Adobe Sign för ServiceNow är en anpassad integration som utvecklats för att ge enkel åtkomst till de kraftfulla verktygen i Adobe Sign i ServiceNow. Vi ger dig verktygen du behöver för att skapa stabila arbetsflöden, och katalogobjekt för att flytta processer för dokumentsignering och -lagring till molnet.

Skapa ett arbetsflöde

Vad är arbetsflöden?

Arbetsflöden är ryggraden i Adobe Sign-katalogobjekt. När du lägger till variabler och skapar objekt visas formuläret med rätt fält, men du behöver även skapa ett arbetsflöde som tar emot informationen och gör det möjligt för Adobe Sign att skicka avtalet.

Nedanstående steg är ett exempel på hur du kan skapa ett arbetsflöde för en utgiftsrapport.


Öppna arbetsflödesmenyn

Som administratör skriver du in arbetsflöden i filtreringsfältet för att hitta alternativet Arbetsflödesredigeraren under Orchestration.

1Workflow Menu

 

Klicka på Arbetsflödesredigeraren för att öppna sidan Arbetsflöde som visas nedan:

2Workflow page-new

 

Klicka på tecknet + till höger om arbetsflödessökfältet på den högra panelen.

Då startar processen för att skapa ett nytt arbetsflöde genom att mallsidan Nytt arbetsflöde öppnas.

  • Ge arbetsflödet ett namn.
  • Anslut arbetsflödet till en tabell.
3New Workflow

 

För utgiftsrapporten ger vi arbetsflödet namnet ”testutgiftsrapport”, väljer tabellen ”Begärt objekt” och klickar sedan på skicka.

5Workflow name

 

Ett standardarbetsflöde med en start- och slutpunkt startar.

Nästa steg är definiera det önskade arbetsflödet genom att lägga till delar i det.

6Workflow Designer

 

Arbetsflödet mellan de olika delarna visas med hjälp av pilar, och i standardlayouten går det helt enkelt från start- till slutpunkten. Vi vill lägga till saker däremellan, så vi tar bort pilen som går mellan start- och slutpunkten genom att klicka på pilen och trycka på tangenten Delete.

7Workflow Designer

 

Eftersom vi skapar ett utgiftsrapportsobjekt förväntar vi oss att en användare ska bifoga en utgiftsrapport. För att det ska vara möjligt måste vi lägga till Adobe Sign-paketet som tillåter att information i bifogade filer hämtas.

Klicka på fliken Paket på den högra panelen.

7Select Packs

 

Dra paketet Adobe Sign – hämta data i bifogad fil till skärmens mitt. Popup-fönstret nedan visas:

9Get Attachment Pack

 

Fyll i fälten:

  • Namn: Det namn du ger paketet.
  • Fas: Om du anger en fas går det att avgöra vilken fas objektet befinner sig i i arbetsflödet vid ett senare tillfälle.
    • I det här fallet vet vi att begäran är godkänd om vi godkänner bifogade data.
  • Adobe-avtalsnamn: Infogar avtalsnamnet från formulärets början.
  • Adobe-e-postadress: Med ServiceNow-användarkonton kan Adobe Sign automatiskt hitta e-postadressen till avsändaren, avsändarens ansvariga och kostnadsstället och skicka avtalet till dem med syntaxen som visas.
  • Adobe-meddelande: Ett förinställt meddelande som kan skapas i ServiceNow.
10 Get Attachment PAck

 

Klicka på Skicka för att spara paketkonfigurationen.

Klicka på och dra från rutan Alltid (på objektet Start) till det nya paketobjektet.

11 Workflow Designer

Obs!

Du kan organisera arbetsflödet som du vill genom att klicka på och dra enskilda objekt.

 

Nästa steg i arbetsflödet är att skicka bilagan till mottagaren utan förhandsgranskning.

Dra paketet Skicka bilaga – ingen förhandsgranskning från fliken Paket i den högra menyn för att lägga till det i arbetsflödet.

Paketkonfigurationsfönstret öppnas:

12 Activity Properties

 

Det finns två sätt att fylla i fälten som visas:

  • Du kan ange värden i fälten manuellt.
  • Du kan fylla i fälten genom att dra rätt etikett från fliken Data till höger.
    • Du kan till exempel dra objektet encodedBody från fliken Data till valfritt fält som kräver ett objekt med kodad brödtext.
12Data Objexcts

Använd samma förfarande för alla andra paket som du lägger till i arbetsflödet. Dra dem till skärmen och fyll i fälten.

I exemplet med utgiftsrapporten är följande paket konfigurerade enligt nedan:

Paket: Ange värden

14 Set Values

Paket: Vänta på villkor

15 Wait for Connection

Paket: Bifoga signerat avtal

16 Attach Signed Agreemen t

Paket: Ange värden

17 Set Values

 

När alla delar finns i redigeringsfönstret ska du ansluta dem med pilar så att det skapas ett flöde fram till arbetsflödets slutpunkt.

Dra grenarna Fel till slutobjektet så att arbetsflödet avbryts om det uppstår ett fel under något av de viktiga stegen.

18 Workflow Designer

 

Nu när alla delarna har kopplats samman i en logisk ordning kan du publicera arbetsflödet genom att klicka Publicera.

19 MEnu Options

 

När arbetsflödet har publicerats kan det bifogas till ett katalogobjekt.

  • Det är möjligt att närsomhelst redigera arbetsflödet genom att klicka på Slutkontroll.


Lägga till åtgärder i arbetsflöden för godkännande

När du lägger till ett godkännande eller pausar ett arbetsflöde som innehåller en anpassad Adobe Sign-åtgärd kanske du måste ändra metoden med vilken variabler från front-end-katalogen hämtas.  Om du har problem med tomma fält i avtal eller fel som anger att en variabel inte hittas (till exempel ”Kan inte läsa egenskapen ”objectname” i odefinierade”), kanske du måste ändra arbetsflödet till ”aktuellt” i åtgärderna som hämtar variabler. 

Till exempel:

Om åtgärden använder:

${workflow.variables.adobe_email_address}

Om du vill hämta användarens e-postadress kanske du måste ändra den till

${current.variables.adobe_email_address}

för att åtgärda felet.

Det beror på ett tidsinställningsfel som uppstår när arbetsflödet pausas i väntan på att åtgärden ska slutföras.  

workflow_variables

Obs!

Ändringen rekommenderas bara när en åtgärd som skapar en paus används, till exempel en timer eller ett godkännande. 

Vi rekommenderar att du testar funktionaliteten noga innan arbetsflödet används i en produktionsmiljö.

Påminnelser/vanliga fallgropar

Så här felsöker du problem

Om det uppstår problem när katalogobjektet skickas är det enklast att hitta felet genom att avgöra vad som gick fel i arbetsflödet. Gör det genom att köra katalogobjektet och sedan skriva ”begärda objekt” i filtreringsfältet.

20 Self-service Menu

 

Här hittar du en lista över alla begärda objekt.

Använd kolumnrubrikerna för att sortera posterna och leta efter en status eller en dokumentstatus som tyder på ett problem.

Klicka på objektposten för att öppna en instans av arbetsflödet.

20Recent Items Error

 

Ha arbetsflödessidan öppen och sök efter paketet som innehåller felet (röd ikon). Om du klickar på det visas vilken del av arbetsflödet som katalogobjektet finns i.

I de flesta fall finns det faktiska felet i paketet före paketet med den röda ikonen som anger att ett felaktigt värde skickades vidare.

21Error in Workflow

 

Håll musen över rutan för att få en beskrivning av felet:

Avtals-ID-fel: Berör ofta paketet Hämta data i bifogad fil och felet visar sig i paketet Skicka bilaga. Det här händer vanligtvis om värdena i fältet ”Adobe-e-postadress” är felaktiga eller om e-postadresserna för de användare som placeras i fältet är ogiltiga.

  • Kontrollera att e-postadresserna är ifyllda för den aktuella användaren, den aktuella användarens ansvarige och kostnadsställets ansvarige.
  • Kontrollera att den aktuella användaren har en associerad ansvarig.

Anslutningsfel: Kontrollera anslutningen till Adobe Sign i panelen Adobe Sign-administration genom att skriva Adobe Sign i filterrutan. Klicka sedan på Anslut till Adobe.

Så här skapar du ett katalogobjekt

Ett katalogobjekt i ServiceNow är i huvudsak ett objekt som en administratör skapar för att utföra en åtgärd som kan samlas i ett klickbart objekt.

Följande exempel använder arbetsflödet som skapades för utgiftsrapporten i föregående avsnitt.

 

Skapa katalogobjekt

Som administratör skriver du katalogobjekt i menyns filtreringsfält.

23 Catalog Menu

Klicka på Katalogobjekt (under Adobe Sign-administration).

En lista över alla inbyggda katalogobjekt i Adobe Sign visas:

23Catalog Items short

 

Klicka på Nytt för att skapa ett nytt katalogobjekt.

NEw Button

En ny mallsida för katalogobjekt öppnas.

25Catalog Template Originaledit-Rebrand

Anpassa katalogobjektet genom att fylla i fälten:

1. Namn: Katalogobjektets namn. Inled med "Adobe Sign –" för att underlätta identifiering.

2. Arbetsflöde: Klicka på förstoringsglaset för att välja arbetsflödet som du vill bifoga till objektet.

3. Ikon: Överför en bild som kan representera objektet som en ikon.

4.  Kort beskrivning: Ange en kort beskrivning med en mening.

5. Beskrivning: Den längre beskrivningen av objektet bör beskriva dess fullständiga funktion.

6. Skicka: Klicka på Skicka för att spara katalogobjektet när det har anpassats.

 

Efter att katalogobjektet har skickats visas en lista över alla katalogobjekt.

Klicka på objektet som du skapade och bläddra längst ned för att visa de variabla fälten. 

33 Catalog Variables

Här kan du ange variabler för katalogobjektet.

I exemplet med kostnadssammanställning finns tre angivna variabler:

  • Adobe_agreement_name: Den här variabeln antar avtalsnamnet.
  • Cost_center: Den här variabeln hittar rätt kostnadsställe för utgiftsrapporten.
  • Adobe_attach_macro: Den här variabeln hittar bilagan som ska överföras av en användare.

 

Exempel på hur du skapar en variabel – Adobe_agreement_name:

34 Catalog questions

 

I fältet Typ väljer du Enskild rad med text eftersom avtalsnamnet ska vara ett kort värde.

35 Catalog Type

 

Ange den fråga som du vill att användaren ska se i fältet Fråga och klicka på uppdatera.

36 Catalog Question

 

Gör samma sak för de andra variablerna som innehåller ett kostnadsställe och ett bilagsmakro.

Exempel visas nedan:

Variabel: kostnadsställe

37 Catalog page


Variabel: bilagsmakro

38 Catalog Type

 

När du har skapat formulärets första del klickar du på Testa längst upp till höger för att testa det.

Ange några testobjekt i fältet och se om objekten fungerar.

39 Try It

Skicka avtal med katalogobjektet

När katalogobjektet har skapats kan användarna få åtkomst till objektet (via ikonen) från tjänstkatalogen eller tjänstportalen för att skicka signerbara dokument (avtal).

 

Tjänstkatalog:

Skriv tjänstkatalog i filtreringsfältet och klicka på Tjänstkatalog i menyn som visas.

33 Service Catalog

Du kan hitta objektet i Vanligaste begäranden eller via Adobe Sign-objekten på tjänstkatalogsidan:

35Adobe Sign Item-rebrand

Objektsstatus för skickat avtal

När ett avtal har skickats kan du visa objektets status genom att skriva begärda objekt i filtreringsfältet och klicka på länken Begärda objekt i menyn som visas.

36RequestedItem

 

Begärda objekt visar en sida som listar alla begärda katalogobjekt som har startats hittills.

44 Request Catalog Items

 

När du klickar på ett objekt i listan öppnas ett nytt fönster med de specifika detaljerna om det objektet.

45 More Details

Få åtkomst till objekten ”Mina avtal”

Om du som enskild användare endast vill visa avtalsobjekt som du har skickat kan du göra det genom att skriva mina dokument i filtreringsfältet och klicka på länken Mina dokument i menyn som visas.

39 Accessing MyDocs

Om du klickar på objektet Mina dokument kan du se alla dokument som är kopplade till ditt konto – avtal som du har skickat till andra eller avtal som du har signerat.

47 My Documents

Om du klickar på ett radobjekt öppnas en sida som visar status för begäran och bifogade dokument. Det här objektet lagrar poster och gör det möjligt att i realtid visa alla begärda åtgärder från avtalsmottagare och (de nedladdningsbara) signerade dokumenten. 

48 Specific Items


Tjänstportal

Förutom genom tjänstkatalogen går det även att få åtkomst till objekt via tjänstportalen.

 

Skapa en tjänstportalsida:

Skriv tjänstportal i filtreringsfältet och klicka på länken Sidor i menyn som visas.

42Service Portal Menu

Ge sidan en rubrik och ett ID.

Klicka på Skicka för att skapa sidan.

50 page title and id

Klicka på objektet för att öppna sidan när den har skapats.

Bläddra nedåt och klicka på Öppna i designverktyget.

51 Related Links

Dra en 4-4-4-behållare till sidan.

52 4-4-4 Container

Placera en ikonlänk (från widgetmenyn) i behållaren.

53 Icon link

Klicka på pennan för att redigera ikonlänken.

54 Pencil

Fyll i objektet. Se exemplet nedan:

Obs!

Bilagsmakrot är inkompatibelt med tjänstportalen. När du redigerar ett katalogobjekt ska du kontrollera att länken du anger pekar mot ett katalogobjekt som endast använder redan överförda dokument.

55 Expense Report-small

Nu när du har skapat sidan kan du gå tillbaka till ServiceNow och klicka på Testa för att testa den nya portalsidan!


Nedladdningsbar PDF

Hämta

Denna produkt är licensierad enligt en Creative Commons Erkännande-Ickekommersiell-Dela Lika 3.0 Unported-licens  Twitter™- och Facebook-inlägg omfattas inte av villkoren i Creative Commons-licensen.

Juridiska meddelanden   |   Onlinesekretesspolicy