Gebruik één formulier om flexibile ontvangersflows te ondersteunen met nauwkeurige toewijzing van handtekeningvelden.
Met handtekeningplaatsing op basis van sjablonen kunt u één herbruikbare workflowsjabloon ontwerpen die optionele ontvangerspaden ondersteunt.
Wanneer deze optie is ingeschakeld, geldt het volgende:
- Optionele ontvangers kunnen worden overgeslagen zonder de logica van het formulier te verstoren.
- De verzendervaring biedt geen mogelijkheid meer tot in-flow authoring, waardoor de nauwkeurigheid van velden behouden blijft.
Met deze instelling worden de ondertekenaarsindexposities strikt gehandhaafd zoals gedefinieerd in de Workflow Designer. Als een optionele ontvanger tijdens het verzenden wordt weggelaten, worden velden die aan die ontvanger zijn gekoppeld, overgeslagen.
Configuratie
Beschikbaarheid:
- Acrobat Standard en Acrobat Pro: niet configureerbaar
- Acrobat Sign Solutions: ondersteund
- Acrobat Sign voor Government: ondersteund
Configuratiebereik:
Beheerders kunnen deze functie inschakelen op account- en groepsniveau.
U krijgt toegang tot deze functie door in het configuratiemenu van de beheerder via Verzendinstellingen > Besturingselementen voor aangepaste workflow
Alle klanten die aangepaste workflows gebruiken, worden sterk aangemoedigd om het plaatsen van handtekeningen op basis van sjablonen in te schakelen om het aantal sjablonen te verminderen dat moet worden beheerd.
Inzicht in de relatie tussen ontvangers en velden
Aan elke ontvanger in een overeenkomst wordt een 'ondertekenaarsindexnummer' toegewezen, dat bepaalt welke velden ze kunnen invullen of ondertekenen. Elk veld heeft ook een overeenkomend indexnummer waardoor het aan een specifieke ondertekenaar wordt gekoppeld. Ondertekenaar 1 heeft bijvoorbeeld toegang tot alle velden met het label Ondertekenaar 1.
Deze indexnummers zijn gebaseerd op de positie de ontvangers op de pagina Verzenden (de eerste ontvanger is Index 1, de tweede is Index 2, enzovoort). Als Ontvangers moeten ondertekenen in volgorde is ingeschakeld, kunt u deze indexnummers gemakkelijk bekijken voor duidelijkheid.
Als u deze relatie begrijpt, kunt u ervoor zorgen dat elke ontvanger alleen interactie heeft met de velden die voor hem of haar bedoeld zijn, waardoor het ondertekeningsproces vlotter en overzichtelijker wordt.
Elk veld zonder ondertekenaarsindexnummer is beschikbaar voor elke ontvanger die het wil invullen (Nadat het is ingevuld, wordt het net als de andere ingevulde velden vergrendeld.).
Wanneer u een ontvangersworkflow maakt in de workflowdesigner, worden ondertekenaarsindexen toegewezen van boven naar beneden en van links naar rechts.
Als bijvoorbeeld zowel de ondertekenaar als medeondertekenaar bovenaan staan:
- De ondertekenaar die helemaal links staat, wordt Ondertekenaar 1.
- De medondertekenaar die rechts staat, wordt Ondertekenaar 2.
Ze kunnen gelijktijdig ondertekenen, maar door deze indexnummers kan elke ontvanger alleen interactie hebben met de velden die voor hem of haar zijn bedoeld (Ondertekenaar 1-velden voor de ondertekenaar, Ondertekenaar 2-velden voor de medeondertekenaar).
De 'Verkoopvertegenwoordiger' ondertekent als derde, nadat zowel de ondertekenaar als de medeondertekenaar hebben ondertekend.
Als vierde wordt 'Goedkeuring door management' gevraagd, nadat de tweede ondertekening van de verkoopvertegenwoordiger is geplaatst.
De ontvangerslabels (bijvoorbeeld 'Ondertekenaar', 'Medeondertekenaar', 'Verkoopvertegenwoordiger' etc.) heeft geen invloed op welke velden zijn toegewezen. Het zijn door de beheerder gedefinieerde namen met behulp waarvan gebruikers de workflowsjabloon snel kunnen begrijpen.
De bovenstaande ontvangersstroom genereert een aangepaste pagina voor Samenstellen met een ontvangerssectie die er als volgt uitziet.
(Op de aangepaste pagina Samenstellen is de stapelvolgorde duidelijker, hoewel de indexnummers niet worden weergegeven.)
Bij het ontwerpen van een formulier wordt elk veld toegewezen aan een specifiek indexnummer voor ondertekening door eerst een deelnemer te selecteren en vervolgens de velden voor die deelnemer te plaatsen.
Voor de duidelijkheid heeft elke deelnemer een kleurcode, zodat u gemakkelijk kunt zien welke velden bij wie horen.
