Adobe Sign для ServiceNow — это пользовательское интеграционное приложение, предоставляющее быстрый доступ к мощным инструментам Adobe Sign в среде ServiceNow. Это приложение содержит инструменты для создания эффективных рабочих процессов и элементов каталога, которые позволяют выполнять процедуры подписания и сохранения документов в облаке.

Создание рабочего процесса

Что такое рабочие процессы

Рабочие процессы лежат в основе элемента каталога Adobe Sign. Добавление переменных и создание элементов позволяет сформировать необходимые поля в форме, а создание рабочего процесса позволяет использовать эти данные при отправке соглашения с помощью Adobe Sign.

Ниже приведены шаги по созданию образца рабочего процесса для отчета о расходах.

Доступ к меню рабочих процессов

В качестве администратора введите Рабочие процессы в строке фильтра, чтобы найти параметр Редактор рабочих процессов в разделе Orchestration.

1Workflow Menu

 

Нажмите Редактор рабочих процессов, чтобы открыть страницу Рабочий процесс (см. ниже):

2Workflow page-new

 

На правой панели нажмите значок + (справа от строки поиска рабочих процессов).

Будет запущена процедура создания нового рабочего процесса и откроется страница шаблона Новый рабочий процесс.

  • Укажите имя рабочего процесса.
  • Создайте связь рабочего процесса с таблицей.
3New Workflow

 

В данном примере (отчет о расходах) рабочий процесс получил имя «Тестовый отчет о расходах», выбрана таблица «Запрошенный элемент» и нажата кнопка «Отправить».

5Workflow name

 

Запускается базовая процедура с Начальной и Конечной точкой.

Далее в рабочий процесс будут добавлены элементы в соответствии с требованиями пользователя.

6Workflow Designer

 

В рабочем процессе элементы связаны стрелками, и в соответствии с базовым макетом данный рабочий процесс выполняется от начала к концу. Чтобы добавить элементы между существующими элементами, необходимо удалить стрелку от начала к концу (достаточно просто нажать стрелку, затем нажать клавишу Delete).

7Workflow Designer

 

Поскольку в примере создается элемент отчета о расходах, пользователь должен прикрепить отчет о расходах. Для этого необходимо запустить пакет Adobe Sign, который позволяет просмотреть сведения о вложении.

Для этого выберите вкладку Пакеты на правой панели.

7Select Packs

 

Перетащите пакет Adobe Sign — Получить данные вложения на экран. После этого появится следующее всплывающее окно конфигурации:

9Get Attachment Pack

 

Заполните следующие поля:

  • Имя: имя, выбранное пользователем для пакета
  • Этап: можно определить этап, чтобы при просмотре рабочего процесса отображался этап, на котором находится элемент 
    • В данном случае пользователь знает, что запрос утвержден, если данные вложения приняты
  • Имя соглашения Adobe: вставка имени соглашения с передней стороны формы
  • Адрес электронной почты Adobe: с помощью учетных записей пользователей ServiceNow приложение Adobe Sign может автоматически находить адреса электронной почты отправителя, руководителя отправителя и центра затрат, а также отправлять им соглашение с использованием отображаемого синтаксиса
  • Сообщение Adobe: это предварительно настроенное сообщение, которое можно создать в ServiceNow
10 Get Attachment PAck

 

Нажмите Отправить, чтобы сохранить конфигурацию пакета.

Затем перетащите элемент из поля Всегда (на объекте Начало) в новый объект пакета.

11 Workflow Designer

Примечание.

Можно перетащить отдельные объекты в рабочем процессе для визуальной организации процесса.

 

Следующий шаг процесса: отправить вложение получателю (без предварительного просмотра).

На вкладке Пакет в правом меню перетащите пакет Отправить вложение, без предварительного просмотра в рабочий процесс.

Откроется окно конфигурации пакета.

12 Activity Properties

 

Отображаемые поля можно заполнить двумя способами:

  • Можно вводить значения полей вручную 
  • Можно заполнить поля путем перетаскивания нужной метки с вкладки Данные в правой части окна 
    • Пример: перетащите с вкладки «Данные» элемент encodedBody в любое поле, которое должно содержать элемент текста с кодировкой
12Data Objexcts

Выполните эту операцию для всех дополнительных пакетов, добавляемых в рабочий процесс — перетащите их на экран и заполните таким образом поля.

В данном примере (отчет о расходах) настроены следующие пакеты (см. ниже).

Пакет: установка значений

14 Set Values

Пакет: ожидание условия

15 Wait for Connection

Пакет: прикрепление подписанного соглашения

16 Attach Signed Agreemen t

Пакет: установка значений

17 Set Values

 

После добавления всех элементов в окно редактора создайте связи между ними с помощью стрелок. За каждой операцией должна следовать другая операция, пока рабочий процесс не завершится.

Перетащите последовательность Сбой в объект Конец, чтобы рабочий процесс завершился при ошибке в любой из важных операций.

18 Workflow Designer

 

После создания логических связей между всеми элементами опубликуйте рабочий процесс, нажав Опубликовать.

19 MEnu Options

 

После публикации рабочий процесс можно прикрепить к элементу каталога.

  • При необходимости изменить рабочий процесс в дальнейшем нужно вернуться на эту страницу и нажать Извлечь

Напоминания / распространенные ошибки

Диагностика проблем

При возникновении ошибок во время отправки элемента каталога наиболее простым способом поиска ошибки является ее выявление в рабочем процессе. Для этого необходимо запустить элемент каталога и ввести «Запрошенные элементы» в строке фильтра.

20 Self-service Menu

 

Будет показан список запрошенных элементов.

С помощью заголовков столбцов можно сортировать записи; ошибка должна быть указана в столбце Состояние или Состояние документа.

Нажмите запись элемента, чтобы открыть соответствующий экземпляр рабочего процесса.

20Recent Items Error

 

На странице рабочего процесса найдите пакет, который имеет указание на ошибку (красный заголовок объекта). Нажмите на него, чтобы отобразить, в какой операции рабочего процесса находится элемент каталога.

Как правило, фактическая ошибка находится в пакете, предшествующем пакету с красным заголовком (указывает на передачу неверного значения).

21Error in Workflow

 

Наведите указатель мыши на соответствующее поле, чтобы определить ошибку.

Ошибка ID соглашения: как правило, эта ошибка связана с пакетом Получить данные вложения, ошибка отображается в пакете Отправить вложение. Ошибка обычно возникает, если значения в поле «Адрес электронной почты Adobe» указаны неверно или адреса электронной почты пользователей являются недействительными.

  • Убедитесь, что адреса электронной почты пользователя, его руководителя и руководителя центра затрат указаны в этом поле.
  • Убедитесь, что текущий пользователь имеет руководителя.

Ошибка подключения: проверьте подключение к Adobe Sign на панели Администрирование Adobe Sign: введите Adobe Sign на панели фильтра. Затем нажмите Подключиться к Adobe.

Создание элемента каталога

Фактически, элемент каталога в ServiceNow — это объект, созданный администратором для выполнения определенного действия, заключенный в одном доступном для нажатия элементе.

В следующем примере используется рабочий процесс отчета о расходах, созданный в предыдущем разделе.

 

Создание элемента каталога

В качестве администратора введите Элементы каталога в строке фильтра меню

23 Catalog Menu

Нажмите Элементы каталога (под полем Администрирование Adobe Sign)

Появится список всех элементов каталога, встроенных в Adobe Sign.

23Catalog Items short

 

Нажмите Создать, чтобы создать новый элемент каталога.

NEw Button

Откроется страница шаблона нового элемента каталога.

25Catalog Template Originaledit-Rebrand

Заполните поля данными, относящимися к элементу каталога.

1. Имя: имя элемента каталога. Используйте префикс «Adobe — Sign» для быстрого поиска

2. Рабочий процесс: нажмите увеличительное стекло, чтобы выбрать рабочий процесс, который требуется прикрепить к элементу

3. Значок: загрузите изображение, представляющее элемент в виде значка

4.  Краткое описание: введите краткое описание (одно предложение)

5. Описание: длинное описание должно содержать сведения обо всех функциях элемента каталога

6. Отправить: после завершения настройки элемента каталога нажмите Отправить для его сохранения

 

После нажатия кнопки «Отправить» откроется список всех элементов каталога.

Нажмите созданный элемент и прокрутите вниз до полей переменных. 

33 Catalog Variables

Здесь можно ввести переменные для элемента каталога.

В примере отчета о расходах указаны три переменные:

  • Adobe_agreeement_name: эта переменная соответствует имени соглашения
  • Cost_center: эта переменная находит соответствующий центр затрат для отчета о расходах
  • Adobe_attach_macro: эта переменная находит вложение, которое должно быть загружено пользователем

 

Пример создания переменной: Adobe_agreeement_name:

34 Catalog questions

 

В поле Тип выбран параметр Текст одной строкой, поскольку имя соглашения должно быть коротким.

35 Catalog Type

 

Введите необходимые данные для пользователя в поле Вопрос, затем нажмите «Обновить».

36 Catalog Question

 

Выполните те же действия для других переменных («центр затрат» и «макрос вложения»).

Ниже приведены примеры.

Переменная: центр затрат

37 Catalog page


Переменная: макрос вложения

38 Catalog Type

 

После завершения настройки лицевой стороны формы нажмите Просмотр в правом верхнем углу для просмотра.

Введите тестовые значения в поля, чтобы проверить работу элемента.

39 Try It

Отправка соглашений с элементом каталога

После создания элемента каталога пользователи могут открыть его (с помощью значка) в разделе «Каталог сервисов» или Портал сервисов для отправки документов (соглашений) на подпись.

 

Каталог сервисов:

Введите Каталог сервисов в строке фильтра и нажмите Каталог сервисов в появившемся меню. 

33 Service Catalog

Элемент можно найти в списке Последние запросы или в списке элементов Adobe Sign на странице «Каталог сервисов».

35Adobe Sign Item-rebrand

Состояние отправленного элемента соглашения

После отправки элемента соглашения его состояние можно просмотреть с помощью ввода запрошенные элементы в строке фильтра и нажатия ссылки Запрошенные элементы в появившемся меню.

36RequestedItem

 

При нажатии ссылки Запрошенные элементы откроется страница, содержащая все запрошенные элементы каталога, открытые до настоящего времени.

44 Request Catalog Items

 

Нажмите любую запись элемента в списке, чтобы открыть новое окно, содержащее сведения об этом элементе.

45 More Details

Доступ к элементам «Мое соглашение»

Отдельные пользователи, которым необходимо просмотреть только отправленные ими элементы соглашения, могут ввести мои документы в строке фильтра, затем нажать ссылку Мои документы в появившемся меню.

39 Accessing MyDocs

При нажатии элемента Мои документы появится список всех документов, связанных с учетной записью пользователя (отправленные другим пользователям соглашения или подписанные данным пользователем соглашения).

47 My Documents

Нажмите любую строку, чтобы открыть страницу, содержащую сведения о состоянии запроса и прикрепленных документах. Этот элемент служит хранилищем всех записей, позволяя в реальном времени просматривать все запрошенные действия от получателей соглашений, а также хранилищем подписанных документов (доступных для загрузки). 

48 Specific Items


Портал сервисов

Элементы доступны не только в каталоге сервисов, но и на портале сервисов.

 

Создание страницы портала сервисов

Введите Портал сервисов в строке фильтра и нажмите ссылку Страницы в появившемся меню.

42Service Portal Menu

Введите заголовок и ID страницы.

Нажмите Отправить, чтобы создать страницу.

50 page title and id

После создания страницы нажмите элемент для его открытия.

Прокрутите вниз и нажмите Открыть в конструкторе.

51 Related Links

Перетащите контейнер 4-4-4 на страницу.

52 4-4-4 Container

Поместите ссылку значка (в меню «Виджеты») в контейнере.

53 Icon link

Нажмите «карандаш» для изменения ссылки значка.

54 Pencil

Заполните элемент необходимыми данными. Cм. пример ниже.

Примечание.

Функция Макрос вложения несовместима с Порталом сервисов. При изменении элемента каталога в портале убедитесь, что введенная ссылка указывает на элемент каталога, использующий только предварительно загруженные документы.

55 Expense Report-small

После создания страницы можно вернуться в ServiceNow и нажать Просмотр для проверки новой страницы портала!


Загружаемые файлы PDF

Загрузить

Эта работа лицензируется в соответствии с лицензией Creative Commons Attribution-Noncommercial-Share Alike 3.0 Unported  На посты, размещаемые в Twitter™ и Facebook, условия Creative Commons не распространяются.

Правовые уведомления   |   Политика конфиденциальности в сети Интернет