio das configurações de segurança).

Upload do logotipo: Enterprise Premium

A marca é um item importante! Os clientes querem ver seu logotipo nas transações enviadas e, ao fazer upload do logotipo, você marca todos os emails que o Adobe Sign envia para suas transações.

As imagens em JPEG, GIF e PNG são compatíveis mas, em geral, o formato PNG oferece os melhores resultados.

Para evitar o redimensionamento, use uma imagem com 60 pixels de altura e até 200 pixels de largura. Se você tiver opções, uma imagem pequena e larga é a melhor escolha.

Para fazer o upload do logotipo, vá até Conta > Configuração da conta.

Na seção Carregar logotipo, é possível exibir o botão Carregar para procurar uma imagem no sistema local. Depois de selecionar o logotipo, clique em Salvar.

Se a imagem original tiver sido criada para não ultrapassar 60 pixels de altura e 200 pixels de largura, o usuário não encontrará problemas ao postar um logotipo de boa qualidade.

Definição das configurações globais: Enterprise Premium

A seção Configurações globais da guia Conta é uma das seções mais repletas de recursos, e todas as configurações são especificas para casos de uso.

A seguir, descrevemos rapidamente cada opção e explicamos nossas recomendações, mas provavelmente os casos de usos variam dentre os “usos mais comuns”.

Navegue até Conta > Configurações da conta > Configurações globais.

  • Anexar um arquivo CSV com dados do formulário aos emails de contrato assinados do remetente
    Se estiver utilizando formulários e desejar obter um arquivo CSV dos dados de campo para cada documento assinado, marque a caixa. No entanto, os arquivos CSV de cada transação podem ser difíceis de utilizar.

    Se você precisar coletar dados ou enviar dados por push para o CRM, é melhor esperar e criar uma solução de API.

  • Visibilidade limitada do documento
    Este recurso permite que você revele os arquivos designados na transação para os signatários. Para aproveitar melhor a Visibilidade limitada do documento é necessário compreender o fluxo de assinatura relativo aos documentos enviados e como anexá-los.

    Se deseja enviar uma grande transação de vários arquivos para vários signatários e deseja ocultar partes do documento para um ou mais signatários, esta é a configuração recomendada para você.  Caso ainda tenha dúvidas, assista a este breve vídeo.

  • Certificar cópia dos documentos
    A ativação deste recurso garante que todos os documentos PDF enviados para ou baixados do Adobe Sign incluam um certificado Adobe CDS. Os documentos com CDS fornecem uma indicação visível de que o documento não foi alterado.
    Você tem a opção de aplicar o certificado CDS às cópias enviadas aos agentes internos, signatários externos, todos ou nenhum deles.

    Observação: o CDS impedirá que a segurança do PDF final seja removida. Se você deseja manipular cópias do documento final (dividir em vários arquivos, adicionar um carimbo de processamento etc), remova o CDS para destinatários internos.

  • Anexar uma cópia em PDF dos documentos assinados nos emails enviados
    Depois que a transação for concluída, todos os envolvidos receberão uma cópia por padrão. Essa configuração permite definir que cópias sejam enviadas apenas para signatários internos, externos, ambos ou nenhum.

    Esta configuração dependerá da natureza dos documentos. Em caso de informações confidenciais, talvez a melhor escolha seja não enviar cópias assinadas por email. Esta é a opção mais segura, mas há a possibilidade de que seus clientes entrem em contato para solicitar uma cópia do documento. Nesses casos, é recomendado que o signatário se registre no Adobe Sign para obter uma conta gratuita e uma cópia.

  • Anexar relatório de auditoria aos documentos preenchidos
    Se você precisar anexar relatórios de auditoria à cópia do documento assinado enviado por email, ative esta opção para o Remetente.

  • Mesclar vários documentos em um documento após a assinatura
    Ao fazer o upload de vários arquivos para uma transação, o Adobe Sign concatena esses arquivos em um PDF antes de enviar para assinatura.

    Essa configuração determina se os emails Assinados e arquivados contêm um PDF grande ou se o documento é dividido em vários arquivos.

    Observação: esta configuração se aplica apenas à cópia anexada aos emails Assinado e arquivado. As cópias baixadas do Adobe Sign sempre serão incluídas em um PDF.

  • Enviar cópia de cada documento assinado para estes endereços de email
    Similar ao Arquivo externo, com a exceção de que esta configuração permite o envio para grupos (clientes Enterprise) e, desta forma, o encaminhamento dos contratos de venda para o departamento de contabilidade ou dos termos de confidencialidade para o jurídico (por exemplo).

  • Fazer upload de documentos assinados
    Ative esta configuração para permitir que signatários imprimam, assinem e retornem o contrato por fax. Algum dia, alguém pode imprimir um documento e enviá-lo para você por email, e se a configuração não estiver ativada, não será possível fechar a transação no Adobe Sign.

  • Integração com o Twitter
    Permita que os funcionários divulguem o seu sucesso! Envie uma notificação via Twitter sempre que uma transação for finalizada.

  • Delegação para usuário na minha conta
    Neste caso, a delegação permite que signatários diferentes (endereço de email) assinem o documento em seu lugar. A delegação não remove o acesso da parte original, apenas autoriza outro usuário a assinar.

    Em geral, recomendamos tornar o processo de assinatura o mais simples possível e isso significa permitir a delegação. Entretanto, alguns casos de uso exigem que apenas uma parte designada assine.

    Observação: lembre-se que as configurações se referem aos usuários na conta do Adobe Sign (nem todos na empresa). É possível que os signatários não tenham IDs de usuário do Adobe Sign na conta e essas partes não são cobertas pela configuração.

  • Autoridade para assinar
    Esta configuração indica o acesso padrão para assinar um documento dos usuários na conta Adobe Sign.

    Em geral, é recomendado permitir que todos assinem por padrão. Se você pretende utilizar o Adobe Sign para qualquer finalidade de RH, é necessário que todos assinem.
    Caso opte por bloquear os privilégios de assinatura de todos os usuários, será necessário conceder permissão aos signatários todas as vezes que precisarem assinar um documento.

    Dica!: Como administrador, você não é o signatário mais antigo. Desta forma, se você precisar assinar documentos e a configuração escolhida bloquear a assinatura por padrão, acesse Usuário e Grupos, cliquem no seu endereço de email e conceda a permissão para assinaturas.

  • Delegação para usuários fora da minha conta
    Como na configuração acima, mas esse recurso é específico para usuários que não estão na sua conta do Adobe Sign.

  • Definir um fuso horário para contratos criados por usuários desta conta
    Essa ação determina o fuso horário dos carimbos de data e hora das transações.

  • Configurações relacionadas ao administrador do grupo
    Os clientes corporativos podem ter grupos e, se você já possuir grupos, é possível designar administradores para eles.

    Essas duas configurações permitem que você autorize (ou não) que os administradores de grupo adicionem novos usuários ou alterem as configurações do grupo (que são mais ou menos as mesmas configurações exibidas na seção Configurações globais).

    Observação: o Adobe Sign funciona com um modelo pai-filho, e os grupos são os objetos filho da conta. Isso significa que um novo grupo herdará as propriedades da conta. Também significa que alterações nas configurações do grupo substituirão as configurações no nível da conta.

Configuração da página Envio: Enterprise Premium

As configurações de envio são recursos expostos para os agentes de envio na guia Enviar. Esta seção é dedicada a todas as configurações disponíveis na página.

Assim como as configurações globais, elas são específicas aos casos de uso.

É uma seção longa, então sente-se em uma cadeira confortável e acesse Conta > Configurações da conta > Configurações de envio.

  • Nova experiência de envio
    Esta configuração ativa a nova experiência de envio. Também é possível permitir que os usuários alternem entre a experiência de envio nova e a clássica.

  • Mostrar página de envio após o logon
    Esta configuração encaminhará os usuários à guia Enviar após o logon no Adobe Sign (em vez da guia Início).

    Os scripts executados na guia Início para que os indicadores de análise exibam os dados corretos podem ser os responsáveis pela lentidão enfrentada logo após o logon. Se os usuários preferirem continuar com o processo de envio sem analisar os dados da guia Início, este é o recurso ideal para você!

  • Enviar documentos para aprovação
    O fluxo de trabalho exige a aprovação de uma ou mais pessoas, mas não sua assinatura? Se for o caso, ative o recurso.

    Observação: é possível determinar que os formulários exijam um Aprovador para preencher os campos de informação sem assinar o documento.

  • Anexar documentos
    Esta configuração ativa os vários canais que permitem ao usuário anexar um documento. Caso seja necessário ter controle de versão sobre os documentos, provavelmente você desejará desativar tudo, exceto a biblioteca onde estão as versões atuais dos formulários.

  • Preencher o nome do documento automaticamente
    O preenchimento automático do nome do documento economiza tempo, mas lembre-se de que o documento adotará o nome do primeiro arquivo anexado. Se você ativar essa opção, considere permitir que o remetente edite o nome do documento. Apenas para ter certeza.
  • Idiomas
    Esta configuração permite aos usuários definir o idioma de assinatura dos signatários externos na página de envio.
  • Modelos de mensagens
    Economiza o tempo de agentes muito atarefados. Os modelos de mensagens permitem definir uma nova mensagem padrão e uma grande variedade de modelos de mensagens personalizadas. Se você enviar os mesmos documentos com a mesma mensagem várias vezes ao dia, tire um tempo para configurar esta função.

  • Mensagens privadas para os destinatários
    Permite o envio de uma mensagem privada para cada destinatário.

  • Tipos de assinatura permitidos
    Por padrão, somente a assinatura eletrônica está ativada. Entretanto, muitas pessoas ainda preferem imprimir e retornar os documentos via fax. Caso alguns dos seus clientes apresentem essa preferência, ative a opção Enviar assinatura por fax.

  • Configurações de assinatura do remetente
    Essas configurações foram projetadas para os casos nos quais o remetente autenticará o documento. Já que os remetentes podem autenticar os documentos, defina os padrões de acordo com o fluxo de trabalho para minimizar a quantidade e ajustes a serem feitos em cada nova transação.

  • Lembretes
    Se o processo exigir a presença de lembretes, esta configuração permite configurar a iteração dos lembretes e da mensagem, reduzindo o tempo do ciclo para os remetentes.

  • Documentos assinados protegidos por senha
    Com esta opção ativada, o usuário precisará inserir uma senha antes de abrir ou visualizar o PDF assinado virtualmente.

    É trabalhoso, mas seguro.

  • Verificação de identidade do signatário para signatários em minha conta
    O Adobe Sign permite vários métodos de autenticação de fator duplo para signatários. Dependendo do caso de uso, é possível permitir uma ou mais opções e permitir ou não que os remetentes escolham o método.

    Observação: é possível selecionar um ou todos os métodos, mas, se desejar ativar a Autenticação por telefone, é necessário ativar a opção Permitir que os signatários definam as opções de verificação de identidade por recipiente.

  • Prazo de validade do documento
    Se o caso de uso inclui “janelas de oportunidade” como, por exemplo, um preço especial disponível por apenas X dias, é possível definir tal janela e só será possível assinar o documento dentro do tempo definido.

    Caso habilite esta opção, é recomendado habilitar também a opção Permitir a modificação das configurações de expiração após o envio do documento. Você não precisa estender o prazo, mas é bom ter a opção.

  • Nova experiência de visualização de criação
    Possibilita a nova experiência de criação. Também permite que os usuários alternem entre as experiências de criação nova e clássica.

  • Exibir e posicionar assinaturas ou incluir campos de formulário
    Se você estiver adicionando campos a documentos rapidamente, ative a ferramenta de campo com a opção de arrastar e soltar por padrão. Entretanto, em caso de documentos com versões controladas, é provável que você opte por desativar a opção que permite aos usuários ajustar os campos.

  • Ordem de assinatura
    A maioria dos documentos (visíveis) são assinados em ordem sequencial, ou seja, o valor padrão. No entanto, se você descobrir que o fluxo de trabalho mais comum utiliza um processo de assinatura paralelo, no qual todos devem assinar simultaneamente, é possível fazer essa configuração aqui.

    Você também pode deixar o remetente selecionar qual fluxo de trabalho funciona melhor para as transações se ambas as opções estiverem disponíveis.

Upload do cabeçalho/rodapé do email: Enterprise Premium

Mais marcas!

Navegue até Conta > Configurações de email e você encontrará:

Rodapé do email — esta é a configuração que insere uma mensagem de texto no fim dos emails. É um ótimo local para incluir algumas informações de marketing ou avisos legais.

Permitir que os usuários tenham seus próprios rodapés no email — esta configuração permite que cada usuário defina o conteúdo da assinatura pessoal.

Imagens de cabeçalho e rodapé — cabeçalhos e rodapés de emails são como logotipos, porém maiores. Isto deixa sua marca em evidência e permite que os clientes identifiquem seus emails com facilidade.

Assim como logotipos, imagens em formato JPEG, GIF e PNG são compatíveis. 

Use uma imagem com 200 pixels de altura e até 600 pixels de largura.

Você verá um link de cada opção para Carregar uma nova imagem. Isso permite que você procure pela imagem no sistema local. Clique em Salvar.

Definição das configurações de segurança: Enterprise Premium

As configurações de segurança do Adobe Sign são parecidas com as configurações gerais de segurança de senha encontradas em qualquer aplicativo gerenciável, só que contam com algumas configurações diferentes de documento.

Para definir as configurações de segurança, acesse: Conta > Configurações da conta > Configurações de segurança.

  • Configurações de logon único
    Os usuários fazem a autenticação a partir de uma base de usuários da Adobe ou do Google? Nesse caso, você deve ativar as configurações adequadas e desativar as que não serão utilizadas.

  • Configurações de lembrança
    Permite lembrar as informações de logon do usuário por um período específico. Selecione-o na lista suspensa.

  • Política para senha de logon
    Esta configuração determina os parâmetros para a frequência de redefinição da senha e de quantas senhas antigas o Adobe Sign armazena para prevenir o uso repetido desde a instalação.

  • Força da senha de logon
    A força exigida pelas senhas é importante para garantir a segurança da conta e recomendamos configurar esse valor o mais alto possível para os usuários.

  • Tipo de criptografia do PDF
    O mais importante para determinar o nível de criptografia do PDF é saber qual versão do Reader seus signatários usam. As criptografias mais avançadas exigem versões mais modernas do Reader.

    Em geral, se o signatário de destino tiver conhecimento em tecnologia, é possível definir o valor como 128 bits AES. O Acrobat 7 foi lançado no início de 2005 e a maior parte dos usuários já usa versões mais recentes.

  • API
    Permite que aplicativos de parceiros não certificados acessem dados desta conta. Além disso, permite que os usuários não administradores de conta desenvolvam aplicativos que usam a API do Adobe Sign.

  • Intervalos de IP permitidos
    Se você estiver preocupado com o acesso de outras pessoas aos usuários, é possível restringir o intervalo de IP como medida de proteção. Apenas certifique-se de que ninguém precisa trabalhar em casa ou em um dispositivo móvel fora da sua rede.

  • Compartilhamento de conta
    O compartilhamento de conta é um ótimo recurso para gerenciar os agentes que respondem a você, mas é importante controlar com quem eles compartilham suas contas. Muitos administradores escolhem compartilhar contas apenas depois da criação de novos usuários, e desabilitam as configurações mais abrangentes.

  • Verificação da identidade do signatário
    Os usuários devem fazer logon antes de assinar um documento? Dependendo do caso de uso, essa ação pode ser uma boa verificação de segurança.

  • Senha de assinatura de contrato
    Permite que você aplique uma política de senha ao proteger a assinatura ou exibição de contrato.

  • Força da senha de assinatura do contrato
    Especifique uma força de senha.

  • Autenticação com base em conhecimento
    Você pode restringir a quantidade de tentativas permitidas aos usuários para validar a identidade antes de cancelar o contrato.

Ativação da API, se necessário: Enterprise Premium

Você vai usar a API? Considere essa opção se você for um desenvolvedor e quiser integrar o Adobe Sign ao sistema atual de CRM (ou qualquer item habilitado por API).

O Adobe Sign aceita dois tipos de API: SOAP e REST.

Navegue até Conta > API do Adobe Sign.

O uso das APIs da Adobe Document Cloud para acessar os dados do usuário exigem Tokens OAuth.

É possível criar uma chave de integração se você possuir um aplicativo herdado não compatível com OAuth.

Caso não consiga visualizar o link para criar uma chave de integração, entre em contato com o suporte.

Nesta página também é possível encontrar

Além disso, depois que a API é habilitada, você notará um novo link à esquerda do Registro de solicitação de API. Este registro exibirá o XML de entrada das chamadas de API e pode ser valioso na resolução de problemas em caso de erros a nível de código.

A API REST está disponível por meio da opção de aplicativos de API.

Na página, clique no link Criar novo aplicativo, insira um nome e clique no botão Criar aplicativo.

A nova ID de aplicativo e o Segredo serão gerados e exibidos imediatamente.

Configurações de grupo: Enterprise Premium

Separar os usuários em grupos determinados por função pode ser extremamente útil, especialmente se as configurações de assinatura ou estruturas de comunicação que precisam ser seguidas forem diferentes.

Por sorte, é fácil criar um grupo no Adobe Sign. Navegue até
Conta > Usuários ou Conta > Grupos.

Na página Grupo, clique no botão + no canto superior direito da página e digite o novo nome de grupo no campo.

Também há um link para definir as configurações do grupo. Clique na linha para visualizar o link Configurações de grupo. Essas configurações são quase idênticas às Configurações globais mas, como os grupos são os objetos filhos da conta, as configurações do grupo substituirão as configurações da conta.

Observe que o nome do grupo sempre pode ser atualizado, portanto, não há problema se for necessário alterar os nomes.

Adição de usuários: Enterprise Premium

Chegou o momento de adicionar usuários.

Existem dois métodos para criar novos usuários no Adobe Sign:

Individualmente

ou

Criação em massa por CSV

O processo para criar um único usuário é muito simples. Navegue até
Acesse Conta > Usuários, em seguida, clique no botão + na barra de ferramentas exibida ao lado da caixa de pesquisa. A caixa de diálogo Criar é exibida.

Preencha os campos Endereço de email, Nome e Sobrenome e, se for o caso, selecione um grupo para o usuário.

Você também visualizará uma caixa de seleção dizendo Exibir contratos. Essa opção criará um compartilhamento de conta do novo usuário para o usuário Administrador. Se for necessário monitorar as transações do novo agente, marque esta caixa.

Do contrário, ainda é possível criar um compartilhamento, mas você precisa utilizar o recurso de Compartilhamento de conta.

Depois de criar o usuário, um email será enviado para o endereço fornecido solicitando o envio das senhas e, após a conclusão, o usuário fica ativo e pronto para enviar o primeiro documento!

O método de criação em massa está disponível: acesse Conta > Usuários e clique no botão +, localizado na barra de ferramentas próximo à caixa de pesquisa. Na caixa de diálogo Criar, clique em Criar usuários em massa.

O processo serve para a criação de um CSV com, no mínimo, colunas de endereço de email, nome e sobrenome. Para obter o formato exato, consulte o arquivo CSV de amostra; clique no link baixar arquivo CSV de amostra. Prepare o arquivo no formato especificado. Depois que o arquivo estiver pronto, clique em Navegar e selecione o arquivo.

A única desvantagem do processo é que você não pode criar o compartilhamento da conta do usuário para administrador.

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