Exportation du contenu à partir d’InDesign

Lorsque vous exportez du contenu d’InDesign vers InCopy, un lien est établi entre ces applications. Pour exporter les blocs de texte, les blocs graphiques InDesign et leur contenu vers InCopy, utilisez l’une des deux méthodes suivantes :

  • Créez un fichier conteneur (*.icma), appelé affectation et ajoutez les regroupements d’éléments de document associés (tels que le texte et les graphiques d’un article) à l’affectation afin qu’ils puissent être utilisés simultanément. Le contenu des affectations est exporté sous forme de fichiers *.icml.

  • Exportez les blocs de texte et les blocs graphiques séparément (y compris les blocs de substitution) à l’aide des commandes du menu Edition > InCopy > Exporter. Le contenu exporté est enregistré sous forme de fichiers *.icml.

Une fois le contenu exporté, des petites icônes apparaissent dans la partie supérieure gauche des blocs exportés dans InDesign et InCopy, et dans le panneau Affectations. Un lien vers le fichier exporté s’affiche dans le panneau Liens. Ces icônes indiquent l’état des blocs gérés et distinguent les blocs gérés des blocs qui n’appartiennent pas au flux de production. Tout le contenu exporté s’affiche dans le panneau Affectations. Le contenu exporté à l’aide des commandes de menu Exporter s’affiche dans la section Contenu InCopy non affecté de la liste du panneau Affectations. Même si les deux méthodes établissent une connexion contrôlée entre le contenu InCopy et un document InDesign, la première méthode doit être utilisée pour les fichiers d’affectation.

Après son exportation, le contenu est accessible à tous les utilisateurs pour extraction. Il conserve toujours un lien vers le document d’origine InDesign. Ce lien est établi à partir d’InDesign ; vous ne pouvez pas le créer à partir d’InCopy.

Une fois le contenu exporté, l’utilisateur InCopy peut afficher (sans les modifier) les mises en page, styles et autres éléments de la page, tels qu’ils apparaissent dans le document InDesign.

Remarque :

vous pouvez également créer du texte ou des images ancrées dans InCopy, puis les importer dans InDesign.

Présentation du panneau Affectations

Le panneau Affectations (Fenêtre > Affectations dans InCopy ou Fenêtre > Editorial > Affectations dans InDesign) constitue l’outil de base pour l’utilisation des affectations. Le panneau Affectations affiche les fichiers exportés à partir du document InDesign actif. Une icône indique l’état de ces fichiers. Le menu du panneau Affectations contient également des commandes contrôlant les fonctions d’importation de version et de gestion des fichiers entre InCopy et InDesign. Lorsque vous ouvrez une affectation dans InCopy, le nom de l’affectation et son contenu s’affichent dans le panneau Affectations. Dans le panneau Affectations, cliquez deux fois dans les blocs de texte et les blocs graphiques pour les sélectionner dans la fenêtre de document.

Remarque :

le panneau Liens contient également la totalité du contenu exporté vers InCopy ou ajouté à une affectation. Même si ce panneau permet d’effectuer certaines tâches de gestion du flux de production, telles que l’extraction et l’archivage de contenu, le panneau Affectations est le plus approprié pour effectuer ces tâches.

Panneau Affectations d’InDesign

A. Noms de contenu InCopy B. Nom de document InDesign C. Etat Affectation obsolète D. Etats Disponible et Contenu textuel à jour E. Etats En cours d’utilisation et Contenu textuel obsolète F. Etats Modification et A jour G. Contenu non attribué H. Nom d’utilisateur I. Bouton Mettre à jour le contenu J. Bouton Extraire/Archiver la sélection K. Bouton Nouvelle affectation L. Bouton Supprimer les affectations sélectionnées/Supprimer 
Panneau Affectations d’InCopy

A. Noms de contenu InCopy B. Etat Affectation obsolète C. Nom d’affectation D. Etats Disponible et Contenu textuel à jour E. Etats En cours d’utilisation et Contenu textuel obsolète F. Etats Modification et A jour G. Nom d’utilisateur H. Bouton Mettre à jour la mise en page I. Bouton Mettre à jour le contenu J. Bouton Extraire/Archiver la sélection 

Fichiers d’affectation

Dans InDesign, les fichiers d’affectation sont des conteneurs permettant d’organiser des ensembles d’éléments de pages. Par exemple, vous pouvez sélectionner tous les éléments d’un article (titre, signature, copie, graphiques et légendes), puis les affecter à un utilisateur InCopy. L’ajout de ces éléments à une affectation permet aux utilisateurs d’InCopy d’accéder uniquement au contenu dont ils sont responsables. Les fichiers d’affectation (*.icma) s’affichent dans le système de fichiers, dans la barre d’articles InCopy et dans les messages d’état. Seuls les utilisateurs InDesign peuvent créer des fichiers d’affectation ; seuls les utilisateurs d’InCopy peuvent les ouvrir.

Lorsque vous créez une affectation, un dossier est créé par défaut au même emplacement que le document InDesign. Ce dossier d’affectation inclut les fichiers d’affectation *.icma et un sous-dossier de contenu comprenant tous les fichiers d’article InCopy exportés (au format .icml) qui font partie d’images ou de toute autre ressource. Une fois l’affectation créée, stockez le dossier du projet à un emplacement accessible à tous les utilisateurs, ou créez et distribuez un assemblage d’affectation. Si le contenu est exporté avant d’être ajouté à une affectation, les fichiers se trouvant sur le disque ne sont pas déplacés vers le dossier de contenu du fichier d’affectation.

Les fichiers d’affectation comprennent les éléments suivants :

  • Liens ou pointeurs vers les éléments de pages associés, notamment les blocs de substitution. Ces éléments permettent aux utilisateurs d’InCopy d’ouvrir un seul fichier InCopy tout en disposant d’un accès éditorial à plusieurs éléments de pages.

  • Toutes les transformations des graphiques comprises dans l’affectation, telles que le déplacement, la mise à l’échelle, la rotation ou la déformation.

  • Géométrie de page qui permet aux utilisateurs d’InCopy d’afficher la mise en page du bloc dont ils modifient le contenu sans ouvrir le fichier InDesign.

  • Codes couleur des blocs réservés dans le document.

     

Illustration d’une page dans InCopy affichant la géométrie de page et le code couleur

Création d’affectations et ajout de contenu (InDesign)

Seuls les utilisateurs d’InDesign peuvent créer des affectations et leur ajouter du contenu. Plusieurs méthodes permettent de créer des affectations. En général, la méthode choisie est différente selon que vous disposez de contenu à ajouter lors de la création de l’affectation.

  • Créez des fichiers d’affectation vides. Dans votre document InDesign, vous pouvez créer plusieurs affectations vides qui serviront de modèles pour le contenu futur.

  • Créez des affectations et ajoutez du contenu en même temps.

  • Ajoutez du contenu à un fichier d’affectation existant. Vous pouvez ajouter du contenu lié (du texte et des graphiques qui ont déjà été exportés en tant que contenu InCopy) ou des éléments de pages sélectionnés afin de les utiliser comme contenu lié dans InCopy. Si un ou plusieurs des blocs sélectionnés contiennent déjà des fichiers de contenu InCopy et qu’aucun n’appartient à une affectation, vous pouvez les ajouter à un fichier d’affectation nouveau ou existant.

Par défaut, le dossier d’affectation que vous créez est enregistré dans le même dossier que le document InDesign. Vous pouvez alors placer ce dossier sur un serveur ou créer et envoyer un assemblage.

Remarque :

si vous ne souhaitez pas que les utilisateurs d’InCopy importent et ajustent des graphiques, n’ajoutez pas de blocs graphiques à l’affectation.

Pour créer des fichiers d’affectation vides (InDesign)

  1. Dans InDesign, enregistrez le document.
  2. Dans le menu du panneau Affectations, choisissez l’option Nouvelle affectation.
  3. Dans la boîte de dialogue Nouvelle affectation, sélectionnez les options du fichier d’affectation et cliquez sur OK.

Pour créer des affectations et ajouter du contenu simultanément (InDesign)

  1. Dans InDesign, créez un document comprenant un ou plusieurs blocs de texte, blocs graphiques ou balises d’emplacement, puis enregistrez le document.
  2. Sélectionnez les blocs de texte et les blocs graphiques que vous souhaitez ajouter.
  3. Utilisez l’une des méthodes suivantes :
    • Dans le menu du panneau Affectations, choisissez Ajouter à l’affectation, puis sélectionnez Nouveau.

    • Choisissez Edition > InCopy > Ajouter [option] à l’affectation > Nouveau.

  4. Dans la boîte de dialogue Nouvelle affectation, sélectionnez les options du fichier d’affectation et cliquez sur OK.

Le fichier d’affectation créé comprend tous les blocs sélectionnés dans la fenêtre du document.

Pour ajouter du contenu à des affectations existantes (InDesign)

  1. Enregistrez le document InDesign.
  2. Sélectionnez les blocs de texte et les blocs graphiques que vous souhaitez ajouter.
  3. Utilisez l’une des méthodes suivantes :
    • Dans le menu du panneau Affectations, choisissez Ajouter à l’affectation, puis sélectionnez l’affectation.

    • Faites glisser le contenu depuis la section Contenu InCopy non affecté du panneau Affectations vers une affectation existante.

    • Sélectionnez des éléments de page à l’aide de l’outil Sélection, faites-les glisser et déposez-les sur une affectation existante dans le panneau Affectations.

    • Choisissez Edition > InCopy > Ajouter [option] à l’affectation, puis sélectionnez l’affectation.

  4. Dans le menu du panneau Affectations, choisissez Mettre à jour toutes les affectations pour que les utilisateurs d’InCopy aient accès au fichier de contenu.

Remarque :

vous ne pouvez ajouter du contenu qu’aux affectations figurant dans le même document. Toutefois, vous pouvez importer le même contenu dans plusieurs documents et l’ajouter à une affectation de chacun de ces documents.

Options du fichier d’affectation (InDesign)

Lorsque vous créez ou modifiez un fichier d’affectation, vous pouvez définir les options suivantes :

Nom d’affectation

Identifiant unique de l’affectation dans le panneau Affectations, par exemple « Article océan ». Ce nom doit être conforme aux conventions de nom de fichier du système d’exploitation.

Affecté à

Identifiant unique de l’utilisateur affecté aux fichiers. Le nom de l’utilisateur s’affiche entre parenthèses après le nom d’affectation dans le panneau Affectations. Le nom saisi à cet endroit n’est fournit qu’à titre d’information ; il ne confère aucun droit ni aucune autorisation particuliers à l’utilisateur.

Couleur

Affiche la liste des couleurs pour l’ajout d’une mise en surbrillance distincte aux blocs de l’affectation actuelle dans la fenêtre de document et aux noms d’affectation dans le panneau Affectations. Ce code couleur permet de différencier les blocs appartenant à une affectation des blocs appartenant à une autre, ainsi que des blocs non affectés. Pour afficher ou masquer le code couleur, choisissez la commande Affichage > Extras > Afficher les blocs affectés ou Masquer les blocs affectés, respectivement. Dans InCopy, le code couleur est visible uniquement en mode Mise en page.

Remarque :

si l’affichage/le masquage des blocs affectés produit des résultats inattendus, cela signifie que ces blocs sont peut-être balisés en XML et que la fonction Affichage > Structure > Afficher les blocs balisés est peut-être activée. Vous ne pouvez pas afficher les blocs affectés et les blocs balisés simultanément.  

Modifier

Cliquez sur le bouton Modifier pour spécifier l’emplacement du dossier d’affectations. Par défaut, le dossier d’affectations est créé au même emplacement que le fichier InDesign.

Blocs de balises d'emplacement

Permet aux utilisateurs d’InCopy d’afficher le texte et les blocs graphiques dans l’affectation ainsi que les zones (ou les autres formes) représentant tous les autres blocs sur les pages InDesign. Tous les blocs et balises d’emplacement reproduisent fidèlement la taille, la forme et l’emplacement des originaux InDesign. Les blocs de substitution sont des formes vides qui n’affichent pas de contenu dans le document InDesign. L’option Blocs de substitution offre le résultat le moins fidèle, mais elle présente des performances optimales en termes de rapidité. Dans InCopy, les blocs de substitution sont visibles uniquement en mode Mise en page. Les utilisateurs InCopy ne peuvent pas extraire ou modifier les blocs de substitution.

Planches affectées

Permet aux utilisateurs d’InCopy d’afficher tous les blocs affectés, ainsi que la totalité du contenu des autres blocs qui n’appartiennent pas à l’affectation sur la même planche. Dans InCopy, le contenu des blocs situés en dehors d’une affectation n’est pas modifiable et n’est visible qu’en mode Mise en page.

Toutes les planches

Exporte tout le contenu du document InDesign vers le fichier d’affectation. Cette option offre la meilleure fidélité ; elle donne aussi les plus faibles performances car le fichier d’affectation affiche la conception et la mise en page de chaque page, y compris les pages sans rapport avec la section que l’utilisateur modifie.

Fichiers image liés lors de l’assemblage

Inclut une copie des images liées dans l’assemblage d’affectation. Lorsqu’elle est activée, cette option permet aux utilisateurs InCopy d’accéder aux images, mais elle augmente la taille de fichier de l’assemblage. Les utilisateurs InCopy peuvent inclure des images lorsqu’ils renvoient un assemblage.

Exportation du contenu dans des fichiers InCopy distincts (InDesign)

Si votre groupe de travail préfère travailler sur des fichiers séparés plutôt que d’utiliser des affectations, vous pouvez exporter le contenu InCopy sans utiliser de fichier d’affectations. Contrairement à la méthode de création d’un fichier d’affectation unique comportant des références à plusieurs fichiers de contenu et à des informations de mise en page, cette méthode crée un fichier distinct (.icml) pour chaque bloc de texte ou bloc graphique spécifié dans le document. Pour afficher le contexte du contenu que vous modifiez, vous devez également ouvrir le document InDesign associé (.indd).

Préparez le document InDesign selon les besoins de votre flux de production. Par exemple, si vous voulez que tous les commentaires de l’éditeur soient exportés dans un seul et même fichier, créez un calque permettant à l’éditeur d’insérer des commentaires. Vous pouvez alors exporter tout le contenu du calque sélectionné.

Remarque :

pour exporter rapidement du contenu en tant que fichier InCopy indépendant, à l’aide de l’outil Sélection, faites glisser et déposez les blocs sélectionnés dans la section Contenu InCopy non affecté du panneau Affectations.

  1. Dans InDesign, créez un document comprenant un ou plusieurs blocs de texte, blocs graphiques ou balises d’emplacement.
  2. Effectuez l’une des opérations suivantes :
    • Sélectionnez le bloc de texte ou le bloc graphique d’un article ou cliquez en maintenant la touche Maj enfoncée pour sélectionner plusieurs blocs.

    • Cliquez sur un point d’insertion dans un article ou sélectionnez du texte dans un bloc de texte.

  3. Sélectionnez Edition > InCopy > Exporter et choisissez l’une des commandes suivantes :

    Sélection

    Exporte tous les blocs de texte et blocs graphiques sélectionnés.

    Calque

    Exporte tout le contenu du calque sélectionné.

    Tous les articles

    Exporte tous les articles qui n’ont pas encore été exportés.

    Tous les graphiques

    Exporte tous les graphiques qui n’ont pas encore été exportés.

    Tous les graphiques et articles

    Exporte tous les articles et graphiques qui n’ont pas encore été exportés.

    Remarque :

    si, après avoir exporté tout le contenu d’un document, vous ajoutez d’autres blocs de texte ou blocs graphiques à ce même document, vous pouvez exporter tous les nouveaux articles en choisissant de nouveau la commande Exporter > Tous les articles (ou Tous les graphiques ou Tous les graphiques et articles). InDesign exporte uniquement le nouveau contenu.

  4. Entrez un nom et un emplacement pour le fichier, puis cliquez sur Enregistrer.

    Le nom de fichier sélectionné est utilisé comme préfixe permettant d’identifier chaque fichier de contenu exporté dans le système de fichiers. Si vous exportez plusieurs blocs de texte, les premiers caractères du texte sont automatiquement ajoutés au nom de fichier ; par exemple, « monarticle.Tour de France des é.icml ». Lorsqu’il existe plusieurs blocs graphiques, les noms de fichiers sont au format suivant : « monarticle-graphic », « monarticle-graphic-1 », etc. Le nom de fichier est affiché dans le système de fichiers, dans la barre d’articles InCopy et dans les messages d’état.

  5. Dès l’affichage du message, enregistrez votre fichier InDesign.

Le contenu InCopy est à présent géré. D’autres utilisateurs du flux de production peuvent désormais l’extraire et le modifier.

Le contenu partagé s’affiche dans le panneau Liens comme tout graphique importé. Si vous déplacez un fichier partagé manuellement, vous pouvez utiliser le panneau Liens pour mettre à jour son lien.

Remarque :

lorsque vous exportez du contenu, l’icône Disponible  s’affiche dans le bloc de texte (InDesign et InCopy) et dans le panneau Affectations (InCopy). La mention [Modification en cours] s’affiche dans la barre d’articles (InCopy).

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