PDF-indexen maken

U kunt de tijd die nodig is om een lange PDF te doorzoeken reduceren door een index van de woorden in het document in te sluiten. Acrobat kan de index veel sneller doorzoeken dan het document. De ingesloten index wordt opgenomen in verspreide of gedeelde kopieën van de PDF. Gebruikers doorzoeken PDF's met ingesloten indexen op exact dezelfde manier als waarop ze PDF's doorzoeken die geen ingesloten index hebben. Er zijn geen extra stappen nodig.

Een index aan een PDF toevoegen

De ingesloten index in een PDF bijwerken of verwijderen

De functie Catalogus (Acrobat Pro)

U kunt een bepaalde groep PDF's definiëren als een catalogus en één samengebundelde index maken voor de gehele verzameling documenten. Wanneer gebruikers de gecatalogiseerde PDF's doorzoeken op bepaalde informatie, versnelt de index het zoekproces enorm.

Als u de verzameling distribueert op een cd, kunt u de index bij de PDF's opnemen.

U kunt documenten catalogiseren die zijn geschreven in Romaanse, Chinese, Japanse of Koreaanse tekens. De items die u in een catalogus kunt opnemen, omvatten de documenttekst, opmerkingen, bladwijzers, formuliervelden, codes, object- en metagegevens van het document, bijlagen, documentgegevens, digitale handtekeningen, XIF-metagegevens (eXtended Image File) van afbeeldingen en aangepaste documenteigenschappen.

PDF's voorbereiden voor indexering (Acrobat Pro)

Begin met het maken van een map voor de PDF's die u wilt indexeren. Alle PDF's moeten volledig zijn, zowel qua inhoud als wat betreft elektronische functies, zoals koppelingen, bladwijzers en formuliervelden. Als de te indexeren bestanden gescande documenten omvatten, moet u ervoor zorgen dat de tekst doorzoekbaar is. U kunt lange documenten opsplitsen in kleinere bestanden ter grootte van een hoofdstuk om de zoekprestaties te verbeteren. Ook kunt u informatie toevoegen aan de documenteigenschappen van een bestand, zodat het bestand gemakkelijker kan worden doorzocht.

Het is van essentieel belang dat u de documentstructuur instelt op het schijfstation of het netwerkservervolume en de bestandsnamen voor meerdere platforms controleert voordat u een verzameling documenten indexeert. In een zoekopdracht op verschillende platforms kunnen bestandsnamen worden afgekapt, waardoor ze moeilijk terug te vinden zijn. Ter voorkoming van dit probleem, kunt u de volgende richtlijnen aanhouden:

• Wijzig de namen van de bestanden, mappen en indexen volgens de bestandsnaamconventies van MS-DOS (acht tekens of minder, gevolgd door een bestandsextensie van drie tekens), met name als u de documentenverzameling en index op een conform de ISO 9660-norm geformatteerde cd-rom wilt leveren.

• Verwijder speciale tekens, zoals tekens met accenten en niet-Romaanse tekens uit bestands- en mapnamen. (Het font dat wordt gebruikt door de catalogusfunctie ondersteunt de tekencodes 133 tot en met 159 niet.)

• Gebruik geen diepgeneste mappen of padnamen van meer dan 256 tekens voor indexen die doorzocht gaan worden door Mac OS-gebruikers.

• Als u Mac OS gebruikt met een OS/2 LAN-server, moet u IBM® LAN Server Macintosh (LSM) zodanig configureren dat de bestandsnaamconventies van MS-DOS worden doorgevoerd, of moet u alleen FAT-volumes (File Allocation Table) indexeren. (HPFS-volumes [High Performance File System] kunnen lange bestandnamen bevatten die niet kunnen worden gevonden.)

  Als de documentstructuur submappen bevat die u niet wilt indexeren, kunt u deze van het indexeringsproces uitsluiten.

Metagegevens toepassen op documenteigenschappen (Acrobat Pro)

Als u een PDF gemakkelijker doorzoekbaar wilt maken, kunt u aan de documenteigenschappen bestandsgegevens (metagegevens) toevoegen. (U kunt de eigenschappen voor de momenteel geopende PDF bekijken door Bestand > Eigenschappen te kiezen en op het tabblad Beschrijving te klikken.)

Als u gegevens aan documenteigenschappen toevoegt, moet u rekening houden met de volgende aanbevelingen:

• Gebruik een goede beschrijvende titel in het veld Titel. De bestandsnaam van het document moet worden weergegeven in het dialoogvenster Zoekresultaten.

• Gebruik altijd dezelfde optie (veld) voor vergelijkbare informatie. Voeg bijvoorbeeld niet een belangrijke term voor bepaalde documenten toe aan de optie Onderwerp en voor andere documenten aan de optie Trefwoorden.

• Gebruik één consistente term voor dezelfde informatie. Gebruik bijvoorbeeld niet scheikunde voor bepaalde documenten en chemie voor andere.

• Gebruik de optie Auteur om aan te geven welke groep verantwoordelijk is voor het document. Zo kan de auteur van een aannamebeleidsdocument de afdeling Personeelszaken zijn.

• Als u werkt met documentnummers, kunt u deze als Trefwoorden toevoegen. Wanneer u bijvoorbeeld doc#=m234 opgeeft in het veld Trefwoorden, duidt dit op een bepaald document in een serie van enkele honderden documenten over een bepaald onderwerp.

• Gebruik de opties Onderwerp en Trefwoorden, afzonderlijk of samen, om documenten te categoriseren op type. U kunt voor één document bijvoorbeeld statusrapport invoeren bij Onderwerp en maandelijks of wekelijks bij Trefwoorden.

  Als u een gevorderde gebruiker van Adobe PDF bent, kunt u bij het maken van de index aangepaste gegevensvelden definiëren zoals Documenttype, Documentnummer en Document-id. Dit wordt alleen aangeraden voor ervaren gebruikers en wordt niet behandeld in de volledige Acrobat Help.

Een index maken voor een verzameling (Acrobat Pro)

Wanneer u een nieuwe index genereert, worden in Acrobat een bestand gemaakt met de extensie .pdx en een nieuwe ondersteuningsmap met daarin een of meer bestanden met de extensie .idx. De IDX-bestanden bevatten de indexvermeldingen. Al deze bestanden moeten beschikbaar zijn voor gebruikers die de index willen doorzoeken.

Dialoogvenster Opties

Selecteer deze optie om alle getallen die in de documenttekst voorkomen, uit te sluiten van de index. Het uitsluiten van getallen kan de index aanzienlijk verkleinen, zodat zoekopdrachten sneller verlopen.

Selecteer deze optie als uw verzameling PDF's bevat die zijn gemaakt vóór Acrobat 2.0. In deze versie werden id-nummers nog niet automatisch toegevoegd. Id-nummers zijn nodig wanneer lange Mac OS-bestandsnamen zijn afgekort bij de omzetting naar MS-DOS-bestandsnamen. In Acrobat 2.0 en hogere versies worden wel automatisch id's toegevoegd.

Als deze optie niet is ingeschakeld, verschijnt er een bericht wanneer u documenten zoekt die zijn gewijzigd nadat de index voor het laatst is gegenereerd.

Met deze optie kunt u aangepaste documenteigenschappen opnemen in de index; alleen de aangepaste documenteigenschappen die al in de PDF's bestaan, worden geïndexeerd. Typ de eigenschap, maak een keuze in het menu Type en klik op Toevoegen. Deze eigenschappen worden weergegeven als zoekopties in de pop-upmenu's met aanvullende criteria van het venster Zoeken in PDF wanneer u de gemaakte index doorzoekt. Als u bijvoorbeeld de aangepaste eigenschap Documentnaam invoert en Tekenreeks kiest in het menu Type, kan een gebruiker die de index doorzoekt, binnen de aangepaste eigenschap zoeken door Documentnaam te selecteren in de lijst Deze aanvullende criteria gebruiken.

Gebruik deze optie als u aangepaste XMP-velden wilt opnemen. De aangepaste XMP-velden worden geïndexeerd en worden weergegeven in de pop-upmenu's met aanvullende criteria, zodat u deze kunt doorzoeken in de geselecteerde indexen.

Gebruik deze optie om maximaal 500 specifieke woorden uit te sluiten van de zoekresultaten uit de index. Typ het woord, klik op Toevoegen en herhaal dit voor elk woord dat u wilt uitsluiten. Door woorden uit te sluiten, kunt u de index 10% tot 15% kleiner maken. Een stopwoord kan uit maximaal 128 tekens bestaan en er wordt onderscheid gemaakt tussen hoofdletters en kleine letters.

Gebruik deze optie om specifieke codeknooppunten van elementen doorzoekbaar te maken in documenten met een logische coderingsstructuur.

Catalogus leesmij-bestanden (Acrobat Pro)

Het is vaak verstandig om een apart leesmij-bestand te maken en dit samen met de index in de map op te slaan. In dit leesmij-bestand kunt u meer informatie geven over de index, zoals:

• Het soort documenten dat wordt geïndexeerd.

• De zoekopties die worden ondersteund.

• De persoon met wie contact kan worden opgenomen of een telefoonnummer dat kan worden gebeld bij vragen.

• Een lijst met nummers of woorden die zijn uitgesloten in de index.

• Een lijst met mappen met de documenten die zijn opgenomen in een index op een LAN of een lijst met de documenten die zijn opgenomen in een index op schijf. U kunt ook een korte omschrijving geven van de inhoud van de verschillende mappen of documenten.

• Een lijst met de waarden voor elk document als u veldwaarden hebt toegewezen voor Documentinfo.

  Als een catalogus een zeer groot aantal documenten bevat, kunt u overwegen een tabel op te nemen met de waarden die zijn toegewezen aan de verschillende documenten. U kunt de tabel opnemen als gedeelte van het leesmij-bestand of opslaan als afzonderlijk document. Tijdens het ontwikkelen van de index kunt u de tabel gebruiken om de consistentie te waarborgen.

Een index reviseren (Acrobat Pro)

U kunt een bestaande index bijwerken, opnieuw genereren en wissen.

Catalogus-voorkeuren (Acrobat Pro)

U kunt voorkeuren instellen voor indexering die u globaal kunt toepassen op alle indexen die u daarna genereert. U kunt enkele van deze voorkeuren negeren voor een afzonderlijke index door nieuwe opties te selecteren tijdens het genereren van de index.

Selecteer Catalogus onder Categorieën in het dialoogvenster Voorkeuren. Veel opties zijn gelijk aan de opties die zijn beschreven voor het genereren van een index.

Geplande indexupdates (Acrobat Pro)

Met de functie Catalogus en een catalogusbatch-PDX-bestand (.bpdx) kunt u plannen wanneer en hoe vaak een index automatisch wordt gegenereerd, opnieuw wordt gegenereerd, wordt bijgewerkt en wordt gewist. Een BPDX-bestand is een tekstbestand met een lijst platformafhankelijke paden en markeringen van catalogusindexbestanden. U gebruikt een plantoepassing zoals Windows Scheduler om het BPDX-bestand weer te geven in Acrobat. De index wordt vervolgens opnieuw in Acrobat gemaakt, volgens de markeringen in het BPDX-bestand.

Verzamelingen en de bijbehorende indexen verplaatsen (Acrobat Pro)

U kunt een verzameling geïndexeerde documenten samenstellen en testen op een lokale vaste schijf en deze verplaatsen naar een netwerkserver of schijf als de verzameling gereed is. Een indexdefinitie bevat relatieve paden tussen het indexdefinitiebestand (PDX) en de mappen met de geïndexeerde documenten. Als deze relatieve paden ongewijzigd blijven, hoeft u de index niet opnieuw te genereren nadat u de verzameling geïndexeerde documenten hebt verplaatst. Als het PDX-bestand en de mappen met de geïndexeerde documenten zich in dezelfde map bevinden, kunt u het relatieve pad behouden door de hele map te verplaatsen.

Als het relatieve pad verandert, moet u een nieuwe index maken na het verplaatsen van de verzameling geïndexeerde documenten. U kunt hiervoor wel het oorspronkelijke PDX-bestand gebruiken. Als u het oorspronkelijke PDX-bestand wilt gebruiken, verplaatst u eerst de geïndexeerde documenten. Hierna kopieert u het PDX-bestand naar de map waar u de nieuwe index wilt maken en bewerkt u desgewenst de lijst met opgenomen en uitgesloten directory's en subdirectory's.

Als de index zich bevindt op een station of servervolume dat losstaat van enig gedeelte van de verzameling waarop deze van toepassing is, wordt de index onbruikbaar wanneer u de verzameling of de index verplaatst. Als u van plan bent een verzameling documenten naar een andere netwerklocatie of naar een cd te verplaatsen, maakt en genereert u de index op dezelfde locatie als de verzameling.