Adobe Acrobat Sign pour ServiceNow : guide de l’utilisateur

Développez le menu Adobe Acrobat Sign et sélectionnez Envoyer pour signature.

Sur la page Envoyer pour signature, sélectionnez un modèle Acrobat Sign ou ajoutez un fichier. 

Vous pouvez créer un accord contenant plusieurs documents en utilisant l’une des deux méthodes suivantes :

• Créez un modèle à plusieurs documents et sélectionnez-le dans le champ « Modèles ».
• Chargez plusieurs fichiers. Adobe regroupe plusieurs documents dans un document PDF pour signature.

Sur la page suivante, sélectionnez un ou plusieurs signataires, modifiez l’objet si nécessaire, puis sélectionnez Envoyer.

Un message de confirmation s’affiche à partir duquel vous pouvez consulter l’accord.

Dans le formulaire Incident, sélectionnez Signer avec Adobe Acrobat.

Dans la section qui s’affiche, sélectionnez un modèle ou chargez votre propre fichier, puis sélectionnez Suivant.

À l’invite, vérifiez les champs dans le document, puis sélectionnez Suivant.

Dans l’exemple, il existe une règle de fusion pour le modèle de politique locale concernant les animaux domestiques sur l’enregistrement d’incident qui mappe :

• TodaysDate à opening_at
• EmployeeName à caller_id

Dans la boîte de dialogue qui s’affiche :

1. Ajoutez des signataires. Vous pouvez sélectionner des utilisateurs ServiceNow ou saisir des adresses e-mail.
2. Saisissez un Objet. La valeur Objet est prérenseignée avec Nouvel accord, mais elle peut être modifiée.
3. Pour définir un mot de passe pour accéder à l’accord, sélectionnez Protection par mot de passe.
4. Éventuellement, sélectionnez Envoyer des e-mails à partir d’Adobe.
5. Pour créer un accord à l’état Brouillon, sélectionnez Envoyer sous forme de brouillon. L’accord est chargé vers Adobe Acrobat Sign, mais l’utilisateur doit en Vérifier les détails (disponible dans l’enregistrement Accord) pour qu’il puisse être envoyé pour signature.
6. Sélectionnez Envoyer.

Dans le message de confirmation qui s’affiche :

• Sélectionnez Afficher l’accord dans ServiceNow pour afficher une vue de l’accord destinée à l’utilisateur final.
• Sélectionnez l’icône X pour rester sur le formulaire Incident. Chargez à nouveau le formulaire ou actualisez la liste associée à Adobe Acrobat Sign pour mettre à jour le formulaire avec les détails de l’accord.

Sur la page Accords, vous pouvez sélectionner Annuler l’accord pour annuler l’accord. 

L’option Annuler l’accord est disponible uniquement pour les expéditeurs ou les utilisateurs disposant du rôle de gestionnaire (x_adosy_as.adobe_sign_manager).

Une fois que tous les signataires ont signé l’accord, la liste associée sur le formulaire Incident affiche le statut mis à jour.

Accédez à Adobe Acrobat Sign > Opérationnel > Accords, puis sélectionnez le projet d’accord que vous souhaitez réviser et envoyer.    

Sur la page Accord, sélectionnez Détails de la révision. 
Vous êtes redirigé vers l’interface utilisateur web d’Adobe Acrobat Sign. 

Remarque : le bouton Détails de la révision est uniquement disponible pour les utilisateurs dotés du rôle Administrateur (x_adosy_as.adobe_sign_admin).

Si vous y êtes invité, saisissez les informations d’identification pour vous connecter à votre compte Adobe Acrobat Sign.

Sur la page Détails de l’envoi qui s’ouvre, modifiez les détails en fonction de vos besoins :

1. Pour réorganiser les signataires, faites-les glisser vers le haut ou vers le bas comme il vous convient.
2. Mettez à jour le message de l’accord si nécessaire.
3. Sélectionnez ou désélectionnez les options de l’accord.
4. Lorsque vous avez terminé, sélectionnez Envoyer.

Les destinataires sont réorganisés et l’accord mis à jour leur est envoyé. Un message de confirmation s’affiche, comme illustré ci-dessous.

Une fois le message de confirmation affiché, revenez à l’accord dans ServiceNow. 

Le statut de l’accord est maintenant défini sur Émis pour signature et les participants sont réorganisés. 

Vous devrez peut-être actualiser la liste associée pour afficher les modifications.

Pour accéder aux documents en attente de votre signature, accédez à Libre-service > Adobe Acrobat Sign, puis sélectionnez Pour signature.

Dans la liste, double-cliquez sur l’enregistrement à signer pour l’ouvrir, puis sélectionnez Vérifier et signer. 

Renseignez les champs selon vos besoins, puis sélectionnez le champ Signature.

Saisissez votre nom, puis sélectionnez Appliquer.

Si vous y êtes invité, acceptez les Conditions d’utilisation et la règle concernant la Divulgation des informations du client, puis sélectionnez Cliquer pour signer.

Une fois les signatures apposées, un message de confirmation s’affiche, comme illustré ci-dessous. Vous êtes redirigé vers l’accord, où :

• L’état est Terminé.
• Le statut est Signé.  
• Le champ Document signé est renseigné avec le nom du document signé. 
• La liste des participants incorporés est mise à jour. 
• Le document lui-même est joint.

Vous devrez peut-être cliquer avec le bouton droit et sélectionner Recharger le formulaire pour voir les modifications apportées aux champs et à la pièce jointe.