Een overeenkomst verwijderen

Het verwijderen van een overeenkomstrecord in Adobe Sign is een zorgvuldig beheerd proces dat moet worden geautoriseerd door een beheerder op accountniveau.

Als u een overeenkomst uit het systeem verwijdert, wordt de overeenkomst niet ongeldig (indien deze met succes is afgerond), en ook ontslaat dit de betrokken partijen niet van hun verplichtingen.

Het nietig verklaren van een wettelijk contract is een juridische afspraak tussen alle betrokken partijen, net als bij het afsluiten van het contract. Een overeenkomst mag alleen definitief worden verwijderd als uw bedrijf er zeker van is dat het contract niet langer van kracht is.

Verwijderen van overeenkomst op gebruikersniveau - De overeenkomst verbergen

Gezien het bovenstaande, staat Adobe Sign niet toe dat gebruikers zonder beheerdersrechten een overeenkomst daadwerkelijk van het systeem verwijderen.

Wat een gebruiker wel kan doen is de overeenkomst verbergen.

Een verborgen overeenkomst komt niet naar voren in zoekopdrachten of rapportages. De overeenkomst is ook volledig uitgesloten van de gebruikerservaring. (En kan indien nodig zichtbaar worden gemaakt!)

Gebruikers die een overeenkomsttransactie volledig willen verwijderen, moeten contact opnemen met hun beheerder op accountniveau om de actie te voltooien.

Gegevensbeheer:
Schrappen van overeenkomst na een vaste tijd

Beheerders op accountniveau kunnen het beleid voor het bewaren van gegevens configureren op account- en groepsniveau.

Regels voor gegevensbeheer gelden voor overeenkomsten die een eindstatus hebben bereikt (voltooid, verlopen of verlaten).

Per groep is één regel mogelijk. De regel zelf bepaalt hoe lang de overeenkomst in het Adobe Sign-systeem wordt bewaard nadat de eindstatus is bereikt, en of het controlerapport/de SIR moet worden verwijderd met de overeenkomst-PDF's.

Overeenkomsten verwijderen op basis van de AVG

Beheerders op privacyniveau zijn bevoegd om een overeenkomst ad hoc volledig te verwijderen.

Een privacybeheerder is een beheerder op accountniveau met extra bevoegdheden. Elke accountbeheerder kan worden gepromoveerd naar privacyniveau.

Privacybeheerders gebruiken AVG-tools om individuele overeenkomsten te zoeken en te verwijderen.

Overeenkomsten via een API verwijderen

De functie voor het verwijderen van overeenkomsten via een API kan worden ingeschakeld. Zo kunnen klantbeheerders een Adobe Sign-API gebruiken om documenten afzonderlijk te verwijderen.

Dit is een gecodeerde oplossing:

• De gebruikte API-aanroep is: DELETE /agreements/{agreementId}/documents
  

Neem contact op met de ondersteuning om deze optie in te schakelen.