Définition d’échéances et de rappels

Tous les niveaux de service ont accès aux fonctionnalités suivantes :

• Création de rappels cycliques
  • Pendant le processus d’envoi
  • À partir de la page Gérer
• Création de rappels cycliques et ponctuels à partir de la page Gérer

Les niveaux de service Individuel et Équipe n’ont pas la possibilité d’automatiser ou de supprimer la fonctionnalité de rappel.

Options des niveaux Entreprise et Professionnel

Les niveaux de service Entreprises et Business peuvent exposer de manière sélective les options Rappel et Expiration du document pendant le processus d’envoi ou activer l’automatisation à l’échelle du compte/groupe.

Les deux paramètres peuvent être activés/désactivés comme suit :

• Connexion à Adobe Sign en tant qu’administrateur
• Accédez à Compte > Paramètres de compte > Paramètres d’envoi.

Les utilisateurs qui n’ont pas configuré de rappel par défaut pour leur groupe ou compte ont la possibilité de définir un rappel pendant le processus d’envoi.

Ces rappels sont toujours cycliques et s’appliquent à tous les bénéficiaires de l’accord. L’expéditeur n’a qu’à définir l’itération que le rappel déclenchera. Six options sont disponibles :

• Chaque jour
• Chaque semaine
• Chaque jour ouvrable
• Tous les deux jours
• Tous les trois jours
• Tous les cinq jours

Lorsqu’un accord avec rappel est envoyé pour la première fois, un e-mail Merci de signer est envoyé au premier destinataire. Cet événement démarre le compte à rebours pour le premier rappel.

Par exemple, si le rappel est configuré pour être envoyé tous les trois jours, le premier rappel se déclenchera exactement 72 heures après l’envoi de l’e-mail Merci de signer.

Lorsque le destinataire termine son action avec l’accord, le compte à rebours de rappel pour ce destinataire prend fin.

Dans le cas des destinataires multiples, le destinataire suivant dans le flux reçoit un e-mail Merci de signer immédiatement après que le destinataire précédent a terminé son action. Le compte à rebours de rappel pour le nouveau destinataire démarre en fonction de l’heure d’envoi de son e-mail Merci de signer, et non en fonction de l’heure initiale.

Ce processus passe par tous les destinataires de l’accord jusqu’à ce que celui-ci soit entièrement conclu.

Les rappels créés après le processus d’envoi sont configurés sur la page Gérer :

La page Gérer dispose de quelques options supplémentaires que n’offre pas la page Envoyer :

• Vous pouvez sélectionner les destinataires que vous souhaitez inclure dans le rappel. Concevez un rappel pour un destinataire, pour plusieurs ou pour tous.
• Vous pouvez sélectionner un processus de rappel cyclique comme sur la page Envoyer.
  • Si un destinataire est ajouté à un rappel cyclique après qu’il a terminé son action sur l’accord, il ne recevra pas de rappel.
• Vous pouvez créer un rappel ponctuel qui sera envoyé soit « Maintenant » soit à une « Date spécifique ».
  • Les rappels ponctuels peuvent être configurés pour les participants ayant terminé leur action sur l’accord.
  • Les rappels ponctuels peuvent être configurés après la signature ou l’archivage de l’accord.
• Vous devez y inclure un message. Ce champ est obligatoire lors de la création d’un rappel sur la page Gérer.

Si d’autres rappels sont déjà configurés pour l’accord, la liste des accords s’affiche à la place de l’interface Créer un rappel.

Vous pouvez créer un nouveau rappel en cliquant sur le bouton Ajouter un rappel.

Vous pouvez consulter tous les rappels qui ont été configurés pour un accord comme suit :

Pour annuler un rappel :

Rappels et API REST

L’API REST v6 permet un accès direct aux objets de rappel via quatre opérations :

• POST /accords/{agreementId}/rappels - crée un rappel pour les participants spécifiés d’un accord identifié par « agreementId » dans le chemin d’accès.
• GET /accords/{agreementId}/rappels - recherche les rappels d’un accord, identifié par « agreementId » dans le chemin d’accès.
• GET /accords/{agreementId}/rappels/{reminderId} - recherche un rappel spécifique associé à un accord.
• PUT /accords/{agreementId}/rappels/{reminderId} - met à jour un rappel existant pour un accord.

Liste d'activité/Rapport d’audit

Les rappels ne sont pas consignés dans la liste Activité, ni dans le rapport d’audit de l’accord.

L’historique et le rapport d’audit sont conçus pour enregistrer les moments marquants du processus de signature du document. Ces moments comprennent la première notification à un destinataire (Merci de signer), mais pas les demandes répétées de signature pour un même destinataire (rappels).

Un historique des rappels peut être obtenu grâce à l’API (disponible pour les clients de niveau Entreprise).

Les clients de la version Entreprise ont la possibilité de créer un modèle d’e-mail entièrement personnalisé pour leurs rappels. 

Si des modèles d’e-mail personnalisés vous intéressent reportez-vous à ce guide.

• La durée de vie des rappels cycliques :
  • Les rappels quotidiens expirent après 30 jours
  • Tous les autres rappels cycliques expirent après 60 jours
• Rappels ponctuels
  • Ne se déclenchent qu’une seule fois
  • Ils peuvent être configurés pour envoyer un rappel aux participants ayant déjà terminé leur action sur l’accord.
  • Ils peuvent être configurés une fois l’accord terminé ou archivé.
    • Les rappels ne peuvent pas être configurés pour les accords ayant été annulés, refusés, ou ayant expiré.
• Les rappels se déclenchent à l’heure où l’e-mail d’origine « Merci de signer » a été envoyé.
  • Dans un flux de travail à plusieurs destinataires, lorsqu’un destinataire termine son action et déclenche la notification du destinataire suivant, le compte à rebours du rappel est réinitialisé à partir de l’heure d’envoi de la notification.
  • Remplacer le signataire actuel depuis la page Gérer ne rétablit pas l’heure de rappel.
• Les destinataires disposent d’un droit d’annulation de rappel. En aucun cas ce droit ne peut leur être refusé.
• Les dates d’expiration peuvent être modifiées sur la page Gérer une fois l’accord envoyé.
• Les dates d’expiration peuvent être configurées pour être ignorées pour les destinataires internes.