Adobe Sign pour Salesforce : connecteur CPQ

Le connecteur CPQ d’Adobe Sign pour Salesforce insère dans vos devis CPQ un bouton qui génère un accord prêt à l’envoi pour signature et y joint automatiquement le devis.

Conditions préalables

Applications requises :

Installation

  1. Cliquez ici pour accéder au package de composant Adobe Sign sur Salesforce AppExchange.
  2. Cliquez sur le bouton Obtenir maintenant.
  3. Sélectionnez l’option de connexion appropriée.
  • Si vous possédez déjà un compte Salesforce, sélectionnez Se connecter.
    • Saisissez vos informations d’identification lorsque vous y êtes invité.
  • Si vous n’avez pas de compte, sélectionnez Continuer comme invité.
    • Vous serez invité à créer un compte Salesforce.
    • Une fois votre compte créé, répétez les étapes 1 et 2 pour vous connecter à l’aide de vos informations d’identification.

4. Lorsque vous y êtes invité, sélectionnez l’environnement dans lequel vous souhaitez installer l’application : Production ou Sandbox (Environnement de test).

5. Lisez les informations sur l’installation et les conditions générales d’utilisation :

  • Cochez la case Conditions générales d’utilisation pour confirmer que vous avez lu et acceptez les conditions.
  • Cliquez sur Confirmer et installer pour démarrer le processus d’installation.

6. Lorsque vous êtes invité à vous connecter à votre organisation Salesforce, saisissez votre nom d’utilisateur et votre mot de passe, puis cliquez sur Se connecter à Salesforce.

7. Lorsque la page Installer Adobe Sign s’affiche :

  • Sélectionnez Installer pour tous les utilisateurs.
  • Cliquez sur Installer.

Configuration de CPQ afin d’afficher le bouton Envoyer à Adobe Sign

1. Une fois l’installation terminée, accédez à Configuration > Outils de la plate-forme > Applications > Packages installés.

2. Cliquez sur le lien Configurer pour le package Salesforce CPQ.

3. Sélectionnez l’onglet Modules externes.

4. Dans le champ Module externe de signature électronique, saisissez la valeur suivante : ASSFCPQ.AdobeSignElectronicSignaturePlugin.

5. Cliquez sur Enregistrer.

Le module externe est à présent configuré.


Objets Devis et Accord de références croisées

Ajouter la liste associée à l’accord au document de devis

L’association du devis à un accord envoyé à l’aide du devis peut contribuer au maintien à jour de vos devis en cours, ainsi que l’historique des devis d’un compte.

Pour ajouter l’objet Liste d’accord :

  • Accédez à Configuration > Objets et champs > Gestionnaire d’objets.
  • Sélectionnez Document de devis dans les options à gauche de la page.
  • Sélectionnez Mises en page dans le volet de gauche.
  • Cliquez sur le lien Mise en page du document de devis sous Nom de la mise en page.
  • Sélectionnez Listes associées dans la zone de type d’objet en haut de l’écran.
  • Cliquez et faites glisser l’objet Accord dans la liste d’objets de la section Listes associées de la page.
  • Cliquez sur Enregistrer

 

Une fois configurée, l’accord associé au devis est disponible sur l’onglet Associé du document de devis
.

Liste associée à l’accord dans le document de devis


Ajouter un champ de modèle d’accord au modèle de devis

Pour ajouter le champ Accord au modèle de devis :

  • Accédez à Configuration > Objets et champs > Gestionnaire d’objets.
  • Sélectionnez Modèle de devis dans les options à gauche de la page.
  • Sélectionnez Mises en page dans le volet de gauche.
  • Cliquez sur le lien Mise en page du modèle de devis sous Nom de la mise en page.
  • Sélectionnez Champs dans la boîte de dialogue des objets en haut de l’écran.
  • Cliquez et faites glisser l’objet Modèles d’accord dans la liste des objets de la section Informations sur le modèle de devis de la page.
  • Cliquez sur Enregistrer

 

Une fois que le champ de recherche est appliqué à la mise en page, vous pouvez associer vos modèles de devis à tous les modèles d’accord, en bénéficiant de l’avantage des flux de signature, des documents joints et des mappages de données/fusions offerts par les modèles d’accord.

Champ de recherche Modèle d’accord dans le modèle de devis


Vérification de la fonctionnalité

Une fois l’installation terminée, veuillez prendre quelques instants pour vérifier que les objets fonctionnent correctement.

Le processus suivant décrit la fonctionnalité par défaut, où le devis généré est automatiquement associé à l’accord et le destinataire de l’accord est le contact de facturation sur le devis CPQ.

Les administrateurs qui souhaitent exploiter tout le potentiel de l’intégration d’ Adobe Sign/CPQ pourront explorer tout ce que les modèles Adobe Sign ont à offrir.

 

1. Lancez CPQ à partir du Lanceur d’application.

Lancement du module CPQ

2. Cliquez sur l’onglet Modèles de devis et créez un modèle (si vous ne souhaitez pas utiliser l’un des modèles existants).

  • Le modèle de devis détermine la mise en page et le style global de la page de devis (taille de page, marges, taille de police, famille et couleur, etc.).

3. Cliquez sur l’onglet Devis pour créer un devis.

  • Le devis permet de définir la relation entre le devis et l’opportunité ou le compte Salesforce, ainsi que les autres détails concernant cette transaction spécifique (par ex. conditions de paiement, méthode de livraison, remise et informations de facturation/livraison).
  • Enregistrez le devis (au bas de la fenêtre) lorsque vous avez terminé.

4. Cliquez sur l’icône Plus d’actions () située tout à droite.

  • Sélectionnez Modifier des lignes dans les options du menu déroulant.

La page Modifier le devis se charge sans éléments de ligne.

5. Cliquez sur Ajouter des produits. La liste de produits s’affiche.

6. Sélectionnez dans la liste tous les produits que vous souhaitez inclure dans le devis.

  • Lorsque vous avez terminé, cliquez sur le bouton Sélectionner
    .

La page Modifier le devis se charge à nouveau en affichant les éléments de ligne que vous avez sélectionnés.

Cette page permet de modifier chaque élément de ligne afin d’adapter les champs Quantité ou Remise supplémentaire.

7. Lorsque les éléments de ligne sont prêts, cliquez sur Enregistrer.

Si vous souhaitez ajouter un ou plusieurs autres documents au devis :

8. Cliquez sur l’icône Plus d’actions () située tout à droite.

  • Sélectionnez Inclure un document dans les options du menu déroulant.
  • Cliquez sur le bouton Sélectionner un fichier, et recherchez le fichier à inclure sur votre système local.
  • Après avoir joint tous les fichiers que vous souhaitez inclure, cliquez sur Enregistrer.

9. Cliquez sur l’icône Plus d’actions () située tout à droite.

  • Sélectionnez Générer le document dans les options du menu déroulant.

10. Le devis est généré sous forme de document et la page est actualisée pour afficher le devis et les autres documents que vous avez rendus disponibles.

  • À ce stade, vous pouvez ajouter les fichiers disponibles et les réorganiser.
  • Une fois les fichiers ajoutés au devis et organisés dans l’ordre souhaité, cliquez sur le bouton Envoyer à Adobe Sign.
    • Le devis et les fichiers de contenu inclus sont automatiquement liés à l’accord.
    • Le contact de facturation sur le devis CPQ est importé en tant que Destinataire de l’accord.

 

Une fois l’accord créé, il apparaît associé à l’opportunité et au compte Salesforce (via la configuration de devis) à l’état Brouillon (à condition que vous ayez ajouté l’objet Accord aux mises en page de compte ou d’opportunité).

Remarque : si vous utilisez la recherche de modèle d’accord, vous pouvez configurer ce modèle pour AutoSend et le devis sera envoyé une fois généré.

Accord joint à l’objet SFDC

  • Cliquez sur le lien Accord pour l’ouvrir.
  • Consultez la liste des destinataires et les fichiers joints. Modifiez-les si nécessaire.
  • Cliquez sur Envoyer lorsque vous serez prêt à envoyer le devis au premier destinataire
    .
Envoi de l’accord

 

L’accord sera traité pendant un court instant puis une page de confirmation de l’envoi s’ouvrira :

 

A mesure que l’accord s’exécute pendant le cycle de signature, l’état d’accord met automatiquement à jour l’état du devis :

  • Lorsque l’état de l’accord est Emis pour signature, l’état du devis indique Envoyé.
  • Lorsque l’état de l’accord est Signé, l’état du devis indique Signé.
  • Lorsque l’état de l’accord est Approuvé, l’état du devis indique Signé.
  • Lorsque l’état de l’accord est Annulé, l’état du devis indique Refusé.
  • Lorsque l’état de l’accord est Expiré, l’état du devis indique Expiré.


Faits marquants des modèles dans Adobe Sign

Les modèles Adobe Sign sont puissants et ont la possibilité étendue d’automatiser la configuration du traitement des accords, ainsi que le renseignement de données de et vers les formulaires d’accord.  Pour une explication complète de ces possibilités, consultez le guide Mappages des champs et modèles.

Vous trouverez ci-dessous un exemple de configuration avec certaines options qui conviennent particulièrement bien à Salesforce CPQ et que vous devriez prendre le temps d’étudier.

 

Préremplir les champs d’accord avec des valeurs de champ de devis

La personnalisation de l’accord commence par l’ajout de valeurs à partir du document de devis vers la licence.

  • Accédez au lanceur d’application et ouvrez Adobe Sign.
  • Sélectionnez l’onglet Modèles d’accord et cliquez sur Nouveau.
  • Définissez le Type d’objet principal sur  SBQQ__QuoteDocument__c.
    • Les valeurs de champ du document de devis seront ainsi mappées dans l’accord.
      • Par exemple : mappage du nom du document de devis vers le nom de l’accord.
  • Cliquez sur Enregistrer.
Nouveau modèle d’accord pour les devis

 

  • Cliquez sur l’onglet Associé.
  • Cliquez sur le bouton Nouveau dans la section Mapper les données dans les champs de l’accord.
Mappage des nouveaux champs

 

La page Ajouter un nouveau mappage de champs s’ouvre :

  • Dans la liste déroulante Méthode de mappage, sélectionnez Champ d’objet principal.
  • Cliquez sur Suivant.
Sélection de la méthode de mappage

 

Etape 2. Spécifiez la valeur du champ et le champ cible :

  • La liste déroulante Sélectionner un champ source à partir d’un objet principal présente toutes les options de champ que vous pouvez utiliser en tant que source de valeur de champ à importer dans le champ Accord. Pour cet exemple, sélectionnez Nom du document (Chaîne).
  • Le Champ de l’accord cible est le champ dans lequel vous souhaitez insérer la valeur. Pour cet exemple, utilisez Nom de l’accord (Chaîne).
  • Cliquez sur Enregistrer

 

A mesure que vous ajoutez des mappages au modèle, ils créent une liste dans l’onglet Associé du modèle.

Tout à droite de chaque enregistrement se trouve une flèche d’action qui ouvre une liste déroulante pour Supprimer ou Modifier le mappage.

Liste des mappages


Ajout de pièces jointes

L’ajout de fichiers aux accords est une tâche assez courante. Vous pouvez ajouter au moins le document de devis mais d’autres fichiers peuvent être joints lors de ce même processus.

Cet exemple joint le document de devis :

  • Ouvrez le modèle d’accord et sélectionnez l’onglet Associé.
  • Cliquez sur le lien Ajouter des pièces jointes.
Ajouter des pièces jointes

 

  • Cliquez sur le bouton Nouveau pour ouvrir la page Etape 1 : Sélectionner le type de pièce jointe.
  • Dans la liste déroulante Type de pièce jointe, sélectionnez Variable d’exécution.
    • Notez que vous pouvez également joindre des fichiers de la bibliothèque Adobe Sign (Echosign), ainsi que le contenu, Salesforce, la bibliothèque ou l’objet principal.
  • Cliquez sur Suivant.
Sélection du type de fichier en pièce jointe

 

Etape 2 : Spécifier la pièce jointe s’ouvre :

Puisqu’une variable d’exécution a été sélectionnée pour le type de pièce jointe, un nom de variable est demandé :

  • Indiquez QuoteDocument dans le champ Nom de variable.
    • Si une bibliothèque a été sélectionnée comme type de pièce jointe, une liste de documents disponibles dans cette bibliothèque est présentée.
  • Cliquez sur Enregistrer.
Identification du document

 

Comme les Mappages de champ, une liste de fichiers joints pour le modèle est générée sur l’onglet Associé du modèle.

Liste des fichiers en pièce jointe


Ajout de destinataires

L’ajout de destinataires au modèle d’accord vous permet de définir un flux de signature en fonction de vos pratiques internes.

Ce processus peut être aussi simple que l’envoi de l’accord au client/signataire ou aussi complexe que l’intégration d’étapes d’approbation interne et de contre-signatures. 

Cet exemple ajoute le contact principal sur le devis en tant que signataire à l’aide d’une variable d’exécution :

  • Ouvrez le Modèle d’accord et sélectionnez l’onglet Associé .
  • Cliquez sur le lien Ajouter des destinataires.
Ajouter des destinataires

 

  • Cliquez sur le bouton Nouveau pur ouvrir la page Etape 1 : Sélectionner le type et le rôle du destinataire.
  • Dans la liste déroulante Source du destinataire, sélectionnez Variable d’exécution.
  • Assurez-vous que le Type de destinataire est Contact
    .
    • Le rôle du destinataire détermine si le contact appliquera une Signature, approuvera simplement le document ou délèguera l’une de ces deux options à un tiers.
    • La vérification du signataire détermine si le destinataire doit utiliser une authentification en deux étapes.
      • E-mail : pas de deuxième étape, l’e-mail est l’unique validation de l’identité des destinataires.
      • Mot de passe : applique un mot de passe à la signature du document, ce qui force la saisie du mot de passe pour pouvoir accéder au document.
      • KBA : l’authentification fondée sur les connaissances peut être utilisée uniquement aux Etats-Unis et utilise le numéro de sécurité sociale du destinataire pour poser quelques questions auxquelles une réponse doit être donnée pour pouvoir accéder au document.
      • Sociale : l’authentification sociale exige l’authentification du signataire sur une autre application sociale (LinkedIn, Facebook, etc.) avant de pouvoir accéder au document.
      • Téléphone : un SMS est envoyé au téléphone du destinataire qui doit ensuite saisir les six chiffres donnés pour visualiser le document.
    • Le Message du destinataire envoie un message privé au destinataire lorsqu’il ouvre le document pour signature.
    • Index est l’ordre de signature pour le destinataire. 1 correspond au premier signataire, 2 au deuxième et ainsi de suite.
  • Cliquez sur Suivant lorsque le destinataire est configuré correctement.

 

La page Etape 2 : Spécifier le destinataire s’ouvre :

  • Dans le champ Nom de variable, saisissez PrimaryContact.
  • Cliquez sur Enregistrer

 

Comme les listes précédentes, la liste des destinataires se trouve sur l’onglet Associé du modèle d’accord :

Liste des destinataires


Lier votre modèle de devis à votre modèle d’accord.

L’association de votre modèle d’accord à votre modèle de devis permet l’automatisation de l’accord lorsque vous générez votre devis.

Pour lier les objets :

  • Assurez-vous que vous disposez du champ Accord sur votre mise en page Modèle de devis.
  • Ouvrez Salesforce CPQ dans le lanceur d’application.
  • Sélectionnez l’onglet Modèles de devis.
  • Modifiez le Modèle de devis que vous souhaitez associer au Modèle d’accord.
  • Dans le champ Modèle d’accord, sélectionnez le modèle d’accord approprié
    .
  • Cliquez sur Enregistrer.
Sélection du modèle d’accord à associer au modèle de devis

 

Avant la première utilisation, vérifiez les points suivants :

  • Votre Modèle d’accord est actif.
  • Votre modèle de devis a l’état Déployé.

 

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