Руководство по быстрой настройке Adobe Sign

В этом руководстве приведены начальные действия по настройке учетной записи Adobe Sign и подготовке к отправке документов.

Ниже представлены два раздела с вкладками: один — для пользователей системы, другой — для администраторов. В каждом разделе содержится список функций для настройки, а справа от названия функции указаны уровни учетной записи сервиса, к которым они относятся.

Мы рекомендуем всем пользователям сначала настроить свой идентификатор пользователя, а затем, если у вас учетная запись администратора, перейти на вкладку «Администратор» и настроить параметры учетной записи.

Примечание.

Индивидуальные учетные записи — это учетные записи с одной лицензией, поэтому по умолчанию пользователь также является администратором учетной записи.

Пользователи

Проверка информации о профиле (все пользователи)

Как правило, если у вас новый идентификатор пользователя — все в порядке. Но иногда данные, используемые для создания профиля пользователя, — не то, что вам хотелось бы сообщить о себе.

Adobe Sign использует информацию о профиле в некоторых шаблонах электронных писем (например, в запросах на получение подписи), поэтому следует убедиться в том, что в вашем профиле указана правильная информация, корректно представляющая вас и вашу компанию.

Просмотрите или отредактируйте информацию в своем профиле:

  1. Войдите в Adobe Sign.
  2. Перейдите в раздел Учетная запись > Личные настройки.
  3. Проверьте указанную информацию. Если требуется обновить информацию, нажмите Редактировать.
  4. Внесите необходимые изменения, затем нажмите Сохранить.

Примечание.

Если параметр «Учетная запись» не отображается в верхней части окна, наведите курсор мыши на свое имя в правом верхнем углу и выберите Мой профиль во всплывающем меню.

Настройка подписи (все пользователи)

Adobe Sign предлагает три стиля подписи в зависимости от ваших личных предпочтений или бизнес-требований:

  • Рукописная подпись. Текущее значение по умолчанию и предпочтительный стиль. Шрифт применяется к вашему имени, чтобы создать вид рукописной подписи.
    Если выбран этот параметр, то делать больше ничего не нужно.

  • Биометрическая. Нарисуйте подпись, используя мышь или проведя по экрану пером или пальцем.  Рисование подписи на планшете пальцем дает наилучший результат.

    Если выбран этот параметр, напишите свое имя и сохраните его, чтобы подписать документ. Биометрические подписи можно сохранять только во время подписания. Воспользуйтесь функцией Подписываю только я на главной вкладке, чтобы перейти к подписанию.

Примечание.

При создании биометрической подписи не забудьте установить флажок Сохранить как мою подпись в правом нижнем углу для сохранения лучшего варианта подписи.

  • Изображение подписи. Если у вас есть оригинал вашей подписи, вы можете загрузить его в систему и при подписании Adobe Sign будет применять это изображение как вашу подпись. Чтобы загрузить изображение подписи, войдите в Adobe Sign и перейдите в раздел Учетная запись > Личные настройки > Моя подпись.

Примечание.

Если вы решили использовать биометрическую подпись или изображение подписи, необходимо также указать свои инициалы.

Настройка личных событий и оповещений (Enterprise Premium)

Для опытных пользователей, которые хотят отслеживать свои документы, пользователи рабочей группы могут настроить уведомления о событиях, а корпоративные пользователи могут настроить события и предупреждения. 

Для перехода в раздел «События/оповещения», перейдите на страницу Учетная запись > Личные настройки > Мои события/оповещения.

Краткие определения некоторых понятий:

События — действия, которые выполняются с документом (отправка, просмотр, подпись и т. д.).

Оповещения — ожидаемые действия, не произошедшие в течение указанного периода времени (документ не был просмотрен за восемь часов или просмотрен, но не подписан в течение трех часов и т. д.)

Для событий и оповещений можно настроить два способа уведомления. Вы можете не выбирать ни одного из типов уведомлений или выбрать оба, установив флажки у соответствующих параметров. Параметры:

Электронная почта При выборе этого параметра электронное письмо отправляется каждый раз, когда происходит событие или выполняется оповещение. В зависимости от объема загрузки, этот параметр может создавать много «спама», поэтому рекомендуется установить его с учетом объема загрузки вашей электронной почты.

Событие События отображаются на главной вкладке (в разделе «События/оповещения») и будут указываться во всех отчетах, которые вы создаете на странице «События/оповещения».

Обратите внимание, что для событий/оповещений имеются две вкладки.

Мои события/оповещения — это настройки документов, отправителем которых являетесь вы.

Общие события/оповещения — это настройки для любого другого пользователя, с которым вы совместно используете учетную запись.

Отчетность можно настроить в нижней части страницы, чтобы отправить сводку отмеченных вами событий. При необходимости этот отчет может отправляться раз в неделю, каждый рабочий день или каждый день недели. 

Общие события/оповещения — это настройки для любого другого пользователя, с которым вы совместно используете учетную запись. Для настройки параметров «Общие события/оповещения» перейдите на страницу Учетная запись > Личные настройки > Общие события/оповещения.

Настройка личной подписи эл. почты (Enterprise Premium)

Учетные записи корпоративного уровня позволяют пользователям создавать личные подписи (например, файл подписи в электронной почте).

Если параметр доступен, настройте его в разделе Учетная запись > Личные настройки > Подпись моих сообщений эл. почты.

Если параметр не отображается, администратор вашей учетной записи может включить его на уровне учетной записи.

Эта подпись помещается в нижней части электронных сообщений ваших транзакций, но над всеми изображениями в подписи.

Администраторы групп

Приветствуем вас, администраторы!

Надеемся, что конфигурация вашего персонального идентификатора пользователя выполнена успешно, и вы готовы к дальнейшей настройке учетной записи.

Приведенные инструкции нельзя назвать краткими. Однако правильная настройка параметров учетной записи гарантирует отправителям и подписывающим сторонам наиболее эффективный и упрощенный рабочий процесс. Кроме того, это поможет избежать вопросов, которые могут возникнуть после развертывания.

Примечание.

Здесь затрагиваются не все доступные вам параметры. При возникновении вопросов обратитесь в службу поддержки.

Настройка внешнего архива

Adobe Sign позволяет отправлять копии каждого подписанного документа на любой адрес электронной почты (или несколько адресов при необходимости!).

Все ваши документы сохраняются на серверах Adobe Sign, однако вам может понадобится сохранить локальную копию каждого заполненного документа. Они могут пригодиться, например, при внеплановой проверке документов.

Чтобы указать адреса электронной почты, на которые необходимо автоматически отправлять ваши подписанные документы, перейдите в раздел Учетная запись > Параметры учетной записи > Внешний архив.

Для небольших компаний без доступа к крупным почтовым ящикам, а также любых компаний, хранящих свои архивы в облачной среде, Box.com и Evernote предоставляют адрес электронной почты, который можно использовать для этой функции. (Ссылка на инструкции по установке находится на странице «Внешний архив».)

Поле «Внешний архив» имеет ограничение в 255 символов. Если необходимо отправить документ большему количеству пользователей, попробуйте использовать список рассылки.

Настройка параметров подписи

Настройки подписи

В этих настройках есть много опций, которые необходимо учитывать. Давайте рассмотрим их подробнее!

Перейдите в раздел Учетная запись > Настройки подписи.

После выбора стиля подписи необходимо рассмотреть некоторые дополнительные настройки, касающиеся процесса подписания:

Хотели бы вы предоставить подписывающим сторонам возможность сохранять свою биометрическую подпись или подпись, загруженную как изображение? Как правило, рекомендуется предоставить пользователям такую возможность, поскольку это ускоряет процесс получения подписей, особенно если требуется подписать несколько документов.

  • «Форматированные подписи»: под подписью ставится линия и имя/дата, которые можно увидеть при печати. При отключении этого параметра размещается только подпись без отметок, которые указывают, что подпись является электронной.

  • «Динамически выбирать шрифт подписи»: Adobe Sign предлагает три шрифта для подписи. Если этот параметр включен, Adobe Sign в случайном порядке выбирает один из них каждый раз, когда подписывающая сторона ставит подпись. В противном случае первая подписывающая сторона всегда получает шрифт1, вторая получает шрифт2 и т. д.

Настройка имени компании и хоста

Возможно, вы уже выполнили настройку при первом входе в систему, если нет, время сделать это!

Выберите Учетная запись > Параметры учетной записи > Настройка учетной записи.

Здесь представлены три шага, и первый — указать имя компании и хоста.

В поле «Название компании» указывается название компании для любого созданного пользователя. Рекомендуется указать название полностью (оно должно быть одобрено компанией!) и избегать вариаций названия одной компании при добавлении пользователей и пересмотре их личных профилей.

Имя хоста является частью бренда компании. Оно ставится перед .echosign.com в URL-адресе.

Также на этой странице отображается ссылка для загрузки логотипа. Этот шаг рассматривается в следующем разделе.

Здесь также отображается ссылка для создания пользователей. Рекомендуется воздержаться от добавления пользователей до завершения настройки сайта (хотя бы параметров защиты).

Загрузка логотипа

Оформление документов и транзакций фирменной символикой вашей компании крайне важно. Ваши клиенты хотят видеть логотип вашей компании в транзакциях, которые вы отправляете. Загрузив логотип, вы добавите фирменную символику своей компании во все электронные письма, которые Adobe Sign отправляет в рамках транзакций.

Поддерживаются изображения JPEG, GIF и PNG, при этом изображения PNG обеспечивает наилучшее качество.

Чтобы избежать изменения масштаба, используйте изображение высотой ровно 60 пикселей и шириной до 200 пикселей. По возможности выберите низкое и широкое изображение. Оно будет выглядеть лучше.

Чтобы загрузить логотип, перейдите в раздел Учетная запись > Настройка учетной записи.

В разделе Загрузить логотип доступна кнопка Загрузить для поиска изображения в локальной системе. После выбора логотипа нажмите Сохранить.

Если исходное изображение имеет размер не более 60 пикселей в высоту и 200 пикселей в ширину, оно подойдет для публикации логотипа высокого качества.

Настройка глобальных параметров

Раздел «Глобальные настройки» на вкладке «Учетная запись» содержит множество полезных функций, и каждый из параметров подходит для конкретного типа использования.

Ниже представлено краткое описание каждого параметра и рекомендации. Тем не менее, вполне вероятно, что ваш вариант использования будет отличаться от «наиболее распространенного».

Выберите Учетная запись > Параметры учетной записи > Глобальные настройки.


  • Ограниченная видимость документа
    Эта функция позволяет отображать в транзакциях только файлы, назначенные указанным подписывающим сторонам. Чтобы воспользоваться всеми преимуществами функции «Ограниченная видимость документа», необходимо четкое понимание процесса подписания документов, которые вы отправляете, и того, как вы прикрепляете эти документы.

    Эта опция пригодится вам в случае, если вам необходимо отправить большую, многофайловую транзакцию нескольким подписывающим сторонам, и вы хотите скрыть части документа от одной или нескольких подписывающих сторон. Если у вас возникли сомнения, посмотрите небольшой видеоролик.

  • Сертифицировать копии документов
    Эта функция гарантирует, что все документы PDF, отправленные или скачанные через Adobe Sign, имеют сертификат Adobe CDS. CDS наглядно подтверждает, что целостность документа не нарушена.
    Можно применять CDS к копиям, отправленным внутренним сотрудникам, внешним подписывающим сторонам, всем или никому.

    Примечание. Сертификаты CDS не позволяют удалять параметры защиты конечных файлов PDF, поэтому, если вам необходимо работать с копиями конечного документа (разделять его на отдельные файлы, добавлять штампы обработки и т. д.), вам потребуется удалить сертификат CDS для внутренних получателей.

  • Прикреплять копию подписанного документа PDF к отправляемым электронным сообщениям
    После завершения транзакции каждый ее участник получает копию по умолчанию. Этот параметр позволяет отправлять копии документов только внутренним, только внешним получателям либо и тем, и другим.

    Установка этого параметра, скорее всего, будет зависеть от типа ваших документов. Если вы собираете конфиденциальную информацию, не стоит отправлять подписанные копии по электронной почте. Таким образом вы обеспечите безопасность документов. Однако ваши клиенты, возможно, захотят получить копии документов. В таких случаях подписывающей стороне рекомендуется зарегистрировать бесплатную учетную запись Adobe Sign и получить копию непосредственно из Adobe Sign.

  • Приложить отчет аудита к завершенным документам
    Если вам требуются отчеты об аудите, приложенные к копии подписанного документа, отправляемого вам по электронной почте, включите этот параметр как минимум для отправителя.

  • Отправлять дополнительную копию каждого подписанного соглашения на эти адреса электронной почты
    Этот параметр также находится в разделе «Внешний архив», но его можно настроить на уровне группы (для корпоративных клиентов). Это позволяет, например, отправлять заполненные контракты на продажу в бухгалтерию или заполненные соглашения о неразглашении в юридический отдел.

  • Загрузка подписанного документа
    Необходимо включить этот параметр, если подписывающим сторонам разрешено печатать документ, чтобы подписать его, и отправлять по факсу. Пользователь может распечатать документ и отправить его вам, и, если этот параметр не выбран, то, возможно, вы не сможете закрыть транзакцию в Adobe Sign.

  • Интеграция Twitter
    Пользователи могут рассказать о своих успехах! Уведомление Twitter отправляется при каждом выполнении транзакции.
 
  • Установите часовой пояс, используемый для соглашений, созданных пользователями в этой учетной записи
    Этот параметр устанавливает часовой пояс для меток даты и времени на транзакциях.

Настройка параметров безопасности

Параметры безопасности Adobe Sign аналогичны общим параметрам безопасности с помощью паролей любого приложения, за исключением пары дополнительных функций.

Для настройки параметров безопасности перейдите в раздел: Учетная запись > Параметры учетной записи > Параметры безопасности.

  • Параметры единого входа
    Пользователи входят в систему из базы пользователей Adobe или Google? В этом случае вам следует включить соответствующий параметр и отключить те, которые вы не планируете использовать.

  • Параметр «Запомнить меня»
    С помощью этого параметра система запоминает данные для входа пользователя на определенный период. Выберите период в раскрывающемся списке.

  • Политика пароля для входа
    Эта настройка указывает, как часто требуется менять пароль и сколько предыдущих паролей будет запоминать Adobe Sign для предотвращения установки повторяющихся паролей.

  • Надежность пароля для входа
    Необходимый уровень надежности паролей обеспечивает защиту вашей учетной записи. Рекомендуется установить как можно более надежные пароли.

  • Тип шифрования PDF
    Ключевым моментом шифрования PDF является полное представление о том, какая версия Reader, вероятнее всего, установлена у подписывающих сторон. Расширенные варианты шифрования требуют более современных версий Reader.

    Если подписывающий пользователь в достаточной мере подкован в технических вопросах, можно использовать значение «128-битовый AES». Программа Acrobat 7 впервые появилась в начале 2005 года, и с тех пор большинство пользователей перешли на более новые версии.
 
  • Допустимые диапазоны IP-адресов
    Если внешние пользователи пытаются получить доступ к вашим пользователям, ограничение диапазона IP-адресов является превосходной мерой защиты. Проверьте, что никто не работает из дома или с мобильного устройства за пределами принадлежащих вам сетей.

  • Общий доступ к учетной записи
    Общий доступ к учетной записи — это удобная функция для ваших пользователей, однако будет также не лишним контролировать, кому они предоставляют доступ к своим учетным записям. Многие администраторы выбирают общий доступ к учетным записям только при создании новых пользователей и отключают параметр в масштабах учетной записи.

  • Проверка удостоверения подписывающей стороны
    Должны ли пользователи входить в систему перед подписанием документа? Это может быть хорошей проверкой безопасности.

  • Пароль для подписания соглашения
    Этот параметр позволяет применить политику паролей при защите документа от подписания или просмотра.

  • Надежность пароля для подписания соглашения
    Этот параметр определяет надежность пароля.

  • Аутентификация на основе знаний
    Можно ограничить количество попыток проверки личности подписывающей стороны перед отменой соглашения.

Добавление пользователей

Наконец, перейдем к добавлению пользователей!

Если вы приобрели Adobe Sign не ранее января 2017 года, то вы можете управлять пользователями в Admin Console для соответствующей группы. Узнайте больше о способах управления группой.

Если вы приобрели продукт Adobe Sign до января 2017 года, ознакомьтесь с инструкциями ниже.

В Adobe Sign создать пользователей можно двумя способами:

По одному

или

Сразу несколько с помощью CSV

Создать одного пользователя очень просто. Выберите
Учетная запись > Пользователи, затем нажмите кнопку «+» на панели инструментов рядом с полем поиска. Откроется диалоговое окно «Создание».

Введите адрес электронной почты, имя и фамилию, а затем выберите группу для назначения пользователя (при необходимости).

Отобразится флажок «Просмотреть их соглашения». Этот параметр предоставляет администратору доступ к учетной записи нового пользователя. Также установите этот флажок, если требуется контролировать транзакции нового агента.

Если этого не сделать, вы все равно можете предоставить общий доступ, только для этого потребуется воспользоваться функцией общего доступа к учетной записи.

После создания пользователя на указанный адрес электронной почты будет отправлено электронное сообщение с запросом на установку паролей. Когда это будет сделано, пользователь станет активен и сможет отправить свой первый документ!

Для создания нескольких пользователей выберите Учетная запись > Пользователи, затем нажмите кнопку «+» на панели инструментов рядом с полем поиска. В диалоговом окне «Создание» нажмите Создать группу пользователей.

Вам потребуется создать файл CSV, содержащий хотя бы два столбца: столбец адреса электронной почты и столбец имени/фамилии. Для ознакомления с форматом просмотрите пример файла CSV — нажмите ссылку Загрузить пример файла CSV. Подготовьте файл в заданном формате. Как только файл будет готов, нажмите Обзор и выберите файл.

Одним из недостатков этого процесса является то, что вы не можете предоставить пользователю доступ к учетной записи администратора.

Администраторы Business/Enterprise

Приветствуем вас, администраторы!

Надеемся, что конфигурация вашего персонального идентификатора пользователя выполнена успешно, и вы готовы к дальнейшей настройке учетной записи.

Приведенные инструкции нельзя назвать краткими. Однако правильная настройка параметров учетной записи гарантирует отправителям и подписывающим сторонам наиболее эффективный и упрощенный рабочий процесс. Кроме того, это поможет избежать вопросов, которые могут возникнуть после развертывания.

Примечание.

Здесь затрагиваются не все доступные вам параметры. При возникновении вопросов обратитесь в службу поддержки.

Настройка внешнего архива (все планы)

Adobe Sign позволяет отправлять копии каждого подписанного документа на любой адрес электронной почты (или несколько адресов при необходимости!).

Все ваши документы сохраняются на серверах Adobe Sign, однако вам может понадобится сохранить локальную копию каждого заполненного документа. Они могут пригодиться, например, при внеплановой проверке документов.

Чтобы указать адреса электронной почты, на которые необходимо автоматически отправлять ваши подписанные документы, перейдите в раздел Учетная запись > Параметры учетной записи > Внешний архив.

Для небольших компаний без доступа к крупным почтовым ящикам, а также любых компаний, хранящих свои архивы в облачной среде, Box.com и Evernote предоставляют адрес электронной почты, который можно использовать для этой функции. (Ссылка на инструкции по установке находится на странице «Внешний архив».)

Поле «Внешний архив» имеет ограничение в 255 символов. Если необходимо отправить документ большему количеству пользователей, попробуйте использовать список рассылки.

Настройка параметров подписи (все планы)

Настройки подписи

В этих настройках есть много опций, которые необходимо учитывать. Давайте рассмотрим их подробнее!

Перейдите в раздел Учетная запись > Настройки подписи.

После выбора стиля подписи необходимо рассмотреть некоторые дополнительные настройки, касающиеся процесса подписания:

Хотели бы вы предоставить подписывающим сторонам возможность сохранять свою биометрическую подпись или подпись, загруженную как изображение? Как правило, рекомендуется предоставить пользователям такую возможность, поскольку это ускоряет процесс получения подписей, особенно если требуется подписать несколько документов.

  • «Форматированные подписи»: под подписью ставится линия и имя/дата, которые можно увидеть при печати. При отключении этого параметра размещается только подпись без отметок, которые указывают, что подпись является электронной.

  • «Динамически выбирать шрифт подписи»: Adobe Sign предлагает три шрифта для подписи. Если этот параметр включен, Adobe Sign в случайном порядке выбирает один из них каждый раз, когда подписывающая сторона ставит подпись. В противном случае первая подписывающая сторона всегда получает шрифт1, вторая получает шрифт2 и т. д.

Настройка имени компании и хоста (Enterprise Premium)

Возможно, вы уже выполнили настройку при первом входе в систему, если нет, время сделать это!

Выберите Учетная запись > Параметры учетной записи > Настройка учетной записи.

Здесь представлены три шага, и первый — указать имя компании и хоста.

В поле «Название компании» указывается название компании для любого созданного пользователя. Рекомендуется указать название полностью (оно должно быть одобрено компанией!) и избегать вариаций названия одной компании при добавлении пользователей и пересмотре их личных профилей.

Имя хоста является частью бренда компании. Оно ставится перед .echosign.com в URL-адресе.

Также на этой странице отображается ссылка для загрузки логотипа. Этот шаг рассматривается в следующем разделе.

Здесь также отображается ссылка для создания пользователей. Рекомендуется воздержаться от добавления пользователей до завершения настройки сайта (хотя бы параметров защиты).

Загрузка логотипа (Enterprise Premium)

Оформление документов и транзакций фирменной символикой вашей компании крайне важно. Ваши клиенты хотят видеть логотип вашей компании в транзакциях, которые вы отправляете. Загрузив логотип, вы добавите фирменную символику своей компании во все электронные письма, которые Adobe Sign отправляет в рамках транзакций.

Поддерживаются изображения JPEG, GIF и PNG, при этом изображения PNG обеспечивает наилучшее качество.

Чтобы избежать изменения масштаба, используйте изображение высотой ровно 60 пикселей и шириной до 200 пикселей. По возможности выберите низкое и широкое изображение. Оно будет выглядеть лучше.

Чтобы загрузить логотип, перейдите в раздел Учетная запись > Настройка учетной записи.

В разделе Загрузить логотип доступна кнопка Загрузить для поиска изображения в локальной системе. После выбора логотипа нажмите Сохранить.

Если исходное изображение имеет размер не более 60 пикселей в высоту и 200 пикселей в ширину, оно подойдет для публикации логотипа высокого качества.

Настройка глобальных параметров (Enterprise Premium)

Раздел «Глобальные настройки» на вкладке «Учетная запись» содержит множество полезных функций, и все настройки являются специфическими для конкретных типов использования.

Ниже представлено краткое описание каждого параметра и рекомендации. Тем не менее, вполне вероятно, что ваш вариант использования будет отличаться от «наиболее распространенного».

Выберите Учетная запись > Параметры учетной записи > Глобальные настройки.

  • Прикреплять файл CSV с данными формы к электронным сообщениям подписанного соглашения отправителя
    Если вы используете формы и хотите получать файл CSV с данными полей для каждого подписанного документа, установите этот флажок. Однако работать с отдельными файлами CSV для каждой транзакции может оказаться не совсем удобно.

    Для сбора данных или их отправки в CRM лучше создать решение API.

  • Ограниченная видимость документа
    Эта функция позволяет отображать в транзакциях только файлы, назначенные указанным подписывающим сторонам. Чтобы воспользоваться всеми преимуществами функции «Ограниченная видимость документа», необходимо четкое понимание процесса подписания документов, которые вы отправляете, и того, как вы прикрепляете эти документы.

    Эта опция пригодится вам в случае, если вам необходимо отправить большую, многофайловую транзакцию нескольким подписывающим сторонам, и вы хотите скрыть части документа от одной или нескольких подписывающих сторон. Если у вас возникли сомнения, посмотрите небольшой видеоролик.

  • Сертифицировать копии документов
    Эта функция гарантирует, что все документы PDF, отправленные или скачанные через Adobe Sign, имеют сертификат Adobe CDS. CDS наглядно подтверждает, что целостность документа не нарушена.
    Можно применять CDS к копиям, отправленным внутренним сотрудникам, внешним подписывающим сторонам, всем или никому.

    Примечание. Сертификаты CDS не позволяют удалять параметры защиты конечных файлов PDF, поэтому, если вам необходимо работать с копиями конечного документа (разделять его на отдельные файлы, добавлять штампы обработки и т. д.), вам потребуется удалить сертификат CDS для внутренних получателей.

  • Прикреплять копию подписанного документа PDF к отправляемым электронным сообщениям
    После завершения транзакции каждый ее участник получает копию по умолчанию. Этот параметр позволяет отправлять копии документов только внутренним, только внешним получателям либо и тем, и другим.

    Установка этого параметра, скорее всего, будет зависеть от типа ваших документов. Если вы собираете конфиденциальную информацию, не стоит отправлять подписанные копии по электронной почте. Таким образом вы обеспечите безопасность документов. Однако ваши клиенты, возможно, захотят получить копии документов. В таких случаях подписывающей стороне рекомендуется зарегистрировать бесплатную учетную запись Adobe Sign и получить копию непосредственно из Adobe Sign.

  • Приложить отчет аудита к завершенным документам
    Если вам требуются отчеты об аудите, приложенные к копии подписанного документа, отправляемого вам по электронной почте, включите этот параметр как минимум для отправителя.

  • Объединить несколько документов в один после подписания
    При загрузке нескольких файлов для одной транзакции Adobe Sign объединяет эти файлы в один документ PDF перед отправкой на подпись.

    Этот параметр определяет, содержат ли подписанные и сохраненные сообщения электронной почты один большой документ PDF или этот документ будет разделен на несколько файлов.

    Примечание. Эта настройка применяется только к копии, прикрепленной к подписанному и сохраненному сообщению электронной почты. Копии, загруженные из Adobe Sign, всегда будут оставаться одним файлом PDF, включающим все.

  • Отправлять дополнительную копию каждого подписанного соглашения на эти адреса электронной почты
    Этот параметр также находится в разделе «Внешний архив», но его можно настроить на уровне группы (для корпоративных клиентов). Это позволяет, например, отправлять заполненные контракты на продажу в бухгалтерию или заполненные соглашения о неразглашении в юридический отдел.

  • Загрузка подписанного документа
    Необходимо включить этот параметр, если подписывающим сторонам разрешено печатать документ, чтобы подписать его, и отправлять по факсу. Пользователь может распечатать документ и отправить его вам, и, если этот параметр не выбран, то, возможно, вы не сможете закрыть транзакцию в Adobe Sign.

  • Интеграция с Twitter
    Пользователи могут рассказать о своих успехах! Уведомление Twitter отправляется при каждом выполнении транзакции.

  • Передача пользователям в моей учетной записи
    В данном случае передача означает разрешение другой подписывающей стороне (адресу эл. почты) подписать документ вместо вас. Передача не отменяет доступ исходного пользователя к документу, а просто предоставляет другому пользователю право на подпись.

    Как правило, мы стремимся сделать процесс подписания как можно легче, и поэтому разрешаем передачу. Однако в некоторых случаях документ должен быть подписан только назначенной стороной.

    Примечание. Имейте в виду, что этот параметр ссылается на пользователей в вашей учетной записи Adobe Sign (не на всех пользователей в вашей компании). Если у ваших подписывающих сторон нет идентификаторов пользователей Adobe Sign в вашей учетной записи, на эти стороны не будет действовать данный параметр.

  • Право на подпись
    Этот параметр определяет доступ к подписанию документа по умолчанию для пользователей в вашей учетной записи Adobe Sign.

    Обычно рекомендуется разрешить подписание по умолчанию всем. Если вы планируете использовать Adobe Sign в отделе кадров, то вам определенно нужно разрешить подписание всем.
    Если вы решили не предоставлять право подписания всем по умолчанию, необходимо указать подписывающие стороны, которые могут подписывать документы.

    Совет! Как администратор, вы не являетесь подписывающей стороной. Поэтому, если вам необходимо подписывать документы, и вы отказываетесь от права подписания для всех по умолчанию, следующее, что вам необходимо сделать, — это перейти в раздел «Пользователи и группы», щелкнуть свой адрес электронной почты и предоставить себе право подписания.

  • Передача пользователям вне моей учетной записи
    Параметр аналогичен указанному выше, но эта функция предназначена для пользователей, которых нет в вашей учетной записи Adobe Sign.

  • Установите часовой пояс, используемый для соглашений, созданных пользователями в этой учетной записи
    Этот параметр устанавливает часовой пояс для меток даты и времени на транзакциях.

  • Параметры, связанные с администрированием группы
    Корпоративные клиенты могут создавать группы. Если у вас есть группы, может потребоваться назначить администраторов только для этих групп.

    Эти два параметра позволяют разрешить или запретить администраторам группы добавлять новых пользователей или изменять уровень группы (эти настройки также доступны в разделе «Глобальные настройки»).

    Примечание. Сервис Adobe Sign основан на принципе работы с родительскими-дочерними элементами. Группы являются дочерними объектами учетной записи. Это означает, что новая группа наследует свойства учетной записи. Это также означает, что изменения на уровне группы переопределяют настройки на уровне учетной записи.

Настройка страницы отправки (Enterprise Premium)

Параметры отправки — это функции, которые открываются отправляющим агентам на вкладке «Отправка». Этот раздел посвящен всем настройкам, которые доступны на этой странице.

Как и глобальные параметры, они очень сильно зависят от каждого отдельного случая применения.

Процесс настройки довольно долгий. Не будем терять время и начнем! Выберите Учетная запись > Параметры учетной записи > Параметры отправки.

  • Новый инструмент «Возможности отправки»
    Этот параметр включает новый инструмент «Возможности отправки». Также можно разрешить пользователям переключаться между новым и классическим инструментом «Возможности отправки».

  • Показывать страницу отправки после входа в систему
    Этот параметр направляет пользователей на вкладку «Отправка» (вместо вкладки «Главная») после входа в Adobe Sign.

    Если при первом входе в систему возникает нежелательная задержка, это может быть связано с работой сценариев обновления виджетов отчетов на вкладке «Главная». Если пользователям нужно сразу перейти к процессу отправки, не проверяя данные на вкладке «Домашняя», то эта функция вам подойдет.

  • Отправить документы на утверждение
    Вам требуется утверждение от одного или нескольких пользователей, но не их подписи? Если да, включите эту функцию.

    Примечание. Можно создавать формы, которые требуют от утверждающей стороны указать информацию в полях, но не подписывать документ.

  • Прикрепление документов
    Этот параметр включает все ресурсы, из которых можно брать документы. Если вы хотите управлять версиями документов, вы можете запретить доступ ко всем ресурсам, кроме библиотеки, где хранятся текущие версии форм.

  • Автоматически заполнять имя документа
    Автоматическое указание имени документа значительно экономит время, но имейте в виду, что документ называется по имени первого вложенного файла. Если это так, возможно, стоит разрешить отправителю изменять имя документа. На всякий случай.
  • Языки
    С помощью этого параметра пользователи выбирают язык подписания для внешних подписывающих сторон на странице «Отправка».
  • Шаблоны сообщений
    Значительно экономит время для пользователей с большими объемами работы. Шаблоны сообщений позволяют создать новое сообщение по умолчанию, а также определить большой массив других пользовательских шаблонов сообщений. Если вы отправляете одни и те же документы с одинаковым сообщением несколько раз в день, настройте этот параметр.

  • Личные сообщения получателям
    Этот параметр позволяет отправителям добавлять личные сообщения для каждого получателя.

  • Разрешенные типы подписи
    По умолчанию включена только электронная подпись. Однако зачастую пользователям требуется выводить документы на печать и передавать их обратно по факсу. Если вы знаете, что некоторые клиенты действуют таким образом, включите параметр «Подпись по факсу».

  • Настройки подписи отправителя
    Эти настройки предназначены для отправителей, которым необходимо дополнительно подписывать документы. Если отправителям разрешено дополнительно подписывать документы, следует восстановить настройки по умолчанию, чтобы уменьшить количество отправителей, которых необходимо настраивать для транзакции.

  • Напоминания
    Если для процесса необходимо настроить уведомления, этот параметр позволяет настроить повторную отправку и сообщение напоминания, что дополнительно экономит время отправителям.

  • Защита паролем подписанных документов
    Если этот параметр включен, пользователю будет необходимо ввести пароль, прежде чем он сможет открыть подписанный файл PDF или просмотреть его в режиме онлайн.

    Настройка стоит ваших усилий и времени, поскольку обеспечит безопасность.

  • Проверка удостоверений подписывающих сторон в моей учетной записи
    В Adobe Sign предусмотрено несколько методов двухфакторной аутентификации пользователей. В зависимости от вашего конкретного случая можно разрешить один или несколько из этих параметров. Кроме того, можно разрешить или запретить отправителям выбирать метод аутентификации по желанию.

    Примечание. Можно выбрать любой вариант или все. Однако для варианта Аутентификация по телефону необходимо сначала включить параметр Разрешить отправителям задавать параметры проверки удостоверений подписывающих сторон для отдельных получателей.

  • Истечение срока действия документа
    Если ваш случай предусматривает «периоды специальных возможностей», например специальную цену, которая доступна только в течение следующих дней, вы можете указать этот период в настройках. Если документ не будет подписан за заданное время, срок его действия истечет.

    Если включен этот параметр, рекомендуется также включить параметр Разрешить изменение параметров срока действия документа после его отправки. Вам не нужно продлевать срок действия, однако иметь такую возможность очень полезно.

  • Новое представление страницы предварительного просмотра и авторинга
    Этот параметр предоставляет доступ к новому представлению страницы «Авторинг». Он также дает пользователям возможность переключаться между новым и классическим представлением страницы «Авторинг».

  • Просмотр, разм. подп., добавление полей
    Если вы часто добавляете поля в документы в реальном времени, можно включить инструмент перетаскивания полей по умолчанию. Однако при работе с документами с контролем версий вам, скорее всего, потребуется запретить пользователям изменять поля.

  • Порядок подписи
    Как правило, документы подписываются в последовательном порядке. Такая настройка задана по умолчанию. Однако если в работе вы используете параллельный процесс подписания, можно настроить сервис соответствующим образом, чтобы пользователи подписывали документы одновременно.

    Кроме того, вы можете предоставить отправителю возможность самому выбрать, какой порядок подписи лучше всего подходит для его транзакций: одновременный или последовательный.

Загрузка заголовка/подписи электронной почты (Enterprise Premium)

Ниже приводятся настройки оформления сообщений электронной почты.

Выберите Учетная запись > Параметры эл. почты. Отобразятся следующие настройки:

Подпись электронной почты — эта опция, применимая в масштабах всей учетной записи, размещает текстовое сообщение в нижней части ваших электронных сообщений. Это подходящее место, чтобы разместить маркетинговую или юридическую информацию.

Позволить пользователям применять собственные подписи электронной почты — эта опция позволяет отдельным пользователям создавать личные подписи.

Изображение верхнего и нижнего колонтитула письма — верхние и нижние колонтитулы электронных писем похожи на логотипы, но больше по размеру. Крайне важно добавить фирменную символику вашей компании в электронные письма. Это позволяет клиентам узнать, от кого они получают сообщения электронной почты.

Так же, как и для логотипов, поддерживаются изображения в форматах JPEG, GIF и PNG. 

Используйте изображение высотой 200 пикселей и шириной до 600 пикселей.

Для каждого параметра отобразится ссылка, чтобы Загрузить новое изображение. Изображения можно загрузить из локальной системы. Нажмите Сохранить.

Настройка параметров безопасности (Enterprise Premium)

Параметры защиты Adobe Sign аналогичны общим параметрам защиты с помощью паролей любого приложения, за исключением пары дополнительных функций.

Для настройки параметров безопасности перейдите в раздел: Учетная запись > Параметры учетной записи > Параметры безопасности.

  • Параметры единого входа
    Пользователи входят в систему из базы пользователей Adobe или Google? В этом случае вам следует включить соответствующий параметр и отключить те, которые вы не планируете использовать.

  • Параметр «Запомнить меня»
    С помощью этого параметра система запоминает данные для входа пользователя на определенный период. Выберите период в раскрывающемся списке.

  • Политика пароля для входа
    Эта настройка указывает, как часто требуется менять пароль и сколько предыдущих паролей будет запоминать Adobe Sign для предотвращения установки повторяющихся паролей.

  • Надежность пароля для входа
    Необходимый уровень надежности паролей обеспечивает защиту вашей учетной записи. Рекомендуется установить как можно более надежные пароли.

  • Тип шифрования PDF
    Ключевым моментом шифрования PDF является полное представление о том, какая версия Reader, вероятнее всего, установлена у подписывающих сторон. Расширенные варианты шифрования требуют более современных версий Reader.

    Если подписывающий пользователь в достаточной мере подкован в технических вопросах, можно использовать значение «128-битовый AES». Программа Acrobat 7 впервые появилась в начале 2005 года, и с тех пор большинство пользователей перешли на более новые версии.

  • API
    Этот параметр разрешает несертифицированным партнерским приложениям получать доступ к данным этой учетной записи. Он также разрешает другим пользователям (помимо администраторов учетных записей) разрабатывать приложения, использующие Adobe Sign API.

  • Допустимые диапазоны IP-адресов
    Если внешние пользователи пытаются получить доступ к вашим пользователям, ограничение диапазона IP-адресов является превосходной мерой защиты. Проверьте, что никто не работает из дома или с мобильного устройства за пределами принадлежащих вам сетей.

  • Общий доступ к учетной записи
    Общий доступ к учетной записи — это удобная функция для ваших пользователей, однако будет также не лишним контролировать, кому они предоставляют доступ к своим учетным записям. Многие администраторы выбирают общий доступ к учетным записям только при создании новых пользователей и отключают параметр в масштабах учетной записи.

  • Проверка удостоверения подписывающей стороны
    Должны ли пользователи входить в систему перед подписанием документа? Это может быть хорошей проверкой безопасности.

  • Пароль для подписания соглашения
    Этот параметр позволяет применить политику паролей при защите документа от подписания или просмотра.

  • Надежность пароля для подписания соглашения
    Этот параметр определяет надежность пароля.

  • Аутентификация на основе знаний
    Можно ограничить количество попыток проверки личности подписывающей стороны перед отменой соглашения.

Включение API при необходимости (Enterprise Premium)

Планируете использовать API? Если у вас есть разработчик и вы хотите интегрировать Adobe Sign в существующую систему CRM (или любую другую систему с поддержкой API-интерфейса), вам может потребоваться этот параметр.

Adobe Sign поддерживает два типа API-интерфейс: SOAP и REST.

Выберите Учетная запись > Adobe Sign API.

Чтобы использовать API Adobe Document Cloud для доступа к данным клиентов, требуются OAuth Tokens.

Вы можете создать ключ интеграции, если у вас есть старое приложение, не поддерживающее OAuth.

Если вы не видите ссылку для создания ключа интеграции, обратитесь в службу поддержки.

Также на этой странице содержатся

Кроме того, после активации API в левой части отобразится новая ссылка на Журнал API-запросов. В данном журнале отображается XML из входящих вызовов API. Он может быть полезным при устранении неполадок из-за проблем с кодом.

Параметр REST API доступен через приложения API.

Находясь на странице, щелкните ссылку Создайте новое приложение, дайте приложению имя и нажмите на кнопку Создать приложение.

Идентификатор и секретное слово приложения будут немедленно созданы и отобразятся.

Настройка групп (Enterprise Premium)

Разделение пользователей на функциональные группы может оказаться очень удобным, особенно если у вас имеются различные требования к подписи или структуры отчетности, которые необходимо соблюдать.

К счастью, создать группу в Adobe Sign очень просто. Выберите
Учетная запись > Пользователи или Учетная запись > Группы.

На странице «Группы» нажмите кнопку «+» в правом верхнем углу страницы и введите новое имя группы в соответствующее поле.

На странице также доступна ссылка для настройки параметров группы — нажмите строку для просмотра ссылки «Параметры группы». Эти настройки почти идентичны глобальным параметрам, указанным на уровне учетной записи, но, поскольку группы являются дочерним объектом учетной записи, настройки группы перезаписывают параметры учетной записи.

Вы также увидите, что имя группы всегда доступно для обновления, поэтому, если потребуется изменить имена групп, с этим не возникнет проблем.

Добавление пользователей (Enterprise Premium)

Наконец, перейдем к добавлению пользователей!

В Adobe Sign создать пользователей можно двумя способами:

По одному

или

Сразу несколько с помощью CSV

Создать одного пользователя очень просто. Выберите
Учетная запись > Пользователи, затем нажмите кнопку «+» на панели инструментов рядом с полем поиска. Откроется диалоговое окно «Создание».

Введите адрес электронной почты, имя и фамилию, а затем выберите группу для назначения пользователя (при необходимости).

Отобразится флажок «Просмотреть их соглашения». Этот параметр предоставляет администратору доступ к учетной записи нового пользователя. Также установите этот флажок, если требуется контролировать транзакции нового агента.

Если этого не сделать, вы все равно можете предоставить общий доступ, только для этого потребуется воспользоваться функцией общего доступа к учетной записи.

После создания пользователя на указанный адрес электронной почты будет отправлено электронное сообщение с запросом на установку паролей. Когда это будет сделано, пользователь станет активен и сможет отправить свой первый документ!

Для создания нескольких пользователей выберите Учетная запись > Пользователи, затем нажмите кнопку «+» на панели инструментов рядом с полем поиска. В диалоговом окне «Создание» нажмите Создать группу пользователей.

Вам потребуется создать файл CSV, содержащий хотя бы два столбца: столбец адреса электронной почты и столбец имени/фамилии. Для ознакомления с форматом просмотрите пример файла CSV — нажмите ссылку Загрузить пример файла CSV. Подготовьте файл в заданном формате. Как только файл будет готов, нажмите Обзор и выберите файл.

Одним из недостатков этого процесса является то, что вы не можете предоставить пользователю доступ к учетной записи администратора.

Эта работа лицензируется в соответствии с лицензией Creative Commons Attribution-Noncommercial-Share Alike 3.0 Unported  На посты, размещаемые в Twitter™ и Facebook, условия Creative Commons не распространяются.

Правовые уведомления   |   Политика конфиденциальности в сети Интернет