Gestion des accords et obtention d’informations propres aux transactions
Une fois qu’un accord a été envoyé, vous pouvez en modifier certains aspects ou obtenir des informations relatives à la transaction.
Toutes les actions et options sont disponibles en cliquant une fois sur une transaction dans la page Gérer.
Affichage d’un accord
Un accord peut être ouvert pour afficher le contenu (dans l’état actuel) en cliquant une fois sur l’accord pour le sélectionner, puis en sélectionnant Ouvrir l’accord dans les options du rail de droite.
Remplacement d’un document sur un accord
L’expéditeur d’un accord peut remplacer le document et manipuler les champs une fois l’accord envoyé, si le premier destinataire n’a pas encore terminé son action.
Sélectionnez l’accord. Le lien Modifier l’accord s’affiche dans les options du volet de droite si l’accord peut toujours être modifié.
Remarque : si vous préférez une explication plus détaillée du processus, les étapes détaillées figurent ici.
Remplacement du destinataire actuel
Utilisez ce processus si une adresse e-mail incorrecte a été initialement utilisée ou si vous souhaitez modifier la signature.
Cette action remplace uniquement le destinataire actuel de l’accord. Si vous devez modifier un signataire qui intervient plus tard dans le processus, patientez jusqu’à ce que ce soit son tour de signer.
Une bulle d’informations s’affiche à gauche.
Selon les paramètres activés, un ou plusieurs paramètres sont affichés dans la bulle :
- Remplacer le destinataire : cette option remplace le destinataire actuel, lui refusant tout accès ultérieur à l’accord.
- Ajouter un autre destinataire : l’ajout d’un autre destinataire inclut le nouveau destinataire, laissant le destinataire d’origine en place et capable de terminer l’accord.
Remarque : si vous préférez une explication plus détaillée du processus, les étapes détaillées figurent ici.
Définition, modification ou annulation des rappels
Les rappels permettent d’envoyer un e-mail au signataire suivant pour lui rappeler que l’accord est en attente de sa signature. Ils peuvent être définis pour une transaction en cours et sont envoyés aux parties indiquées.
Sélectionnez l’accord auquel vous souhaitez ajouter le rappel.
Cliquez sur le lien Rappel dans le volet de gauche.
- Définissez à qui vous souhaitez envoyer un rappel, ainsi que son itération.
- Ajoutez un message si vous le souhaitez.
- Cliquez sur Créer.
Sélectionnez l’accord que vous souhaitez modifier, puis cliquez sur le lien Rappeler.
- Sélectionnez le rappel que vous souhaitez annuler.
- Cliquez sur l’icône Annuler le rappel (représenté par une corbeille).
Remarque : si vous préférez une explication plus détaillée du processus, les étapes détaillées figurent ici.
Définition, modification ou annulation d’une date d’expiration
La définition d’une date d’expiration pour un accord annule automatiquement la transaction après le nombre défini de jours. Cette date peut également être modifiée afin d’accorder un délai supplémentaire pour la signature du document.
Si l’accord n’est pas terminé ni annulé à sa date d’expiration, la transaction a le statut Expiré.
Les accords expirés sont suivis dans leur propre section de la page Gérer.
« Expiré » est un statut final et irréversible. Les actions définies par un statut final (archivage électronique, rétention, etc.) seront déclenchées par un accord expiré.
Définition d’une date d’expiration
Sélectionnez l’accord que vous souhaitez modifier, puis cliquez sur l’icône en forme de crayon à droite de la Date d’expiration dans le volet de droite.
- Une fenêtre contextuelle s’affiche à gauche. Elle vous permet de définir, de modifier ou d’annuler la date d’expiration.
- Cliquez sur Enregistrer.
Remarque : si vous préférez une explication plus détaillée du processus, les étapes détaillées figurent ici.
Annuler l’accord
L’annulation d’un accord entraîne l’interruption de la transaction dans son état actuel. La transaction ne peut pas être terminée et est déplacée vers la catégorie Annulé de la page Gérer.
« Annulé » est un statut final et irréversible. Les actions définies par un statut final (archivage électronique, rétention, etc.) seront déclenchées par un accord annulé.
- Indiquez le motif d’annulation de l’accord si vous le souhaitez.
- Vous pouvez éventuellement avertir les participants de l’accord. Tous.
- Cliquez sur Annuler l’accord.
Partage de l’accès à un accord
En tant qu’expéditeur d’un accord, vous pouvez le partager avec une autre personne, à condition que celle-ci dispose d’une adresse e-mail. Cette fonctionnalité se révèle utile pour les responsables ou les personnes qui doivent voir les transactions envoyées.
- Saisissez la ou les adresses électroniques avec lesquelles vous souhaitez partager l’accord.
- Séparez-les par des virgules s’il y en a plusieurs.
- Ajoutez un message si vous le souhaitez.
- Cliquez sur Partager.
Remarque : si vous préférez une explication plus détaillée du processus, les étapes détaillées figurent ici.
Téléchargement d’une copie PDF d’un accord
Téléchargez une copie de la PDF de la version actuelle de l’accord. Vous pouvez télécharger le PDF complet ou les fichiers individuels (dans l’ordre dans lequel ils ont été téléchargés).
Consultation de l’activité (historique des événements) de l’accord
Les événements d’une transaction peuvent être consultés dans l’onglet Historique. Il s’agit d’une description de toutes les étapes suivies par l’accord jusqu’à aujourd’hui. Le rapport d’audit est une version de ces informations qui peut être enregistrée au format PDF.
Le volet de droite est remplacé par la liste des événements consignés pour l’accord.
Remarque : si vous préférez une explication plus détaillée du processus, les étapes détaillées figurent ici.
Accès au rapport d’audit de l’accord
Vous pouvez télécharger une copie PDF du rapport d’audit en sélectionnant l’accord, puis en cliquant sur le lien Télécharger le rapport d’audit dans les options du volet de droite.
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