Workflow voor achtereenvolgend ondertekenen
Ondertekenaars ontvangen en ondertekenen het document in de volgorde waarin hun e-mailadressen in zijn ingevoerd in het veld Aan:. Nadat de laatste ondertekenaar het ondertekeningsproces heeft voltooid, ontvangen alle partijen een e-mail met het bericht Ondertekend en gearchiveerd en met de ondertekende PDF's in de bijlage.
Workflow voor parallel ondertekenen
Klik op Voltooien in willekeurige volgorde om een gelijktijdige workflow te starten.
Alle ontvangers ontvangen het document op hetzelfde moment en kunnen het in willekeurige volgorde ondertekenen. Nadat de laatste ondertekenaar het ondertekeningsproces heeft voltooid, ontvangen alle partijen een e-mail met het bericht Ondertekend en gearchiveerd en met de ondertekende PDF's in de bijlage.
Hybride workflow
Een 'hybride' workflow is een opeenvolgende deelnamevolgorde waarbij in een of meer stappen twee of meer ontvangers tegelijkertijd toegang hebben tot het document. Alle ondertekenaars/goedkeurders in de “parallelle” stap moeten hun taak voltooien voordat aan de volgende stap wordt begonnen.
In de bovenstaande afbeelding ziet u bijvoorbeeld een handtekeningencyclus met drie stappen:
- Stap 1 is Poh@jupiter.dom. Wanneer de overeenkomst ter ondertekening wordt verzonden, wordt alleen fclarke op de hoogte gesteld. Zodra fclarke het document heeft ondertekend, gaat het ondertekeningsproces door naar de volgende stap.
- Stap 2 is de hybride stap. U ziet dat alle drie de ontvangers hetzelfde nummer hebben (2), wat betekent dat Adobe Acrobat Sign al deze ontvangers op hetzelfde moment op de hoogte stelt. Ze kunnen in willekeurige volgorde hun handtekening zetten, maar ze moeten allemaal hun onderdeel voltooien voordat de handtekeningencyclus doorgaat naar de volgende stap.
- Stap 3 is een andere individuele ontvanger. Zodra de ontvanger in stap 3 zijn of haar goedkeuring heeft gegeven, is de overeenkomst voltooid en wordt deze volledig uitgevoerd. Alle partijen ontvangen een kopie van de overeenkomst als PDF-bestand.
Als u een hybride groep wilt maken, voert u eerst de e-mailadressen van de partijen als afzonderlijke ontvangers in. Vervolgens klikt u op een ontvangersveld en sleept u het naar een ander veld in de hybride groep. Op het scherm wordt een bericht weergegeven dat deze ontvangers gelijktijdig kunnen ondertekenen. Door de indexgetallen handmatig in dezelfde waarde te veranderen, wordt ook de hybride groep gemaakt.
Ontvangersgroepen zijn nuttig wanneer u de aftekening nodig hebt van een team of organisatie, maar niet van een specifieke persoon in die groep. Elk lid van de groep is gemachtigd om namens de hele groep te ondertekenen of goed te keuren.
In de bovenstaande afbeelding ziet u bijvoorbeeld een cyclus voor ondertekening met drie stappen:
- Stap 1 (dave@nope.dom) is een ondertekenaar en deze wordt op de hoogte gesteld dat een handtekening nodig is zodra de overeenkomst is verzonden. Zodra Dave een handtekening heeft gezet, gaat de overeenkomst door naar stap 2.
- Stap 2 is een ontvangersgroep van goedkeurders met de naam 'Juridische Medeondertekenaars'. Er zijn vier individuele gebruikers in de groep opgenomen. Zodra een van de geïdentificeerde ontvangers goedkeuring verstrekt, gaat de overeenkomst door naar de derde stap.
- Stap 3 is een individuele ondertekenaar. Zodra deze laatste ondertekening is voltooid, is de overeenkomst volledig uitgevoerd en ontvangen alle partijen een kopie van de overeenkomst als PDF-bestand.
Als u een Ontvangersgroep wilt maken, selecteert u de koppeling Ontvangersgroep toevoegen rechts boven het veld Ontvanger. Hierdoor wordt de container gemaakt waar u wordt verzocht de groepsnaam en de eventuele ontvangers in te voeren. U kunt twee typen ontvangersgroepen gebruiken:
- Ad-hocontvangersgroepen worden handmatig ingevoerd door de afzender. Deze worden alleen gebruikt voor de overeenkomst waarin ze zijn gedefinieerd. Ad-hocontvangersgroepen:
- Moet door een beheerder zijn ingeschakeld voordat ze beschikbaar zijn voor de gebruiker.
- De afzender kan zo veel ontvangers in de groep definiëren als nodig is
- De afzender kan de groep een naam geven.
- Deze kan niet worden opgeslagen voor hergebruik.
- Herbruikbare ontvangersgroepen kunnen worden gemaakt door gebruikers. Deze worden opgeslagen als persoonlijke groepen of worden gedeeld met hun groep of account. Herbruikbare ontvangersgroepen:
- zijn ingeschakeld voor alle gebruikers onder hun Adresboek in het gebruikersprofiel.
- moeten worden gedefinieerd voordat ze kunnen worden gebruikt.
- moeten de juiste scope hebben voor toegang door de gebruiker.
- Deze kan niet worden bewerkt op basis van naam of e-mailwaarden.
Alle leden van de ontvangersgroep ontvangen de definitieve kopie van de ondertekende overeenkomst in PDF-indeling, ook wanneer ze niet zelf hebben deelgenomen.
