Présentation

L’intégration Adobe Sign pour ServiceNow permet d’envoyer des demandes de signature de document via la plate-forme ServiceNow à l’aide des fonctionnalités natives. Les demandes de signature sont transmises au service Adobe Sign par le biais d’un flux de tâches.

Dépendances d’application

Vous trouverez ci-dessous les dépendances d’application associées à Adobe Sign pour ServiceNow.

  • Modules externes requis

○ Orchestration

  • Autorisations de tables système requises

○ Notification électronique (sys_event_email_action)

○ Modèles de courrier électronique (sys_email_client_template)

○ Mises en page de courrier électronique (sys_email_layout)

Instructions de configuration

Installez l’application Adobe Sign pour ServiceNow.

Une fois que vous vous êtes abonné au service et/ou avez acheté le connecteur, celui-ci apparaît dans le menu System Applications système de votre instance ServiceNow.

app menu

Une fois l’installation terminée, deux nouveaux menus d’application apparaissent dans le panneau de navigation gauche : Adobe Sign et Administration d’Adobe Sign.

Le menu de gauche est le menu/la vue de l’utilisateur, tandis que le menu de droite est la vue de l’administrateur.

user menu
Admin Menu


Tâche planifiée Actualisation automatique

Une tâche planifiée nommée Adobe Sign – Actualisation automatique des documents a été créée pour mettre à jour les documents contenus dans la table Documents Adobe Sign. Par défaut, cette tâche est configurée pour s’exécuter toutes les nuits à 1 heure du matin. Elle peut être configurée pour s’exécuter selon vos besoins.


Serveur intermédiaire et fichier Jar

Afin de faciliter la signature des pièces jointes, un serveur MID avec deux fichiers Jar personnalisés (fournis ci-dessous) est nécessaire. Si vous ne disposez pas déjà d’un serveur intermédiaire, suivez les instructions de configuration fournies par ServiceNow ici.

Une fois le serveur intermédiaire installé, vérifiez qu’il est défini en tant que serveur par défaut pour l’Orchestration. Sous le menu Orchestration, accédez à Propriétés du serveur intermédiaire, et saisissez le nom de votre serveur intermédiaire dans le champ Serveur intermédiaire par défaut à utiliser pour les activités d’orchestration.

Mid Server

Deux fichiers Jar personnalisés doivent être déployés sur le serveur MID :

  • JSON Simple
  • MultiPartFileUpload

Telechargement

Ils peuvent être installés en suivant la procédure décrite ici.

Assurez-vous que le serveur intermédiaire redémarre (cela devrait se produire automatiquement).

Remarque :

Les deux références de wiki ci-dessus s’appliquent à la version Istanbul. Votre installation peut différer légèrement en fonction de la version de ServiceNow que vous exécutez.


Utilisateurs/rôles

Deux rôles sont fournis avec l’application : x_desci_adobesign_admin et x_desci_adobesign_user. Les utilisateurs avec le rôle x_desci_adobesign_admin bénéficient d’un accès complet à toutes les fonctions ainsi qu’aux menus utilisateur et administrateur.  

Les utilisateurs avec le rôle x_desci_adobesign_user ont uniquement accès au menu utilisateur Adobe Sign et aux exemples d’éléments de catalogue.


Condition de réussite/d’échec des activités du flux de tâches personnalisé

Toutes les activités du flux de tâches personnalisé ont été créées avec une sortie « résultat ». Par défaut, cette sortie est définie sur la valeur du résultat de l’activité :

  • S’il n’y a pas d’erreur (activityOutput.result==null), les activités se poursuivent l’une après l’autre. 
  • En cas d’erreur (activityOutput.result!=null), l’erreur spécifique est consignée et le flux de tâche est défini comme clos à l’état incomplet. 

Le traitement de l’état d’échec est configurable : des notifications peuvent être envoyées, une tâche peut être ajoutée pour examen par une ressource technique, etc.


Champs de tâche personnalisés

Trois champs personnalisés ont été ajoutés à la table des tâches. Le cas échéant, ceux-ci peuvent être ajoutés à une vue de liste Adobe Sign personnalisée pour afficher l’état et les informations sur le document à l’utilisateur final de façon plus claire. Les champs sont :

  • Document Status (x_desci_adobesign_document_status) : état du document en fonction de son état dans Adobe Sign. Les mêmes valeurs s’affichent dans le champ État du document et correspondent aux états utilisés dans Adobe Sign.
  • Document URL (x_desci_adobesign_document_url) : URL Adobe Sign de l’accord du document.
  • Agreement ID (x_desci_adobesign_agreement_id) : identifiant unique de l’accord.

Pour plus d’informations sur la création d’une vue de liste personnalisée, cliquez ici.

Il est également possible de créer une règle d’affichage pour forcer les utilisateurs à afficher la vue personnalisée. Pour plus d’informations, cliquez ici.

Attention :

Tous les noms de champ sont utilisés dans l’ensemble de l’application afin d’en favoriser le bon fonctionnement. Si les noms sont modifiés, remplacés, etc., certains éléments peuvent ne pas fonctionner comme prévu.

Pour plus d’informations sur la création d’une vue de liste personnalisée, cliquez ici.

Il est également possible de créer une règle d’affichage pour forcer les utilisateurs à afficher la vue personnalisée. Pour plus d’informations, cliquez ici.

Une capture d’écran d’un exemple de vue exemple est illustrée ci-dessous :

Task Fields

Connexions à des systèmes externes

L’application Adobe Sign pour ServiceNow nécessite un compte Adobe Sign afin de faciliter la communication entre le connecteur et ServiceNow.


Connexion de votre compte Adobe Sign à ServiceNow

Vous avez besoin d’un compte Adobe Sign pour permettre à ServiceNow de communiquer avec le service de signature électronique. Si vous ne disposez pas d’un compte, créez-en un ici : Adobe Sign.

Une fois votre compte configuré, créez le lien entre ServiceNow et Adobe Sign en cliquant sur le lien Connexion à Adobe dans le menu Administration d’Adobe Sign.

Connect1

Vous êtes redirigé vers la page de connexion :

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  • Cliquez sur le bouton Connexion pour établir une relation de confiance avec Adobe Sign.
    • Vous êtes alors redirigé vers la page de connexion d’Adobe Sign, où vous devez vous connecter et octroyer un accès permanent.
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  • Authentifiez-vous auprès d’Adobe Sign à l’aide de votre compte administrateur Adobe Sign.
    • Le panneau est actualisé afin de vérifier que vous souhaitez établir une relation de confiance.
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  • Confirmez l’accès en cliquant sur le bouton Autoriser l’accès.

Une fois cette opération terminée, le message Connexion Adobe Sign terminée (présenté ci-dessous) s’affiche lorsque vous utilisez le lien Se connecter à Adobe Sign.

 

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Vous êtes maintenant connecté au service Adobe Sign pour ServiceNow. 


Test de la configuration

Vous pouvez tester la configuration en suivant la procédure décrite dans la section ci-dessus. Si vous êtes connecté et que l’utilisateur connecté a le rôle approprié, votre configuration devrait être correcte.

Éléments de catalogue/flux de tâches de démonstration

Nous avons créé des éléments de catalogue et des flux de tâches de démonstration qui illustrent l’utilisation des activités du flux de tâches personnalisé. Ils offrent des exemples de bout en bout de la façon dont les éléments et les flux doivent être configurés pour exploiter l’application Adobe Sign pour ServiceNow.


Éléments de catalogue

Deux éléments de catalogue de démonstration ont été créés pour l’application. Entre ces deux éléments, tous les scénarios pris en charge pour l’obtention d’une signature sont illustrés.

Remarque :

Les adresses électroniques saisies doivent être séparées par une virgule (email1@email.com, email2@email.com, etc.) et les demandes de signature sont envoyées dans l’ordre de saisie.

  • Adobe Sign – Demander une signature : permet au demandeur de sélectionner un document existant sur son disque dur local ou dans la bibliothèque Adobe Sign et de l’envoyer à une ou plusieurs personnes pour signature. Le processus peut être configuré pour envoyer le document tel quel/immédiatement ou pour afficher un aperçu du document dans l’environnement d’envoi Adobe Sign.
  • Adobe Sign – Demander la signature de W9 : envoie un document spécifique pour signature (en l’occurrence, un formulaire W9), sans que l’utilisateur doive spécifier le document. Cet exemple illustre comment exploiter le connecteur pour envoyer un document spécifique sans demander à l’utilisateur de le rechercher ou de le joindre à la demande. Les détails du document sont ajoutés à l’activité du flux de tâches personnalisé dans le flux de tâche.


Flux de tâches

Deux flux de tâches de démonstration sont installés avec l’application. Ces flux de tâche comportent également des valeurs d’étapes personnalisées correspondant à l’état du document dans Adobe Sign. Pour l’instant, seules certaines de ces valeurs sont utilisées, mais d’autres valeurs seront peut-être être utilisées dans les prochaines versions de l’application. 

Adobe Sign – Demander une signature : lié à l’élément de catalogue Adobe Sign – Demander une signature, ce flux de tâches illustre quatre scénarios différents d’utilisation du connecteur pour l’envoi d’un document pour signature :

  • Utiliser un document existant avec aperçu : envoie le document sélectionné dans la liste déroulante après prévisualisation par le demandeur. Lors de l’envoi, le demandeur reçoit un courrier électronique contenant un lien vers l’accord créé (voir Notifications par courrier électronique). Une fois que l’utilisateur a vérifié le document, celui-ci est envoyé à toutes les adresses électroniques indiquées, dans l’ordre de saisie. Une fois l’accord signé, il est joint à l’élément demandé complet.
  • Utiliser un document existant sans aperçu : lors de l’envoi, envoie le document sélectionné dans la liste déroulante à toutes les adresses électroniques indiquées, dans l’ordre de saisie. Il n’y a pas d’aperçu du document. Une fois l’accord signé, il est joint à l’élément demandé complet.
  • Joindre le document avec aperçu : envoie le document joint après prévisualisation par le demandeur. Lors de l’envoi, le demandeur reçoit un courrier électronique contenant un lien vers l’accord créé (voir Notifications par courrier électronique). Une fois que l’utilisateur a vérifié le document, celui-ci est envoyé à toutes les adresses électroniques indiquées, dans l’ordre de saisie. Une fois l’accord signé, il est joint à l’élément demandé complet.
  • Joindre le document sans aperçu : lors de l’envoi, envoie le document sélectionné dans la liste déroulante à toutes les adresses électroniques indiquées, dans l’ordre de saisie. Il n’y a pas d’aperçu du document. Une fois l’accord signé, il est joint à l’élément demandé complet.

 

Adobe Sign – Demander la signature d’un document spécifique : lié à l’élément de catalogue Adobe Sign – Demander la signature de W9, ce flux de tâches illustre la façon dont le connecteur peut être utilisé pour définir le document à envoyer, ainsi que la présentation au demandeur d’un document spécifique à demander. Il correspond aux deux scénarios suivants :

  • Envoyer le document spécifié dans le flux de tâches avec aperçu : envoie le document spécifié dans le flux de tâches après visualisation par le demandeur. Lors de l’envoi, le demandeur reçoit un courrier électronique contenant un lien vers l’accord créé. Une fois que l’utilisateur a vérifié le document, celui-ci est envoyé à toutes les adresses électroniques indiquées, dans l’ordre de saisie. Une fois l’accord signé, il est joint à l’élément demandé complet.
  • Envoyer le document spécifié dans le flux de tâches sans aperçu : lors de l’envoi, envoie le document spécifié dans le flux de tâches à toutes les adresses électroniques indiquées. Il n’y a pas d’aperçu du document. Une fois l’accord signé, il est joint à l’élément demandé complet.


Activités du flux de tâches personnalisé

Les activités du flux de tâches personnalisé ont été créées pour faciliter le processus de signature. Selon l’opération sélectionnée (joindre un document, utiliser un document existant, avec ou sans aperçu, etc.), l’opération de l’activité doit changer afin de traiter la demande. Chaque activité personnalisée est répertoriée ci-dessous et est utilisée au moins une fois dans les deux exemples de flux tâches fournis.

Remarque :

Si aucune activité personnalisée n’est répertoriée ci-dessous, reportez-vous à la section de dépannage pour savoir comment corriger le problème.

  • Adobe Sign – Envoyer la sélection, Aperçu : utilisée lorsque la variable adobe_preview est définie sur oui et la variable adobe_attach_or_existing est définie sur non. Envoie le document sélectionné (adobe_lib_doc) pour signature aux adresses électroniques répertoriées dans adobe_email_address après visualisation et envoi pour signature par le demandeur.
  • Adobe Sign – Envoyer la sélection, Aperçu : utilisée lorsque la variable adobe_preview est définie sur non et la variable adobe_attach_or_existing est définie sur non. Envoie le document sélectionné (adobe_lib_doc) pour signature aux adresses électroniques répertoriées dans adobe_email_address après l’envoi de la demande, sans attendre d’aperçu.
  • Adobe Sign – Envoyer la pièce jointe, Aperçu : utilisée lorsque la variable adobe_preview est définie sur oui et la variable adobe_attach_or_existing est définie sur oui. Envoie le document joint pour signature aux adresses électroniques répertoriées dans adobe_email_address après visualisation et envoi pour signature par le demandeur.
  • Adobe Sign – Envoyer la pièce jointe, Pas d’aperçu : utilisée lorsque la variable adobe_preview est définie sur non et la variable adobe_attach_or_existing est définie sur oui. Envoie le document sélectionné (adobe_lib_doc) pour signature aux adresses électroniques répertoriées dans adobe_email_address après l’envoi de la demande, sans attendre d’aperçu.
  • Adobe Sign – Obtenir les données de la pièce jointe : utilisée lorsque la variable adobe_attach_or_existing est définie sur oui. Recueille les données de l’accord et utilise le fichier jar personnalisé et le serveur intermédiaire pour les convertir au format de formulaire ou de partie multiple.
  • Adobe Sign – Envoyer le document X, Pas d’aperçu : utilisée lorsque le document a été prédéfini et que la variable « adobe_preview » est définie sur non. Le paramètre d’entrée adobe_lib_doc contient le nom de l’accord envoyé. La valeur du nom figure dans la table Documents Adobe Sign. Dans notre exemple, nous envoyons le document W9, et nous faisons pointer adobe_agreement_name sur Demander la signature de W9.
  • Adobe Sign – Envoyer le document X, Aperçu : utilisée lorsque le document a été prédéfini et que la variable « adobe_preview » est définie sur oui. Le paramètre d’entrée adobe_lib_doc contient le nom de l’accord envoyé. La valeur du nom figure dans la table Documents Adobe Sign. Dans notre exemple d’élément/flux de tâches, nous envoyons le document W9, et nous faisons pointer adobe_agreement_name sur Demander la signature de W9.
  • Adobe Sign – Joindre l’accord signé : cette activité renvoie le document signé à partir d’Adobe Sign et le joint à l’enregistrement actif. Cette activité doit être utilisée lorsqu’un document a été sélectionné ou joint par le demandeur et PAS lorsqu’un document spécifique a été codé en dur. Dans ce cas, utilisez Adobe Sign – Joindre l’accord signé X.
  • Adobe Sign – Joindre l’accord signé : cette activité renvoie le document signé à partir d’Adobe Sign et le joint à l’enregistrement actif. Cette activité doit être utilisée lorsqu’un document a été sélectionné ou joint par le demandeur et PAS lorsqu’un document spécifique a été codé en dur.
  • Adobe Sign – Joindre l’accord signé X : dans le cas d’un document prédéfini, cette activité renvoie le document signé à partir d’Adobe Sign et le joint à l’enregistrement actif.


Notifications par courrier électronique

Trois notifications par courrier électronique personnalisées ont été conçues pour illustrer les modèles et mises en page personnalisés, ainsi que pour fournir un exemple d’URL d’aperçu/de vérification.

  • Adobe Sign – Demande ouverte : se déclenche lorsque l’aperçu a été demandé (variable adobe_preview définie sur oui) et que l’élément est l’un des éléments de démonstration. Elle contient un lien vers l’accord en attente de vérification.

REMARQUE : si d’autres notifications sont créées, vous devez inclure l’URL du document pour que l’utilisateur puisse le vérifier. Ce lien figure également sur le formulaire RITM et peut être ajouté à d’autres en ajoutant le champ « URL du document » à la vue de formulaire.

  • Adobe Sign – Demande annulée : se déclenche lorsque l’élément est l’un des 2 éléments de catalogue de démonstration, que l’état est « Clos incomplet » et que l’étape est « Abandon ».
  • Adobe Sign – Demande close : se déclenche lorsque l’élément est l’un des 2 éléments de catalogue de démonstration, que l’état est « Clos terminé » et que l’étape est « Signé ».

En accédant à l’un de ces enregistrements, vous pouvez voir les exemples de modèle ainsi que l’exemple de mise en page.

Configuration de la tâche planifiée Actualisation automatique

La tâche planifiée qui actualise automatiquement la table Documents Adobe Sign est préconfigurée pour s’exécuter à 1 heure du matin, heure locale du système. Cette tâche peut être modifiée pour s’exécuter à tout moment, et peut s’exécuter tous les jours, toutes les semaines ou continuellement.

Pour modifier la tâche, accédez au menu Administration d’Adobe Sign, développez l’élément Configuration de l’actualisation des documents, puis cliquez sur Tâche d’actualisation automatique des documents.

Configurez le panneau avec les paramètres souhaités, puis cliquez sur Mettre à jour pour enregistrer.

Cliquez sur Exécuter maintenant pour exécuter la tâche immédiatement.

AutoRefresh panel

Assistance et dépannage

Informations de contact du service d’assistance

La documentation et les liens de l’aide figurent dans les menus utilisateur et administrateur. Le site Web ci-dessous fournit également des informations de contact du service d’assistance.


Dépannage

Vous trouverez ci-dessous quelques-uns des problèmes courants pouvant survenir lors de la configuration et de l’utilisation d’Adobe Sign pour ServiceNow.

Noms de variable des éléments de catalogue : les noms de variable utilisés dans les deux exemples d’éléments de catalogue sont très importants pour le fonctionnement du connecteur. Ils sont abondamment utilisés dans les activités du flux de tâches personnalisé et toute modification entraîne des problèmes au niveau du flux de tâches personnalisé. Si vous modifiez les noms de variable, vous devez effectuer une modification correspondante dans toutes les activités Adobe Sign utilisées dans le flux de tâches.

Erreur de connexion lorsque vous cliquez sur le lien « Se connecter à Adobe Sign » (administrateurs uniquement) : si un écran d’erreur de connexion (présenté ci-dessous) s’affiche, vous devez vous reconnecter en suivant les procédures décrites dans la section Connexion de votre compte Adobe Sign à ServiceNow .  Vérifiez également que les informations de compte Adobe Sign sont correctes.

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Les activités d’ajout de document en pièce jointe ne fonctionnent pas correctement : les activités d’ajout de document en pièce jointe dépendent de la connexion au serveur intermédiaire pour fonctionner correctement. Assurez-vous que le serveur intermédiaire est en cours d’exécution et que le fichier Jar est installé correctement. En cas d’échec persistant, assurez-vous que tous les noms de variable sont corrects, comme expliqué ci-dessus.

Erreurs d’ID d’accord lors de l’envoi d’une demande : les erreurs d’ID d’accord peuvent être causées par les documents répertoriés dans la table « Documents Adobe Sign » / l’option de menu Mes documents s’ils appartiennent à un autre compte Adobe Sign. Bien que les noms des documents de démonstration fournis par Adobe soient identiques, ils ont des ID d’accord différents dans le compte. Si le compte Adobe du document joint change, veillez à actualiser le document à l’aide de l’option Mettre à jour la liste des documents du menu Adobe Sign.

Les options de menu sont/ne sont pas visibles pour les utilisateurs : assurez-vous que tous les utilisateurs qui ont besoin d’accéder à l’application disposent des rôles appropriés. Si vous utilisez des groupes, assurez-vous que les rôles nécessaires leur ont également été attribués.

Aucune erreur n’est signalée mais les destinataires de courrier électronique ne reçoivent pas les demandes de signature : veillez à séparer les adresses électroniques par une virgule lors de la saisie. Le format correct est email1@email.com, email2@email.com, email3@email.com, etc.

Les activités des flux de travail personnalisés ne s’affichent pas comme elles le devraient dans l’éditeur de flux de travail : il existe un bogue qui affecte la visibilité des activités de flux de travail personnalisés.Le problème se produit généralement après une mise à niveau ou une mise à jour vers l’application Adobe Sign pour ServiceNow.Si les activités ne sont pas visibles, suivez les étapes ci-dessous pour corriger le problème.

  • Accédez à la table « wf_element_activity » en entrant wf_element_activity.list dans la barre de recherche de navigation de gauche.
1_navigate_to_wfelement

Toutes les activités de flux de travail sont répertoriées, y compris les activités générales.

  • Filtrez la liste afin d’afficher uniquement les activités Adobe Sign à l’aide du filtre application = AdobeSign.
2_filter_using_adobesign

Une fois la liste filtrée afin d’afficher uniquement les activités Adobe Sign, chaque version de l’activité est répertoriée. Si vous n’avez ajouté aucune activité personnalisée, la liste contient environ 320 activités, comme illustré dans la capture d’écran.

  • Cliquez sur n’importe quel enregistrement d’activité pour ouvrir cette dernière, puis cliquez sur le « hamburger » dans l’en-tête de l’enregistrement et choisissez Versions.
3_select_versions

 

Une liste des versions s’affiche :

4_versions_list

 

  • Triez la liste par version, puis ouvrez le dernier enregistrement de version. Dans cet exemple, la dernière version est la version 10 et nous devons modifier cet enregistrement particulier.

Remarque : bien que vous voyiez la version 10, elle est définie sur Published = false. Il s’agit en fait de l’origine du problème que nous cherchons à pallier. Même si les activités sont visibles, le dernier enregistrement de version n’est pas défini sur Published = true ; elles n’apparaissent donc pas dans l’éditeur de flux de travail comme étant disponibles.

5_version_10
  • Définissez la dernière version sur vrai en double-cliquant sur le champ publié et en remplaçant faux par vrai.
  • Répétez cette procédure pour chaque activité personnalisée.
    • Il peut être utile d’exclure de la liste principale, en les filtrant, les activités que vous venez de corriger, au fur et à mesure.

Remarque :

La liste associée n’est pas directement visible.Si elle ne s’affiche pas, ajoutez-la à la vue d’enregistrement en suivant les étapes ci-dessous.

Ajout de la liste associée dans la vue

Pour ajouter des listes associées dans la vue, procédez comme suit :

  • Cliquez sur le hamburger (comme vous l’avez déjà fait pour obtenir l’option de versions) et sélectionnez Configurer > Listes associées.
1_choose_relatedlist
  • Déplacez la liste associée Version > Définition des éléments vers la zone Sélectionnés.
  • Cliquez sur Enregistrer.
2_add_version_-_elementdefinition

Cette action ajoute les listes associées au formulaire ; elle ne doit être accomplie qu’une seule fois pour tous les enregistrements.

Vous devez à présent pouvoir double-cliquer sur le champ actif et le définir sur vrai.

3_related_list_exposed


Références


Version téléchargeable

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