Обзор функции хранения данных

Adobe Sign поддерживает политику хранения данных, которую можно настроить для учетных записей клиентов. Эта политика позволяет удалять документы и собранные данные из Adobe Sign. По умолчанию Adobe Sign надежно хранит все документы клиентов в сервисе. Adobe Sign обеспечивает соответствие нескольким отраслевым стандартам защиты и доступности данных, включая PCI DSS 3.0, HIPAA, SOC 2 Type II и ISO 27001. Клиенты могут запросить конфигурацию политики автоматизированного хранения данных, соответствующую требованиям их организации и позволяющую автоматически удалять документы из Adobe Sign.

Кроме того, можно включить хранение данных по запросу; это позволит пользователям разрешать «специальное» хранение на уровне пользователей на вкладке «Управление» и/или использовать Adobe Sign API для удаления документов по отдельности с помощью элемента управления администратора.

Конфигурация хранения данных

Настраиваемая политика хранения данных доступна в планах Adobe Sign – Business и Adobe Sign – Enterprise. Adobe Sign поддерживает три разные конфигурации.

1. Автоматизированное хранение данных. Клиенты могут настроить для своей учетной записи автоматизированную политику, чтобы документы хранились в Adobe Sign в течение определенного периода времени. Например, можно настроить хранение документов в течение 30 дней после подписания. Настраиваемый период хранения данных не ограничен: можно задать любое значение, от нескольких секунд до нескольких лет. Автоматизированную политику хранения данных можно настроить для всей учетной записи, чтобы она распространялась на все соглашения, созданные в этой учетной записи. Кроме того, политику можно настроить для определенных групп в учетной записи, чтобы для разных групп действовали разные параметры хранения.

2. Хранение данных по требованию. Клиенты могут удалять документы из Adobe Sign в любое время с помощью API-интерфейса Adobe Sign. Как правило, эта конфигурация используется, если решение Adobe Sign интегрировано с внешними системами учета, включая системы управления документами, системы регистрации, системы управления персоналом и т. д. В этом случае политика настраивается и контролируется во внешней системе.

Хранение данных применяется только к документам, которые имеют один из следующих статусов в Adobe Sign.

  • Подписано или утверждено — документ обработан (подписан или утвержден) всеми получателями.
  • Отменено/отклонено — документ отменен отправителем либо отклонен подписывающей или утверждающей стороной.
  • Срок действия истек — срок действия документа истек до того, как был завершен процесс подписания. К документам с другими статусами хранение данных не применяется.

3. Специальное хранение данных на уровне пользователей: этот параметр можно применить на уровне учетной записи, группы или отдельного пользователя. Если этот параметр включен, на странице «Управление» отображается ссылка, которая позволяет создателю документов удалять их из системы.

Хранение данных не предусматривает отмены операции. Документы, удаленные из Adobe Sign, перестают существовать и в активном хранилище, и в резервной копии. Компания Adobe не может восстановить документы после их удаления даже при наличии судебного запроса.

Принцип хранения данных

Автоматизированное временное хранение данных

Если для учетной записи организации настроена политика хранения данных, то при достижении конечного состояния Adobe Sign назначает соглашению дату хранения. Вернемся к приведенному ранее примеру: если в организации действует политика 30-дневного хранения документов, то сразу после подписания документа ему назначается дата (и время) хранения. Для этого к текущей дате прибавляется 30 дней.

При наступлении даты и времени хранения в Adobe Sign запускается процесс очистки данных. В результате безвозвратно удаляются все версии подписанных документов и связанные с ними данные, собранные в процессе подписания. После удаления данных из основной системы функция активной репликации обеспечивает удаление данных с площадки аварийного восстановления и из резервных копий. После удаления всех документов и данных из Adobe Sign в истории операций регистрируется явное событие для определенной операции, указывающее дату и время окончательного удаления документов из системы. 

Adobe Sign хранит журнал регистрации событий для операции, чтобы при необходимости можно было предоставить сведения о контексте операции.


Хранение данных на базе API

В этой конфигурации используется API-интерфейс, посредством которого внешняя система или приложение направляет в Adobe Sign явный запрос на удаление определенного документа. Adobe Sign получает запрос, проверяет его и незамедлительно отправляет документ в процесс очистки данных. Процесс очистки данных удаляет подписанный документ, все его промежуточные версии и все связанные с ним данные форм, собранные в процессе подписания, с основной операционной площадки и с дополнительной площадки аварийного восстановления. Событие удаления данных сохраняется в истории операций. Adobe Sign хранит журнал регистрации событий для операции, чтобы при необходимости можно было предоставить сведения о контексте операции.


Специальное хранение данных на уровне пользователей

Если администратору необходимо назначить пользователям право на удаление файлов из системы, он может обратиться в службу поддержки Adobe Sign.

Если этот параметр включен, на странице «Управление» отображается ссылка для каждого соглашения, отправленного соответствующим пользователем.

document_retentionlinkintheui

Примечание.

Удаление через интерфейс специального хранения на уровне пользователей доступно только для изначального отправителя соглашения.

Обязательства клиента

Прежде чем включить функцию хранения данных для учетной записи, клиент должен подписать соглашение с компанией Adobe, где будет выражено его желание безвозвратно удалять документы и данные из Adobe Sign. Для создания полной конфигурации клиенту может потребоваться предоставить дополнительные данные, например, продолжительность автоматизированного хранения данных.

Компания Adobe требует, чтобы организации, использующие функцию хранения данных, предоставляли как минимум копию подписанного документа в виде вложения PDF всем внешним подписывающим и участвующим сторонам. После включения функции хранения данных этот параметр изменить нельзя.

Организации могут дополнительно предоставлять копии подписанных документов внутренним участвующим сторонам.

Примечание.

Сохранение документа для интеграции Workday.

Интеграция Workday настроена таким образом, чтобы не отправлять сообщения электронной почты с информацией о подписании и заполнении документов, если операция завершена, поскольку документы хранятся в системе Workday.

Установка политики хранения документов позволяет изменить эту конфигурацию, чтобы сообщения электронной почты с информацией о подписании и заполнении документов отправлялись вместе с прикрепленными подписанными документами PDF.


Загружаемая версия

Загрузить

Эта работа лицензируется в соответствии с лицензией Creative Commons Attribution-Noncommercial-Share Alike 3.0 Unported  На посты, размещаемые в Twitter™ и Facebook, условия Creative Commons не распространяются.

Правовые уведомления   |   Политика конфиденциальности в сети Интернет