Arkivera Adobe Sign-dokument med eOriginals säkringstjänster

Digital hantering och skydd av dokument.

Adobe Sign samarbetar med eOriginal för att hjälpa organisationer att uppfylla efterlevnad och erforderliga krav genom att arkivera viktiga signerade dokument i en säker digital förvaring. När ett dokument har signerats kan eOriginal skydda det med de högsta skyddsnivåerna och de säkraste rutinerna i en helt digital miljö. Organisationer kan välja att arkivera alla dokument i ett visst konto, alla dokument som initierats av en viss grupp (eller vissa användare) eller enskilda dokument.

När ett dokument har skapats, betraktas det ursprungliga dokumentet, som har överförts till Adobe Sign, som den officiella kopian av avtalet. Den officiella kopian ligger kvar på Adobe-servrarna under hela signeringsprocessen. När signeringsprocessen är klar, arkiveras den officiella kopian i eOriginal-valvet och dokumentet blir ett juridiskt dokument. En PDF-kopia av dokumentet förblir i Adobe Sign, men det får en vattenstämpel som säger ”Kopia av original” för att visa att det dokument som ligger skyddat i eOriginal-valvet är den enda äkta versionen:

Så här fungerar det

När signeringsprocessen är slutförd, kommer transaktioner avsedda att skydda dokument i eOriginals säkringstjänst att utlösa tjänsten för att starta överföringen av den officiella kopian. Det här är en asynkron anrops-/svarsprocess där säkringstjänsten kräver informationen från Adobe Sign sedan ett meddelande tagits emot. Därefter överförs det begärda innehållet från Adobe Sign.

Dessa sekventiella begäranden sker i realtid för att säkerställa att den officiella kopian lagras i säkringstjänsten precis när signeringsprocessen är avslutad.

När den sista signaturen har angetts:

  1. eOriginal-tjänsten meddelas via ett ping att signeringsprocessen för ett dokument med dokumentsäkring aktiverat har slutförts. Adobe Sign skickar en unik identifierare för dokumentet, en s.k. dokumentfunktionsnyckel, till säkringstjänsten.
  2. Säkringstjänsten begär en åtkomsttoken för det slutgiltigt signerade dokumentet.
  3. Adobe Sign kontrollerar att programmet för säkringstjänsten är behörig att begära en åtkomsttoken för dokumentet. Detta garanterar att rätt säkringsprogramvara tar emot den officiella kopian av dokumentet. Adobe Sign tillhandahåller en unik åtkomsttoken som bara kan användas en gång.
  4. Säkringstjänsten begär därefter att en profil för dokumentet ska skapas i dokumentgranskningsspåret.
  5. Data skickas från Adobe Sign till granskningsspåret. I granskningsspåret inkluderas allt som inträffat under signeringsprocessen, inklusive signerarnas identitet, datum och tid för varje händelse, IP-adressen och platsinformation (om informationen är tillgänglig).
  6. Den icke-vattenstämplade versionen av det signerade dokumentet begärs sedan av säkringstjänsten med hjälp av en engångsåtkomsttoken.
  7. I Adobe Sign valideras engångsåtkomsttoken och överför det icke-vattenstämplade dokumentet till säkringstjänsten.
  8. I säkringstjänsten bekräftas att dokumentet tagits emot och ett meddelande skickas till Adobe Sign om att säkringsprocessen är klar.
  9. Granskningsspåret uppdateras via Adobe Sign för att visa att dokumentets status är skyddad.
  10. Alla versioner av dokumentet som skapas under signeringsprocessen har en vattenstämpel. Icke-vattenstämplade kopior av dokument rensas.
Diagram som beskriver säkringsprocessen

Vid den här tidpunkten lagras i Adobe Sign endast en vattenstämplad kopia av dokumentet tillsammans med PDF-kopior för varje steg som är tillgänglig i signeringscykelhistoriken. Miniatyrer saknar vattenstämpel, eftersom de bara är bilder och inte juridiska dokument.

Icke-vattenstämplade dokument kan bara hämtas från säkringstjänsten när dokumentet är säkert.

Hämta

Denna produkt är licensierad enligt en Creative Commons Erkännande-Ickekommersiell-Dela Lika 3.0 Unported-licens  Twitter™- och Facebook-inlägg omfattas inte av villkoren i Creative Commons-licensen.

Juridiska meddelanden   |   Onlinesekretesspolicy