Обзор

Данный документ предназначен для администраторов Workday и содержит инструкции по настройке рабочих процессов Workday, интегрируемых с Adobe Sign для получения электронных подписей. Данное руководство по настройке не является полным руководством пользователя Workday.

Чтобы использовать функциональность Adobe Sign в Workday, нужно уметь создавать и изменять объекты Workday, такие как «Business Process Framework» (Инфраструктура рабочих процессов), «Tenant Set-up and configuration» (Настройка и конфигурация клиента), «Reporting» (Отчеты) и «Workday Studio Integration» (Интеграция с Workday Studio). 

Этап рецензирования документов

Функциональность Adobe Sign для Workday используется на этапе Review Document (Рецензирование документа), который можно добавить более чем в 400 рабочих процессов Workday. Например, к этим процессам относятся «Offer» (Предложение), «Distribute Documents and Tasks» (Распространение документов и задач) и «Propose Compensation» (Предложить компенсацию).

Чтобы получить дополнительную информацию об этапе Review Document (Рецензирование документа), ознакомьтесь с полным пакетом документации сообщества Workday: https://doc.workday.com/#/reader/3DMnG~27o049IYFWETFtTQ/TboWWKQemecNipWgxLAjqg

Определение функционального этапа «Review Document» (Рецензирование документа):

  1. Вставьте этап Review Document (Рецензирование документа)
  2. Укажите группы (роли), которые будут выполнять действия на этапе «Review Document» (Рецензирование документа).

Этапы рабочих процессов

Настройка этапа «Document Review» (Рецензирование документов):

  1. В списке eSignature Integration type (Тип интеграции электронной подписи) выберите eSign by Adobe (Электронная подпись Adobe)
  2. Добавьте строки в таблицу подписей
    • Таблица подписей определяет последовательность отправки документа на подпись. Каждая строка может содержать одну или несколько ролей и представляет собой этап процесса подписания
    • Каждый участник роли на определенном этапе получает уведомление о новом событии подписания
    • Когда один из участников этой роли поставит свою подпись, этап этой строки завершается и документ переходит на этап, соответствующий следующей строке
    • После подписания документа участниками всех строк этап «Review Document» (Рецензирование документа) завершается
  3. Укажите документ, который необходимо подписать. Если выполняется рабочий процесс «Offer» (Предложение), можно использовать документ с этапа «Generate Document» (Создание документа). В ином случае выберите существующий документ или отчет.
    • Повторите шаг 3, пока не будут обработаны все документы
Настройка этапа «Review Document» (Рецензирование документа)

Примечания по рабочим процессам

Инфраструктура рабочих процессов обширна и многофункциональна, и ее нет смысла рассматривать в данном кратком руководстве. Тем не менее, следует отметить несколько основных аспектов:

  • В каждом рабочем процессе должен быть завершенный этап (шаг)
    • В идеале он находится в конце рабочего процесса
  • Выбрать завершающий этап можно в меню действий, которое открывается с помощью значка «поиск»
    • Это возможно только во время просмотра рабочего процесса и невозможно во время его редактирования
  • Каждый этап рабочего процесса выполняется последовательно
    • Последовательность этапов можно изменить, указав новое порядковое значение
    • Чтобы вставить этап между элементами «c» и «d», укажите новый элемент «ca»

Пример: процесс «Offer» (Предложение)

Рабочий процесс «Offer» (Предложение) является дочерним элементом процесса «Job Application Dynamic» (Динамика заявления). Для выполнения процесса «Offer» (Предложение) необходимо настроить родительский процесс. Он запускается, когда состояние заявления меняется на «Offer» (Предложение) или на «Make Offer» (Сделать предложение).

В этом примере на этапе «Review Document» (Рецензирование документа) используется этап «Dynamic Document» (Динамический документ) для Северной Америки и Японии.

Пример рабочего процесса Workday

Этот рабочий процесс выполняет следующие функции:

  • Инициатора процесса просят предложить компенсацию за кандидата (этап «b»).
  • С помощью условия этапа процесс проверяет, не выбрана ли в качестве текущей страны Япония
    • Если в результате проверки получено значение true, выполняется этап «ba», где используется документ на английском языке
    • Если в результате проверки получено значение false, выполняется этап «bb», где используется документ на японском языке
  • Этап «bc» соответствует этапу «Document Review» (Рецензирование документа)
    • На этом этапе выполняется процесс подписания
  • Этап «d» — точка принятия решения о создании предложения
    • Это завершающий и обязательный этап

Динамический документ, создаваемый на этапе «ba», называется Offer Letter (Предложение) и содержит единственный текстовый блок под названием Rapid Offer (Быстрое предложение). При необходимости можно добавить несколько текстовых блоков, таких как заголовок, приветствие, компенсация, материалы, заключение, условия и т. д.

Страница View Document (Просмотр документа) в Workday

Представленное ниже динамическое предложение создано в редакторе форматированного текста в Workday.

Элементы, окрашенные в серый цвет, представляют собой стандартные объекты Workday, ссылающиеся на контекстуальные данные.

Элементы {{в фигурных скобках}} представляют собой текстовые теги Adobe.

Пример динамической формы

На этапе Review Document (Рецензирование документа) процесс ссылается на динамический документ из предыдущего этапа и определяет последовательность подписания с участием двух подписывающих групп.

Процесс, показанный на приведенной ниже иллюстрации, направляет динамически созданный документ сначала менеджеру отдела кадров, затем кандидату.

 

Определение подписывающих групп Workday

Пример: распространение документов

Рабочий процесс Distribute Documents or Tasks (Распространение документов и задач) включает в себя обязательный этап Action of Review Distribution of Documents (Распространение документов для рецензирования). Этот рабочий процесс запускается задачей Distribute Documents or Tasks (Распространение документов и задач).

В этот рабочий процесс можно добавить этап Review Document (Рецензирование документа), чтобы отправлять документы нескольким пользователям для добавления личных подписей. Однако при этом невозможно удалить этап Action of Review Distribution of Documents (Распространение документов для рецензирования).

Чтобы запретить выполнение этого процесса, можно добавить условие этапа, которое всегда возвращает значение false для этапа Review Distribution of Documents (Распространение документов для рецензирования).

Документ, рассылаемый для массового сбора подписей, — это документ или отчет, указанный на этапе Review Document (Рецензирование документа).

Примечание.

Чтобы запустить эту задачу, необходимо выбрать документ для отправки. Этот документ будет отправлен только в процесс Review Distribution of Documents (Распространение документов для рецензирования) и не будет обрабатываться на этапе Review Distribution (Распределение рецензирования). 

Рабочий процесс «Review Distribution of Documents» (Распространение документов для рецензирования) в Workday

Пример: отчеты

Workday располагает мощной инфраструктурой отчетности. Для просмотра свойств процессе Adobe Sign изучите элементы события рецензирования документа.

Ниже представлен простой пользовательский отчет, который можно применить ко всем рабочим процессам, отслеживающим операции Adobe Sign и их состояние.

 

Пример пользовательского отчета в Workday

Представленный ниже отчет создан в результате анализа рабочих процессов, выполняемых на клиенте реализации: Offer (Предложение), Onboarding (Регистрация) и Propose Compensation (Предложить компенсацию).

Отчет содержит следующие данные:

  • Документы, отправленные на подпись
  • Соответствующий этап рабочего процесса
  • Следующий пользователь, ожидающий подписи
Пример отчета Workday о трех объектах

Подписанные документы

Цикл подписания документов в Workday отключает все уведомления по электронной почте, рассылаемые приложением Adobe Sign. Пользователи получают информационные сообщения об ожидаемых действиях через папку «Inbox» (Входящие) в Workday.

Когда все подписывающие группы завершат обработку документа, копия подписанного документа будет отправлена по электронной почте всем участникам подписывающей группы.

При необходимости эту функциональность можно отключить (обратитесь к своему менеджеру по работе с клиентами Adobe Sign или в службу технической поддержки Adobe Sign).

В системе Workday подписанные документы перечисляются на странице подробных сведений о процессе.

  • Документы сотрудника можно найти в профиле сотрудника
  • Документы кандидата (предложения) можно найти в профиле кандидата

Ниже показано подписанное предложение для кандидата Криса Фокса. 

Пример предложения Workday

Поддержка

Служба технической поддержки Workday

Поскольку Workday отвечает за интеграцию, в эту службу поддержки следует обращаться в первую очередь при возникновении проблем или вопросов, касающихся масштаба интеграции, функциональных возможностей и повседневной работы.

В сообществе Workday опубликовано несколько полезных статей об устранении проблем интеграции и создании документов:

Устранение проблем с интеграцией электронной подписи

https://doc.workday.com/#/reader/3DMnG~27o049IYFWETFtTQ/zhA~hYllD3Hv1wu0CvHH_g

Этап рецензирования документов
https://doc.workday.com/\#/reader/3dmng\~27o049iyfwetfttq/tbowwkqemecnipwgxlajqg

Динамическое создание документов

https://community.workday.com/node/176443

Рекомендации по настройке параметров создания документов-предложений

https://community.workday.com/node/183242

Служба технической поддержки Adobe Sign

Adobe Sign выступает в роли партнера по интеграции, и в эту службу поддержки следует обращаться, если возникают проблемы с получением подписей или уведомлений об ожидаемых подписях.

Для получения поддержки заказчикам Adobe Sign следует обратиться к своему менеджеру по работе с клиентами (CSM). Также можно связаться со службой технической поддержки Adobe по телефону 1-866-318-4100. Дождитесь перехода к списку продуктов, затем нажмите 4 и 2, следуя подсказкам системы.

Добавление текстовых тегов Adobe в документы

https://helpx.adobe.com/content/dam/help/en/sign/adobesign_text_tags_guide.pdf

Загрузить

Эта работа лицензируется в соответствии с лицензией Creative Commons Attribution-Noncommercial-Share Alike 3.0 Unported  На посты, размещаемые в Twitter™ и Facebook, условия Creative Commons не распространяются.

Правовые уведомления   |   Политика конфиденциальности в сети Интернет