Fullständiga installations- och konfigureringsanvisningar för en ny implementering av produkten Adobe Sign till Microsoft Dynamics CRM.

Översikt

Adobe Sign har en integrerad plug-and-play-lösning för Microsoft Dynamics CRM. Den här integrationslösningen ger följande fördelar:

  • Avtalsprocessen går snabbare då avtal, som kontrakt och försäljningsdokument, kan skickas från Dynamics med ett enda klick.
  • Kontrakt fylls automatisk i med data från Dynamics-enheter, som konton och kontakter, och data från de som deltar i signeringsprocessen sparas sedan i Dynamics.
  • Gör det enkelt för mottagare att signera var som helst, när som helst och på alla enheter.
  • Gör det möjligt att spåra dokument som skickats för signatur från Dynamics.
  • Eliminerar de manuella stegen i hela processen.

 

Den här versionen (v7) av paketet är endast tillgänglig för Microsoft Dynamics 365 CRM 8.2 och senare.

Se v6-installationsguiden om du använder:

  • Dynamics CRM 2016 Online och On-Premise
  • Dynamics 2015 Uppdatering 2
  • Dynamics 2013 Servicepack 1, uppdatering 4

 Du kan hämta Adobe Sign för MS Dynamics v6-paketet här.

 

Omfattningen av detta dokument är inriktad på en ny installation av Adobe Sign-lösningen. Om lösningen redan är installerad och du vill uppgradera lösningen till den senaste versionen, se uppgraderingsguiden.


Förutsättningar

  • Kontrollera att rätt användar-ID (e-postadress) definieras som administratör i Adobe Sign-systemet.
  • Ange alla domäner som företaget har och som dina användare kan tänkas använda i sina e-postadresser (inkludera inte allmänt tillgängliga domäner som gmail.com, yahoo.com osv.)
  • Skapa en lista över alla användare i Adobe Sign-systemet som använder företagets domäner
    • När den är sammanställd kanske du måste begära att giltiga användare flyttas till ditt CRM-länkade Adobe Sign-konto
    • Det är viktigt att användarens e-postadress i Adobe Sign matchar den primära e-postadressen i CRM. Om den inte gör det bör e-postadressen i Adobe Sign ändras.

 

Inom Dynamics-miljön finns det några saker att tänka på:

  • Licensiering– Adobe Sign-användare och -administratörer måstetilldelasläs- och skrivbehörigheterför CRM Cal-licensiering.
  • Filbegränsningar – Storleksgränsen för överförda filer kan konfigureras i CRM (standard är 5 MB). Ett felmeddelande visas om en användare försöker bifoga en fil som är större än det konfigurerade värdet.
    • Om den signerade PDF-filen är större än det konfigurerade värdet hindrar Dynamics filen från att bifogas till den överordnade (eller mappade) enheten.

Hämta paketet

Hämta det aktuella Adobe Sign för MS Dynamics 365 Online-paketet från Microsoft Store.

Adobe Sign för MS Dynamics On-Premises-paketet hämtas från Adobe Sign-integreringssidan.

Du kan även förhandsgranska versionsinformation, kända fel, ytterligare installationsinformation och ytterligare information från användarhandboken på Adobe Sign-integreringssidan. Kontakta din Customer Success Manager om du har några frågor om/under installationsprocessen.

Installera paketet

Installera Microsoft Dynamics On-Premises-paketet

Logga in i Dynamics CRM-miljön som administratör

  • Navigera till Inställningar > Lösningar
Navigera till Meny > Inställningar > Lösningar

Sidan Samtliga lösningar visas:

  • Klicka på ikonen Importera
Ikonen Importera

Sidan Välj lösningspaket visas:

  • Leta upp Adobe Sign v7-zipfilen som du hämtat
  • Klicka på Nästa
Bläddra till binärfilen för Adobe Sign v5

Sidan Lösningsinformation visas:

  • Klicka på Nästa
Sidan Lösningsinformation

Sidan Importalternativ visas:

  • Kontrollera att alternativet Aktivera eventuella bearbetningssteg för SDK-meddelanden... är markerat
  • Klicka på Importera
Sidan Importalternativ

Sidan Importerar lösning visas och paketet importeras.

Det kan ta några minuter. När processen har avslutats bör du få ett meddelande om att åtgärden lyckats.

  • Klicka på Stäng
Det importerade paketet

Installera Microsoft Dynamics Online-paketet

Onlineversionen av paketet installeras från Microsoft AppSource-butiken:

  • Logga in i Dynamics som Dynamics-administratör
  • Navigera till Inställningar > Säkerhet > Användare
8_nav_to_settings-security
  • Välj den användare som du vill ge behörighet för att installera paketet och klicka sedan på Upphöj till administratör
4Promote to Admin
  • Navigera till Inställningar > Lösningar > Marketplace-alternativ
10_nav_to_marketplace
  • Sök efter Adobe i sökrutan längst upp till höger i fönstret AppSource
  • Klicka på länken Hämta nu
6Adobe Sign on MS Store - Rebranded
  • Markera kryssrutan för att ge Microsoft behörighet att använda eller dela kontoinformation och klicka sedan på Fortsätt
    • Du kommer att omdirigeras till en ny sida med villkor och sekretesspolicy
7one_more_thing_-rebranded
  • På sidan med villkor och sekretesspolicyn:
    • Välj rätt Dynamics-organisation att tillämpa Adobe Sign på (om du har mer än en organisation)
    • Godkänn Microsofts juridiska villkor och sekretessvillkor
    • Klicka på knappen Godkänn
  • Du omdirigeras till statussidan och installationen startar automatiskt
    • Du måste uppdatera sidan för att uppdatera statusen
  • När paketet har installerats visas det i Lösningar under Inställningar.

Obs!

Om ett Adobe Sign för Dynamics-paket redan är installerat uppgraderas paketet till den nya versionen.

8Approve MS

Konfiguration efter installation (obligatorisk)

Installera integrationsnyckeln

För nya installationer krävs att en integrationsnyckel skapas i Adobe Sign och att den sedan anges i Dynamics. Nyckeln är den åtkomsttoken som autentiserar Adobe Sign- och Dynamics-miljöerna, och gör det möjligt för dem att kommunicera och dela innehåll.

Så här skapar du en integreringsnyckel i Adobe Sign:

  • Logga in som administrativ användare på ditt Adobe Sign-konto
  • Navigera till Konto > Adobe Sign-API > API-information
  • Klicka på länken Integreringsnyckel på mitten av sidan
Navigera till Konto > Personliga inställningar > Åtkomsttoken

Obs!

Om du inte ser länken Integreringsnyckel ska du kontakta din kontaktperson eller Adobe Sign-support för att säkerställa att du använder rätt kanal. 

Gränssnittet Skapa integrationsnyckel visas:

Ange ett namn för din nyckel (t.ex. Dynamics CRM)

Integrationsnyckeln måste ha följande element aktiverade:

  • user_read
  • user_write
  • user_login
  • agreement_read
  • agreement_write
  • agreement_send
  • library_read
  • library_write
Gränssnittet Skapa integrationsnyckel
  • Klicka på Spara när nyckeln är konfigurerad.

 

På sidan Åtkomsttoken visas de nycklar som är avsedda för kontot.

  • Klicka på nyckeldefinitionen som skapades för Dynamics CRM
    • Länken Integrationsnyckel visas ovanför definitionen.
  • Klicka på länken Integrationsnyckel
Länken Integrationsnyckel

Integrationsnyckeln visas:

  • Kopiera nyckeln och spara den på ett säkert ställe för nästa steg
  • Klicka på OK
Integrationsnyckeln

Så här installerar du integrationsnyckeln i Dynamics CRM:

Logga in som administrativ användare i Dynamics CRM-miljön

  • Navigera till Meny > Adobe Sign > Administratörsinställningar
Navigera till Meny > Adobe Sign > Globala inställningar

Adobe Sign-sidan Administratörsinställningar visas:

  • Klistra in nyckeln i fältet Integrationsnyckel
  • Klicka på Validera nyckel i menyfliksområdet
Sidan Konfigurera Adobe Sign

Efter ett kort uppehåll uppdateras sidan och meddelandet ”Du är inloggad med Adobe Sign” och integrationsnyckeln som används visas.

  • Fältet Integrationsnyckel kommer att vara låst
  • Knappen Validera nyckel ändras till Ta bort nyckel
Sidan Konfigurera Adobe Sign


Kontrollera att tidigare formuläråtergivning är inaktiverad

Du måste inaktivera tidigare formuläråtergivning för att kunna använda Adobe Sign. Så här gör du:

  • Navigera till Inställningar > Administration
Navigera till Meny > Inställningar > Administration
  • Klicka på Systeminställningar
Systeminställningar

Sidan Systeminställningar visas.

  • Kontrollera att Använd tidigare formuläråtergivning är inställd på Nej
  • Klicka på OK
Sidan Systeminställningar

Aktivera aktivitetsfeeds på Adobe-avtalsenheten

Om du aktiverar aktivitetsfeeds för objektet adobe_agreement, tillåter du Adobe Sign att göra uppdateringar om avtalets händelser under avsnittet Poster i avtalsposten och i CRM-posterna som var avtalets överordnade objekt (kontakter, konton osv.).

  • Navigera till Inställningar > Konfiguration av aktivitetsfeeds
Navigera till E-post > Inställningar > Konfiguration av aktivitetsfeeds

Sidan Postkonfigurationer visas:

1. Klicka på Uppdatera för att säkerställa att alla konfigurationer läses in

2. Enkelklicka på posten adobe_agreement och klicka sedan på Aktivera

Sidan Postkonfigurationer

Bekräfta aktivering av postkonfiguration visas i ett nytt fönster

  • Klicka på Aktiver
Popup-fönstret Bekräfta aktivering av postkonfiguration

Meddelandet ”Du måste publicera …” visas

  • Klicka på OK
Meddelandet ”Du måste publicera …”

Sidan Postkonfigurationer visas på nytt

  • Klicka på ellipsen () om du vill öppna de dolda alternativen
  • Klicka på Publicera alla anpassningar
Sidan Postkonfigurationer

Distribuera Adobe Sign till användare genom att tilldela dem säkerhetsroller

Varje Dynamics-användare som förväntas använda programmet Adobe Sign måste ha en säkerhetsroll konfigurerad i Dynamics-miljön.

Säkerhetsrollerna är:

  • Adobe Sign-läsare – Användaren ges skrivskyddad åtkomst till avtalsposter.
  • Adobe Sign-användare – Användaren kan arbeta med avtal och andra programenheter. Den här rollen gör det endast möjligt för användaren att se sina egna poster och ger tillgång till inbyggda CRM-poster på användarnivå, som kontakter, konton, leads, säljprojekt, beställningar, fakturor och offerter.
  • Adobe Sign-administratör – Ger utökad behörighet till Adobe Sign-användarrollen. Användaren kan bland annat justera globala inställningar och datamigrering, och har även uppsikt över alla avtal i programmet.

Så här konfigurerar du säkerhetsrollerna:

  • Navigera till Inställningar > Säkerhet
Navigera till Meny > Inställningar > Säkerhet

Då öppnas sidan Säkerhet

  • Välj Användare
Sidan Säkerhet

Sidan Aktiverade användare visas

  • Markera alla användare som du vill ska ha en specifik säkerhetsroll
  • Klicka på Hantera roller
Sidan Aktiverade användare

Hantera användarroller öppnas i ett nytt fönster

  • Markera den säkerhetsroll som du vill tilldela till användarna
  • Klicka på OK
Popup-fönstret Hantera användarroller

Valfria konfigurationer

Administratörsinställningar för Adobe Sign

Sidan Administratörsinställningar för Adobe Sign möjliggör åtkomst till administrativa verktyg för att skapa mallar och mappningsdata, samt anpassade arbetsflöden. Valfria inställningar finns även tillgängliga för att anpassa användarupplevelsen.  

Så här kommer du åt inställningarna:

  • Navigera till Adobe Sign > Administratörsinställningar
Navigera till Meny > Adobe Sign > Globala inställningar

Sidan Adobe Sign Administratörsinställningar laddas, med fem diskreta sektioner funktionella verktyg:

A. Adobe Sign-konto – Integrationsnyckeln som länkar Dynamics-miljön till Adobe Sign-servrarna

B. Komma igång-checklista – En löpande checklista över installationsmilstolparna

C. Administratörsinställningar – De verktyg som administratören behöver interagera med frekvent

D. Valfria funktioner – Automatiska funktioner som vanligtvis ställs in en gång och sedan lämnas som de är

E. Resurser – Onlineåtkomst till vanligt förekommande dokument och åtkomst till supportbiljettsystemet

admin_settings_page-marked

Adobe Sign-konto

Det här avsnittet ägnas helt åt integrationsnyckellänken mellan Dynamics-miljön och Adobe Sign-servrarna.

Nyckeln kan när som helst avlägsnas för att koppla bort Adobe Sign-tjänsterna.

 

Komma igång-checklista

Det här avsnittet visar installationsförloppet beräknat utifrån de viktigaste konfigurationspunkterna:

  • Aktivera och ställa in Adobe Sign – Kontrollerar när integrationsnyckeln har installerats
  • Konfigurera första datamappning – Kontrollerar när den första datamappningen har sparats
  • Konfigurera första mall – Kontrollerar när den första mallen har sparats


Administratörsinställningar

Frekvent använda verktyg för administratörer för att utöka värdet av Adobe Sign-tjänsten:

  • Skapa ny datamappning – Öppnar gränssnittet Ny datamappning
  • Skapa ny avtalsmall – Öppnar gränssnittet Ny avtalsmall
  • Ändra användaråtkomst – En snabblänk till sidan Aktiverade användare där rollerna för användare hanteras
  • Skapa nytt arbetsflöde – Öppnar gränssnittet Skapa process


Valfira funktioner

  • Aktivera automatisk etablering av användare – Om den här funktionen är aktiverad, etableras nya användare som får tillgång till Adobe Sign-enheten automatiskt som användare i Adobe Sign-systemet första gången de loggar in.  Etableringen baseras på användarens primära e-postadress, inte på användarnamnet, och sker i bakgrunden utan ytterligare åtgärder från användaren eller kontoadministratören.

Obs!

Nya användare som etableras automatiskt i Adobe Sign får ett slumpmässigt genererat lösenord. Eftersom integrationen fungerar som ett autentiserat program via API, uppstår det inga funktionella problem i Dynamics-miljön. Om användaren vill logga in i Adobe Sign direkt måste de först återställa sitt lösenord via länken ”Jag har glömt mitt lösenord” på Adobe Signs webbsida. 

  • Bifoga signerade dokument till avtal Enhet – Det här alternativet sparar en PDF-kopia av det färdiga dokumentet i Dynamics, som bifogas till avtalsposterna (under avsnittet Anteckningar). Det är en kopia av originalet som finns på Adobe Signs servrar.
  • Bifoga granskningsspårning till avtal – Gör att ett PDF-dokument med Adobe Signs granskningsspårning bifogas till avtalsposterna (under avsnittet Anteckningar) för signerade och färdiga avtal. Granskningsspårning räknar tydligt upp avtalets händelser (visat, signerat, delegerat, osv), i vilken ordning de inträffat och vilka IP-adresser som de är knutna till.
  • Aktivera förhandsgranskning av dokument – En bild av det signerade/färdiga dokumentet bifogas till avtalet för att ge en lättillgänglig översikt utan att du behöver ladda ned och öppna en PDF-fil. Bilden visas längst ned på avtalsposterna.
  • Aktivera LinkedIn Sales Navigator – När detta är aktiverat visas sidan Nytt avtal i LinkedIn Sales Navigator-panelen. Detta gränssnitt gör det möjligt för användaren att konfigurera sitt individuella LinkedIn-konto och visa LinkedIn-informationen för varje vald mottagare som läggs till i avtalet.

LinkedIn Sales Navigator Team eller LinkedIn Sales Navigator Enterprise krävs för att aktivera funktionen.

Obs!

LinkedIn Sales Navigator är en separat tjänst från Adobe Sign och ingår inte i köp av Adobe Sign-tjänsten.

LinkedIn Sales Navigator är en betald premiumtjänst, men det finns en gratis demoversion tillgänglig om du vill prova tjänsten.


Resurser

En lista över de vanligaste resurserna:


Ta bort eller återkalla integrationsnyckeln

Om du behöver ta bort den aktuella integrationsnyckeln från installationen av Dynamics, kan du göra det på sidan Konfigurera Adobe Sign under Globala inställningar. Om nyckeln tas bort bryts den betrodda relationen mellan Dynamics CRM och Adobe Sign. Det betyder att alla nya transaktioner och uppdateringar av befintliga transaktioner stoppas. När nyckeln tagits bort kan den när som helst tillämpas på nytt för att återuppta interaktionen mellan de två systemen.

Så här tar du bort nyckeln:

  • Navigera till Adobe Sign > Administratörsinställningar
  • Klicka på Ta bort nyckel i menyfliksområdet
Knappen Ta bort nyckel

Att ta bort nyckeln är inte detsamma som att återkalla nyckeln. Nycklar måste återkallas i Adobe Sign-systemet och en återkallad nyckel inaktiverats permanent.

Så här återkallar du en nyckel:

Logga in som administrativ användare på ditt Adobe Sign-konto

  • Navigera till Konto > Personliga inställningar > Åtkomsttoken
  • Klicka på den integrationsnyckel som ska återkallas
    • Länken Återkalla visas
  • Klicka på Återkalla
Länken Återkalla
  • Klicka på Ja

Datamappning

Definiera datamappningar för att fylla i formulär och uppdatera Dynamics

Datamappning kan avsevärt förbättra genereringsprocessen för avtal och säkerställa att dokumentens fält innehåller rätt information, utan risk för den mänskliga faktorn, genom att samla in data direkt från Dynamics CRM.

Dessutom kan mappning spara ny information från färdiga avtal i Dynamics, vilket betyder att CRM automatiskt uppdateras med värdefulla data.  


Lite information om formulär och texttaggar

Lyckad mappning kräver att du har färdiga formulär med definierade fältnamn, så att CRM-fälten kan kopplas till Adobe Sign-fälten. 

Nedan visas ett enkelt formulär. Fälten definieras av klammerparenteser på varje sida (som definierar fältets bredd) och fältnamnet (textsträngen mellan klammerparenteserna). 

Exempel på formulärfält

Texttaggar kan innehålla fler argument än bara namnets värde, till exempel valideringar, beräkningar och reguljära uttryck. Här hittar du mer ingående information om hur du bygger upp formulär – något som kan förbättra kvaliteten på den information som samlas in under signeringsprocessen.

Obs!

Funktionen för förkortning av texttaggar kan vara mycket användbar vid formulärdesign och datamappning eftersom den kan upprätta vedertagna fältnamn som upprepas i varje dokument. Det kan spara tid då taggarna kan återanvändas i varje nytt dokument. Funktionen förbättrar datamappningen för olika typer av formulär och skapar en ankarpunkt för framtida formulär.

Det är även möjligt att skapa formulär i PDF-format.

 

Skapa en datamappningsmall

Det finns två åtkomstpunkter för att konfigurera datamappning.

Det första alternativet är att navigera till: Adobe Sign > Datamappning

Navigera till Meny > Adobe Sign > Datamappning

Detta laddar in sidan Datamappningar, en lista över alla befintliga datamappningar som du kan granska, redigera eller radera.

  • Klicka på +Ny i det övre vänstra hörnet för att öppna sidan Ny datamappning
Sidan Aktiva mappningsmallar för avtal

 

Den andra metoden är att klicka på länken Skapa ny datamappning på sidan Administratörsinställningar.

Denna länk hoppar över listorna med datamappningar och öppnar sidan Ny datamappning direkt.

 

Det kan ta en stund att ladda in sidan Ny datamappning. När fältet Enhet expanderas har sidan laddat färdigt.

1. Ange ett namn för datamappningen

2. Identifiera datamappningen som standardmappning för enheten (eller inte).

3. Välj CRM-enhet i den nedrullningsbara menyn.

  • Det begränsar antalet fält som är tillgängliga för mappning till den valda enheten.
  • Det är möjligt att ha flera datamappningar per enhet.
  • När enhetsvärdet har angetts kan det inte ändras.
Sidan Datamappning

 

När enhetsvärdet angetts visas datamappningsverktygen:

data_mappings_tools


Koppla Dynamics CRM-fälten till fältnamnen i Adobe Sign

Nu kan du skapa relationer mellan Dynamics CRM-fältnamn och de Adobe Sign-formulärfältsnamn som du har definierat. Datamappningar konfigureras baserat pådataflödet:

  • MAPPNING AV CRM-DATA TILL ADOBE SIGN-AVTAL – Fyller i fält i formuläret i förväg med fältvärden som associeras med den angivna Dynamics-enheten.
    • Det är möjligt att skapa en ”sökgrupp” där omväxlande CRM-fältvärden fyller i Adobe Signs formulärfält. Varje värde i gruppen testas då i turordning tills ett värde som inte är ogiltigt hittas och fylls i fältet. (Se nedan)
  • MAPPNING AV ADOBE SIGN-AVTAL TILL CRM-DATA – Fyller i Dynamics-enhetens tomma fält med formulärfältsvärden från signeringsprocessen (när avtalet har slutförts).
    • Som standard fyller Adobe Sign inte i nya värden i CRM-fält som redan har innehåll.
    • Det är möjligt att anpassa datamappningen för att åsidosätta innehållsskyddet och ersätta de befintliga fältvärdena med nya värden från det signerade formuläret.


Om datatyper

Datamappning i Adobe Sign har stöd för följande datatyper:

  • Text – Formulärfält för text stöds som Enskild rad med text i CRM.
  • Boolesk (två alternativ) – Kryssrutor har stöd för booleska fält i CRM.

○ Om formulärfält för listrutor eller alternativknappar används för booleska fält i CRM kan mappningen från CRM till Adobe Sign misslyckas. Mappning från Adobe Sign till CRM kommer fortfarande att fungera

  • Alternativuppsättning – Formulärfält för listrutor och alternativknappar stöds för alternativuppsättningsfält i CRM


Relatera fält (CRM-data till Adobe Sign-avtal):

  • Markera CRM-fältet i den nedrullningsbara listrutan för Attribut
  • Skriv formulärfältsnamnet för Adobe Sign i indatarutan Avtalsfält
  • (Valfritt) Markera rutan Lägg till mappning i omvänd riktning om du vill att fältens mappning ska gå från Adobe Sign till CRM
  • (Valfritt) Markera rutan Åsidosätt om du vill att mallen ska bortse från CRM-fältens befintliga innehåll och att fälten ska fyllas i med nytt innehåll från fälten i Adobe Sign.
  • Klicka på Lägg till

Det tar några sekunder för de nya inställningarna att bearbetas och sedan fylls de i under konfigurationsinställningarna.

Båda datamappningsfälten är synliga

Om du valde att lägga till den omvända riktningen kan du se hur den nya informationen även fylls i konfigurationsfälten för Adobe Sign till CRM.

Om du valde att åsidosätta innehållsskyddet kommer det att anges i relationsposterna.


Relatera fält (Adobe Sign-avtal till CRM-data):

Processen för att skapa en mappning från Adobe till CRM är densamma som ovan, förutom att alternativet Lägg till mappning i omvänd riktning inte finns.


Ta bort mappade relationer

Du kan ta bort mappade relationer genom att hovra musen över relationsposten och klicka på ikonen Ta bort längst till höger.

Ta bort en relation

Växla fältmappningsrelationer (sökgrupp)

Om du definierar ett fält på ett Adobe Sign-formulär som skulle kunna fyllas av fler än ett CRM-fält, kan du skapa en sorterad lista (sökgrupp) med CRM-attribut som ska fylla i Adobe Sign-fältet.

Du kan till exempel ha CRM-fältet Förnamn mappat till ett formulärsfält kallat FNamn, och sedan även mappa CRM-fältet Yomi-förnamn till samma formulärfältsnamn. Programmet kommer först att försöka fylla i fältet med innehåll från fältet Förnamn, och om det inte går kommer Adobe Sign att försöka använda innehållet från fältet Yomi-förnamn. Om det inte finns något innehåll i något av fälten som ingår i sökgruppen kommer fältet att lämnas tomt.

Så här skapar du en sökgrupp:

  • Skapa en CRM till Adobe Sign-relation mellan det primära CRM-attributet och formulärfältsnamnet i Adobe Sign.
  • När den första posten är på plats kan du ändra CRM-attributet till det sekundära CRM-attributet och lägga till den relationen. 
  • Klicka på OK när du får en fråga om du vill skapa den alternativa mappningen

 

När posten har uppdaterats i systemet kommer du att se att posterna har ändrats och att enhetsattributen har ett prefix:

  • Primär-/standardattributet markeras med #   Det här fältet kommer alltid att vara det första som avläses.
  • Följande relationer numreras enligt 1:N. Det första alternativet markeras med (1) och kommer alltid att vara det första alternativa fältet som avläses.  (2) är det andra alternativa fältet och så vidare. 
huntgroup-575

Lägga till bilagor till relaterade enheter

När ett avtal är signerat och färdigställt kommer Adobe Sign att skapa en PDF-kopia av dokumentet och granskningsspåra signeringsprocessen. Det är möjligt att bifoga de här PDF-filerna till andra CRM-enheter som är kopplade till mallens överordnade enhet.

I sektionen MAPPNING AV SIGNERAT AVTAL OCH GRANSKNINGSSPÅR TILL CRM-ENHET på mallsidan finns två dokumenttyper tillgängliga via en nedrullningsbar listruta:

  • Signerad PDF – Det signerade dokumentets fullständiga text. Det här är en kopia av originalet som finns på Adobe Signs servrar.
  • Granskningsspårning – En fullständig uppräkning av alla större händelser (signering, delegering, osv.) och associerade metadata (tid/datum, IP-adress, osv.)

Du kan bifoga den ena eller båda filerna till en relaterad enhet, men du måste mappa dem individuellt.

Så här mappar du en bifogad fil:

  • Välj Dokumenttyp i den nedrullningsbara listrutan.
  • Markera enheten som du vill skicka dokumentet till i den nedrullningsbara listrutan Bifoga till CRM-post.
    • Det är bara enheter som har en definierad relation till den överordnade enheten som visas.
  • Klicka på Lägg till

Relationer för bilaga kommer att listasunderkonfigurationsinställningarna.

Nedrullningsbar listruta för Enhetsalternativ


Ta bort en bilaga

Du kan ta bort en post genom att hovra med musen över posten och klicka på ikonen Ta bort längst till höger.

Ta bort en post

Avtalsmallar

Skapa anpassade mallar för vanliga åtgärder

Som Adobe Sign-administratör i Dynamics-miljön har du behörighet att skapa avtalsmallar som kan förkonfigurera de flesta avtalsfält, bifoga filer och koppla avtalet till relevant datamappning.

Mallar är knutna till en Dynamics-enhet och blir tillgängliga för avtal som skickas från den enheten när de markeras som Aktiv.

21Pick Template-edited

Obs!

Datamappning är grundläggande för avtalsmallarna och bör definieras innan avtalsmallen konfigureras. 

Som med datamappning finns det två åtkomstpunkter för att konfigurera en ny avtalsmall:

Det första alternativet är att navigera till: Adobe Sign > Avtalsmallar

navigate_to_agreementtemplates

 

Detta laddar in sidan Avtalsmallar, på vilken du kan granska, redigera eller radera alla befintliga mallar.

  • Klicka på +Ny i det övre vänstra hörnet av skärmen för att öppna en ny mall.
agreement_templateslist

 

Den andra metoden är att klicka på länken Skapa ny avtalsmall på sidan Administratörsinställningar

Denna länk hoppar över listorna med avtalsmallar och öppnar sidan Ny avtalsmall direkt.

 

När sidan Ny avtalsmall öppnas:

  • Ange ett intuitivt namn för mallen, så att användare vet när de ska använda den
  • Identifiera vilken enhet som mallen ska knytas till.
    • Det går inte att ändra enhet senare
    • När enheten är vald sparas mallen och den fullständiga avtalsmallen laddas in
new_agreement_template

 

Avtalsmallen är uppdelad i sex delar där varje del har redigerbara värden som du kan konfigurera om du har ett förutsägbart användarmönster:

  • Malldetaljer – Definierar relationen mellan huvudobjekten och om mallen är aktiv
  • Mottagarlista – Möjliggör en förkonfigurerad signaturväg för mallen
  • Meddelandedetaljer – Namnet på avtalet och det globala meddelandet
  • Bifoga filer – Filer eller dokument som du vill skicka iväg för signering eller godkännande
  • Avtalsalternativ – Flertalet inställningar som ger dig kontroll över avtalet
  • Säkerhetsalternativ – Standardsäkerhetsinställningarna


Malldetaljer

Malldetaljerna visar relationen Mall - Enhet - Datamappning för denna mall.

template_-_details

Mallens namn visas längst upp i en stor teckenstorlek.

  • Mallnamn – Mallens namn. Samma namn som visas längst upp på sidan.
  • Primär enhet – Mallar är kopplade till en enskild enhet i Dynamics. Den angivna enheten är den enda enheten som visar mallen.
    • Värdet är låst när avtalet har skapats.
  • Datamappning – Fältet anger namnet på datamappningen som är bunden till mallen.

 

  • Aktiv – Kryssrutan anger om mallen kan väljas av användare när de skickar från den primära enheten.
  • Skicka med ett klick – När det här alternativet är aktiverat skickar mallen avtalet automatiskt när mallen väljs.
    • Till exempel: Du har en NDA-mall som är utformad med Kontakt som den primära enheten och mottagarsektionen är konfigurerad för att importera kontaktens e-postadress.
      • Avsändaren behöver bara välja NDA-mallen från den kontakt som de vill skicka den till. Konfigurationsfasen ignoreras och avtalet skickas utan ytterligare åtgärder.
      • Om ingen mottagare har konfigurerats kommer Med ett klick att ignoreras och avtalet öppnas för manuell konfiguration.


Mottagarsektionen

Mottagarsektionen innehåller listan och signeringsordning för mottagare som du vill konfigurera på förhand för mallen.

recipients_list

Mottagare – Du kan hårdkoda en mottagarlista i en mall genom att klicka på plusikonen längst till höger i fönstret. En nedrullningsbar meny öppnas och visar konfigurationsalternativen.

  • Som standard lämnas mottagarlistan tom för att avsändaren ska fylla i den manuellt när avtalet konfigureras
  • För att lägga till en standardmottagare måste du klicka på plustecknet och sedan spara standardvärdena som visas med alternativet Skapa från primär enhet aktiverat.
recipient_-_default
  • Alternativet Åsidosätt standardverifiering gör det möjligt att kringgå standardverifieringsmetoden (anges i avsnittet Säkerhet) och använda en annan verifieringsmetod för en specifik mottagare.
recipient_-_override
  • För att lägga till fler mottagare (t.ex. en intern kontrasignaturprocess) eller mottagare som inte deltar i signeringsprocessen ska du endast avmarkera rutan Skapa från primär enhet och ange mottagaren. Det är ett bra alternativ för att skicka kopior till grupper som endast behöver hantera de slutgiltiga dokumenten.
recipient_-_new


Meddelandedetaljer

Sektionen Meddelandedetaljer innehåller avtalsnamnet och det globala meddelandet.

templates_-_messagedetails
  • Avtalsnamn – Avtalsnamnet är viktigt i meddelandeprocessen och finns både i e-postämnesraden, i fetstil i e-postbrödtexten och i ett mindre teckensnitt genom hela den formaterade texten (markerat i gult nedan).
  • Meddelande – Meddelandefältet är ett öppet textfält där du kan ange meddelanden eller instruktioner till signeraren (markerat i grönt nedan)
email_pair-rebranded

Obs!

Både fälten Avtalsnamn och Meddelande tillåter att fältvärden från Dynamics anges, vilket gör det enklare för mottagaren att anpassa avtalet. Om du vill öppna en lista över möjliga värden ska du ange vänster klammerparentes: {


Bifoga filer

I det här avsnittet kan du bifoga en fil till avtalet i förväg. Om du till exempel skapar en mall för en NDA kan du bifoga företagets NDA-fil direkt i mallen, vilket innebär att avsändaren kan hoppa över det steget.

attach_file


Avtalsalternativ:

template_-_agreementoptions
  • Förhandsvisa och placera signaturer innan avsändande – När det här alternativet är markerat öppnar avtalet automatiskt redigeringsmiljön så att avsändaren kan placera ut formulärfält.
  • Avtalet förfaller – Om det här alternativet är markerat anger avtalet ett datum när avtalet förfaller
  • Dagar tillsavtaletförfaller – Detta definierar antalet dagar som avtalet förblir signerbart när funktionen Avtalet upphör är aktiverad
  • Lägg till startsida efter signering – När det här alternativet är aktiverat kan du bestämma vilken webbadress som mottagare omdirigeras till efter att deras interaktion med avtalet är slutförd.
  • Startsida efter signering – Det här fältet innehåller webbadressen för sidan som du vill att mottagaren omdirigeras till när alternativet Lägg till startsida efter signering är aktiverat.
  • Kräv vanlig signering – Använd det här alternativet om signeraren måste signera i avsändarens system eller på en surfplatta utan att ta hjälp av e-post.
  • Kräv Min signatur – Används när avsändaren ska vara delaktig i signeringsprocessen
    • Avsändaren signerar först, sist eller är den enda signeraren
    • Signeringsordningen ska vara Angiven ordning
template_-_agreementoptionsmenu
  • Signeringsordning – Välj mellan två arbetsflöden för att få dina dokument signerade
    • Valfri ordning meddelar de som ska signera samtidigt, och signerare behöver inte vänta på alla andra
    • Angiven ordning följer en strikt sekventiell signeringsprocess i den ordning du anger signerare på avtalet
  • Typ av signatur – Välj det signeringsformat som du vill att dokumentet ska signeras i.
    • E-SIGNATUR skickar avtalen för att signeras elektroniskt via e-post och mottagaren förväntas signera elektroniskt
    • SKRIFTLIGT levererar dokumenten via e-post där mottagaren skriver ut och signerar dokumentet. Mottagaren måste sedan använda samma e-postlänk för att överföra dokumentet till Adobe Sign igen.
  • Schemalägg påminnelser för mottagareAnger påminnelser för transaktionen. Påminnelser kan konfigureras för att skickas till den aktuella mottagaren dagligen eller veckovis.
  • Fördröjning i sekunder för omdirigering – Krävs när Startsida efter signering anges. Inställningen anger hur lång fördröjningen ska vara mellan signering och det att mottagaren att omdirigeras till den angivna startsidan.
  • Signeringsspråk – Den här inställningen definierar det språk som ska användas när avtalet skickas till signerare. Alla e-postmeddelanden och uppmaningar/instruktioner på skärmen visas på det språk som valts.


Säkerhetsalternativ

I det här avsnittet anges standardverifieringsmetoden för mottagarna och det valfria lösenordet för det slutgiltiga PDF-dokumentet.

template_-_securityoptions
  • Lösenordsskydda signerad PDF – Aktivera den här funktionen om du vill lösenordsskydda det slutgiltiga dokumentet för att förhindra otillåten åtkomst
  • ID-verifiering  Definierar andrafaktorsverifiering för autentisering av mottagare
    • E-post – Ingen andrafaktorsverifiering appliceras
    • Lösenord – Alfanumeriskt lösenordsfält som standard. Avsändaren måste uppge lösenordet till undertecknaren
    • Kunskapsbaserad – Kunskapsbaserad autentisering använder publika databaser för att fråga undertecknaren flera frågor om deras bakgrund för att verifiera deras identitet
    • Webbidentitet – Sociala medier används för att tillämpa en andra autentisering

Lägga till anpassade CRM-enheter till Adobe Sign

Lägga till anpassade CRM-enheter till Adobe Sign

Flera inbyggda CRM-enheter, som du kan koppla dina avtal till, finns med i Adobe Sign-paketet:

  • Kontakter
  • Konton
  • Leads
  • Säljprojekt
  • Offerter
  • Fakturor
  • Beställningar
  • Kontrakt

 

Så här gör du om du vill lägga till anpassade CRM-enheter (eller andra inbyggda CRM-enheter) till definitionsområdet:

Låt oss anta att det finns en anpassad CRM-enhet med namnet ”Kund”.

  • Navigera till Inställningar > Anpassning
Navigera till Meny > Inställningar > Anpassning

Sidan Anpassning visas

  • Klicka på alternativet Anpassa systemet
Sidan Anpassning

Sidan Standardlösning öppnas i ett nytt fönster

I den vänstra menyn under Komponenter

  • Expandera listan Enheter
  • Hitta den anpassade enheten (i detta fall ”Kund”) och expandera den
  • Enkelklicka på enhetens namn för att se fälten och kontrollerna
Sidan Standardlösning
  • Kopiera värdet från fältet Namn (i detta fall är värdet ”ny_kund”).
    • Det är den anpassade enhetens namn i det interna systemet.
  • Navigera till alternativet 1:N-relationer under din anpassade enhet
    • Klicka på knappen Ny 1:N-relation.
Alternativet 1:N-relationer

Ett nytt fönster för Relation öppnas

Skapa en ny relation:

  1. Välj Avtal i fältet Relaterad enhet
    • Fältet Namn ändras till {entityName}_adobe_agreement
Relationship

     2. Klistra in namnet på den anpassade enheten (i vårt fall ”ny_kund”) i fältet Visningsnamn.

  • Värdet i fältet Namn ändras till ”ny_” + {entityName} + ”ID”. (new_new_customerID)

    3. Klicka på Spara och stäng

  • Fönstret Relation stängs
  • Klicka på Publicera alla anpassningar överst på sidan 1:N-relationer
Publicera alla anpassningar överst på sidan 1:N-relationer


Nedladdningsbar version

Hämta

Denna produkt är licensierad enligt en Creative Commons Erkännande-Ickekommersiell-Dela Lika 3.0 Unported-licens  Twitter™- och Facebook-inlägg omfattas inte av villkoren i Creative Commons-licensen.

Juridiska meddelanden   |   Onlinesekretesspolicy