ServiceNow için Adobe Sign, ServiceNow sürümünüzdeki güçlü Adobe Sign araçlarına kolaylıkla erişilebilmesi için geliştirilmiş özel bir entegrasyondur. Belge imzalama ve saklama işlemlerini bulut ortamına taşımanız için güçlü iş akışları ve katalog öğeleri oluşturabileceğiniz araçlar sunuyoruz.

İş akışı oluşturma

İş Akışları nedir?

İş akışları, Adobe Sign Katalog öğesinin temelini oluşturur. Değişkenler ekleyerek ve öğeler oluşturarak formun ilgili alanlarla görünmesi sağlanıyor olsa da bu bilgileri alıp Adobe Sign'ın sözleşmeyi göndermesini sağlayan bir iş akışı da oluşturmamız gerekir.

Aşağıda, bir gider raporu için örnek iş akışı oluşturma adımları verilmiştir.


İş Akışları Menüsüne Erişme

Yönetici olarak filtre çubuğuna Workflows (İş Akışları) yazıp Orchestration alanında Workflow Editor'ı (İş Akışı Düzenleyicisi) bulun.

1Workflow Menu

 

Workflow Editor'ı tıklatarak aşağıdaki Workflow (İş Akışı) sayfasını açın:

2Workflow page-new

 

Sağdaki panelde, iş akışı arama alanının sağındaki + işaretini tıklatın.

Bu şekilde, New Workflow (Yeni İş Akışı) şablon sayfası açılarak yeni bir iş akışı oluşturma işlemi başlatılır

  • İş akışı için bir ad girin
  • İş Akışını Tablo ile ilişkilendirme
3New Workflow

 

Gider raporları için iş akışına "Test Expense Report" (Deneme Gider Raporu) adını vereceğiz ve "Requested Item" (İstenen Öğe) tablosunu seçip Submit (Gönder) düğmesini tıklatacağız.

5Workflow name

 

Begin (Başlangıç) ve End (Sonuç) noktaları olan temel bir iş akışı başlatılır.

Sonra bu iş akışına parçalar ekleyerek istediğimiz iş akışını tanımlıyoruz.

6Workflow Designer

 

İş akışları, parçaları oklarla bağlar ve iş akışımız başından sonuna kadar temel düzende yerini alır. Araya bir şeyler eklemek istiyoruz; bu nedenle, from Begin to End (Baştan Sona) okunu oku tıklattıktan sonra delete tuşuna basıp silerek bunu değiştireceğiz.

7Workflow Designer

 

Bir gider raporu öğesi oluşturduğumuz için kullanıcının bir gider raporu eklemesini bekliyoruz. Bunun için ek bilgilerini almamızı sağlayacak Adobe Sign paketini açıyoruz.

Bu pakete, sağdaki panelde bulunan Packs (Paketler) sekmesini seçerek erişiyoruz.

7Select Packs

 

Adobe Sign - Get Attachment Data (Adobe Sign - Ek Verilerini Al) paketini ekrana sürüklediğinizde şuna benzer açılır bir yapılandırma penceresi görüntülenir:

9Get Attachment Pack

 

Alanları doldurun:

  • Name (Ad): Bu paket için seçtiğiniz addır
  • Stage (Aşama): Bir aşama belirleyebiliriz. Böylece, bu iş akışına bir daha baktığımızda öğenin hangi aşamada olduğunu görebiliriz 
    • Bu durumda, ek verilerini kabul ettiğimizde isteğin onaylandığını öğrenebiliriz
  • Adobe Agreement Name (Adobe Sözleşme Adı): Formun ön tarafındaki sözleşme adını girer
  • Adobe Email Address (Adobe E-posta Adresi): Adobe Sign, ServiceNow Kullanıcı hesaplarını kullanarak belgeyi gönderen kişinin, gönderen kişilerin müdürlerinin ve maliyet hesapları merkezinin e-posta adresini otomatik olarak bulabilir ve aşağıda görülen söz dizimini kullanarak sözleşmeyi gönderebilir
  • Adobe Msg (Adobe'nin Mesajı): ServiceNow'da oluşturulabilecek önceden belirlenmiş bir mesajdır
10 Get Attachment PAck

 

Paket yapılandırmasını kaydetmek için Submit (Gönder) düğmesini tıklatın.

Ardından, Always (Her Zaman) kutusunu tıklatıp (Begin (Başla) nesnesinin üzerindedir) yeni paket nesnesine sürükleyin.

11 Workflow Designer

Not:

İş akışındaki nesneleri tek tek tıklatıp organize edebilirsiniz. Bu şekilde, iş akışı görsel olarak düzenli olur.

 

Bu iş akışındaki bir sonraki adım, eki önizleme dosyası olmadan alıcıya göndermektir.

Sağdaki menüde bulunan Pack (Paket) sekmesinden Send Attachment, No Preview (Eki Gönder - Önizleme Yok) paketini sürükleyerek iş akışına ekleyin.

Paket yapılandırma penceresi açılır:

12 Activity Properties

 

Görülen alanları doldurmanın iki yolu vardır:

  • Alan değerlerini elle girebilirsiniz 
  • Alanları, sağdaki Data (Veri) sekmesinden doğru etiketi sürükleyerek doldurabilirsiniz 
    • Örneğin, Data (Veri) sekmesinden, şifrelenmiş gövde öğesi isteyen encodedBody öğesini herhangi bir alana sürükleyin
12Data Objexcts

İş akışına ekleyeceğiniz diğer paketler için aynı işlemi uygulayın; paketi ekrana sürükleyin ve alanları doldurun.

Bu gider raporu örneğinde, aşağıdaki paketler şu şekilde yapılandırılmıştır:

Paket: Set Values (Değerleri Ayarla)

14 Set Values

Paket: Wait For Condition (Bekleme Durumu)

15 Wait for Connection

Paket: Attach Signed Agreement (İmzalanan Sözleşmeyi Ekle)

16 Attach Signed Agreemen t

Paket: Set Values (Değerleri Ayarla)

17 Set Values

 

Tüm parçalar düzenleyici penceresinde göründükten sonra oklarla birbirine bağlayarak iş akışı sonuna gelene dek bir adımdan sonra sonraki adıma geçilmesini sağlayabilirsiniz.

Önemli adımlardan birinde bir hata oluştuğunda iş akışının sonlandırılması için Failure (Hata) kollarını End (Bitiş) nesnesine sürükleyin.

18 Workflow Designer

 

Tüm parçalar mantıksal olarak birbirine bağlandıktan sonra Publish (Yayınla) düğmesini tıklatarak iş akışını yayınlayabilirsiniz.

19 MEnu Options

 

İş akışını yayınladıktan sonra bir katalog öğesine ekleyebilirsiniz.

  • İş akışını düzenlemek isterseniz tekrar bu sayfaya gelerek Checkout (Teslim Et) düğmesini tıklatın


Onay İş Akışı Etkinlikleri Ekleme

Adobe Sign özel iş akışı etkinliği içeren bir iş akışına onay veya başka bir duraklatma eklerken, ön uç katalog değişkenlerinin alınma yöntemini değiştirmeniz gerekebilir.  Sözleşmelerde boş alanlarla ilgili sorunlar veya bir değişkenin bulunamayacağını belirten hatalar görürseniz (örneğin, "nesne adı" tanımsız "özelliği okunamıyor") değişkenleri yakalayan etkinliklerde "iş akışını" "geçerli" olarak değiştirmeniz gerekebilir. 

Örneğin:

Aktivite şunu kullanıyorsa:

${workflow.variables.adobe_email_address}

Kullanıcının e-posta adresini yakalamak için şu şekilde değiştirmeniz gerekebilir

${current.variables.adobe_email_address}

Hatayı gidermek için.

Bu, iş akışının bir aktivitenin tamamlanmasını beklerken durakladığı anda ortaya çıkan zamanlama sorunudur.  

workflow_variables

Not:

Bu, yalnızca zamanlayıcı veya onaylama gibi duraklamaya neden olan bir aktivite kullanıyorsanız gereklidir. 

İş akışını üretim ortamınızda etkinleştirmeden önce test etmeniz kesinlikle önerilir.

Anımsatıcılar/Sık Rastlanan Sorunlar

Sorunları tanılama

Katalog öğesi gönderirken sorunlarla karşılaşıyorsanız hatayı bulmanın en iyi yolu sorunu iş akışıyla belirlemektir. Bunu yapmak için katalog öğesini çalıştırın ve filtre çubuğuna Requested Items (İstenen Öğeler) yazın.

20 Self-service Menu

 

İstenen öğelerin listesini burada bulabilirsiniz.

Kayıtları sıralamak için sütun başlıklarını kullanın ve sorunu gösteren bir State (Durum) veya Document Status (Belge Durumu) arayın.

Öğe kaydını tıklatarak iş akışının bir örneğini açın

20Recent Items Error

 

İş akışı sayfası açıkken hatayı gösteren paketi (kırmızı nesne başlığı) bulun. Bunu tıklattığınızda katalog öğesinin iş akışının hangi etkinliğinde olduğunu görürsünüz.

Genelde asıl hata pakettedir. Paketin hemen ardından kırmızı başlık gösterilir ve bu başlık kötü bir değerin geçtiğini belirtir.

21Error in Workflow

 

Hatayı belirlemek için farenizi ilgili kutunun üzerine getirin:

Agreement ID error (Sözleşme kimliği hatası): Genelde Get Attachment Data (Ek Verilerini Al) paketiyle ilgilidir ve hata kendisini Send Attachment (Eki Gönder) paketinde gösterir. Bu durum genelde "Adobe E-posta Adresleri" alanına hatalı değerler girildiğinde veya bu alana yazılan kullanıcı e-posta adresleri geçerli olmadığında oluşur.

  • Geçerli kullanıcının, geçerli kullanıcının müdürünün ve maliyet hesapları merkezinin e-posta adreslerinin tümünün girildiğinden emin olun.
  • Geçerli kullanıcının temsilci bir müdürü olduğundan emin olun.

Connect Error (Bağlantı Hatası): Adobe Sign Administration (Adobe Sign Yönetim) bölmesinde filtre alanına Adobe Sign yazarak Adobe Sign bağlantısını kontrol edin. Ardından Connect to Adobe (Adobe'ye Bağlan) düğmesini tıklatın.

Katalog Öğesi Oluşturma

ServiceNow'da katalog öğesi esas olarak yöneticinin bazı eylemleri tek bir tıklanabilir öğeyle sınırlayarak gerçekleştirmek için oluşturduğu bir nesnedir.

Aşağıdaki örnekte, bir önceki bölümde oluşturulan gider raporu iş akışından yararlanılmıştır.

 

Katalog Öğesi Oluşturma

Yönetici olarak menü filtresi çubuğuna Catalog Items (Katalog Öğeleri) yazın

23 Catalog Menu

Catalog Items (Katalog Öğeleri) seçeneğini tıklatın (Adobe Sign Administration (Adobe Sign Yönetim) bölmesinin altındadır)

Adobe Sign'da yerleşik olarak bulunan tüm katalog öğelerinin listesi görüntülenir:

23Catalog Items short

 

New (Yeni) seçeneğini tıklatarak yeni bir katalog öğesi oluşturun.

NEw Button

Yeni Katalog Öğesi şablon sayfası açılır.

25Catalog Template Originaledit-Rebrand

Katalog öğenizi en iyi temsil eden alanları doldurun:

1. Name (Ad): Katalog öğesinin adıdır. Daha kolay tanımlamak için adın başına "Adobe - Sign" ekleyin

2. Workflow (İş Akışı): Büyüteç aracını tıklatarak bu öğeye eklemek istediğiniz iş akışını seçin

3. Icon (Simge): Öğeyi simge olarak gösterecek bir görüntü yükleyin

4.  Short Description (Kısa Açıklama): Bir cümlelik kısa bir açıklama girin

5. Description (Açıklama): Katalog öğenizin uzun açıklamasında öğenin tüm işlevi ifade edilmelidir

6. Submit (Gönder): Katalog öğesi tanımlandıktan sonra Submit (Gönder) düğmesini tıklatarak öğeyi kaydedin

 

Submit (Gönder) düğmesini tıklattıktan sonra tüm katalog öğelerinin listesi görüntülenir.

Oluşturduğunuz öğeyi tıklatın ve listeyi en alt kısma kaydırarak değişken alanlarını bulun. 

33 Catalog Variables

Bu alanlara katalog öğenizin değişken değerlerini girebilirsiniz.

Gider raporu örneğinde, üç değişken değerinin girildiğini görüyoruz:

  • Adobe_agreeement_name: Bu değişken, sözleşmenin adını taşır
  • Cost_center: Bu değişken gider raporunun ilgili maliyet hesap merkezini bulur
  • Adobe_attach_macro: Bu değişken kullanıcı tarafından yüklenmesi gereken eki bulur

 

Değişken Oluşturma Örneği - Adobe_agreeement_name:

34 Catalog questions

 

Sözleşme adının kısa bir değer olması gerektiğinden Type (Metin) alanında, Single Line Text (Tek Satırlı Metin) seçilmiştir.

35 Catalog Type

 

Question (Soru) alanına, kullanıcının görmesini istediğiniz soruyu yazıp Update (Güncelle) seçeneğini tıklatın.

36 Catalog Question

 

Maliyet hesap merkezi ve ek makrosundan oluşan diğer değişkenler için aynı işlemi yapın.

Örnekler aşağıda verilmiştir:

Değişken: Maliyet Hesap Merkezi

37 Catalog page


Değişken: Ek Makrosu

38 Catalog Type

 

Formun ön tarafını oluşturduğunuzda üst kısımdaki Try it (Dene) düğmesini tıklatarak formu deneyin!

Test için alana bazı öğeler girin ve çalışıp çalışmadıklarını kontrol edin!

39 Try It

Katalog Öğesi ile Sözleşme Gönderme

Katalog öğesi oluşturulduktan sonra kullanıcılar imzalanabilir belgeler (sözleşmeler) göndermek için öğeye (simge ile) Service Catalog (Hizmet Kataloğu) veya Service Portal (Hizmet Portalı) alanlarından erişebilirler.

 

Service Catalog (Hizmet Kataloğu):

Filtre çubuğuna Service Catalog (Hizmet Kataloğu) yazın ve açılan menüde Service Catalog seçeneğini tıklatın. 

33 Service Catalog

Öğeyi, Top Requests (En Önemli İstekler) sayfanızda veya servis kataloğu sayfasındaki Adobe Sign öğeleri
aracılığıyla bulabilirsiniz:

35Adobe Sign Item-rebrand

Gönderilen Sözleşme Öğesinin Durumu

Sözleşme öğesi gönderildikten sonra öğenin durumunu filtre çubuğuna requested items (istenen öğeler) yazıp açılan menüde Requested Items (İstenen Öğeler) bağlantısını tıklatarak görebilirsiniz.

36RequestedItem

 

Requested Items (İstenen Öğeler) listesinde, şimdiye kadar aranan istenen katalog öğelerinin tümünü içeren listeyi görebilirsiniz.

44 Request Catalog Items

 

Listedeki bir öğe kaydını tıklattığınızda, bu öğe hakkında belirli ayrıntıları içeren yeni bir pencere açılır.

45 More Details

"My Agreement" (Sözleşmelerim) Öğelerine Erişme

Yalnızca gönderdikleri sözleşmeleri görmek isteyen bağımsız kullanıcılar, filtre çubuğuna my documents (belgelerim) yazıp açılan menüde My Documents (Belgelerim) bağlantısını tıklatarak gönderdikleri sözleşmelere erişebilirler.

39 Accessing MyDocs

My Documents (Belgelerim) öğesini tıklatan kullanıcılar hesaplarıyla ilişkili tüm belgeleri, yani başka kişilere gönderdikleri ve imzaladıkları sözleşmeleri görebilirler.

47 My Documents

Bu alandaki bir öğe tıklatıldığında isteğin durumunu ve eklenen belgeyi gösteren bir sayfa açılır. Kayıt deposu olarak görev yapan bu öğe, sözleşme alıcılarının istedikleri tüm işlemlerin ve (indirilebilir) imzalanan belgelerin gerçek zamanlı olarak görülmesini sağlar. 

48 Specific Items


Service Portal (Hizmet Portalı)

Hizmet kataloğunu kullanarak erişebildiğimiz öğelere hizmet portalında da erişebiliriz.

 

Hizmet Portalı Sayfası Oluşturma:

Filtre çubuğuna Service Portal (Hizmet Portalı) yazın ve açılan menüde Pages (Sayfalar) seçeneğini tıklatın:

42Service Portal Menu

Sayfanıza bir Başlık ve Kimlik verin

Sayfayı oluşturmak için Submit (Gönder) düğmesini tıklatın

50 page title and id

Sayfayı oluşturduktan sonra öğeyi tıklatarak açın.

Ekranı aşağı kaydırın ve Open in Designer (Tasarımcıda Aç) seçeneğini tıklatın

51 Related Links

Sayfaya bir 4-4-4 Kap sürükleyin 

52 4-4-4 Container

Kabın içine bir Simge Bağlantısı (Widget'lar menüsünden) yerleştirin

53 Icon link

Simge bağlantısını düzenlemek için kurşun kalem aracını tıklatın.

54 Pencil

Öğeyi istediğiniz şekilde doldurun. Aşağıda bir örnek verilmiştir:

Not:

Attach Macro (Makro Ekle) Hizmet Portalıyla uyumlu değildir. Portalda bir katalog öğesini düzenlerken, verdiğiniz bağlantının yalnızca önceden yüklenmiş belgeler içeren bir katalog öğesini işaret ettiğinden emin olun.

55 Expense Report-small

Sayfayı oluşturduktan sonra ServiceNow'a geri dönerek yeni portal sayfanızı test etmek için Try it (Dene) seçeneğini tıklatın!


İndirilebilir PDF

İndir

Bu çalışma Creative Commons Attribution-Noncommercial-Share Alike 3.0 Unported License kapsamında lisanslanmıştır  Creative Commons şartları, Twitter™ ve Facebook sitelerinde paylaşılanları kapsamaz.

Yasal Uyarılar   |   Çevrimiçi Gizlilik İlkesi