Kopfzeilen, Fußzeilen und Bates-Nummerierung zu PDF-Dateien hinzufügen

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Kopfzeilen, Fußzeilen und Bates-Nummerierung

In Acrobat kannst du Kopf- und Fußzeilen zu einem PDF-Dokument hinzufügen. Kopf- und Fußzeilen können ein Datum, automatische Seitenzahlen, Bates-Nummern für amtliche Dokumente oder Titel und Autor*in beinhalten. Du kannst Kopf- und Fußzeilen zu einem oder mehreren PDF-Dokumenten hinzufügen.

Bei den Kopf- und Fußzeilen in einem PDF-Dokument sind Variationen möglich. Du kannst beispielsweise eine Kopfzeile hinzufügen, bei der die Seitenzahl auf ungeraden Seiten rechts erscheint. Eine weitere Kopfzeile könnte die Seitenzahl auf geraden Seiten dann links platzieren. Bei einer Bates-Nummerierung kannst du die Anzahl der Ziffern, die Startzahl und das an jede Bates-Nummer anzuhängende Präfix oder Suffix festlegen.

Du kannst einmal definierte Kopf- und Fußzeilen speichern, um sie später erneut zu verwenden, du kannst aber auch einfach Kopf- und Fußzeilen anwenden, ohne eine weitere Nutzung zu planen. Nach dem Anwenden von Kopf- und Fußzeilen hast du die Möglichkeit, sie im PDF-Dokument zu bearbeiten, zu ersetzen oder zu löschen. Du kannst Kopf- und Fußzeilen vor der Anwendung auf ein Dokument in einer Vorschau anzeigen und die Ränder so einstellen, dass keine anderen Seiteninhalte durch die Kopf- und Fußzeilen überlappt werden.

Kopf- und Fußzeilen bei geöffnetem Dokument hinzufügen

  1. Öffne die PDF-Datei, der du die Kopf- und Fußzeile hinzufügen möchtest.

  2. Wähle Werkzeuge > PDF-Datei bearbeiten aus.

    In der sekundären Werkzeugleiste wird die Werkzeuggruppe „PDF-Datei bearbeiten“ angezeigt.

    Hinweis:

    Die Formatierung und damit verbundene Optionen werden im rechten Fenster angezeigt.

  3. Wähle auf der sekundären Werkzeugleiste Kopf- und Fußzeile > Hinzufügen aus.

  4. Lege die Schrift und den Rand nach Bedarf fest.

    Die festgelegten Texteigenschaften werden auf alle Kopf- und Fußzeilenelemente angewendet, die zu dieser Definition gehören. Es ist nicht möglich, im Dialogfeld Kopf- und Fußzeile hinzufügen auf einzelne Textfelder in derselben Sitzung abweichende Einstellungen anzuwenden.

    Hinweis:

    Um Überlappungen zu vermeiden, klicke auf den Link Optionen für Erscheinungsbild und wähle die Option Dokument verkleinern, damit kein Text und keine Grafiken des Dokuments überschrieben werden aus. Wenn beim großformatigen Drucken des PDF-Dokuments eine Größen- und Positionsveränderung vermieden werden soll, aktiviere die Option Position und Größe des Kopf- und Fußzeilentextes immer gleich beim Drucken auf unterschiedlichen Seitenformaten.

  5. Gib Text in die Felder für Kopfzeilen- und Fußzeilentext ein. Wenn du Seitenzahlen oder das aktuelle Datum einfügen möchtest, klicke auf ein Feld und dann auf die entsprechenden Schaltflächen. Wenn du eine Formatierung für automatische Einträge festlegen möchtest, klicke auf Format für Seitenzahlen und Datum.

    Hinweis:

    Du kannst Text mit Datumsangaben und Seitenzahlen kombinieren. Es ist auch möglich, einem Eintrag mehrere Textzeilen hinzuzufügen.

  6. Wenn du nur auf bestimmten Seiten Kopf- und Fußzeilen einfügen möchtest, klicke auf die Schaltfläche Optionen für Seitenbereich. Lege anschließend einen Seitenbereich fest und wähle ggf. eine Option im Menü Untergruppe aus.

  7. Sieh dir im Vorschaubereich die Ergebnisse an. Über die Option Seitenansicht kannst du unterschiedliche Seiten des PDF-Dokuments einblenden.

  8. (Optional) Um die Einstellungen für die Kopf- und Fußzeilen zur Wiederverwendung zu speichern, klicke oben im Dialogfeld auf Einstellungen speichern.

  9. (Optional) Um dieselben Einstellungen auf weitere PDF-Dokumente anzuwenden, klicke auf Auf mehrere Dateien anwenden. Klicke auf Dateien hinzufügen, wähle Dateien hinzufügen oder Geöffnete Dateien hinzufügen und wähle die Dateien aus. Im Dialogfeld Ausgabeoptionen legst du den Ordner und die Voreinstellungen für Dateinamen fest. Klicke danach auf OK.

Kopf- und Fußzeilen ohne geöffnetes Dokument hinzufügen (Nur Windows)

  1. Wähle Werkzeuge > PDF-Datei bearbeiten aus.

  2. Wähle auf der sekundären Werkzeugleiste Kopf- und Fußzeile > Hinzufügen aus.

  3. Klicke im Dialogfeld auf Dateien hinzufügen, wähle Dateien hinzufügen und dann die Dateien aus.

    Hinweis:

    Du kannst Dateien oder Ordner auch hinzufügen, indem du sie in das Dialogfeld ziehst.

  4. Führe die Schritte 4 bis 8 des Verfahrens zum Hinzufügen von Kopf- und Fußzeilen bei geöffnetem Dokument aus. Wenn du die Einrichtung der Kopf- und Fußzeilen abgeschlossen hast, klicke auf OK.

  5. Im Dialogfeld Ausgabeoptionen legst du den Ordner und die Voreinstellungen für Dateinamen fest. Klicke danach auf OK.

Kopf- und Fußzeilen aktualisieren

Aktualisierungen werden auf den zuletzt hinzugefügten Kopf- und Fußzeilensatz angewendet.

  1. Öffne die PDF-Datei mit der Kopf- und Fußzeile.

  2. Wähle Werkzeuge > PDF-Datei bearbeiten aus.

  3. Wähle in der sekundären Werkzeugleiste Kopf- und Fußzeile > Aktualisieren aus.

  4. Passe ggf. die Einstellungen an.

  1. Öffne die PDF-Datei mit der Kopf- und Fußzeile.

  2. Wähle Werkzeuge > PDF-Datei bearbeiten aus.

  3. Wähle in der sekundären Werkzeugleiste Kopf- und Fußzeile > Hinzufügen aus und klicke dann in der angezeigten Meldung auf Neu hinzufügen.

    Die vorhandenen Kopf- und Fußzeilen werden in der Vorschau angezeigt.

  4. Gebe den Text in die Textfelder für Kopf- und Fußzeile ein, um weitere Kopf- und Fußzeilen hinzuzufügen. Während der Eingabe wird mittels der Vorschau das Erscheinungsbild der vollständigen Kopf- und Fußzeilen der Seite aktualisiert.
  5. Wähle bei Bedarf neue Formatierungsoptionen. Auch hierbei wird die Vorschau entsprechend aktualisiert.

Alle Kopf- und Fußzeilen ersetzen

  1. Öffne die PDF-Datei mit der Kopf- und Fußzeile.

  2. Wähle Werkzeuge > PDF-Datei bearbeiten aus.

  3. Wähle in der sekundären Werkzeugleiste Kopf- und Fußzeile > Hinzufügen aus und klicke dann in der angezeigten Meldung auf Ersetzen.

  4. Passe ggf. die Einstellungen an.

Alle Kopf- und Fußzeilen entfernen

  1. Führe einen der folgenden Schritte aus:
    • Öffne die PDF-Datei mit der Kopf- und Fußzeile. Wähle dann Werkzeuge > PDF-Datei bearbeiten > Kopf- und Fußzeile > Entfernen aus.
    • Zum Entfernen aller Kopf- und Fußzeilen aus mehreren PDF-Dokumenten schließe alle geöffneten Dokumente und wähle Werkzeuge > PDF bearbeiten > Kopf- und Fußzeile > Entfernen aus. Klicke im Dialogfeld auf Dateien hinzufügen, wähle Dateien hinzufügen und die Dateien aus. Klicke auf OK. Lege dann im Dialogfeld Ausgabeoptionen den Zielordner und die Voreinstellungen für Dateinamen fest.

Das Verfahren der Bates-Nummerierung ermöglicht es, juristische Schriftstücke mit einem Index zu versehen, so dass sie schneller identifiziert und abgerufen werden können. Jeder Seite in jedem Dokument wird eine eindeutige Bates-Nummer zugewiesen, die auch die Beziehung zu anderen Dokumenten mit Bates-Nummer angibt. Bates-Nummern werden in Kopf- oder Fußzeilen auf den Seiten jedes PDF-Dokuments im Stapel aufgeführt.

Die Bates-Kennzeichnung wird als Nummer bezeichnet, es kann jedoch ein alphanumerisches Präfix und Suffix enthalten sein. Das Präfix und das Suffix erleichtern die Erkennung des Grundthemas der Dateien.

Hinweis:

Die Bates-Nummerierung kann bei geschützten oder verschlüsselten Dateien und bei einigen Formularen nicht angewendet werden.

Bates-Nummern hinzufügen

Beim Zuweisen von Dokumenten für die Bates-Nummerierung kannst du PDF-Dokumente und andere, nicht im PDF-Format vorliegende Dateien hinzufügen, die in das PDF-Format konvertiert werden können. Der Vorgang konvertiert nicht im PDF-Format vorliegende Dateitypen in das PDF-Format und fügt der resultierenden PDF-Datei Bates-Nummern hinzu.

  1. Wähle Werkzeuge > PDF-Datei bearbeiten aus.

    In der sekundären Werkzeugleiste wird die Werkzeuggruppe „PDF-Datei bearbeiten“ angezeigt.

  2. Wähle in der sekundären Werkzeugleiste Mehr > Bates-Nummerierung > Hinzufügen aus.

  3. Klicke im Dialogfeld Bates-Nummerierung auf Hinzufügen und wähle Dateien hinzufügen, Ordner hinzufügen oder Geöffnete Dateien hinzufügen aus. Wähle anschließend die Dateien oder den Ordner aus.

    Hinweis:

    Wenn du einen Ordner hinzufügst, der auch andere Dateien enthält (nicht im PDF-Format), werden die Nicht-PDF-Dateien nicht hinzugefügt.

    Wenn darunter kennwortgeschützte Dokumente sind, werden Meldungen angezeigt, bei denen du das jeweilige Kennwort eingeben musst.

  4. Führe je nach Bedarf in der Dateiliste einen der folgenden Schritte aus:
    • Zum Ändern der Reihenfolge, in der Bates-Nummern zugewiesen werden, wähle eine Datei aus und ziehe sie oder klicke auf Nach oben oder Nach unten.
    • Klicke auf einen Spaltennamen, um die Liste zu sortieren. Klicke erneut, um die Sortierreihenfolge umzukehren.

  5. Um einen Zielordner für Ausgabedateien und Voreinstellungen für Dateinamen anzugeben, klicke auf Ausgabeoptionen. Lege die gewünschten Optionen fest und klicke auf OK.

  6. Nachdem du die Dateien wie gewünscht hinzugefügt und angeordnet hast, klicke auf OK. Klicke anschließend im Dialogfeld Kopf- und Fußzeile hinzufügen in das gewünschte Feld, um die Einfügemarke entsprechend zu platzieren.

  7. Klicke auf Bates-Nummer einfügen. Gib anschließend Folgendes ein:

    • Gib bei Anzahl der Ziffern ein, wie viele Stellen die Bates-Nummern haben sollen (von 3 bis 15). Die Standardeinstellung ist 6; hiermit würden Bates-Nummern nach dem Muster 000001, 000002 usw. erstellt.
    • Gib bei Startnummer die Nummer ein, die dem ersten PDF-Dokument aus der Liste zugewiesen werden soll. Der Standardwert ist 1.
    • Gib bei Präfix ggf. Text ein, der vor die Bates-Nummern gesetzt werden soll.
    • Gib bei Suffix ggf. Text ein, der nach den Bates-Nummern gesetzt werden soll.
    Hinweis:

    Wenn es um Gerichtsprozesse geht, bei denen viele Seiten zusammen kommen können, gib für Anzahl Ziffern einen höheren Wert ein. Verwende im Präfix oder Suffix nicht das Zeichen #.

  8. Klicke auf OK und ändere wie bei anderen Kopf- und Fußzeilen bei Bedarf weitere Einstellungen.

Einer Bates-Nummernserie weitere Dokumente hinzufügen

Prüfe zunächst, welche Bates-Nummer in der Serie zuletzt angewendet wurde.

  1. Starte die Bates-Nummerierung mit dem im vorherigen Thema beschriebenen Verfahren und wähle dabei die Dateien aus, die du der Serie hinzufügen möchtest.

  2. Gib, nachdem du auf Bates-Nummer einfügen geklickt hast, bei Startnummer die nächste in der Serie folgende Zahl ein. Gib den Text für das Präfix und Suffix ein, der bei den übrigen Dokumenten der Serie verwendet wurde.

  3. Klicke auf OK, wenn du das Festlegen der Einstellungen abgeschlossen hast.

PDF-Dokumente mit Bates-Nummern suchen

  1. Wähle Bearbeiten > Erweiterte Suche.

  2. Gib in das Textfeld für den Suchbegriff oder -ausdruck die gesuchte Bates-Nummer oder einen Teil davon ein.

    Wenn du beispielsweise ein bestimmtes Dokument suchst, dessen Bates-Nummer du kennst, gib als Suchtext die gesamte Nummer ein. Um in einer Serie von Bates-Nummern bestimmte Dokumente zu suchen, gib einen charakteristischen Teil der Bates-Serie ein, etwa das Präfix oder Suffix.

  3. Aktiviere unter Was soll durchsucht werden die Option Alle PDF-Dokumente in.

  4. Klicke auf Ordner suchen und gib den Speicherort an.

  5. Klicke auf Suchen.

Hinweis:

Um nach PDF-Dateien mit Bates-Nummerierung in einem PDF-Portfolio zu suchen, öffne das entsprechende PDF-Portfolio und gib in das Suchfeld auf der PDF-Portfolio-Werkzeugleiste die gesuchte Bates-Nummer oder einen Teil davon ein.

Die Bates-Nummer zu vorhandenen Dateinamen hinzufügen

Du kannst einem Dateinamen die Bates-Nummer als Präfix oder Suffix hinzufügen. Gehe wie folgt vor, um einem Dateinamen die Bates-Nummer hinzuzufügen:

  1. Öffne eine PDF-Datei in Acrobat.

  2. Navigiere zu Werkzeuge > PDF-Datei bearbeiten.

  3. Klicke in der Werkzeugleiste „PDF-Datei bearbeiten“ auf Mehr > Bates-Nummerierung > Hinzufügen.

  4. Klicke im Dialogfeld „Bates-Nummerierung“ auf Ausgabeoptionen.

    Ausgabeoptionen

  5. Wähle „Name der Originaldatei hinzufügen“ aus und gib %BATES_NUMBER_KEY% in die Felder „Einfügen vor“ oder „Einfügen nach“ ein.

    Die Bates-Nummer zu Dateinamen hinzufügen

  6. Klicke auf OK.

Bates-Nummern entfernen

  1. Öffne die PDF-Datei mit den Bates-Nummern.

  2. Wähle Werkzeuge > PDF-Datei bearbeiten aus.

  3. Wähle in der sekundären Werkzeugleiste Mehr > Bates-Nummerierung > Entfernen aus.

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