Adobe Sign「簽署原因」功能適用於 Enterprise 等級的服務。

功能說明

「簽署原因」功能讓簽署者可以提供簽署合約的原因。此類型的資訊在部分工作流程 (例如 Title 21 CFR part 11) 中為必要資訊,但也供有需要的所有 Enterprise 帳戶進行實作。

原因可為必填,也可為選填。

「原因」欄位可套用至「電子」或「數位簽名」欄位。不包括「縮寫簽名」欄位。

可從 Adobe Sign 管理員建立的預先定義清單中選取原因,或輸入自由格式文字欄位。

註解:

「簽署原因」功能只在「生技製藥設定」頁面上可用,必須由支援人員或您的 CSM 啟用。


使用方式

啟用「簽署原因」時,簽署者會在輸入、繪製或上傳簽名影像後,立即經要求提供套用簽名的原因。簽名以下列其中一種方式顯示於新的面板中:

  • 可接受簽署者自訂原因的開放式文字欄位
custom_reason_capture
  • 顯示可接受原因的下拉式清單 (與 Adobe Sign 中所定義的相同)
reason_pick-list

註解:

若兩個選項都啟用,則挑選清單中會有一個明細項目供可輸入自訂原因 (如上圖所示)

 

簽署者提供原因後按一下「確定」,表單的填寫/簽名程序將繼續如常進行。

兩個選項都會產生顯示簽名的簽名區塊,原因則顯示於右方:

custom_reason_signatureblock
signer_signatureblock

 

並且兩個選項都會在合約的 CSV 報告中列出原因:

custom_signatureexportdatalinkandcontent


設定選項

在擷取簽署原因方面,有四個可選取的選項。

前面兩個選項指出是否應該在簽名程序中允許原因。電子和數位簽名分別啟用:

  • 允許簽署者在電子簽名工作流程提供簽署原因 - 套用原因欄位至電子簽名欄位
  • 允許簽署者在雲端型數位簽名工作流程提供簽署原因 - 套用原因欄位至數位簽名欄位

 

允許不需要簽署者原因的簽名。

然而如果您允許簽名原因,您必須定義原因清單或允許輸入自訂原因。

 

後面兩個選項是為控制套用原因而提供:

  • 要求簽署者提供簽署原因 - 若啟用,所有簽署者都必須提供原因 (內部和外部簽署者)
  • 允許簽署者提供自訂簽署原因 - 允許簽署者在文字欄位中輸入他們自己的原因
    • 若未建立預先定義的原因清單,當允許簽署原因時,此設定必須啟用
feature_options

 

以下可選取的選項是定義的原因清單。

若不允許自訂原因,此清單必須至少具有一個項目。

 

若要新增新原因,請按一下加號圖示

create_new_reason

 

重疊顯示的「建立」對話方塊允許您設定原因。原因有三個元素:

  • 簽署原因名稱 - 原因記錄的名義名稱。
    • 提供該名稱以協助排序可能涉及多種語言的原因
  • 簽署原因文字 - 此為實際插入簽名和稽核報告中的文字。
    • 原因文字長度限制在 128 字元或 128 個字元以下
    • 簽署者將在選取視窗中看到完整文字
  • 語言 - 只有當原因的語言值與簽署者環境中的語言值相符時,該原因才會呈現為選項。如果您使用法語傳送合約,則只有標記為法語的原因可供選取
    • 如果簽署者使用的語言不與任何預先定義的原因相符,則可接受自訂原因

 

正確設定原因後,按一下「儲存」

所有簽署者都可立即使用該原因。

configure_reason

 

若要從清單「編輯」或「刪除」原因,按一下原因以加以選取。

「編輯」或「刪除」的選項顯示在該區段的左上方:

edit_or_delete_areason


如何啟用或停用

「功能」功能可由 Adobe Sign 帳戶管理員於「帳戶」層級啟用。

您可設定群組層級設定,且該設定會覆寫「帳戶」層級值。

 

若要存取此選項,請導覽至:「帳戶 > 帳戶設定 > 生技製藥設定」

navigate_to_reasonsforsigningsettings


注意事項...

  • 簽名原因可用於數位和電子簽名欄位
    • 每位簽署者可以僅有一個數位簽名欄位和多個電子簽名欄位
  • 當只有一個戳記作為簽名使用時,簽名原因不適用

此産品由 Creative Commons Attribution-Noncommercial-Share Alike 3.0 Unported License 授權  Creative Commons 條款未涵蓋 Twitter™ 與 Facebook 文章。

法律說明   |   線上隱私權政策