追蹤修訂

有一個最有用的功能,就是能夠追蹤每位參與者在撰寫及編輯程序中對內文所做的變更。只要任何人新增、刪除或移動現有內文中的文字,就會在 InDesign 的「內文編輯器」或 InCopy 的「校稿」和「內文」檢視中標記變更。然後,您可以接受或拒絕變更。

使用 InDesign 中的「追蹤修訂」面板或 InCopy 中的「追蹤修訂」工具列,可開啟或關閉「追蹤修訂」,以及顯示、隱藏、接受或拒絕參與者所做的變更。

nf_track_changes
Change tracking shown in Story Editor (InDesign)

A. Change bars B. Added text C. Deleted text D. Moved text (from) E. Moved text (to) 

開啟修訂追蹤

  1. 選擇「視窗 > 評論 > 追蹤修訂」可開啟「追蹤修訂」面板 (InDesign),或選擇「視窗 > 追蹤修訂」可開啟「追蹤修訂」工具列 (InCopy)。

  2. 將插入點置入文字中,然後執行下列任一項作業:

    • 若要只在目前的內文中啟動修訂追蹤,請按一下「在目前內文中啟動追蹤修訂」圖示

    • (InDesign) 若要在所有內文中啟動追蹤,請從「追蹤修訂」面板選單中選擇「在所有內文中啟動追蹤」。

    • (InCopy) 若要在多重內文文件中追蹤所有開啟的內文,請選擇「變更 > 在所有內文中啟動追蹤」。

  3. 根據需求,在內文中新增、刪除或移動文字。

註解:

開啟「追蹤修訂」時,「校稿」檢視和「內文」檢視之「內文」列的最右邊,會出現追蹤修訂圖示

顯示修訂追蹤的方式

開啟「追蹤修訂」時,預設會標記每個變更,如「內文編輯器」(InDesign) 或「校稿」和「內文」檢視 (InCopy) 中所示:

註解:

「偏好設定」對話框的「追蹤修訂」區段可讓您選擇要識別變更的顏色。它還可讓您選取要追蹤的修訂 (新增、刪除或移動文字) 以及追蹤的外觀。

新增的文字

反白顯示。

刪除的文字

反白顯示並以刪除線標記。

移動的 (剪下及貼上) 文字

在原始位置中反白顯示並以刪除線標記;在新位置反白顯示並加框。

註解:

如果從某個 文件剪下文字然後貼到其他文件,會在文件的原始位置顯示為刪除的文字,而在新位置中顯示為新增的文字。

拷貝的文字

在新位置中反白顯示。原始文件則不會變更。

變更列

變更列是出現在已修訂之文字行左邊的垂直線。您可以在工作時選擇要顯示或隱藏變更列。您也可以指定要用於顯示變更列的顏色。

顯示或隱藏變更

隱藏變更時,顯示文字的方式就如同關閉修訂追蹤功能一樣。也就是說,可以看見新增的文字、看不見刪除的文字,而移動或貼上的文字則會出現在插入的位置。

(InDesign) 開啟修訂追蹤後,無論您是在「內文編輯器」或文件版面中工作,都會追蹤編輯。您只能在「內文編輯器」中檢視變更,而不能在版面中檢視變更。

(InCopy) 開啟修訂追蹤後,無論您是在「校稿」、「內文」或「版面」檢視中工作,都會追蹤編輯。您只能在「校稿」和「內文」檢視中檢視變更,而不能在「版面」檢視中檢視。

  1. 在「追蹤修訂」面板 (InDesign) 或「追蹤修訂」工具列 (InCopy) 中,按一下「顯示/隱藏修訂」按鈕 

關閉修訂追蹤

  1. 將插入點置入文字中,然後執行下列任一項作業:

    • 若要只在目前的內文中關閉修訂追蹤,請按一下「在目前內文中關閉追蹤修訂」圖示  

    • (InDesign) 若要在所有內文中關閉追蹤,請從「追蹤修訂」面板選單中選擇「在所有內文中關閉追蹤修訂」。

    • (InCopy) 若要在多重內文文件中關閉追蹤所有開啟的內文,請選擇「變更 > 在所有內文中關閉追蹤」。

註解:

如果關閉追蹤,將不會進一步追蹤修訂。先前追蹤到的修訂不會受到影響。

在追蹤修訂面板中檢視變更資訊

  1. 選擇「視窗 > 追蹤修訂」。

  2. 按一下變更中的插入點。「追蹤修訂」面板會顯示日期、時間和其他變更資訊。

接受及拒絕變更

內文中進行變更時 (不管是您或其他人所進行),修訂追蹤功能可讓您檢視所有變更,並決定是否要將這些變更納入內文。您可以接受或拒絕單一變更、部分已追蹤修訂或一次接受或拒絕所有變更。

當您接受變更時,該變更會成為排文的正常部分,而且不會再反白顯示為變更。拒絕變更時,文字會回復到進行變更之前的樣子。

  1. 在「內文編輯器」(InDesign) 或者「校稿」或「內文」檢視 (InCopy) 中,將插入點定位在內文的開頭。

  2. 在「追蹤修訂」面板 (InDesign) 或「追蹤修訂」工具列 (InCopy) 中,按「下一個變更」按鈕 

  3. 執行下列任一項作業:

    • 若要接受反白顯示的變更並將它納入排文中,請按一下「接受變更」按鈕
    • 若要拒絕變更並回復到原始文字,請按一下「拒絕變更」按鈕

    註解:

    若要接受或拒絕反白標示的變更並跳至下一個變更,請按住 Alt 鍵並按一下 (Windows) 或按住 Option 鍵並按一下 (Mac OS)「接受變更」或「拒絕變更」按鈕。

    • 若要移回上一個變更,或略過變更並跳至下一個變更,請按「上一個變更」按鈕  或「下一個變更」按鈕 

    • 若要接受或拒絕所有變更而不進行審核,請按一下「接受內文中的所有變更」按鈕 或「拒絕內文中的所有變更」按鈕

    • 若要接受或拒絕內文或文件中的所有變更,或要接受或拒絕特定參與者進行的所有變更,請從「追蹤修訂」面板選單 (InDesign) 或「變更」選單 (InCopy) 中選擇適當的選項。

註解:

如果變更接受或拒絕變更的心意,可以選擇「編輯 > 還原」或按 Ctrl+Z (Windows) 或 Command+Z (Mac OS),即可還原變更。

「接受所有變更」或「拒絕所有變更」指令選項也適用於隱藏的條件文字。

設定追蹤修訂偏好設定

偏好設定可讓您控制許多追蹤選項。您可以選擇要識別變更的顏色,也可選取要追蹤的變更:新增、刪除或移動文字。您也可以設定每個追蹤修訂類型的外觀,也可以在邊界中以上色的變更列來識別變更。

  1. 選擇「編輯 > 偏好設定 > 追蹤修訂」(Windows) 或「InCopy > 偏好設定 > 追蹤修訂」(Mac OS)。

  2. 選取每種要追蹤的變更類型。

  3. 針對每種變更類型,指定文字顏色、背景顏色和標記方法。

  4. 選取「禁止複製使用者顏色」可確保為所有使用者指定不同的顏色。

  5. 若要顯示變更列,請選取「變更列」選項。從「變更列顏色」選單中選取顏色,並指定要在左側或右側邊界顯示變更列。

  6. 如果要對標記為刪除的文字進行拼字檢查,請選取「在拼字檢查時包含刪除的文字」。

  7. 按一下「確定」。

變更使用者名稱和顏色

  1. 關閉所有開啟的內文。
  2. 選擇「檔案 > 使用者」。
  3. 指定要用於修訂追蹤和註解的使用者名稱和顏色,然後按一下「確定」。

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