Adobe Acrobat Sign Lexicon

Documenten/Bestanden/Bijlagen vs. Overeenkomsten vs. Transacties

Documenten/bestanden/bijlagen zijn allemaal individuele bestanden die naar het Acrobat Sign-systeem worden geüpload. De bouwstenen voor de overeenkomst.
Overeenkomsten zijn de klantgerichte objecten die Acrobat Sign maakt van de geüploade bestanden en die ontvangers invullen of ondertekenen. De term ‘Overeenkomst’ wordt gebruikt voor zowel het object tijdens het proces van het verkrijgen van handtekeningen, als voor de uiteindelijke PDF die wordt gegenereerd.
De term transacties verwijst naar de overeenkomst en alle bijbehorende logboeken en documentatie die tijdens het proces voor of door de overeenkomst zijn gegenereerd. (Denk bijvoorbeeld aan auditrapporten, verificatieresultaten, gegevens op veldniveau en csv-pagina's)

Voorvoegsels van functies

Naarmate functies evolueren, zullen voorvoegsels worden toegepast om aan te geven waar de functie zich bevindt in de release/einde van de levenscyclus.

Nieuw – Iets compleet nieuws.
Modern – Iets gemoderniseerds dat een optie kan hebben om te schakelen tussen de moderne en klassieke ervaring.
- Moderne versies van dingen kunnen nieuwe functies hebben. Zo heeft bijvoorbeeld de moderne versie van de aangepaste workflowontwerper Nieuwe functies
Klassiek –De oudere versie van iets dat wordt bijgewerkt, meestal gebruikt wanneer er een optie is om te schakelen tussen actieve versies.
Verouderd – De oudere versie van iets als de optie om te wisselen is verwijderd voor nieuw gemaakte accounts.

Intern versus extern

De term 'intern' beschrijft de groep van userID's binnen een gemeenschappelijke accountID. Deze userID's zijn intern aan het account, en instellingen die gelden voor interne gebruikers, zijn alleen van toepassing op deze userID's.

Alle andere e-mailadressen zijn 'extern'.

Opmerking:

Veel bedrijven hebben meerdere accounts.

Gebruikers van hetzelfde bedrijf (met hetzelfde domein in hun e-mailadres) maar niet binnen dezelfde accountID zijn extern aan elkaar

Accountbeheerders kunnen een volledige lijst van interne e-mailadressen verkrijgen door te navigeren naar Account > Gebruikers en te klikken op het pictogram Gebruikerslijst exporteren.

Een CSV-bestand wordt gedownload naar uw lokale systeem. Dit CSV geeft een opsomming van de gebruikers in het account, inclusief hun huidige status.

Objecten en Object-ID's

Objecten

Binnen het toepassingsgebied van Adobe Sign is een object een discreet opgevatte groep van attributen/eigenschappen.

Soorten objecten zijn:

Het account in zijn geheel
Groepen
Gebruikers
Overeenkomsten

Waar alle objecten van hetzelfde type dezelfde lijst van eigenschappen hebben, zullen de aan die eigenschappen toegekende waarden vaak verschillend zijn en moeten dat in sommige gevallen ook zijn.

Zo hebben bijvoorbeeld alle Gebruikers een e-mailadres-eigenschap en moet de e-mail-waarde van elke gebruiker uniek zijn.

Wanneer in de documentatie het woord 'objecten' wordt gebruikt, wordt het hele type object bedoeld. (Voorbeeld: gebruikers kunnen worden gemaakt met een CSV-bestand)

Object Id's

Alle objecten hebben unieke identificatienummers om objecten van hetzelfde type van elkaar te onderscheiden. Elke gebruiker heeft een unieke gebruikers-ID. Elke overeenkomst heeft een unieke overeenkomst-ID.

Objecten gebruiken vaak object-ID's als sleutelattribuut om relaties met andere objecten te leggen. Op die manier kunnen objecten relaties blijven onderhouden, zelfs als andere attributen veranderen.

Een UserID kan bijvoorbeeld meerdere AgreementID's maken en die relatie blijft ook bestaan als de gebruiker andere eigenschappen wijzigt, zoals de naam en het e-mailadres.

Bij gebruik in documentatie identificeert een objectID één unieke versie van een type object. (Voorbeeld: het wijzigen van het e-mailadres van een userID wijzigt het eigendom van de overeenkomsten van de userID niet.)

Relaties bovenliggend-onderliggend (sjablonen)

Het idee van een relatie tussen boven- en onderliggend wordt het best geïllustreerd met een sjabloon die wordt gebruikt om meerdere kopieën van zichzelf te genereren zonder de sjabloon te gebruiken. Omdat het bovenliggende item direct gerelateerd is aan de onderliggende overeenkomst die de bovenliggende genereert, kan het bovenliggende object rapporteren over de relatieve status van alle onderliggende overeenkomsten.

Adobe Acrobat Sign heeft drie voorbeelden van dit principe:

Bibliotheeksjablonen - Wanneer bibliotheeksjablonen bij een overeenkomst zijn gevoegd, wordt die overeenkomstrelatie bijgehouden als een onderliggende versie van het sjabloondocument. (Merk op dat dit alleen geldt als slechts één sjabloon bij de overeenkomst is gevoegd.) Bibliotheeksjablonen kunnen rapporteren over de overeenkomsten die de sjabloon hebben gebruikt vanuit de pagina Beheer
Webformulieren - Webformulieren maken een bovenliggende sjabloon die wordt gekopieerd wanneer een gebruiker probeert het formulier ter ondertekening in te dienen. Het bovenliggende webformulier ouder wordt gevolgd op de pagina Beheer en kan rapporteren over alle lopende of afgeronde overeenkomsten.
In bulk verzenden - Met het proces In bulk verzenden kan de gebruiker een set bestanden en een CSV-lijst met e-mailadressen uploaden en configureren. Hierdoor wordt een bovenliggende sjabloon gecreëerd die zichzelf kopieert en een afzonderlijke overeenkomst stuurt naar elke e-mail in de CSV-lijst. Het bovenliggende object wordt bijgehouden op de pagina Beheer en kan worden gebruikt om de relatieve status van de tot stand gebrachte onderliggende overeenkomsten te rapporteren.

Overname eigenschap/instelling

Adobe Acrobat Sign is gebouwd op een objectgeoriënteerd model waarmee onderliggende objecten kunnen worden gemaakt op basis van bovenliggende objecten. Wanneer een onderliggend object wordt gemaakt, neemt het alle eigenschappen (attributen en instellingen) over van het bovenliggende (sjabloon-) object.

Persistente overname betekent dat als een eigenschapswaarde van het bovenliggende object wordt gewijzigd, deze wijziging doorstroomt naar alle onderliggende objecten, die de wijziging eveneens overnemen.

Door de overnamekoppeling te verbreken kan een onderliggend object worden aangepast om een specifiek resultaat mogelijk te maken.

Een goed voorbeeld hiervan in Adobe Acrobat Sign is de Account:Groep-relatie. Standaard nemen alle nieuwe groepen de instellingswaarden over die op accountniveau zijn gedefinieerd. Groepen hebben echter de mogelijkheid om de overnamekoppeling vanaf accountniveau te verbreken en de groepsinstellingen aan te passen voor een specifiek resultaat (bv. strengere eisen voor handtekeningen, specifieke standaardinstellingen voor overeenkomsten).

In Adobe Acrobat Sign verloopt de overname van bovenliggend naar onderliggend via de objecten Applicatie > Niveau van service > Account > Groep > Gebruiker

De Applicatie is het basisobject en bevat alle mogelijke opties voor de service.
Het Niveau van service is het serviceniveau dat een klant koopt. Op dit niveau worden de verschillende kenmerken ingeschakeld om een ondernemingsaccount te onderscheiden van een individueel account (bijvoorbeeld).
Het Account-niveau neemt alle instellingen van het Niveau van service over en daardoor kunnen gebruikersbeheerders het account aanpassen voor hun specifieke gebruik. Dit is het hoogste bevoegdheidsniveau dat klantenbeheerders kunnen configureren.
Het Groep-niveau neemt alle Account-niveau-instellingen over en maakt verdere aanpassing van de groep mogelijk. Het wijzigen van instellingswaarden op groepsniveau overschrijft de instellingen op accountniveau, en wijzigt de daaropvolgende groepsinstellingen naar alle onderliggende objecten van de groep.
Zowel de Gebruiker- als de Overeenkomst-objecten nemen hun eigenschappen over van de groep waarin ze zich bevinden. Als een gebruiker de groep waartoe hij/zij behoort wijzigt, ziet de gebruiker alleen de waarden die zijn overgenomen van de nieuwe groep, en alle gemaakte overeenkomsten nemen alleen de waarden over die beschikbaar zijn binnen die nieuwe groep.

Vanwege de overname van eigenschappen wordt over het algemeen aanbevolen dat beheerders hun instellingen op accountniveau configureren met de strengste waarden die hun werkprocessen aankunnen, en dan de beperkingen zo nodig op groepsniveau versoepelen.

Ondertekenaar (rollen) vs. Ontvanger vs. Deelnemer

Ondertekenaar (of Goedkeurder, Accepteerder, enz.) - Een expliciet gedefinieerde rol voor een ontvanger

Alle ontvangers hebben een rol.

Ontvanger - Elke e-mail die wordt gebruikt om iemand in de "handtekeningencyclus" van de overeenkomst op te nemen. Individuele gebruikers die met de overeenkomst kunnen werken terwijl deze in behandeling is

Ontvangers zijn een deelverzameling van Deelnemers.

Deelnemer - Elke e-mail (individu) die in de transactie is opgenomen. Deze bestaat uit de afzender, alle ontvangers, en alle partijen die in CC stonden.

Gebruikers in afwachting van eenmalig gebruik

Wanneer een overeenkomst in Acrobat Sign wordt gemaakt, probeert de applicatie na te gaan of een van de ontvangers een bestaande gebruikers-ID heeft waaraan de overeenkomst kan worden gerelateerd.

Als er een gebruikers-ID bestaat, en die gebruikers-ID in een account staat dat wordt vertrouwd door de verzendende account, is de overeenkomst-ID direct gerelateerd aan de gebruikers-ID, en is de overeenkomst zichtbaar op de pagina Beheer van de gebruiker.

Als de e-mail niet bestaat in het systeem, of als de verzendende account-ID niet vertrouwd wordt door het account van de gebruikers-ID, maakt Acrobat Sign een unieke gebruikers-ID voor eenmalig gebruik, specifiek om de activiteiten van de ontvanger voor die overeenkomst-ID te volgen. UserID's voor eenmalig gebruik bestaan slechts zolang de overeenkomst loopt. Zodra de overeenkomst is voltooid en alle registreerbare gebeurtenissen zijn vastgelegd, is de eenmalige userID niet langer nuttig en wordt deze uit het systeem verwijderd.

Eindstatus

Een eindstatus wordt bereikt wanneer de overeenkomst geen verdere acties bevat die door ontvangers kunnen worden ondernomen om de overeenkomst te voltooien. Er zijn drie eindstatussen:

Voltooid: wordt bereikt wanneer de overeenkomst alle processen met alle ontvangers met goed gevolg heeft afgerond.
Afgebroken: een afgebroken overeenkomst is door een uitdrukkelijke actie stopgezet. Deze handeling kan afkomstig zijn van verschillende bronnen:
- Geannuleerd door de afzender
- Afgewezen door de ontvanger
- Mislukt vanwege een verificatiefout van de ontvanger
- Mislukt vanwege een systeemfout
Verlopen: overeenkomsten die hun vervaldatum bereiken als gevolg van inactiviteit binnen de gestelde termijn.

Adobe Acrobat Sign Lexicon (Terminologie, jargon, en meer...)