註解:

本文件提供 Acrobat XI 的指示。如果您使用的是 Acrobat DC,請參閱 Acrobat DC 說明

從現有文件建立表格

您可以轉換現有電子文件 (例如 Word、Excel 或 PDF 文件) 或將紙張文件掃描成 PDF 表格。Acrobat 會自動將互動表格欄位新增至表格。然後您可以編輯表格以新增特別表格欄位,例如下拉清單、清單框或按鈕。

您可新增至 PDF 的表格欄位類型
您可新增至 PDF 的表格欄位類型

A. 基於認證的簽名欄位 B. 下拉清單框 C. 「文字欄位」 D. 自動訊息列 E. 核取框 F. 選項按鈕 G. 清單框 H. 「按鈕」 
  1. 從工具列上的「建立」功能表選擇「建立表格」

  2. 選取「從現有文件」並按一下「下一步」

  3. 選擇下列其中一個選項:

    使用目前文件

    將目前開啟的 PDF 轉換為互動表格。

    選擇另一個檔案

    將現有電子文件 (例如 Word、Excel 或 PDF) 轉換為互動 PDF 表格。按一下「瀏覽」來尋找檔案。

    「掃描紙張表格」

    掃描紙張表格並將其轉換為互動 PDF 表格。

  4. 按一下「繼續」,然後遵循螢幕上的指示執行。

    Acrobat 將建立表格,並以表格編輯模式開啟。「表格」任務窗格會顯示編輯表格的選項。工具列包含用來新增其他欄位的表格欄位工具。

  5. 檢閱 Acrobat 所建立的表格欄位。使用任務列中的表格欄位工具來新增欄位。依需要刪除、調整大小或排列欄位。您可以新增下列類型的表格欄位:

    「條碼」

    對選定欄位的輸入進行編碼並顯示為紋理圖樣,該圖樣可為解碼軟體或硬體 (可分別購置) 所詮釋。

    「按鈕」

    在使用者電腦上啟動變更,如開啟檔案、播放聲音或將資料送出至 Web 伺服器。這些按鈕可採用影像、文字以及由滑鼠動作觸發的視覺變化來自訂。

    核取框

    表現各項目是否被選定。如果表格包含多個核取框,使用者一般可依照需要在這些核取框中選擇任意多項。

    「數位簽名欄位」

    允許使用者透過電子方式,使用數位簽名來簽署 PDF 文件。

    「下拉清單」

    允許使用者從蹦現功能表中選擇一個項目或鍵入一個值。您可以設定表格欄位內容,讓使用者輸入自訂值。

    「清單框」

    顯示選項清單以供使用者選取。您可以設定表格欄位內容,讓使用者按 Shift 鍵並按一下滑鼠以在清單中選取多個項目。

    選項按鈕

    一組使用者僅可從中選擇一個項目的選項集合。所有同名的選項按鈕會作為群組一起運作。

    「文字欄位」

    允許使用者鍵入文字,如姓名、地址或電話號碼。

    如需詳細資訊,請參閱表格欄位基本功能

  6. 當您對表格感到滿意時,按一下關閉表格編輯

如需建立表格的視訊教學課程,請觀看「如何從現有文件建立 PDF 表格」:http://tv.adobe.com/watch/acrobat-xi-tips-tricks/how-to-create-new-pdf-forms-from-existing-documents/

建立 Adobe Sign 的表格

您可將現有表格轉換為 Adobe Sign 表格,或將 Adobe Sign 欄位輕鬆拖放到 PDF 上。您可使用 Adobe Sign 服務將表格傳送出去以供填寫及簽署。並非所有欄位皆可轉換為 Adobe Sign 欄位,如「清單框」「下拉清單」「按鈕」欄位就不可。您可從工具列新增其它 Adobe Sign 欄位。

  1. 開啟要轉換為 Adobe Sign 表格的 PDF。

  2. 選擇「工具 > 表格 > 編輯」。 

  3. 如果詢問您是否要 Acrobat 為您偵測表格欄位,按一下「是」

  4. 如果收到警告表示您正要進入「表格編輯模式」,按一下「確定」

  5. 在開啟的「表格」窗格中選擇「任務 > 轉換為 Adobe Sign 表格」

  6. 如果收到警告表示 Acrobat 將移除 Adobe Sign 不支援的表格欄位,請按「下一步」,然後在後續的警告中按一下「確定」

  7. 若要將欄位新增至表格,請在任務列中選取欄位的圖示。將游標放置於您要放置欄位的地方,然後按一下來插入欄位。

  8. 為欄位命名並指定填寫或簽署欄位的人員。若要設定欄位內容,如邊框色彩、填充、字型和字面大小,請連按兩下欄位。

    表格欄位內容
    第一次放置 Adobe Sign 欄位時,您可以為欄位命名並指定簽署或填寫欄位的人員。

  9. 完成表格時,按一下任務列上的「關閉表格編輯」

  10. 若要將表格上傳至 Adobe Sign,請選擇「簽署 > 請其他人簽署 > 傳送以供簽署」

  11. 顯示「已上傳文件至 Adobe Sign」訊息時,請按一下「進行 Adobe Sign 以繼續操作」。Adobe Sign 網站開啟時,請遵循螢幕上的指示。

新增特定 Adobe Sign 欄位

您可建立特定 Adobe Sign 欄位,例如可驗證資料或將資料限制在特定值的下拉清單或欄位。您可使用特殊文字標籤為欄位命名。標籤語法涵蓋了建立欄位所需的所有資訊。在 Acrobat 中您不會看到欄位的功能。在您將表格上傳至 Adobe Sign 網站後,Adobe Sign 會使用文字標籤建立欄位。

當您第一次放置欄位時,需在「名稱」欄位輸入文字標籤。您可選擇在「內容」對話方塊的「一般」標籤上編輯欄位名稱 (連按兩下欄位以開啟其內容)。如需 Adobe Sign 文字標籤的清單,請參閱使用「文字標籤」建立 Adobe Sign 表格。當您在 Acrobat 中插入文字標籤時,請省略包夾標籤的括弧:{{標籤}}。

使 Reader 使用者可以儲存表格資料

通常,Reader X 和舊版的使用者無法儲存他們填寫完成的表格副本。不過,您可以擴充 PDF 的權限,讓這些使用者儲存表格資料。如果您使用 Acrobat Pro,就可擁有 Reader 使用者的額外功能,如將文字新增至非互動表格。

註解:

與 Reader 舊版不同的是,Reader XI 具有「新增文字」工具和儲存表格資料的能力。Acrobat 使用者不必擴充特殊權限即可在非可填寫表格中輸入文字、新增注釋,以及數位簽署 PDF。

  1. 開啟單一 PDF,或預覽 PDF 文件夾中的元件 PDF。

  2. 如果您正在編輯表格,請按一下「表格」任務窗格中的「關閉表格編輯」

  3. 選擇「檔案 > 儲存為其他 > Reader 延伸 PDF」,然後選擇下列選項之一:

    在 PDF 中啟用新增文字 (非 PDF 表格)

    (Acrobat Pro) 可讓使用者將文字新增到 PDF 或無法填寫的平面表格 (適用於舊版的 Reader)。

    注釋和度量

    (Acrobat Pro) 可讓使用者新增注釋或存取物件資料度量地理空間工具

    啟用更多工具 (包括填寫表格和儲存)

    可讓使用者在互動或可填寫的表格中輸入資料後,能加以儲存。

本機儲存已填寫表格的限制

Acrobat Standard 和 Acrobat Pro 都允許 Adobe Reader 8 或更高版本使用者在本機填寫及儲存 PDF 表格。使用 Reader 延伸功能本機儲存 PDF 表格 (稱為延伸文件) 有兩種限制:

「部署的延伸文件數目」

Acrobat Standard 或 Acrobat Pro 客戶可將延伸文件傳送給不限數量的收件者來填寫。例如,Acrobat 客戶可以在允許使用者本機填寫及儲存 PDF 表格的網頁上張貼空白表格範本。可以存取此範本的人數並無限制。不過,該 Acrobat 客戶僅能收集 500 個來自已填寫表格的回應。此限制同時適用於書面 (紙張表格送出) 及電子形式的已填寫表格。

「延伸文件的收件者數目」

Acrobat Standard 或 Acrobat Pro 客戶可將延伸文件傳送給 500 個以內的特定收件者。例如,Acrobat 客戶屬於 500 人 (或以下) 的組織。Acrobat 客戶可以將不限數目的延伸文件傳送給這 500 個收件者並從已填寫表格收集不限數目的回應。

這兩項限制同時適用於每個實體/公司,且實體中的多個使用者均不得濫用此功能。取得使用 Acrobat 的其它授權並不會增加上述限制。例如,某一個公司中五個 Acrobat Standard 9 使用者傳送相同的延伸文件以接收並擷取資料總計不能超過 500 次。

Acrobat Standard 和 Acrobat Pro 包含的技術使用了數位認證,可在 PDF 文件中啟用一些特定功能。此認證存在於「軟體」(「密鑰」) 中。您同意不為任何目的存取、嘗試存取、控制、停用、移除、分發「密鑰」。

新增 JavaScript 至表格

JavaScript 語言使您可以建立交互網頁。Adobe 提昇了 JavaScript,因此您可以輕鬆地在 PDF 表格中整合交互功能。JavaScript 在 Acrobat 表格中最常見的用途就是格式化、計算、驗證資料和指定動作。在 Windows 中,您還可以配置 Adobe PDF 表格,使其直接連線至執行開放式資料庫連結 (Open Database Connection,簡稱 ODBC) 的資料庫。

註解:

如果您建立動態表格,請記住,Reader 不支援某些自訂 JavaScript。除非在 PDF 中新增附加使用權限,否則在 Reader 中檢視表格時,表格可能無法正常執行。

額外的資源

如需有關 Acrobat JavaScript 的詳細資訊,請參閱以下資源:

將表格分發 (傳送) 給收件者

分發 PDF 或網頁表格

建立表格後,您可以選擇如何將表格傳送給收件者。

  1. 選擇「工具 > 表格 > 分發」

  2. 隨後可能顯示一系列訊息,這取決於 Acrobat 在您的表格中偵測到的條件。視需要回應螢幕指示,並儲存表格。
  3. 選擇分發和收集方法:

    「電子郵件」

    在您的電子郵件收件匣中收集回應。

    「內部伺服器」

    在內部伺服器 (如 SharePoint網路資料夾) 上分發和收集回應。如需詳細資訊,請參閱指定伺服器

    如需詳細資訊,請參閱選擇審核及表格分發選項

  4. 按一下「繼續」並遵循螢幕上分發表格的指示。

  5. 如果您選擇在電子郵件收件匣中收集回應,請執行以下任一動作:

註解:

如果您不知道收件者的電子郵件地址,請輸入您的電子郵件地址。系統會傳送給您指向表格的連結,您可依照需要將之傳送給收件者。

分發 Adobe Sign 表格

在建立 Adobe Sign 表格之後,您可以使用 Adobe Sign 服務將其傳送至收件者以供填寫和簽署。

  1. 如果表格處於「表格編輯」模式,請按一下任務列上的「關閉表格編輯」

  2. 如果您尚未儲存表格,請加以儲存。

  3. 若要將表格上傳至 Adobe Sign,請選擇「簽署 > 請其他人簽署 > 傳送以供簽署」

  4. 顯示「已上傳文件至 Adobe Sign」訊息時,請按一下「進行 Adobe Sign 以繼續操作」

  5. Adobe Sign 網站開啟時,請遵循螢幕上的指示。

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