Guide des configurations de la fonctionnalité de mappage de modèles et de données/de fusion d’Adobe Sign pour Salesforce

Présentation

Adobe Sign vous permet d’utiliser des formulaires interactifs pour recueillir les données de vos signataires, placer la signature et les champs initiaux dans vos documents, recueillir les informations bipartites de l’expéditeur et du signataire, et bien plus encore.

Vous pouvez créer votre propre bibliothèque de modèles Adobe Sign en stockant les formulaires et modèles Adobe Sign dans votre onglet Documents Salesforce.

Les balises de texte Adobe Sign permettent d’effectuer les opérations suivantes :

  • définir des emplacements spécifiques pour les documents initiaux et la signature des clients ;
  • recueillir les données des signataires et les renvoyer vers votre compte Salesforce ultérieurement (voir Mappages de données) ;
  • fusionner les données de Salesforce dans les champs de document avant de les envoyer pour signature (voir Mappages de fusion).

Vous pouvez créer des formulaires Adobe Sign en ajoutant des balises de texte spéciales dans un document que vous envoyez via Adobe Sign (Word, PDF, TXT, etc.). Pour plus d’informations, consultez la documentation sur les balises de texte.

Remarque :

Deux paramètres facultatifs sont disponibles concernant le mappage de données et de fusion. Ils peuvent être configurés pour s’adapter à vos besoins en accédant à Configuration > Outils de la plate-forme > Code personnalisé > Paramètres personnalisés :

1. Souhaitez-vous recevoir un courrier électronique lorsqu’un mappage de données ou de fusion échoue ?

  • Activer notification d’erreur du mappage (activé par défaut) : activez ce paramètre pour envoyer des notifications de messagerie au propriétaire des mappages de données ou de fusion en cas d’erreur d’exécution des mappages de données ou de fusion.

2. Souhaitez-vous afficher les noms d’API lors de la sélection des champs dans Mappage de données/de fusion ?

  • Afficher le nom des champs API (désactivé par défaut) : activez cette option pour afficher le nom des API pour chaque champ et chaque lien des objets Salesforce lors de la configuration du mappage de données et de fusion.

Guidez-moi

Walk me thru

Vous remarquerez que certaines pages comportent un bouton Guidez-moi.

Ce bouton vous guide tout au long des étapes de la procédure pour laquelle la page a été conçue. Il ne s’agit pas d’une vérification des valeurs que vous insérez, mais d’une aide destinée à vous assurer que vous suivez la procédure dans le bon ordre et n’omettez aucun élément requis.


Remarque :

Le mappage de données/de fusion des noms de champs aux champs d’objet SFDC peut être facilité par le « transfert » des noms de champ dans Salesforce. En effet, cela vous permet de sélectionner les noms de champ dans une liste au lieu de saisir manuellement les noms de champ dans un champ de texte. Pour ce faire, procédez comme suit :

  1. Créez votre formulaire avec tous les champs définis.
  2. Envoyez le formulaire pour signature via Salesforce avec un nom d’accord évident, tel que Modèle de champ W4.
    • Cela permet de trouver plus facilement le modèle approprié lors du mappage des champs.
  3. Saisissez un contenu quelconque dans chaque champ que vous souhaitez mapper et signez l’accord pour qu’il s’enregistre comme terminé dans Salesforce.
    • Le processus de remplissage fournit à Salesforce une source dont il pourra extraire les noms de champ.
  4. Le modèle devrait maintenant apparaître lorsque vous utilisez la fonction d’importation du mappage de données/de fusion.

Petit rappel concernant les formulaires/balises de texte

Pour réussir un mappage, vous devez disposer de formulaires préconfigurés avec des noms de champ définis pour pouvoir associer logiquement un champ d’objet SFDC à un champ de formulaire Adobe Sign. 

Un formulaire simple est illustré ci-après. Les champs sont définis par des paires d’accolades de chaque côté (définissant la largeur du champ) et le nom de champ (chaîne de caractères entre les accolades). 

Exemples de balise de texte

Les balises de texte peuvent comprendre d’autres arguments en plus de la valeur du nom, notamment des validations, des calculs et des expressions régulières. Une présentation approfondie de la création des formulaires est disponible ici. Elle peut vous aider à améliorer sensiblement la qualité des données capturées pendant le processus de signature.

Remarque :

La fonctionnalité de raccourcissement des balises de texte peut être très utile pour la conception de formulaires et le mappage de champs en établissant une convention pour les noms de champ qui se répètent sur chaque document (et permet de gagner du temps en n’ayant pas à recréer la balise formelle). Le mappage des données entre plusieurs formulaires est ainsi considérablement amélioré. Un ancrage est également créé pour les prochains formulaires.

Mappages de fusion - Génération de documents avec les données Salesforce

Les mappages de fusion d’Adobe Sign vous permettent de fusionner les données des champs de Salesforce dans les champs de vos documents avant de les envoyer pour signature.

Par exemple, vous pouvez renseigner automatiquement l’adresse et le numéro de téléphone d’une piste issus d’un enregistrement Salesforce dans l’accord avant que ce dernier ne soit envoyé à la piste pour signature. Vous pouvez également modifier l’état d’une opportunité une fois que l’accord est entièrement signé et exécuté. Les champs de données fusionnées peuvent être mis à jour par les signataires si vous choisissez de rétablir les correspondances des mises à jour du signataire dans Salesforce.

Vous pouvez également utiliser les mappages de fusion pour ajouter automatiquement les listes de produits liées à une opportunité. Vous pouvez définir les attributs de produit (par exemple, la quantité et le prix) inclus dans vos accords et spécifier le mode de tri et de filtrage des produits associés. 

À propos des mappages de fusion

Le type de source de données pour un mappage de fusion peut être une valeur constante spécifique ou une valeur issue d’un champ d’objet Salesforce pouvant être référencé à partir de l’accord Adobe Sign. La cible pour chaque élément de mappage de fusion est un champ désigné d’un accord Adobe Sign.

Par exemple, le mappage ci-dessous met à jour les champs de document Adobe Sign pour « Prénom » et « Nom » avec les données du champ Destinataire (Contact) de Salesforce. Il remplit également le champ Société du document avec le nom du compte.

Exemples de champ de fusion

Remarque :

Lorsque vous sélectionnez un objet à mapper, vous partez de l’objet Accord pour aller vers un objet parent/de référence. L’association entre les objets doit déjà être établie au moment de l’exécution.

Création d’un mappage de fusion

Pour créer un nouveau mappage de fusion :

    1. Sélectionnez Adobe Sign dans le Lanceur d’application en haut à gauche de l’écran.

    2. Cliquez sur l’onglet Mappages de fusion.

    3. Dans la page d’accueil des mappages de fusion, cliquez sur Nouveau.

Bouton Nouveau dans la page Mappages de fusion

La page Nouveau mappage de fusion s’affiche.

Page Nouveau mappage de fusion

    4. Dans la section Informations sur le mappage, saisissez un nom pour le mappage et indiquez si vous souhaitez le définir en tant que mappage par défaut. Si vous activez la case à cocher Mappage de fusion par défaut, le mappage s’exécute par défaut lorsque vous envoyez un accord pour signature.

Nommer le mappage

    5. Pour importer et mapper les noms des champs de formulaire à partir d’un document existant, vous pouvez sélectionner un accord qui a été envoyé pour signature et signé. Vous pouvez importer des champs à partir d’autres accords pour ajouter des champs supplémentaires. Les champs avec des noms en double ne seront pas importés deux fois. Pour importer des champs de formulaire, procédez comme suit :

        a. Cliquez sur la bascule afficher pour afficher la section Importer les champs de formulaire du document.

Importer les champs de formulaire du document

        b. Cliquez sur l’icône de recherche située à droite du champ Importer les champs à partir de.

        c. Sélectionnez l’accord dont vous souhaitez importer les champs.

        d. Cliquez sur le bouton Importer les champs de formulaire.

Le nombre de champs importés s’affiche.

Le nombre de champs importés s’affiche.

    6. Dans la section Mapper les champs d’objet Salesforce aux champs de document, vous pouvez créer un mappage à partir des champs pouvant être référencés depuis l’objet Accord Adobe Sign (y compris les champs personnalisés). Vous pouvez également ajouter des règles de mappage pour fusionner des données dans les documents Adobe Sign. 

Section Mapper les champs d’objet Salesforce aux champs de document

Pour créer une ligne de mappage des champs de fusion, procédez comme suit :

    1. Cliquez sur Ajouter le mappage des champs pour ajouter une nouvelle ligne vide.

Ajouter le mappage des champs

    2. Définissez les mappages et les règles de mappage à l’aide des options suivantes :

  • Champ du document cible : si vous avez importé des champs de formulaire, vous pouvez sélectionner ces champs. Vous pouvez également saisir un nom de champ spécifique.
    • Cliquez sur l’icône à gauche de Champ du document cible pour basculer entre un champ de saisie de texte et une liste déroulante sélectionnable affichant les valeurs de champ de formulaire disponibles et importées.
  • Type de source : sélectionnez Champ d’objet Salesforce ou Constant.
  • Valeur source : selon le type de source sélectionné, vous devez spécifier les éléments suivants :
    • Si la valeur source est Champ d’objet Salesforce, vous devez sélectionner une valeur. Pour ce faire, cliquez sur le lien Objet sélectionné pour afficher la boîte de dialogue Sélecteur d’objet, qui permet de sélectionner le champ d’objet source Salesforce.
Sélecteur d’objet

        Si la valeur source est Constant, vous devez saisir une valeur dans le champ Valeur source.

  • Désactiver : si cette option est activée, cette ligne de mappage ne s’exécute pas.
  • Actions : cliquez sur cette icône pour supprimer la ligne.
Saisir une constante si la valeur est Constant

    3. Répétez les étapes 1 et 2 pour ajouter des lignes de mappage supplémentaires.

 

Dans la section Associer les champs d’articles de gamme de produits Salesforce aux champs du document Adobe, vous pouvez ajouter les listes de produits liées à une opportunité.

Pour créer une ligne de mappage des champs de fusion, procédez comme suit :

  1. Cliquez sur Ajouter le mappage des champs pour ajouter une nouvelle ligne vide.
Map SFDC product line fields

    2. Cliquez sur Objet sélectionné pour afficher la boîte de dialogue Sélecteur d’objet.

Sélecteur d’objet

    3. Dans la boîte de dialogue Sélecteur d’objet, sélectionnez un champ source Salesforce, sélectionnez Opportunité et Produit d’opportunité, puis ajoutez les attributs de produit, tels que la quantité, le prix et la description de ligne, qui sont inclus dans vos accords. Vous pouvez également spécifier le champ de tri et l’ordre de tri.

Object Selector Expanded

    4. Cliquez sur Terminé.

    5. Répétez les étapes 1 à 4 pour ajouter des lignes de mappage supplémentaires.

Une fois le modèle de mappage de fusion terminé, cliquez sur Enregistrer.

 

Utilisation de plusieurs mappages de fusion et du mappage de fusion par défaut

Vous pouvez créer autant de mappages de fusion que nécessaire et définir l’un de ces mappages en tant que mappage par défaut. Celui-ci sera exécuté chaque fois qu’un document est envoyé pour signature. Un seul mappage peut être défini en tant que mappage par défaut.

Vous pouvez également spécifier explicitement le mappage de fusion à utiliser pour un accord en le référençant dans le champ Mappage de fusion (echosign_dev1__Merge_Mapping__c) de l’accord. Vous pouvez utiliser un flux de tâches ou un déclencheur Salesforce pour exécuter une logique métier personnalisée afin de déterminer le modèle à utiliser. Notez que vous ne devez pas définir ce champ pour renvoyer vers le mappage par défaut ; si ce champ reste vide, le mappage par défaut est exécuté.

Remarque :

Dans le cadre de déploiements complexes ou importants, il est recommandé de n’utiliser le mappage par défaut que lors de l’évaluation/la preuve de concept initiale. Les meilleures pratiques préconisent la référence explicite des modèles.


Pièces jointes

La gestion des pièces jointes est définie par les paramètres de mappage de fusion. Par défaut, le document joint d’origine (par exemple, un modèle d’accord de confidentialité) est supprimé et le document fusionné est joint à l’enregistrement de l’accord une fois l’accord envoyé.

  • Joindre le document fusionné : lorsqu’un mappage de fusion est utilisé pour un accord, cette option joint le document aux données fusionnées dans l’enregistrement de l’accord une fois l’accord envoyé.
  • Supprimer le document d’origine : lorsqu’un mappage de fusion est utilisé pour un accord, cette option supprime le document du modèle d’origine de l’enregistrement de l’accord une fois l’accord envoyé.

Remarque :

Ces paramètres ont une portée globale et s’appliquent à tous les modèles de mappage de fusion.

Pour modifier ces paramètres, procédez comme suit :

  1. Accédez à Configuration > Outils de la plate-forme > Code personnalisé > Paramètres personnalisés.
  2. Cliquez sur le libellé pour les paramètres de mappage de fusion d’Adobe Sign.
  3. Cliquez sur le bouton Gérer.
  4. Cliquez sur le bouton Nouveau.
  5. Modifiez les paramètres selon vos besoins, puis cliquez sur Enregistrer.

 

Dépannage des mappages de fusion

Les champs Salesforce comportent des règles de validation susceptibles de provoquer l’échec d’un mappage. Par exemple, si vous mappez le champ d’adresse électronique Salesforce à un champ de texte Adobe Sign, le mappage peut échouer si le contenu du champ n’est pas une adresse électronique valide.

Si un mappage échoue pour une raison quelconque, le message d’erreur est enregistré dans le champ Erreur de mappage de fusion (echosign_dev1__Merge_Mapping_Error__c) de l’objet Accord Adobe Sign, et un courrier électronique est envoyé au propriétaire du mappage de fusion pour signaler l’erreur.  

Remarque :

Il est également possible de créer une vue de rapport ou de liste afin d’exposer les champs de mappage qui ont échoué.

La notification par courrier électronique est activée par défaut mais peut être désactivée en modifiant le paramètre comme suit :

1. Accédez à Configuration > Outils de la plate-forme > Code personnalisé > Paramètres personnalisés.

2. Cliquez sur le libellé Paramètres Adobe Sign

Paramètres Adobe Sign personnalisés

    2. Cliquez sur le bouton Gérer dans la page de définition des paramètres personnalisés.

    3. Cliquez sur Nouveau ou Modifier dans la page Paramètres personnalisés.

    4. Recherchez l’option Activer notification d’erreur du mappage et modifiez selon vos besoins.

Activer notification d’erreur du mappage

Mappages de données - Transfert des données et fichiers des signataires vers les enregistrements Salesforce

Les mappages de données de champs de formulaire d’Adobe Sign vous permettent de définir la façon dont Adobe Sign met à jour les objets Salesforce.com avec les données capturées auprès des signataires. Par exemple, vous pouvez mettre à jour l’enregistrement des coordonnées du signataire dans Salesforce.com avec l’adresse et le numéro de téléphone fournis lors du remplissage et de la signature de votre document. Par ailleurs, vous pouvez également renvoyer l’accord signé Adobe Sign, la piste de vérification et tous les documents d’accompagnement téléchargés émanant des destinataires dans les objets Salesforce, en configurant des mappages de fichiers. 

À propos des mappages de données de champs de formulaire

Les mappages de données Adobe Sign mettent à jour les objets Salesforce lorsqu’un accord Adobe Sign est signé ou à une étape spécifique du flux de tâches de l’accord. Chaque mappage de données est configuré à l’avance et inclut des règles de mappage de données. Chaque règle de mappage de données définit la source des données et le champ Salesforce cible à mettre à jour.

La source des données pour un mappage peut être un champ de formulaire Adobe Sign, une valeur constante spécifique ou une valeur issue d’un champ d’accord Adobe Sign. La cible pour chaque élément de mappage de données peut être n’importe quel champ de n’importe quel objet Salesforce pouvant être référencé à partir de l’accord Adobe Sign.

Par exemple, le mappage ci-dessous met à jour le prénom et le nom du signataire (tel qu’il a été saisi par le signataire) dans l’objet Contact. Il met également à jour l’étape d’opportunité et ajoute l’accord signé et une piste de vérification à l’opportunité une fois l’accord signé. 

Exemples de mappages de champs

Autres exemples d’utilisation des mappages de données pour mettre à jour Salesforce :

  • mise à jour des coordonnées du destinataire ;
  • ajout d’un numéro de bon de commande à l’opportunité ;
  • mise à jour des informations de paiement dans le compte ;
  • changement de l’étape d’opportunité une fois le contrat signé ;
  • ajout du PDF signé et de la piste de vérification au contact. 

 

Création d’un mappage de données de champs de formulaire

Pour créer un nouveau mappage de données Adobe Sign, procédez comme suit :

  1. Sélectionnez Adobe Sign dans le Lanceur d’application en haut à gauche de l’écran.
  2. Cliquez sur l’onglet Mappages de données
  3. Dans la page d’accueil des mappages de données, cliquez sur le bouton Nouveau.
  4. Dans la page Nouveau mappage de données, saisissez un nom explicite pour le mappage et indiquez si vous souhaitez le définir en tant que mappage par défaut. Si vous activez la case à cocher Mappage des données par défaut ?, le mappage s’exécute par défaut une fois vos accords signés. Vous ne devez pas nécessairement définir un mappage de données par défaut. Vous pouvez l’affecter à un modèle d’accord qui sera utilisé lorsqu’un accord est créé
Page Nouveau mappage de données

    5. Utilisez la section Mappage des champs pour définir des mappages de données aux champs Salesforce. Vous pouvez ajouter des règles de mappage pour mettre à jour les champs des objets Salesforce connexes. Vous pouvez créer un mappage à n’importe quel champ (y compris les champs personnalisés). Il existe deux façons de créer des lignes de mappage et de spécifier les champs de l’accord dont les données proviennent. Vous pouvez importer les champs à partir d’un document existant à l’aide de l’option Importer les champs à partir d’un accord existant. Vous pouvez également définir chaque ligne de mappage individuellement à l’aide de l’option Ajouter le mappage.

Remarque :

Si le document à partir duquel vous importez les champs ne contient aucun champ Adobe Sign personnalisé, vous ne pourrez pas importer les champs Adobe Sign par défaut standard présents dans chaque accord signé (par exemple, Date de signature (date), Adresse e-mail, Prénom, Nom et Société).

Vous pouvez utiliser l’option Importer les champs à partir d’un accord existant pour importer une liste de noms de champs de formulaire à partir desquels vous pourrez créer des mappages en sélectionnant un accord existant qui a été envoyé pour signature et signé. Vous pouvez importer des champs à partir d’autres accords pour ajouter des champs supplémentaires. Pour importer les champs à partir d’un accord, procédez comme suit :

  1. Sélectionnez l’accord dont vous souhaitez importer les champs.
Sélectionner le modèle à importer

    2. Cliquez sur le bouton Importer les champs de formulaire. Le nombre de champs importés s’affiche.

Cliquer sur le bouton Importer les champs de formulaire

Vous pouvez utiliser l’option Ajouter le mappage pour ajouter des lignes de mappage individuellement, comme illustré ci-dessous :

Lien Ajouter le mappage

Pour chaque ligne de mappage des champs, spécifiez les éléments suivants :

    1a.Quel objet Salesforce mettre à jour ? : sélectionnez l’objet Salesforce cible dans lequel les données seront copiées.

    1b.Quel champ Salesforce mettre à jour ? : sélectionnez le champ Salesforce cible dans lequel les données seront copiées.

    2a.D’où proviennent les données ? Sélectionner le type : sélectionnez l’une des options suivantes : Champ de formulaire EchoSign, Constant ou Champ de l’accord.

    2b. Quelle est la valeur des données ? : selon l’option Données provenant de sélectionnée, vous devez spécifier les éléments suivants :

  • Données provenant du champ de formulaire EchoSign : sélectionnez un champ de formulaire EchoSign ou saisissez un nom de champ spécifique. Cliquez sur l’icône à gauche du champ pour basculer entre un champ de saisie de texte et une liste déroulante sélectionnable affichant les valeurs de champ de formulaire disponibles et importées.
  • Données provenant de Constant : saisissez une valeur spécifique. Par exemple, vous pouvez indiquer une valeur de champ que vous souhaitez remplacer par une liste déroulante Salesforce. Vous pouvez également saisir un contenu numérique ou textuel que vous souhaitez mettre à jour sous la forme d’un champ Salesforce.
  • Données provenant du champ de l’accord : sélectionnez un champ de l’accord dans la liste déroulante.

    3. Quand exécuter le mappage ? Sélectionner le statut de l’accord : le mappage de données sera exécuté lorsque l’état de l’accord passera à l’état spécifié.

  • Signé/approuvé/Accepté/Formulaire-rempli/Livré
  • En attente de contre-signature/Approbation/Acceptation/Remplissage-formulaire/Livré
  • Envoyé pour signature/Approbation/Acceptation/Remplissage-formulaire/Livré
  • Annulés/refusés
  • Expirés
Exemples d’enregistrement de mappages des données

Vous pouvez également modifier les paramètres pour une ligne de mappage.

  1. Sous Actions, cliquez sur l’icône Paramètres (engrenage).
  2. Dans la boîte de dialogue Paramètres des valeurs de mappage des champs, vous pouvez sélectionner les options suivantes :
    • Ne pas écraser les éléments existants : lorsque cette case est cochée, si une valeur existe déjà dans le champ Salesforce cible, ne remplacez pas la valeur en suivant de cette règle de mappage.
    • Ne pas écrire d’éléments vides : si la valeur source de l’accord Adobe Sign est vide, n’inscrivez pas la valeur vide dans le champ Salesforce cible en suivant cette règle de mappage.

Vous pouvez également désactiver une ligne de mappage pour qu’elle ne s’exécute pas en cochant l’option Désactiver.

 

Création d’un mappage de fichiers

Vous pouvez mapper l’accord signé Adobe Sign ou la piste de vérification à l’objet Salesforce cible sélectionné, en procédant comme suit :

    1. Cliquez sur Ajouter le mappage dans le tableau des mappages de fichiers. 

Mappage de fichiers - Lien Ajouter le mappage

    2. Pour chaque ligne de mappage de fichiers, sélectionnez les éléments suivants :

1. Quel objet Salesforce mettre à jour ? : sélectionnez l’objet Salesforce cible dans lequel les données seront copiées.

2a. Comment souhaitez-vous ajouter le fichier ? : les options disponibles sont les suivantes :

• Ajouter un lien de référence au fichier : fournit l’URL permettant d’accéder au fichier PDF de l’accord signé.

• Joindre directement le fichier à l’objet : permet de joindre le document PDF directement à l’objet sélectionné si une liste de pièces jointes est disponible pour cet objet.

Remarque :

Tous les objets ne prennent pas en charge les pièces jointes (par exemple, les objets Utilisateur) ; ne mappez pas de fichiers à ces objets.

 

2b. Enregistrer en tant que pièce jointe : si cette option est activée, le contenu est stocké en tant que pièce jointe (type d’objet Salesforce). Sinon, le contenu est stocké sous la forme d’un fichier.

2c. A quel champ ajouter L’URL du fichier ? : requis uniquement si vous sélectionnez l’option Ajouter un lien de référence au fichier. Vous devez sélectionner le champ cible dans lequel l’URL sera copiée.

Remarque :

L’ajout d’un lien de référence pour la piste de vérification, les documents d’accompagnement ou les fichiers PDF signés fractionnés n’est pas pris en charge. Vous pouvez joindre ces fichiers PDF à l’enregistrement de l’objet Salesforce.

En outre, le lien de référence peut uniquement être mappé dans un champ de texte (par exemple, une chaîne ou une liste déroulante).

 

3. Quel fichier ajouter ? : les options disponibles sont les suivantes :

• Accord signé – PDF fusionné : sélectionnez cette option si vous envoyez plusieurs documents pour signature en une seule transaction. Cette option renvoie les documents signés vers l’enregistrement de l’objet Salesforce sous la forme d’un seul document PDF fusionné.

• Accord signé – PDF distincts : sélectionnez cette option si vous envoyez plusieurs documents pour signature en une seule transaction. Cette option renvoie les documents signés vers l’enregistrement de l’objet Salesforce sous la forme de documents PDF distincts.

• Piste de vérification : sélectionnez cette option pour renvoyer la piste de vérification au format PDF vers l’enregistrement de l’objet Salesforce.

• Documents d’accompagnement : sélectionnez cette option pour renvoyer tous les documents d’accompagnement téléchargés par les signataires vers l’enregistrement de l’objet Salesforce.

Remarque :

Si vous disposez d’une URL personnalisée avec un sous-domaine personnalisé dans Adobe Sign (par exemple : https://sociétéxyz.echosign.com), vous devez effectuer une opération supplémentaire pour renvoyer le fichier PDF de l’accord signé vers Salesforce. 

 

  1. Accédez à Configuration > Paramètres > Sécurité > Paramètres du site distant.
  2. Cliquez sur le bouton Nouveau site distant.
  3. Ajoutez votre URL Adobe Sign en tant que nouvelle URL du site distant. Cette opération est uniquement nécessaire lors du mappage de l’accord signé.
Page Modification du site distant

4. Quand exécuter le mappage ? Sélectionner le statut de l’accord : le mappage de données sera exécuté lorsque l’état de l’accord passera à l’état spécifié. Les options disponibles sont les suivantes :

• Signé/approuvé/Accepté/Formulaire-rempli/Livré

• En attente de contre-signature/Approbation/Acceptation/Remplissage-formulaire/Livré

• Envoyé pour signature/Approbation/Acceptation/Remplissage-formulaire/Livré

• Annulés/refusés

• Expiré

Une fois le mappage de données terminé, cliquez sur le bouton Enregistrer.

 

Utilisation de plusieurs mappages de données et du mappage de données par défaut

Vous pouvez créer autant de mappages de données que nécessaire et définir l’un de ces mappages en tant que mappage par défaut. Celui-ci sera exécuté chaque fois que l’état d’un accord change. Un seul mappage peut être défini en tant que mappage par défaut.

Vous pouvez spécifier explicitement le mappage à utiliser pour un accord en le référençant dans le champ Mappage de données (echosign_dev1__Process_Template__c) de l’accord. Vous pouvez utiliser un flux de tâches ou un déclencheur Salesforce pour exécuter une logique métier personnalisée afin de déterminer le mappage de données à utiliser. Notez que vous ne devez pas nécessairement définir ce champ pour renvoyer vers le mappage par défaut ; si ce champ reste vide, le mappage par défaut est exécuté.

Vous pouvez également exécuter un mappage avant ou après la modification de l’état de l’accord en « Signé » (par exemple, après que le premier signataire a signé l’accord) en activant la case à cocher Déclencher le mappage des données (echosign_dev1__Trigger_Process_Template__c). Vous pouvez utiliser un flux de tâches ou un déclencheur Salesforce pour exécuter une logique métier personnalisée afin de déterminer le mappage de données à exécuter.

En outre, vous pouvez associer un mappage de données à un modèle d’accord. Pour plus d’informations, voir Modèles d’accord.

Dépannage des mappages de données

Les champs Salesforce comportent des règles de validation susceptibles de provoquer l’échec d’un mappage. Par exemple, si vous mappez un champ de texte Adobe Sign à un champ d’adresse électronique Salesforce, la validation peut échouer si le contenu du champ n’est pas une adresse électronique valide.

Lorsque cela est possible, veillez à utiliser des règles de validation des champs de formulaire Adobe Sign pour vous assurer que les données saisies par les signataires peuvent être placées dans Salesforce. Adobe Sign applique les règles de validation des champs de formulaire PDF standard dans les documents PDF et vous permet de créer des règles de validation lors de l’utilisation des balises de texte Adobe Sign. Pour plus d’informations, consultez la documentation sur les balises de texte.

Si un mappage échoue pour une raison quelconque, le message d’erreur est enregistré dans le champ Erreur de mappage de données (echosign_dev1__Data_Mapping_Error__c) de l’objet Accord Adobe Sign, et un courrier électronique est envoyé au propriétaire du mappage de données pour signaler l’erreur.  

Remarque :

Il est également possible de créer une vue de rapport ou de liste afin d’exposer les champs de mappage qui ont échoué.

La notification par courrier électronique est activée par défaut mais peut être désactivée en modifiant le paramètre comme suit :

  1. Accédez à Configuration > Outils de la plate-forme > Code personnalisé > Paramètres personnalisés.
  2. Cliquez sur le libellé Paramètres Adobe Sign.
  3. Cliquez sur Gérer.
  4. Cliquez sur Nouveau (ou Modifier).
  5. Recherchez (Ctrl/Cmd + f) le paramètre Activer notification d’erreur du mappage.
  6. Modifiez le paramètre selon vos besoins.
  7. Cliquez sur Enregistrer

Modèles d’accord et bouton Envoyer pour signature

Les modèles d’accord Adobe Sign permettent de configurer facilement plusieurs valeurs et paramètres par défaut de vos accords à l’avance. Vous pouvez également lier un modèle d’accord à un bouton Envoyer pour signature.

À propos des modèles d’accord

Vous pouvez prédéfinir les champs de l’accord, notamment le nom, le message, la langue, le type de signature, les dates d’expiration et les options de sécurité. Vous pouvez également associer un mappage de données, un mappage de fusion ou un objet spécifique (par exemple, Opportunité, Compte, Contact, Piste, Contrat) au modèle d’accord. En outre, vous pouvez prédéfinir des définitions de destinataire, mapper des champs aux champs de l’accord et prédéfinir des pièces jointes.

Vous pouvez également configurer un bouton Envoyer pour signature qui s’affiche sur l’enregistrement d’un objet connexe (par ex. Opportunité) afin qu’il soit associé à un modèle d’accord par défaut. Un clic sur le bouton génère alors un accord basé sur ce modèle d’accord.

Création d’un modèle d’accord

Pour créer un nouveau modèle d’accord, procédez comme suit :

  1. Sélectionnez Adobe Sign dans le Lanceur d’application en haut à gauche de l’écran.
  2. Cliquez sur l’onglet Modèles d’accord.
  3. Dans la page d’accueil des modèles d’accord, cliquez sur le bouton Nouveau.
Accédez à Nouveaux modèles d’accord.

 

Un message incrusté vous invite à entrer le nom du nouveau modèle.

    4. Nommez le modèle, puis cliquez sur Enregistrer.

1_template_name

La page du nouveau Modèle de l’accord s’affiche, avec le nom du modèle dans la partie supérieure.

À droite du nom, une icône déroulante « afficher plus » ouvre un menu contenant les options ci-après :

  • Modifier le nom : permet de modifier le nom du modèle actif.
  • Modifier le propriétaire : permet de modifier le propriétaire du modèle actif. Le propriétaire doit être un utilisateur actif de l’organisation Salesforce.
  • Cloner : permet de dupliquer le modèle actif avec un numéro d’identification Salesforce unique.
  • Supprimer : permet de supprimer le modèle actif de Salesforce.
agreement_templateheaderoptions

 

Le numéro d’identification du modèle, ainsi que les métadonnées relatives à l’auteur, au propriétaire et à la dernière modification du modèle, sont présentés sous le bouton Enregistrer.

Le bouton bascule Actif/Inactif permet de rendre le modèle disponible ou non (respectivement). Les modèles nouvellement créés ont l’état Actif.

template_id

L’onglet Informations sur le modèle présente les principaux détails relatifs aux accords créés à l’aide du modèle avec l’objet Salesforce référent.

  • Nom de l’accord : ce champ définit le nom par défaut de l’accord. Tous les accords créés portent ce nom.

Les champs de texte, tels que Nom de l’accord, peuvent utiliser les variables Salesforce dans le cadre de la définition afin de générer de manière dynamique des valeurs de champ significatives.

Par exemple, vous pouvez personnaliser le Nom de l’accord afin d’y inclure le nom d’un destinataire au moment où l’accord est généré. Ex. : Accord Acme Corp - {!Name}

  • Objet Salesforce : sélectionnez l’objet principal Salesforce à utiliser comme principale référence pour certaines définitions facultatives dans le modèle d’accord.

Par exemple, vous pouvez définir Destinataires, Mappages de champs ou Pièces jointes pour l’accord afin d’associer les champs et le mappage de l’objet principal ou les données des objets de référence. 

Si vous avez défini un objet principal dans le modèle d’accord, vous devez commencer l’accord à partir d’un bouton Envoyer pour signature situé sur l’objet principal. (Pour plus d’informations sur l’activation d’un bouton par défaut ou la création de boutons Envoyer pour signature, voir Activation du bouton Envoyer pour signature.)

  • Envoi automatique : activez cette option afin d’utiliser des processus automatisés pour déclencher l’envoi des accords ou d’envoyer un accord automatiquement lorsqu’un utilisateur clique sur le bouton Envoyer pour signature dans un enregistrement Salesforce. 

Pour que l’option Envoi automatique fonctionne, au moins un destinataire et une pièce jointe doivent être définis dans le modèle d’accord.

template_details

Options avancées

  • Type d’accord : sélectionnez un type d’accord dans la liste.
    • Utile pour améliorer les rapports
  • Langue : permet de définir la langue utilisée dans les communications au destinataire, y compris les courriers électroniques et les instructions à l’écran.
  • Sélectionnez le type de signature pour cet accord : permet de sélectionner la valeur par défaut du type de signature à recueillir :
    • Signature électronique : par défaut, les signatures recueillies seront électroniques.
    • Signature par écrit : les destinataires seront invités à télécharger le document, à le signer physiquement, à numériser le document signé puis à le charger dans Adobe Sign.

Mapper les données dans les champs de l’accord

Pour mapper les données dans les champs du modèle d’accord :

Cliquez sur le lien Mapper les données dans les champs de l’accord

Pour mapper les données dans les champs du modèle d’accord :

Cliquez sur le lien Mapper les données dans les champs de l’accord et choisissez une méthode de mappage :

  • Sélectionner à partir de l’objet
    • Cette option nécessite de définir un objet Salesforce
    • En fonction de l’objet principal configuré, sélectionnez un champ Source et un champ d’accord cible. 

Par exemple, l’objet principal peut être Opportunité. Dans l’écran suivant, sélectionnez le champ source à partir de l’objet principal (par ex., Opportunité) et sélectionnez également le champ d’objet d’accord cible dans laquelle les données seront mappées.

select_from_object
  • Saisir une valeur spécifique
    • Décalez une valeur littérale dans un champ d’accord cible
input_specific_value

Tous les champs mappés sont répertoriés sur le modèle, d’où ils peuvent être modifiés ou supprimés individuellement.

mapped_data_fields

Joignez les documents que le modèle doit distribuer.

Si aucun document n’est joint au modèle, l’expéditeur devra sélectionner le document lorsqu’il configure l’accord.

Si le modèle est paramétré pour un Envoi automatique, un document au moins doit être joint au modèle.

  • Télécharger un document pour l’ajouter : le premier champ sur l’onglet permet d’ajouter un fichier par glisser-déposer depuis le bureau ou en le chargeant à l’aide d’un assistant.

Remarque :

Les fichiers chargés par glisser-déposer ou à l’aide du bouton Télécharger des fichiers sont ajoutés au contenu de Fichiers et gestion de la relation client Salesforce (stocké sous la forme d’un fichier), détenu par la personne qui charge lesdits fichiers.

  • Sélectionner pour ajouter des documents : cette option permet de rechercher un document dans des bibliothèques particulières à l’aide de la barre de recherche sous les options de la case d’option :
    • Fichiers et gestion de la relation client Salesforce : votre bibliothèque personnelle. Les documents que vous chargez depuis le système sont stockés dans cette bibliothèque pour une utilisation ultérieure.
    • Documents Salesforce : bibliothèque Salesforce partagée entre les utilisateurs.
    • Bibliothèque Adobe Sign : contenu stocké dans le système Adobe Sign.
    • Recherche avancée : toutes les options ci-dessus disponibles dans une seule et même interface.
template_attachment

Options avancées

Ajouter un document à partir de l’objet ou d’une variable d’exécution : cette option permet de sélectionner un document ou un objet à partir d’un objet ou d’une variable d’exécution Salesforce.  

Certains objets principaux Salesforce donnent accès à d’autres options relatives à la source du document, par ex. : si l’objet Salesforce défini dans l’onglet Informations sur le modèle est Opportunité, l’option Ajouter à partir du devis d’opportunité est également proposée.

 

Trois options sont disponibles :

○ Ajouter à partir d’un objet Salesforce

Type de source : sélectionnez le type d’objet du document – Fichier ou Pièce jointe.

►Sélection du document : sélectionnez le document à joindre selon l’un des critères suivants :

○ Document le plus récent : date de création la plus récente

○ Document le plus ancien : date de création la plus ancienne

○ Tous les documents : tous les documents trouvés

add_from_salesforceobject

○ Ajouter à partir du devis d’opportunité

►Type de devis :

○ Devis le plus récent

○ Devis le plus ancien

►Type de devis déterminé par :

○ Date de dernière modification

○ Date de création

►Type de document de devis

○ Document le plus récent

○ Document le plus ancien

○ Tous les documents

add_from_opportunityquote

○ Variable d’exécution

Ajouter de manière dynamique une pièce jointe à partir d’un objet

Ajouter un nom de variable d’exécution : spécifiez la variable et le type d’ID de votre objet Salesforce.

runtime_variable

 

  • Ajouter le modèle de champs de formulaire : importez un modèle de champs depuis la bibliothèque Adobe Sign.

L’onglet Destinataires contrôle la pile des destinataires de l’accord.

  • Signature de tous les destinataires : tous les destinataires définis dans le modèle sont tenus de participer au processus, en fonction des rôles qui leur sont attribués. Il s’agit du paramètre pour tous les accords qui ne doivent pas être signés par l’expéditeur uniquement.
  • Uniquement les signatures de l’expéditeur : activez cette option pour ajouter au modèle la fonction Je suis le seul à signer.

Le paramètre Activer les signatures expéditeur uniquement doit être activé pour pouvoir utiliser cette option. Le cas échéant, cette option peut être définie en lecture seule à l’aide du paramètre Signatures expéditeur en lecture seule.

La pile des destinataires détermine quatre éléments essentiels de l’accord :

  • Qui est impliqué sur l’accord : chaque destinataire de l’accord (et en copie) est répertorié de manière distincte.
  • Comment sont-ils authentifiés : la vérification de l’identité des destinataires peut être configurée au cas par cas.
  • Que sont-ils autorisés à accomplir : chaque destinataire peut se voir attribuer un rôle propre, qui définit sa manière d’interagir avec l’accord et la façon dont il est consigné dans le rapport d’audit.
  • Dans quel ordre accèdent-ils à l’accord : le numéro à l’extrême gauche indique à quel moment du cycle le destinataire peut accéder au document.

Les processus de signature types sont généralement séquentiels. Toutefois, il est possible de mettre en place un processus parallèle en définissant manuellement les numéros d’index sur une même valeur. Si cette opération est réalisée pour toute la pile de destinataires, il en résulte un processus entièrement parallèle ; si elle l’est pour une partie seulement de la pile, il en résulte un processus de signature hybride.

Les destinataires peuvent être ajoutés par :

  • Objet Salesforce : contact, utilisateur, piste ou groupe.
  • Adresse électronique : toute adresse électronique est acceptable.
  • Variable d’exécution : insérez dynamiquement un destinataire en fonction d’une valeur importée à partir d’une variable de l’objet principal (comme défini dans l’onglet Informations sur le modèle).

La section Message importe le Nom de l’accord de l’onglet Informations sur le modèle.

  • Le champ de texte sous Nom de l’accord fournit le texte du message global dans le courrier électronique envoyé aux destinataires.
template_recipients

Options avancées

  • Activer la signature hébergée (signature en personne) : activez cette option pour faciliter la signature en personne hébergée si le signataire est disponible.
  • Autoris. aperçu et positionnement champs : activez cette option pour pouvoir prévisualiser l’accord et glisser-déposer des champs de formulaire avant de l’envoyer pour signature.
  • Envoyer au nom de : l’accord sera envoyé au nom de l’ID d’enregistrement d’utilisateur spécifié par ce champ.

Remarque : si vous utilisez la fonctionnalité Envoyer au nom de, veillez à l’activer d’abord en suivant ces instructions.

  • Méthodes de vérification avancées : cette option vous permet de configurer les méthodes de vérification pour les destinataires si vous contrôlez la vérification du signataire en fonction de l’état de destinataire interne/externe.

Sous l’onglet Mappage de données, vous avez la possibilité de spécifier le mappage de données ou le mappage de fusion (ou les deux) à exécuter automatiquement lors de l’envoi d’accords basés sur ce modèle d’accord.

template_data_mapping

 Mappage de fusion : sélectionnez un mappage de données pour fusionner des champs Salesforce dans un accord avant de l’envoyer pour signature.

 Mappage de données : sélectionnez un mappage de données à utiliser pour rétablir la correspondance des entrées d’un accord signé dans Salesforce.

 

Les règles supplémentaires sont les options permettant d’automatiser les tâches d’accord courantes :

  • Rappels automatiques : sélectionnez une option pour les rappels automatiques. Les options disponibles sont les suivantes : Jamais, Tous les jours, jusqu’à la signature ou Toutes les semaines, jusqu’à la signature.
  • Jours avant expiration : saisissez le nombre de jours avant l’expiration de l’accord.
    • Pour calculer la date d’expiration de façon dynamique, le nombre de jours saisi est ajouté à la date en cours lors de la génération de l’enregistrement d’accord à partir du modèle d’accord.

Remarque : les organisations utilisant une version de package antérieure à la version 21.x affichent Jours avant expiration comme un champ numérique.

Les organisations utilisant la version d’installation de package 21.x ou ultérieures affichent ce champ comme un champ de texte, permettant ainsi de mentionner d’autres champs dans l’objet principal (par exemple, {!Expiry Date}).

Les clients qui ont effectué une mise à niveau à partir d’une version antérieure à la version 21 disposeront des deux champs.

  • URL de redirection post-signature : pour rediriger automatiquement les signataires d’un accord vers une URL spécifiée une fois qu’ils ont signé l’accord, saisissez une URL. Le paramètre Activer les options de post-signature doit être activé pour pouvoir utiliser cette option.
  • Délai de redirection post-signature (secondes) : si le paramètre Activer les options de post-signature est activé et qu’une URL de redirection post-signature est spécifiée (voir ci-dessous), saisissez le nombre de secondes qui doivent s’écouler avant l’exécution de la redirection.
  • Protéger document signé par mot de passe : activez cette option pour chiffrer le document PDF signé envoyé aux signataires.
  • Définir comme modèle par défaut pour tous les accords : activez cette option pour définir ce modèle en tant que modèle d’accord par défaut pour les nouveaux accords. Vous pouvez également définir un modèle d’accord spécifique à associer à d’autres accords, qui peut remplacer le modèle d’accord par défaut. Par exemple, vous pouvez créer un bouton Envoyer pour signature personnalisé pour l’objet Compte associé à un modèle d’accord spécifique. Pour plus d’informations sur les boutons personnalisés, voir Activation du bouton Envoyer pour signature.
  • Activé comme actions d’éditeur Chatter : si vous avez activé les actions d’éditeur Chatter dans votre organisation, vous pouvez cocher cette case pour activer ce modèle d’accord. Les actions d’éditeur Chatter permettent aux utilisateurs d’envoyer des accords à partir de Chatter. Cochez cette case pour activer ce modèle d’accord pour les actions Chatter associées aux objets principaux suivants : Contact, Compte ou Opportunité. Par exemple, si l’objet principal est Opportunité et que cette case est cochée, les utilisateurs peuvent envoyer ce modèle d’accord à partir d’un flux d’opportunité Chatter. Si vous laissez l’objet principal vide, vous pouvez activer le modèle d’accord dans le flux de page d’accueil Chatter. En savoir plus sur l’activation de l’action d’éditeur Chatter Adobe Sign.
template_rules

Activation du bouton Envoyer pour signature

Le bouton Envoyer pour signature est associé au modèle d’accord par défaut ou à tout modèle d’accord spécifique que vous configurez. Par défaut, l’intégration Adobe Sign pour Salesforce inclut un bouton Envoyer pour signature que vous pouvez ajouter à vos mises en page d’opportunité, de compte, de contact, de piste ou de contrat. Vous pouvez également créer plusieurs boutons Envoyer pour signature personnalisés, qui peuvent être ajoutés à d’autres objets et être associés à différents modèles d’accord.

Voici un exemple d’activation du bouton Envoyer pour signature pour l’objet Opportunité :

    1. Accédez à Configuration > Outils de la plate-forme > Objets et champs > Gestionnaire d’objets

    2. Sélectionnez l’objet à modifier (Opportunité dans cet exemple) dans la liste des objets de gauche.

    3. Cliquez sur l’option Mises en page dans le rail de gauche.

    4. Sélectionnez la mise en page à modifier.

    5. Lorsque la mise en page s’ouvre, sélectionnez Boutons dans la liste de gauche
.

    6. Faites glisser le bouton Envoyer pour signature de la partie supérieure vers la zone Boutons personnalisés de la section Détail de l’opportunité.

Faire glisser le bouton Envoyer pour signature de la partie supérieure vers la zone Boutons personnalisés

Création de boutons Envoyer pour signature personnalisés

Vous pouvez créer des boutons Envoyer pour signature personnalisés pour d’autres objets. Vous pouvez libeller le bouton en fonction de vos besoins.

Voici un exemple de création d’un bouton Envoyer pour signature pour l’objet Opportunité :

    1. Accédez à Configuration > Outils de la plate-forme > Objets et champs > Gestionnaire d’objets.

    2. Sélectionnez l’objet à modifier (Opportunité dans cet exemple) dans la liste des objets de gauche.

    3. Une fois la page d’objet chargée, sélectionnez la section Boutons, liens et actions dans le rail de gauche.

    4. Cliquez sur le bouton Nouveau bouton ou lien dans le coin supérieur droit.

• La page Bouton personnalisé ou modification de lien s’affiche

Page Bouton personnalisé ou modification de lien

5. Vous pouvez copier la configuration du bouton Opportunité par défaut (voir la capture d’écran ci-dessous) mais vous devrez remplacer la variable ID de l’objet située à la fin du chemin par la variable ID de l’objet que vous souhaitez ajouter : /apex/echosign_dev1__AgreementTemplateProcess?masterid={!Opportunity.Id}

52_managed_send_button

 

• (Facultatif) Associez un modèle d’accord spécifique au bouton :

Si vous souhaitez associer un modèle d’accord à un bouton Envoyer pour signature spécifique, le chemin du bouton doit être le suivant :

/apex/echosign_dev1__AgreementTemplateProcess?masterid={!Object.Id}&templateId=a011I000006tTeXQAU

templateId doit être défini sur l’ID spécifique du modèle d’accord à utiliser. Si cette valeur n’est pas définie, le modèle d’accord par défaut est utilisé. Vous pouvez obtenir templateId à partir de l’URL de la page du modèle d’accord :

ID du modèle d’accord dans l’URL

• (Facultatif) Après avoir cliqué sur le bouton et une fois l’accord généré, l’utilisateur peut être envoyé vers une autre page que la page de l’accord à l’aide du paramètre retURL.

Exemple : vous pouvez définir un bouton Envoyer pour signature de sorte que lorsque l’utilisateur clique dessus, celui-ci soit redirigé vers une URL spécifique ou vers l’enregistrement au lieu d’accéder à la page de l’accord. Pour définir ce bouton, utilisez cette chaîne comme exemple :

/apex/echosign_dev1__AgreementTemplateProcess?masterid={!Opportunity.Id}&retURL=/{!Opportunity.Id}

 

• (Facultatif) Après un clic sur le bouton, déclenchez une action onLoadAction pour « Envoyer ».

Exemple : vous pouvez définir un bouton Envoyer pour signature de sorte que lorsque l’utilisateur clique dessus, celui-ci soit redirigé vers la page de l’accord et qu’une fois la page chargée, l’accord soit envoyé sans autre intervention de l’utilisateur. Pour définir ce bouton, utilisez cette chaîne comme exemple :

/apex/echosign_dev1__AgreementTemplateProcess?masterid={!Opportunity.Id}&onloadAction=Send

Pour en savoir plus sur les actions onLoadActions, voir onLoadActions. Vous pouvez également mapper la valeur Envoyer au champ Lors d’une action de chargement (liste déroulante) sur l’enregistrement de l’accord. Pour plus d’informations sur la façon de définir ce mappage, voir Mappage des données dans les champs de l’accord.

3. Cliquez sur le bouton Enregistrer.

Après avoir créé le bouton personnalisé, accédez à la mise en page de cet objet et ajoutez-le à la page en suivant les étapes mentionnées ci-dessus pour l’exemple concernant l’objet Opportunité. (Pour plus d’informations, voir Activation du bouton Envoyer pour signature.)

Activer les options de post-signature

Activez cette option pour rediriger les signataires vers une autre page. Les options URL de redirection post-signature et Délai de redirection post-signature sont alors disponibles dans la page d’envoi. Les signataires d’un accord sont redirigés vers l’URL spécifiée après la signature. Par exemple, vous pouvez les rediriger vers le site Web de votre entreprise ou vers une page d’enquête. Cette option peut être définie en lecture seule pour les expéditeurs à l’aide du paramètre Options de post-signature en lecture sle.

Pour activer les options de post-signature, procédez comme suit :

  1. Accédez à Configuration > Outils de la plate-forme > Code personnalisé > Paramètres personnalisés.
  2. Cliquez sur le libellé Paramètres Adobe Sign.
  3. Cliquez sur Gérer.
  4. Cliquez sur Nouveau (ou Modifier).
  5. Recherchez le paramètre Activer les options de post-signature.
    1. (Facultatif) Recherchez le paramètre Options de post-signature en lecture sle.
  6. Modifiez selon vos besoins, puis cliquez sur Enregistrer.

Activer la fonctionnalité Envoyer au nom de

Remarque :

L’option permettant d’envoyer un accord au nom d’un autre utilisateur est uniquement disponible dans Adobe Sign pour Salesforce v11.7 ou version ultérieure.

Il peut être intéressant d’activer la fonctionnalité Envoyer au nom de s’il existe des cas où une personne de votre organisation Salesforce doit envoyer des accords au nom d’une autre personne. Cette fonctionnalité est disponible pour tout type d’envoi d’accord, y compris l’envoi en arrière-plan, qui est déclenché par une mise à jour des actions en arrière-plan du champ de l’accord ou via l’option Envoi automatique des modèles d’accord. Vous pouvez également définir une référence à un utilisateur au nom duquel envoyer l’accord dans un modèle d’accord, afin que cet utilisateur soit automatiquement renseigné une fois l’accord généré.  

Pour activer la fonctionnalité Envoyer au nom de :

1. Activez le paramètre Autoriser envoi au nom d’autres utilis. en procédant comme suit :

a. Accédez à Configuration > Outils de la plate-forme > Code personnalisé > Paramètres personnalisés.

b. Cliquez sur le libellé Paramètres Adobe Sign.

c. Cliquez sur le bouton Gérer.

d. Cliquez sur le bouton Nouveau (ou Modifier).

e. Recherchez (Ctrl/Cmd + f) le paramètre Autoriser envoi au nom d’autres utilis. et modifiez selon vos besoins.

Paramètre Autoriser envoi au nom d’autres utilis.

f. Cliquez sur le bouton Enregistrer.

 

2. Ajoutez le champ Adobe Sign–Envoi permis comme autre util. à la mise en page des enregistrements d’utilisateur en procédant comme suit :

a. Accédez à Configuration > Outils de la plate-forme > Objets et champs > Gestionnaire d’objets.

b. Sélectionnez Utilisateur dans le gestionnaire d’objets.

c. Sélectionnez Mises en page Utilisateur dans le rail gauche de la page d’objet Utilisateur.

d. Cliquez sur le lien Mise en page utilisateur.

e. Sélectionnez Champs, puis cliquez sur Adobe Sign–Envoi permis cmme autre util. et faites-le glisser vers la section Informations supplémentaires (en-tête visible uniquement lors de la modification) de la mise en page.

Cliquez sur Adobe Sign–Envoi permis cmme autre util. et faites-le glisser vers la section Informations supplémentaires.

f. Cliquez sur le bouton Enregistrer.

 

3. Pour l’utilisateur spécifique au nom duquel vous souhaitez envoyer les accords, vous devez activer l’option Adobe Sign–Envoi permis cmme autre util. comme suit :

a. Accédez à Configuration > Administration > Utilisateurs > Utilisateurs.

b. Cliquez sur l’action Modifier pour l’utilisateur spécifique.

c. Dans la section Informations supplémentaires de la page Modification de l’utilisateur, activez l’option Adobe Sign–Envoi permis cmme autre util.

d. Cliquez sur le bouton Enregistrer.

Activer l’option Adobe Sign–Envoi permis cmme autre util.

4. Ajoutez le champ Envoi au nom de à la mise en page Accord en procédant comme suit :

a. Accédez à Configurer > Concevoir > Créer > Objets.

b. Cliquez sur le lien Accord.

Lien Objet Accord

c. Cliquez sur Ensembles de champs en haut de la page pour accéder à cette section.

Lien Ensembles de champs

d. Cliquez sur l’action Modifier.

Modification des ensembles de champs

e. Sélectionnez Accord, recherchez le champ Envoyer au nom de, puis cliquez dessus et faites-le glisser vers la section Dans l’ensemble de champs.

Faire glisser l’objet Envoyer au nom de dans la mise en page

f. Lors de la configuration de l’accord à envoyer, le champ Envoyer au nom de doit être renseigné avec l’utilisateur qui a autorisé d’autres utilisateurs à envoyer l’accord en son nom. 

 

Activer signatures expéditeur uniquement

Activez ce paramètre pour afficher et activer l’option Signatures expéditeur uniquement dans la section Destinataires de la page d’envoi. Lorsque l’option Signatures expéditeur uniquement est utilisée, l’accord ou le document est présenté pour signature à l’expéditeur. Cette fonctionnalité est similaire à l’option Remplir et signer des services Adobe. Cette option peut être définie en lecture seule à l’aide du paramètre Signatures expéditeur en lecture seule.

Pour activer la fonction Signatures expéditeur uniquement, procédez comme suit :

  1. Accédez à Configuration > Outils de la plate-forme > Code personnalisé > Paramètres personnalisés.
  2. Cliquez sur le libellé Paramètres Adobe Sign.
  3. Cliquez sur Gérer.
  4. Cliquez sur Nouveau (ou Modifier).
  5. Recherchez le paramètre Activer signatures expéditeur uniquement.
    1. (Facultatif) Recherchez le paramètre Signatures expéditeur en lecture seule.
  6. Modifiez selon vos besoins, puis cliquez sur Enregistrer.

onLoadActions

Salesforce peut déclencher des actions automatiquement via le paramètre d’URL onLoadAction pris en charge par Adobe Sign pour les actions de bouton d’accord : Envoyer, Rappeler, Supprimer, Annuler, Mettre à jour et Afficher. Le paramètre d’URL respecte les paramètres de barre d’outils (voir le Guide de personnalisation avancée) définis par l’administrateur de sorte que seuls les paramètres activés soient disponibles.

Exemple d’URL avec le paramètre onLoadAction :

  • Envoyer : assurez-vous que votre compte contient un accord à l’état Version préliminaire.

https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[agreementID]&sfdc.override=1&onLoadAction=send

 

  • Rappeler : assurez-vous que votre compte contient un accord à l’état Émis pour signature.

https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[agreementID]&sfdc.override=1&onLoadAction=remind

 

  • Supprimer : assurez-vous que votre compte contient un accord à l’état Émis pour signature.

https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[agreementID]&sfdc.override=1&onLoadAction=delete

 

  • Annuler : assurez-vous que votre compte contient un accord à l’état Émis pour signature.

https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[agreementID]&sfdc.override=1&onLoadAction=cancel

 

  • Mettre à jour : assurez-vous que votre compte contient un accord à l’état Émis pour signature.

https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[agreementID]&sfdc.override=1&onLoadAction=update

 

  • Afficher : assurez-vous que votre compte contient un accord à l’état Émis pour signature, Signé ou Annulé.

https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[agreementID]&sfdc.override=1&onLoadAction=view

 

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