Veri Saklamaya Genel Bakış

Adobe Sign, belgeleri ve toplanan verileri Adobe Sign'dan silmek üzere müşteri hesaplarında yapılandırılabilecek özelleştirilebilir bir veri saklama ilkesini destekler. Adobe Sign, varsayılan olarak hizmet dahilindeki tüm müşteri belgelerini güvenle saklar. Adobe Sign, veri güvenliği ve kullanılabilirliğine yönelik PCI DSS 3.0, HIPAA, SOC 2 Type II ve ISO 27001 gibi pek çok sektör standardıyla uyumludur. Müşteriler, kendi kuruluşlarının veri saklama gereklilikleriyle uyumlu olması amacıyla otomatik veri saklama ilkesinin yapılandırmasını talep edebilir ve belgelerini otomatik olarak Adobe Sign'dan sildirebilir.

Alternatif olarak, müşterilerin Yönet sekmesinde kullanıcı düzeyindeki "geçici" saklama düzeyini etkinleştirmek ve/veya Yönetici kontrolü altında belgeleri tek tek kaldırmak için Adobe Sign API'sini kullanma seçeneği bulunduğu durumlarda isteğe bağlı saklama özelliği etkinleştirilebilir.

Veri Saklama Yapılandırması

Adobe Sign – Business ve Adobe Sign – Enterprise planları için yapılandırılabilir bir veri saklama ilkesi kullanılabilir. Adobe Sign, yapılandırma için üç farklı seçeneği desteklemektedir:

1. Otomatik Veri Saklama: Bu seçenekle müşteriler Adobe Sign'da belgelerin belirli bir süre boyunca saklanması için hesaplarında otomatik ilke oluşturmayı tercih edebilir. Örneğin bir hesap, belgelerin imzalandıktan sonra 30 gün boyunca saklanması için yapılandırılabilir. Veri saklama süresinin yapılandırılabileceği sürede herhangi bir sınırlandırma yoktur. Saklama süresi birkaç saniye veya birkaç yıl olabilir. Otomatik veri saklama ilkesi, bir hesabın tüm sözleşmelerinin aynı ilkeye sahip olmasını sağlamak amacıyla hesabın tamamı için yapılandırılabilir. Alternatif olarak, ilke bir hesaptaki belirli gruplara yönelik olarak, farklı gruplar farklı saklama ilkelerine sahip olacak şekilde yapılandırılabilir.

2. İsteğe Bağlı Veri Saklama: Bu seçenekle müşteriler, Adobe Sign API'si aracılığıyla belgeleri istediği zaman Adobe Sign'dan silebilir. Bu seçenek genellikle Adobe Sign'ın Belge Yönetim Sistemi, Kayıt Yönetimi Sistemi, İK Sistemi gibi harici kayıt sistemlerine entegre edilmesi durumunda kullanılır. Burada saklama ilkesi bu harici sistem içinde yapılandırılır ve yönetilir.

Veri saklama, yalnızca Adobe Sign'da aşağıdaki durumlardan birine sahip belgeler için geçerlidir:

  • İmzalandı veya Onaylandı—Belge, tüm alıcılar tarafından tamamlanmış (imzalanmış veya onaylanmış) durumdadır.
  • İptal Edildi/Reddedildi—Belge gönderen tarafından iptal edildi veya bir imzalayan ya da onaylayan tarafından reddedildi.
  • Süresi Doldu—İmza işlemi tamamlanmadan belge süresi doldu. Veri saklama, başka herhangi bir duruma sahip belgelere uygulanmaz.

3. Kullanıcı Düzeyinde Geçici Saklama: Hesap ya da Grup düzeyinde veya bireysel düzeyde uygulanabilecek bir ayardır. Etkinleştirildiğinde Yönet sayfasında bir bağlantı görüntülenir ve orijinal kullanıcının belgelerini sistemden silmesine izin verilir.

Veri saklama kalıcı bir işlemdir. Adobe Sign'dan silinen belgelerin, etkin depolama veya veri yedeklemelerindeki mevcudiyetine son verilir. Adobe belgeleri, silindikten sonra yasal bir mahkeme celbi çıkması durumunda bile kurtaramaz.

Veri Saklama Nasıl Çalışır?

Otomatik Zamanlı Veri Saklama

Adobe Sign, hesabında yapılandırılmış bir saklama ilkesi olan bir kuruluş için bir belge terminal durumuna geldiğinde yapılandırılan ilkeye dayalı olarak sözleşmedeki saklama tarihini ayarlar. Yine bir önceki örnekle bakıldığında belgelerinde 30 günlük bir saklama ilkesi yapılandırılmış olan bir kuruluş için söz konusu belge imzalandıktan hemen sonra saklama tarihi (ve saati) 30 günlük bir süreyle ileri bir tarihe ayarlanır.

Saklama tarihi ve saati dolduğunda Adobe Sign'daki veri temizleme işlemi, imza iş akışı işlemi sırasında toplanan imzalanmış belgelerin tüm sürümlerini ve tüm ilişkili form verilerini kalıcı olarak siler. Veriler birincil sistemden silindikten sonra etkin veri çoğaltması, verilerin DR sitesinde veya herhangi bir yedeklemede silinmesini sağlar. Belgeler ve veriler Adobe Sign'dan silindikten sonra, belgelerin ne zaman sistemden temizlendiğini gösteren söz konusu işlemin işlem geçmişine açık bir olay eklenir. 

Adobe Sign, ihtiyaç duyulduğunda işleme yönelik içerik sağlamak için işlemin denetim izini saklamaya devam eder.


API Tabanlı Veri Saklama

Bu yapılandırmada harici bir sistem veya uygulama, belirli bir belgeyi silmek için API aracılığıyla Adobe Sign'a açık bir istekte bulunur. Adobe Sign, isteği alır, doğrular ve belgeyi hemen veri temizleme sürecine gönderir. Temizleme işlemi, imza iş akışı sırasında birincil işlem sitesinden ve ikincil DR sitesinden toplanan imzalanmış belgeyi, tüm ara sürümleri ve tüm ilişkili form verilerini siler. Veri silme olayı işlem geçmişinde tutulur. Adobe Sign, ihtiyaç duyulduğunda işleme yönelik içerik sağlamak için işlemin denetim izini saklamaya devam eder.


Kullanıcı Düzeyinde Geçici Saklama

Kullanıcılara bir dosyayı sistemden kaldırma yetkisi vermek isteyen yöneticiler, Adobe Sign destek ekibinden talepte bulunarak bunu yapabilir.

Ayar etkinleştirildikten sonra kullanıcı tarafından gönderilen her bir sözleşme için Yönet sekmesinde bir bağlantı görüntülenir.

document_retentionlinkintheui

Not:

Kullanıcı geçici işlemi yoluyla silme, yalnızca sözleşmenin orijinal göndereni tarafından başlatılabilir

Müşteri Yükümlülükleri

Bir hesap için veri saklamanın etkinleştirilebilmesi için müşteri, Adobe ile belgelerini ve verilerini Adobe Sign'dan kalıcı olarak silinmesini istediğini belirten bir Veri Saklama anlaşması imzalamalıdır. Müşterinin otomatik veri saklama istemesi durumunda verinin korunması gereken süre gibi ek yapılandırma bilgileri, yapılandırmanın tamamlanabilmesi için gerekebilir.

Adobe, veri saklamanın etkin olduğu kuruluşların, en azından tamamlanmış imzalanmış belgenin bir kopyasını kuruluşlarının dışındaki imzalayanlara/katılımcılara PDF eki olarak sağlamalarını talep eder. Bu seçim Veri Saklama etkinleştirildiğinde değiştirilemez.

Kuruluşlar isteğe bağlı olarak imzalanmış sözleşmelerin kopyalarını dahili katılımcılara sunmayı seçebilir.

Not:

Workday Entegrasyonları için Belge Saklama

Workday Entegrasyonu, belgeler Workday sisteminde saklandığı için bir işlem tamamlandığında İmzalandı ve Dosyalandı e-postası göndermeyecek biçimde yapılandırılmıştır.

Bir Saklama İlkesinin yüklenmesi bu yapılandırmayı değiştirir ve İmzalanmış PDF eklenerek İmzalandı ve Dosyalandı e-postasının gönderilmesini sağlar.


İndirilebilir sürüm

İndir

Bu çalışma Creative Commons Attribution-Noncommercial-Share Alike 3.0 Unported License kapsamında lisanslanmıştır  Creative Commons şartları, Twitter™ ve Facebook sitelerinde paylaşılanları kapsamaz.

Yasal Uyarılar   |   Çevrimiçi Gizlilik İlkesi