Välkommen till den kortfattade installationsguiden för Adobe Sign!

I den här guiden hittar du de rekommenderade första stegen för att konfigurera kontot för Adobe Sign och för att skicka transaktioner.

Här nedan visas två flikar, en för användarna av systemet och den andra för kontoadministratörer. På varje flik finns en lista med funktioner som kan konfigureras och precis till höger om funktionsnamnet visas de tjänstenivåer de är avsedda för.

Vi rekommenderar att alla användare börjar med att konfigurera sitt personliga ID. Om du är kontoadministratör ska du fortsätta till fliken Admin och konfigurera kontoinställningarna.

Obs!

Individuella konton är enskilda licenskonton, så standard är att användaren också är kontoadministratör.

Användare

Du har ett nytt användar-id och troligtvis finns det inga problem. Ibland händer det emellertid att uppgifterna som används för användarprofilen inte är exakt de som du vill visa.

I Adobe Sign används profilinformationen i vissa e-postmallar (som när du begär en signatur) så det kan vara värt att kontrollera att din profil innehåller korrekt information för dig och ditt företag.

Förhandsgranska eller redigera din personliga profil:

  1. Logga in på Adobe Sign.
  2. Navigera till Konto > Personliga inställningar
  3. Förhandsgranska informationen. Klicka på Redigera om du vill uppdatera
  4. Ändra vid behov informationen och klicka på Spara

Obs!

Om du inte ser kontoalternativet högst upp i fönstret, ska du föra musen över namnet i det övre högra hörnet på sidan och sedan välja Min profil på snabbmenyn.

Med Adobe Sign kan du skapa tre signaturformat utifrån dina personliga eller affärsmässiga krav:

  • Avskriftsliknande teckensnitt: Standardvärdet och det vanligaste formatet för närvarande. Ett teckensnitt används för ditt namn för att uppnå ett utseende som påminner om en handskriven signatur.
    Om du väljer detta alternativ behöver du inte göra mer!

  • Biometrisk: Skriv din signatur med en mus, penna eller ditt finger!  Att skriva signaturen på en surfplatta med ett finger ger vanligtvis det bästa resultatet.

    Om du väljer detta alternativ kan du signera en transaktion genom att rita namnet och sedan spara transaktionen. Biometriska signaturer kan endast sparas i samband med en signering, så du kanske vill använda funktionen Endast jag signerar på fliken Hem för att få åtkomst till en signeringshändelse.

Obs!

När du skapar en biometrisk signatur ska du inte glömma bort att markera rutan Spara som signatur som visas i det nedre högra hörnet när du har en version som ser bra ut.

  • Signaturbild: Om du har en befintlig bild av din signatur kan du överföra den till systemet. Den kommer då att användas i Adobe Sign som din signatur när du signerar. Om du vill ladda upp en bild av din signatur loggar du in på Adobe Sign och navigerar till Konto > Personliga inställningar > Min signatur.

Obs!

Om du väljer att använda antingen Biometrisk eller en bild för din signatur, ska du även se till att gör inställningar för dina initialer!

För avancerade användare som verkligen vill ha kontroll över sina transaktioner, kan teamanvändare konfigurera händelsemeddelanden och Enterprise-användare kan konfigurera både händelser och larm. 

Navigera till Konto > Personliga inställningar > Mina händelser/larm för att öppna händelse-/larmsidan.

Några få snabba definitioner:

Händelser: Åtgärder som utförs på en transaktion (skicka, visa, signera osv.).

Larm: Förväntade åtgärder som inte inträffar inom en angiven tidsperiod (visas inte på åtta timmar, visas men signeras inte inom tre timmar osv.).

Både händelser och larm kan konfigureras för att kommunicera på två sätt. Du kan välja ingen, en eller båda genom att markera konfigurationsalternativet. Dessa alternativ är:

E-post: Om du väljer det här alternativet skickas ett e-postmeddelande varje gång händelsen eller varningen inträffar. Beroende på volymen, kan det här alternativet upplevas som "skräppost" så vi rekommenderar att du har e-postvolymen i åtanke om du väljer den här inställningen.

Händelse: Händelser markeras för att visas på din hemflik (i avsnittet för händelser/larm) och den kommer att visas i rapporter som du skapar på sidan för händelser/larm.

Lägg även märke till att det finns två flikar för dessa händelser/larm.

Mina händelser/larm är den uppsättning med alternativ för transaktioner där du är avsändaren.

Delade händelser/larm är inställningarna för ett annat användar-ID som har delat sitt konto med dig.

Rapporteringen kan konfigureras längst ned på sidan så att du får dig tillskickad en sammanfattning över händelser som du har markerat. Du kan dessutom bestämma att rapporten ska skickas en gång i veckan, varje arbetsdag eller varje veckodag.   

Delade händelser/larm är inställningarna för ett annat användar-ID som har delat sitt konto med dig. Du konfigurerar delade händelser/larm genom att navigera till Konto > Personliga inställningar > Delade händelser/larm.

Med Enterprise-nivåkonton är det möjligt för användare att skapa egna sidfötter, ungefär som en signaturfil i ett e-postmeddelande.

Om alternativet är tillgängligt ställer du in det i Konto > Personliga inställningar > Min sidfot för e-post.

Om du inte ser alternativet kan kontoadministratören aktivera det på kontonivån.

Den här sidfoten placeras längst ned i din transaktionse-post, men ovanför eventuella sidfotsbilder.

Teamadministratörer

Välkomna administratörer!

Förhoppningsvis har konfigurationen av ditt personliga användar-id gått bra och du är nu redo för de större kontoövergripande besluten.

Nedanstående beskrivningar är relativt långa, men för att kontoinställningarna ska bli korrekta är det viktigt att dina avsändare och signerare får god tid på sig att anpassa sig till processen. Detta innebär även att antalet frågor som ofrånkomligt kommer att uppstå blir färre med förändringen efter distributionen.

Obs!

Alla alternativ som är tillgängliga för dig beskrivs inte fullständigt, så kontakta support om du har några frågor.

Via Adobe Sign erbjuds du en metod där du kan skicka en kopia av varje signerad transaktion till en valfri e-postadress (eller flera adresser om det skulle behövas!).

Med Adobe Sign kommer alla dina transaktioner att sparas på våra servrar, men det skadar inte att ha en lokal kopia av varje färdigt dokument, vilket kan vara praktiskt om du utsätts för extra revision!

Navigera till Konto > Kontoinställningar > Externt arkiv för att definiera de e-postadresser som du automatiskt vill leverera dina signerade dokument till.

För mindre företag, som inte har åtkomst till stora e-postkorgar, eller företag som föredrar att lagra sina filer i molnet, kan både Box.com och Evernote erbjuda dig en e-postadress som du kan använda för den här funktionen. (Installationsanvisningar är länkade på sidan Externt arkiv.)

Fältet Externa arkiv har en begränsning på 255 tecken. Om du vill skicka till fler personer än vad som får plats, ska du prova med att använda en distributionslista!

Signaturinställningar!

Det finns mycket att tänka på när det gäller dessa inställningar, så vi börjar direkt!

Navigera till Konto > Signaturinställningar.

När du har valt ett signeringsformat finns det ytterligare några inställningar som du bör tänka på när det gäller signeringsprocessen:

Vill du att signerarna ska kunna spara sina biometriska signaturer eller ska de kunna överföra en bild? I allmänhet rekommenderar vi att du tillåter detta eftersom signeringen går snabbare, särskilt om du vill att signeraren ska signera mer än ett dokument.

  • Välformaterade signaturer – Detta beskriver raden under signaturen och det namn/datum som du kan se utskrivet där. Om du vill inaktivera detta placeras endast signaturen utan markeringar som visar att signaturen är elektronisk.

  • Välj signeringsteckensnitt dynamiskt – I Adobe Sign finns tre teckensnitt för signaturer. Om du aktiverar detta väljs i Adobe Sign slumpmässigt ett av dem varje gång som en signering görs. I annat fall får den första signeraren alltid teckensnitt 1, den andre teckensnitt 2 osv.

Du kanske gjorde detta när du loggade in första gången, om inte är det dags att göra det nu!

Navigera till: Konto > Kontoinställningar > Kontoinställning.

Här visas tre steg, till att börja med gäller det att definiera företagsnamn och värdnamn.

I företagsnamnfältet anges företagsnamnet för alla användare som du skapar. Du bör därför ha det fullständiga (marknadsgodkända!) företagsnamnet angivet här så att du inte får många olika varianter när nya användare läggs till och kontrollerar sina personliga profiler.

Värdnamnet är en typ av märke och det placerar värdnamnet före .echosign.com i webbadressen.

Även på den här sidan ser du länken till den uppladdade logotypen. Den kommer att användas i nästa avsnitt.

Det finns även en länk för att skapa användare, men vi rekommenderar att du avstår från att lägga till användare innan webbplatsen har konfigurerats (vänta åtminstone till efter säkerhetsinställningarna).

Varumärket är viktigt! Dina kunder vill se logotypen på transaktionerna som du skickar ut och genom att ladda upp logotypen, kommer varumärket att placeras på alla e-postmeddelanden med de transaktioner som skickas ut med Adobe Sign.

JPEG-, GIF- eller PNG-bilder stöds, men PNG ger bäst resultat i allmänhet.

Om du vill undvika skalförändringar ska du använda bilder som är exakt 60 pixlar höga och 200 pixlar breda. Om du har möjlighet så passar en låg, bred bild bäst.

Du laddar upp logotypen genom att navigera till Konto > Kontoinställningar.

I avsnittet Ladda upp logotyp ser du uppladdningsknappen för att söka efter en bild i ditt lokala system. När du har markerat logotypen klickar du på Spara.

Om originalbilden är avsedd att inte vara större än 60 pixlar hög och 200 pixlar bred, kommer den bilagda logotypen att få en utmärkt kvalitet.

Avsnittet Globala inställningar på fliken Konto är ett av de mer funktionsrika avsnitten och alla inställningar är ärendespecifika.

Här nedan beskriver vi kortfattat varje alternativ och förklarar vår rekommendation, men det kan vara helt rimligt att ditt fall kan variera från "det mest vanliga användningssättet".

Navigera till Konto > Kontoinställningar > Globala inställningar.


  • Begränsad dokumentsynlighet
    Den här funktionen använder du endast för att visa avsedda filer i din transaktion för olika signerare. För att få ut det mesta ur Begränsad dokumentsynlighet krävs att du har en bra förståelse för hur signaturflödet fungerar i relation till dokumenten som du skickar, och hur du bifogar dessa dokument.

    Om du tror att du kommer att skicka en stor transaktion med flera filer till flera signerare, och om du vill dölja delar av dokumentet för en eller flera signerare, ska du använda den här inställningen!  Här finns en kort video om du fortfarande inte kan bestämma dig.

  • Certifiera kopia av dokumentet för
    Aktivera den här funktionen för att certifiera att alla PDF-dokument som levereras eller hämtas från Adobe Sign kommer att innehålla ett Adobe CDS-certifikat. Dokument med CDS-certifikat innehåller en synlig indikator som visar att dokumentet inte är förfalskat.
    Du kan välja att använda CDS-certifikat för kopior som skickas till interna handläggare, externa signerare, alla eller ingen.

    Obs! CDS-certifikat förhindrar att du tar bort skyddet för den slutliga PDF-filen, så om du behöver ändra dina kopior av det slutgiltiga dokumentet (dela upp dem i filer, lägga till en bearbetningsstämpel osv.) måste du ta bort CDS-certifikatet för interna mottagare.

  • Bifoga en PDF-kopia av det signerade dokumentet i e-post skickad till
    När transaktionen är klar kommer alla inblandade som standard att få en kopia. Den här inställningen gör att du kan ändra så att kopior endast skickas till interna medarbetare, endast externa medarbetare, till båda eller inga.

    Hur du gör den inställningen beror troligtvis på vilken typ av dokument du har. Om du samlar in känslig information kan det vara bra att inte skicka ut signerade kopior med e-post. Detta är det bästa sättet att skydda dem, men det kan innebära att kunderna kontaktar dig för att få en kopia av dokumentet. I dessa fall rekommenderar vi att du har ett kostnadsfritt konto för signerarregister med Adobe Sign och överför en kopia direkt från Adobe Sign.

  • Bifoga revideringsrapport för slutförda dokument
    Om du behöver revideringsrapporter bifogade till kopian av det signerade dokumentet som vi skickade med e-post till dig, så ska detta alternativ åtminstone vara aktiverat för avsändaren.

  • Skicka en extra kopia av alla signerade avtal till de här e-postadresserna
    Detta avser återigen det externa arkivet, men den här inställningen kan konfigureras på gruppnivån (för Enterprise-kunder) och detta gör att du till exempel kan dirigera avslutade säljkontrakt till redovisningsavdelningen eller avslutade sekretessavtal till den juridiska avdelningen.

  • Ladda upp signerat dokument
    Om du tillåter signerare att skriva ut dokumentet, signera det och faxa det tillbaka, bör du aktivera den här inställningen. Någon gång kommer någon att skriva ut dokumentet och skicka det till dig, och om den här inställningen inte är aktiverad kommer du inte att kunna utestänga transaktionen i Adobe Sign.

  • Twitter-integrering
    Låt medarbetarna berätta om sina framgångar! Skicka ut ett Twitter-meddelande varje gång en transaktion avslutas.
 
  • Ange en tidszon att använda för avtal som skapas av användare i det här kontot
    Den här inställningen används för att ställa in tidszonen för tiddatumstämplar på dina transaktioner.

Säkerhetsinställningar för Adobe Sign matchar de allmänna säkerhetsinställningarna för lösenord som du hittar för de program som du har hanterat – med några extra dokumentinställningar.

Du ställer in säkerheten genom att navigera till Konto > Kontoinställningar > Säkerhetsinställningar.

  • Inställningar för enskild inloggning
    Kan användarna autentisera som antingen en Adobe- eller Google-användare? Om då är fallet bör du aktivera lämpliga inställningar och inaktivera dem som du troligtvis inte kommer att använda.

  • Inställningar för Kom ihåg mig
    Här kan du välja att komma ihåg användarens inloggningsuppgifter under en viss tidsperiod. Välj tidsperioden i listrutan.

  • Policy för inloggningslösenord
    Den här inställningen används för att ställa in parametrarna för hur ofta lösenordet måste återställas och hur många tidigare Adobe Sign-lösenord som ska kommas ihåg för att förhindra att återkommande lösenord installeras.

  • Styrka för inloggningslösenord
    Styrkan för dina lösenord är nyckeln till att säkerställa kontots säkerhet. Vi rekommenderar att du anger ett så högt värde som tolereras av dina användare.

  • Typ av PDF-kryptering
    Det viktiga när det gäller PDF-krypteringsnivåer är känna till vilka Reader-versioner som dina signerare troligtvis kommer att ha installerade. De mer avancerade krypteringarna kräver senare versioner av Reader.

    I allmänhet gäller att dina signerare inte är så tekniskt bevandrade, så välj 128-bitars AES för att vara på den säkra sidan. Acrobat 7 lanserades i början av 2005 och de flesta har nog uppgraderat därefter.
 
  • Tillåtna IP-intervall
    Om du oroar dig för att externa parter försöker få åtkomst till dina användare, så är en begränsning av IP-området en bra motåtgärd. Kontrollera att ingen måste arbeta hemifrån eller på en mobil enhet från egna nätverk.

  • Kontodelning
    Kontodelning är en praktisk funktion när det gäller att hantera dina agenter som rapporterar till dig, men det kan vara klokt att kontrollera vilka som de delar sina konton med. Många administratörer väljer att endast skapa kontodelningar när de skapar nya användare och väljer att inaktivera kontoövergripande inställningar.

  • Verifiering av signeraridentitet
    Ska användarna behöva logga in innan de signerar ett dokument? Beroende på ditt sätt att arbeta kan detta vara en bra säkerhetskontroll.

  • Signeringslösenord för avtal
    Du kan använda en lösenordspolicy för att skydda dokumentsignering och visning.

  • Lösenordsstyrka för avtalssignering
    Ange lösenordsstyrkan.

  • Kunskapsbaserad autentisering
    Du kan begränsa antalet försök som signerare får bekräfta sin identitet innan avtalet annulleras.

Slutligen, det är nu dags att lägga till användare!

Om du har köpt Adobe Sign under eller efter januari 2017, måste du sköta användarhanteringen via Team Admin Console. Läs mer om hur du hanterar ditt team.

Om du har köpt Adobe Sign före januari 2017 ska du följa nedanstående instruktioner.

Det finns två metoder för att skapa nya användare i Adobe Sign:

En i taget

eller

Skapa flera samtidigt med en CSV-fil

Processen för att skapa enskilda användare är ganska enkel. Navigera bara till
Gå till Konto > Användare och klicka på plusknappen (+) i verktygsfältet som visas intill sökrutan. Dialogrutan Skapa öppnas.

Fyll i e-postadress, förnamn och efternamn, och markera sedan gruppen som användaren ska tilldelas till (om det behövs).

Du kommer även att se kryssrutan Visa deras avtal. Med detta alternativ kan du skapa en kontodelning från den nya användaren till din administratör. Om du vill övervaka den nya agentens transaktioner ska du markera den här kryssrutan.

Om du inte gör det kan du fortfarande skapa en delning genom att välja funktionen Kontodelning.

När du skapar användaren skickas ett e-postmeddelande till den adress som du angav med en lösenordsbegäran. När detta är gjort är användaren aktiverad och klar för att skicka det första dokumentet!

Gå till Konto > Användare och klicka sedan på plusknappen (+) i verktygsfältet som visas intill sökrutan när du vill skapa satser. I dialogrutan Skapa klickar du på Skapa användare satsvis.

Processen innebär att du måste skapa en CSV-fil med kolumner och ange minst en e-postadress samt för- och efternamn. Exakt format visas i exemplen i .CSV-filen. Klicka på länken Hämta ett exempel på en CSV-fil. Förbered filen i det angivna formatet. När filen är klar klickar du på Bläddra och markerar filen.

Enda nackdelen med den här processen är att du inte kan skapa delningen från användaren till administratörskontot.

Företagsadministratörer

Välkomna administratörer!

Förhoppningsvis har konfigurationen av ditt personliga användar-id gått bra och du är nu redo för de större kontoövergripande besluten.

Nedanstående beskrivningar är relativt långa, men för att kontoinställningarna ska bli korrekta är det viktigt att dina avsändare och signerare får god tid på sig att anpassa sig till processen. Detta innebär även att antalet frågor som ofrånkomligt kommer att uppstå blir färre med förändringen efter distributionen.

Obs!

Alla alternativ som är tillgängliga för dig beskrivs inte fullständigt, så kontakta support om du har några frågor.

Via Adobe Sign erbjuds du en metod där du kan skicka en kopia av varje signerad transaktion till en valfri e-postadress (eller flera adresser om det skulle behövas!).

Med Adobe Sign kommer alla dina transaktioner att sparas på våra servrar, men det skadar inte att ha en lokal kopia av varje färdigt dokument, vilket kan vara praktiskt om du utsätts för extra revision!

Navigera till Konto > Kontoinställningar > Externt arkiv för att definiera de e-postadresser som du automatiskt vill leverera dina signerade dokument till.

För mindre företag, som inte har åtkomst till stora e-postkorgar, eller företag som föredrar att lagra sina filer i molnet, kan både Box.com och Evernote erbjuda dig en e-postadress som du kan använda för den här funktionen. (Installationsanvisningar är länkade på sidan Externt arkiv.)

Fältet Externa arkiv har en begränsning på 255 tecken. Om du vill skicka till fler personer än vad som får plats, ska du prova med att använda en distributionslista!

Signaturinställningar!

Det finns mycket att tänka på när det gäller dessa inställningar, så vi börjar direkt!

Navigera till Konto > Signaturinställningar.

När du har valt ett signeringsformat finns det ytterligare några inställningar som du bör tänka på när det gäller signeringsprocessen:

Vill du att signerarna ska kunna spara sina biometriska signaturer eller ska de kunna överföra en bild? I allmänhet rekommenderar vi att du tillåter detta eftersom signeringen går snabbare, särskilt om du vill att signeraren ska signera mer än ett dokument.

  • Välformaterade signaturer – Detta beskriver raden under signaturen och det namn/datum som du kan se utskrivet där. Om du vill inaktivera detta placeras endast signaturen utan markeringar som visar att signaturen är elektronisk.

  • Välj signeringsteckensnitt dynamiskt – I Adobe Sign finns tre teckensnitt för signaturer. Om du aktiverar detta väljs i Adobe Sign slumpmässigt ett av dem varje gång som en signering görs. I annat fall får den första signeraren alltid teckensnitt 1, den andre teckensnitt 2 osv.

Du kanske gjorde detta när du loggade in första gången, om inte är det dags att göra det nu!

Navigera till: Konto > Kontoinställningar > Kontoinställning.

Här visas tre steg, till att börja med gäller det att definiera företagsnamn och värdnamn.

I företagsnamnfältet anges företagsnamnet för alla användare som du skapar. Du bör därför ha det fullständiga (marknadsgodkända!) företagsnamnet angivet här så att du inte får många olika varianter när nya användare läggs till och kontrollerar sina personliga profiler.

Värdnamnet är en typ av märke och det placerar värdnamnet före .echosign.com i webbadressen.

Även på den här sidan ser du länken till den uppladdade logotypen. Den kommer att användas i nästa avsnitt.

Det finns även en länk för att skapa användare, men vi rekommenderar att du avstår från att lägga till användare innan webbplatsen har konfigurerats (vänta åtminstone till efter säkerhetsinställningarna).

Varumärket är viktigt! Dina kunder vill se logotypen på transaktionerna som du skickar ut och genom att ladda upp logotypen, kommer varumärket att placeras på alla e-postmeddelanden med de transaktioner som skickas ut med Adobe Sign.

JPEG-, GIF- eller PNG-bilder stöds, men PNG ger bäst resultat i allmänhet.

Om du vill undvika skalförändringar ska du använda bilder som är exakt 60 pixlar höga och 200 pixlar breda. Om du har möjlighet så passar en låg, bred bild bäst.

Du laddar upp logotypen genom att navigera till Konto > Kontoinställningar.

I avsnittet Ladda upp logotyp ser du uppladdningsknappen för att söka efter en bild i ditt lokala system. När du har markerat logotypen klickar du på Spara.

Om originalbilden är avsedd att inte vara större än 60 pixlar hög och 200 pixlar bred, kommer den bilagda logotypen att få en utmärkt kvalitet.

Avsnittet Globala inställningar på fliken Konto är ett av de mer funktionsrika avsnitten och alla inställningar är ärendespecifika.

Här nedan beskriver vi kortfattat varje alternativ och förklarar vår rekommendation, men det kan vara helt rimligt att ditt fall kan variera från "det mest vanliga användningssättet".

Navigera till Konto > Kontoinställningar > Globala inställningar.

  • Bifoga en CSV-fil med formulärdata till avsändarens undertecknade e-postavtal
    Markera rutan om du använder formulär och vill hämta en CSV-fil med fältdata för alla signerade dokument. Det kan emellertid bli alltför omfattande att hämta enskilda CSV-filer för varje transaktion.

    Om du vill samla in data eller överföra data till CRM-system, kan det vara bättre om du tar dig tid och bygger upp en API-lösning.

  • Begränsad dokumentsynlighet
    Den här funktionen använder du endast för att visa avsedda filer i din transaktion för olika signerare. För att få ut det mesta ur Begränsad dokumentsynlighet krävs att du har en bra förståelse för hur signaturflödet fungerar i relation till dokumenten som du skickar, och hur du bifogar dessa dokument.

    Om du tror att du kommer att skicka en stor transaktion med flera filer till flera signerare, och om du vill dölja delar av dokumentet för en eller flera signerare, ska du använda den här inställningen!  Här finns en kort video om du fortfarande inte kan bestämma dig.

  • Certifiera kopia av dokumentet för
    Aktivera den här funktionen för att certifiera att alla PDF-dokument som levereras eller hämtas från Adobe Sign kommer att innehålla ett Adobe CDS-certifikat. Dokument med CDS-certifikat innehåller en synlig indikator som visar att dokumentet inte är förfalskat.
    Du kan välja att använda CDS-certifikat för kopior som skickas till interna handläggare, externa signerare, alla eller ingen.

    Obs! CDS-certifikat förhindrar att du tar bort skyddet för den slutliga PDF-filen, så om du behöver ändra dina kopior av det slutgiltiga dokumentet (dela upp dem i filer, lägga till en bearbetningsstämpel osv.) måste du ta bort CDS-certifikatet för interna mottagare.

  • Bifoga en PDF-kopia av det signerade dokumentet i e-post skickad till
    När transaktionen är klar kommer alla inblandade som standard att få en kopia. Den här inställningen gör att du kan ändra så att kopior endast skickas till interna medarbetare, endast externa medarbetare, till båda eller inga.

    Hur du gör den inställningen beror troligtvis på vilken typ av dokument du har. Om du samlar in känslig information kan det vara bra att inte skicka ut signerade kopior med e-post. Detta är det bästa sättet att skydda dem, men det kan innebära att kunderna kontaktar dig för att få en kopia av dokumentet. I dessa fall rekommenderar vi att du har ett kostnadsfritt konto för signerarregister med Adobe Sign och överför en kopia direkt från Adobe Sign.

  • Bifoga revideringsrapport för slutförda dokument
    Om du behöver revideringsrapporter bifogade till kopian av det signerade dokumentet som vi skickade med e-post till dig, så ska detta alternativ åtminstone vara aktiverat för avsändaren.

  • Sammanfoga flera dokument till ett dokument efter signering
    När du överför flera filer för en transaktion, slås dessa filer samman i Adobe Sign till en PDF-fil innan den skickas för signering.

    Med den här inställningen bestäms om dina signerade och arkiverade e-postmeddelanden innehåller en stor PDF-fil eller om dokumentet delas upp på flera filer.

    Obs! Den här inställningen gäller endast för kopian som är bifogad till det signerade och arkiverade e-postmeddelandet. Kopior som hämtas från Adobe Sign senare kommer alltid att bestå av en PDF-fil.

  • Skicka en extra kopia av alla signerade avtal till de här e-postadresserna
    Detta avser återigen det externa arkivet, men den här inställningen kan konfigureras på gruppnivån (för Enterprise-kunder) och detta gör att du till exempel kan dirigera avslutade säljkontrakt till redovisningsavdelningen eller avslutade sekretessavtal till den juridiska avdelningen.

  • Ladda upp signerat dokument
    Om du tillåter signerare att skriva ut dokumentet, signera det och faxa det tillbaka, bör du aktivera den här inställningen. Någon gång kommer någon att skriva ut dokumentet och skicka det till dig, och om den här inställningen inte är aktiverad kommer du inte att kunna utestänga transaktionen i Adobe Sign.

  • Twitter-integrering
    Låt medarbetarna berätta om sina framgångar! Skicka ut ett Twitter-meddelande varje gång en transaktion avslutas.

  • Delegering för användare i mitt konto
    Delegering avser här tillåtelse för en annan signerare (e-postadress) att signera dokumentet i ditt ställe. Att delegera tar inte bort åtkomsten från den ursprungliga parten, den ger bara en annan användare rätten att signera.

    Vi förespråkar att du gör signeringsprocessen så enkel som möjligt och detta innebär att vi vill tillåta delegering. Under vissa omständigheter finns det ett stort behov av att bara ha en bestämd part som signerar.

    Obs! Tänk på att inställningen avser användare i Adobe Sign-kontot och inte alla i företaget. Det är möjligt att dina signerare inte har användar-ID:n för Adobe Sign i ditt konto. Detta innebär att dessa parter inte omfattas av den här inställningen.

  • Behörighet att signera
    Den här inställningen anger vilken standardåtkomsten är för användarna som kan signera ett dokument i ditt Adobe Sign-konto.

    I allmänhet rekommenderar vi att tillåta alla att signera som standard. Om du avser att använda Adobe Sign i något personaladministrativt syfte, behöver du definitivt låta alla signera.
    Om du väljer att neka alla signeringsbehörighet, ska du som standard explicit aktivera signerarna som måste kunna signera.

    Tips!: Som administratör behöver du nödvändigtvis inte vara signerare. Detta innebär att om du behöver signera dokument, och du som standard nekas att signera, ska du gå till Användare och grupper och klicka på din e-postadress och aktivera dig som signerare.

  • Delegering för användare utanför mitt konto
    Detta fungerar på samma sätt som ovanstående inställning, men denna funktion är specifik för användare som inte finns i ditt Adobe Sign-konto.

  • Ange en tidszon att använda för avtal som skapas av användare i det här kontot
    Den här inställningen används för att ställa in tidszonen för tiddatumstämplar på dina transaktioner.

  • Inställningar för gruppadmin
    Enterprise-kunder kan ha grupper, och om du har grupper kanske du vill ha administratörer för just dessa grupper.

    Dessa båda inställningar använder du för att tillåta (eller inte) gruppadministratörer att lägga till nya användare eller ändra deras gruppnivåinställningar (som i stor utsträckning är desamma som inställningarna som visas i avsnittet Globala inställningar).

    Obs! Adobe Sign arbetar i en överordnad-underordnad relationsmodell, och grupper är de underordnade objekten för kontot. Detta innebär att en ny grupp kommer att ärva kontoegenskaperna. Det innebär också att ändringar på gruppnivån åsidosätter inställningarna på kontonivån.

Skicka-inställningar är de funktioner som visas för avsändande agenter på fliken Skicka. Det här avsnittet är avsett för alla konfigurationer som kan göras på sidan.

Ungefär som med de globala inställningarna är dessa skiftlägeskänsliga.

Den här beskrivningen är lång, men börja med att navigera till: Konto > Kontoinställningar > Skicka-inställningar.

  • Ny sändningsfunktion
    Den här inställningen aktiverar den nya sändningsfunktionen. Du kan även välja att låta användare växla mellan den nya och klassiska sändningsfunktionen.

  • Visa sidan Skicka efter inloggning
    Den här inställningen dirigerar dina användare till fliken Skicka (i stället för fliken Hem) när de har loggat in på Adobe Sign.

    Om du drabbas av fördröjning vid första inloggningen, beror det förmodligen på skripten, som körs på fliken Hem, som anropar rapporteringsfunktioner för att återspegla korrekta data. Om användarna hellre vill komma till skickaprocessen direkt, och inte till fliken Hem, är detta den funktion du ska välja!

  • Skicka dokument för godkännande
    Behöver arbetsflödet godkännas av en eller flera personer som inte behöver signera? Om så är fallet ska du aktivera den här funktionen.

    Obs! För vissa formulär krävs att en godkännare ska fylla i fältinformation men inte signera dokumentet.

  • Bifogar dokument
    Den här inställningen används för att aktivera olika kanaler som tillåter att en användare kan bifoga ett dokument. Om du har ett starkt behov av versionskontroll över dokumenten, vill du troligtvis inaktivera allt förutom biblioteket där de aktuella versionerna av formulären finns.

  • Automatiskt ifyllt dokumentnamn
    Att automatiskt fylla i dokumentnamnet är tidsbesparande, men tänk på att dokumentet hämtar namnet från den först bifogade filen. Om du aktiverar detta ska du också överväga om du ska tillåta avsändaren att redigera dokumentnamnet, om det skulle finnas behov.
  • Språk
    Den här inställningen gör att användarna kan ange externa signerares signeringsspråk på sidan Skicka.
  • Meddelandemallar
    Denna inställning sparar mycket tid för agenter med stora volymer. Meddelandemallar kan du använda för att ange ett nytt standardmeddelande och för att ytterligare definiera en stor uppsättning anpassade meddelandemallar. Om du skickar samma dokument med samma meddelande flera gånger om dagen, ska du ägna lite tid åt att konfigurera denna inställning.

  • Privata meddelanden till mottagare
    Med denna inställning kan du inkludera egna meddelanden till varje mottagare.

  • Tillåtna signaturtyper
    Standard är att endast en e-signatur är aktiverad. Det finns emellertid fortfarande ett stort antal personer som vill skriva ut och faxa tillbaka dokumenten. Om du tror att du kommer att ha kunder som kommer att göra detta, ska du aktivera alternativet Fax-signatur.

  • Inställningar för avsändarsignatur
    Dessa inställningar är avsedda för situationer då avsändaren ska vara motsignerare för dokumentet. Om du tillåter att avsändaren motsignerar, bör du ställa in standardvärdena per arbetsflöde för att minimera mängden som avsändarna måste justera vid varje transaktion.

  • Påminnelser
    Om det för din process krävs att du ställer in påminnelser, kan du med den här inställningen konfigurera påminnelseupprepning och meddelanden för att ytterligare minska cykeltiden för dina avsändare.

  • Lösenordsskydd för signerade dokument
    Om detta är aktiverat måste användaren ange ett lösenord innan han/hon kan öppna den signerade PDF-filen eller visa den online.

    Det kan upplevas besvärligt, men det ger bra säkerhet.

  • Verifiering av signeraridentitet för signerare i mitt konto
    I Adobe Sign går det att använda andra autentiseringsmetoder för signerare. Beroende på hur det förhåller sig i ditt fall, kanske du vill tillåta ett eller flera av dessa alternativ, och du kanske inte vill tillåta avsändare att välja en metod.

    Obs! Du kan välja ett eller alla alternativ, men om du vill aktivera Telefonautentisering måste du först aktivera alternativet Tillåt avsändare att ange alternativ för verifiering av signeraridentitet per mottagare.

  • Förfallotid för dokument
    Om du behöver använda "fönster för speciella erbjudanden", som exempelvis ett visst pris, som bara är tillgängligt för de kommande XX dagarna, kan du definiera fönstret och låta dokument förfalla om det inte signeras inom den angivna tiden.

    Om du aktiverar det här alternativet bör du överväga att aktivera alternativet Tillåt ändring av förfalloinställningar efter att dokumentet har skickats. Du behöver inte utöka tidsgränsen, men det kan vara bra att möjligheten finns.

  • Ny förhandsvisnings- och redigeringsfunktion
    Här aktiveras den nya redigeringsfunktionen. Den gör att användare kan växla mellan den nya och klassiska redigeringsfunktionen.

  • Förhandsgranska, placera signaturer eller lägg till formfält
    Om du upptäcker att du vill lägga till fält i dokument snabbt, kan det vara bra att som standard ha verktyget för att dra och släppa fält aktiverat. Om du emellertid arbetar med versionskontrollerade dokument, vill du troligtvis ta bort alternativet så användare inte kan justera fält.

  • Signeringsordning
    De flesta dokument (som vi ser det) signeras i en sekventiell ordning och det är standardvärdet. Om du emellertid tycker att det vanligaste arbetsflödet är en parallell signeringsprocess, där alla uppmanas att signera samtidigt, kan du konfigurera det här.

    Du kan också tillåta att avsändaren väljer vilket arbetsflöde som är bäst för sina transaktioner, om båda är vanligt förkommande.

Mer om varumärken!

Navigera till Konto > E-postinställningar, där hittar du:

Sidfot i e-postmeddelande – Detta är en inställning som gäller för hela kontot. Den används för att placera ett textmeddelande längst ned i dina e-postmeddelanden. Det här är en bra plats för exempelvis marknadsföring och juridisk information.

Tillåt användarna att ha sina egna sidfötter i e-postmeddelanden – Den här inställningen tillåter att enskilda användare anger personligt signeringsinnehåll.

Bilder för sidhuvud och sidfot – Sidhuvuden och sidfötter i e-postmeddelanden påminner mycket om logotyper, men de är större. Det verkligen framhäver varumärket i dina e-postmeddelanden och gör det lättare för kunden att veta varifrån meddelandet kommer.

Precis som med logotyper, stöds JPEG-, GIF- och PNG-bilder. 

Använd en bild som är 200 pixlar hög och upp till 600 pixlar bred.

Du kommer att se en länk för varje alternativ för Ladda upp en ny bild. Klicka på länken för att bläddra till bilden i ditt lokala system. Klicka på Spara.

Säkerhetsinställningar för Adobe Sign matchar de allmänna säkerhetsinställningarna för lösenord som du hittar för de program som du har hanterat – med några extra dokumentinställningar.

Du ställer in säkerheten genom att navigera till Konto > Kontoinställningar > Säkerhetsinställningar.

  • Inställningar för enskild inloggning
    Kan användarna autentisera som antingen en Adobe- eller Google-användare? Om då är fallet bör du aktivera lämpliga inställningar och inaktivera dem som du troligtvis inte kommer att använda.

  • Inställningar för Kom ihåg mig
    Här kan du välja att komma ihåg användarens inloggningsuppgifter under en viss tidsperiod. Välj tidsperioden i listrutan.

  • Policy för inloggningslösenord
    Den här inställningen används för att ställa in parametrarna för hur ofta lösenordet måste återställas och hur många tidigare Adobe Sign-lösenord som ska kommas ihåg för att förhindra att återkommande lösenord installeras.

  • Styrka för inloggningslösenord
    Styrkan för dina lösenord är nyckeln till att säkerställa kontots säkerhet. Vi rekommenderar att du anger ett så högt värde som tolereras av dina användare.

  • Typ av PDF-kryptering
    Det viktiga när det gäller PDF-krypteringsnivåer är känna till vilka Reader-versioner som dina signerare troligtvis kommer att ha installerade. De mer avancerade krypteringarna kräver senare versioner av Reader.

    I allmänhet gäller att dina signerare inte är så tekniskt bevandrade, så välj 128-bitars AES för att vara på den säkra sidan. Acrobat 7 lanserades i början av 2005 och de flesta har nog uppgraderat därefter.

  • API
    Här kan du tillåta att ocertifierat partnerprogram kan komma åt data från det här kontot. Dessutom kan du tillåta användare som inte är kontoadministratörer att skapa program som använder Adobe Sign API.

  • Tillåtna IP-intervall
    Om du oroar dig för att externa parter försöker få åtkomst till dina användare, så är en begränsning av IP-området en bra motåtgärd. Kontrollera att ingen måste arbeta hemifrån eller på en mobil enhet från egna nätverk.

  • Kontodelning
    Kontodelning är en praktisk funktion när det gäller att hantera dina agenter som rapporterar till dig, men det kan vara klokt att kontrollera vilka som de delar sina konton med. Många administratörer väljer att endast skapa kontodelningar när de skapar nya användare och väljer att inaktivera kontoövergripande inställningar.

  • Verifiering av signeraridentitet
    Ska användarna behöva logga in innan de signerar ett dokument? Beroende på ditt sätt att arbeta kan detta vara en bra säkerhetskontroll.

  • Signeringslösenord för avtal
    Du kan använda en lösenordspolicy för att skydda dokumentsignering och visning.

  • Lösenordsstyrka för avtalssignering
    Ange lösenordsstyrkan.

  • Kunskapsbaserad autentisering
    Du kan begränsa antalet försök som signerare får bekräfta sin identitet innan avtalet annulleras.

Kommer du att använda API:er? Om du har en utvecklare och vill integrera Adobe Sign med dina befintliga CRM-system (eller något annat API-aktiverat) kan det vara värt att titta närmare på detta alternativ.

Adobe Sign har stöd för två typer av API:er: SOAP och REST.

Navigera till Konto > Adobe Sign API.

Om du vill använda API:erna i Adobe Document Cloud för att komma åt användardata måste du ha OAuth-tokens.

Du kan skapa en integreringsnyckel om du har ett äldre program som inte har stöd för OAuth.

Om du inte ser länken för att skapa en integreringsnyckel ska du kontakta supportavdelningen.

Du kan även hitta följande på sidan

När API:er är aktiverade ser du en ny länk till vänster för Logg över API-förfrågningar. Den här loggen visar den inkommande XML-filen från API-anropet och den kan vara värdefull vid felsökning om du har kodrelaterade problem.

REST API är tillgängligt via alternativet API-program.

På sidan klickar du på länken Skapa ett nytt program, anger programnamnet och klickar sedan på knappen Skapa program.

Ditt nya program-id och hemlighet skapas omedelbart och visas.

Att dela in användaren i funktionella grupper kan vara mycket praktiskt, särskilt om du har olika signeringskrav eller rapporteringsstrukturer som måste beaktas.

Lyckligtvis är det enkelt att skapa en grupp i Adobe Sign. Du behöver bara navigera till
Konto > Användare eller Konto > Grupper.

På gruppsidan klickar du på plusknappen (+) i det övre högra hörnet och anger det nya gruppnamnet i fältet.

Det finns även en länk för att konfigurera gruppinställningarna. Klicka på raden för att se gruppinställningslänken. Dessa inställningar är näst intill identiska med de globala inställningarna som du konfigurerade på kontonivån, men eftersom grupper är ett underordnat objekt till kontot kommer gruppinställningarna att åsidosätta kontoinställningarna.

Du kommer även att märka att gruppnamnet alltid är uppdateringsbart, så det är inga problem att ändra gruppnamnen.

Slutligen, det är nu dags att lägga till användare!

Det finns två metoder för att skapa nya användare i Adobe Sign:

En i taget

eller

Skapa flera samtidigt med en CSV-fil

Processen för att skapa enskilda användare är ganska enkel. Du behöver bara navigera till
Gå till Konto > Användare och sedan klicka på plusknappen (+) i verktygsfältet som visas intill sökrutan. Dialogrutan Skapa öppnas.

Fyll i e-postadress, förnamn och efternamn, och markera sedan gruppen som användaren ska tilldelas till (om det behövs).

Du kommer även att se kryssrutan Visa deras avtal. Med detta alternativ kan du skapa en kontodelning från den nya användaren till din administratör. Om du vill övervaka den nya agentens transaktioner ska du markera den här kryssrutan.

Om du inte gör det kan du fortfarande skapa en delning genom att välja funktionen Kontodelning.

När du skapar användaren skickas ett e-postmeddelande till den adress som du angav med en lösenordsbegäran. När detta är gjort är användaren aktiverad och klar för att skicka det första dokumentet!

Gå till Konto > Användare och klicka sedan på plusknappen (+) i verktygsfältet som visas intill sökrutan när du vill skapa satser. I dialogrutan Skapa klickar du på Skapa användare satsvis.

Processen innebär att du måste skapa en CSV-fil med kolumner och ange minst en e-postadress samt för- och efternamn. Exakt format visas i exemplen i .CSV-filen. Klicka på länken Hämta ett exempel på en CSV-fil. Förbered filen i det angivna formatet. När filen är klar klickar du på Bläddra och markerar filen.

Enda nackdelen med den här processen är att du inte kan skapa delningen från användaren till administratörskontot.

Denna produkt är licensierad enligt en Creative Commons Erkännande-Ickekommersiell-Dela Lika 3.0 Unported-licens  Twitter™- och Facebook-inlägg omfattas inte av villkoren i Creative Commons-licensen.

Juridiska meddelanden   |   Onlinesekretesspolicy