En savoir plus sur les options audio lors de l’utilisation d’Adobe Connect

Les conférences web sont devenues un outil de communication essentiel en entreprise aujourd’hui. Elles deviennent rapidement aussi incontournables pour les professionnels que les e-mails et les communications vocales. Toutefois, certaines solutions de conférence web existantes ne sont pas aussi simples et efficaces que les réunions en présentiel. Elles sont complexes, difficiles à utiliser et manquent de fonctionnalités adaptées au monde réel. En outre, les réunions en ligne ne fonctionnent pas sans un niveau audio de haute qualité et fiable.

Adobe Connect est différent. En effet, cette solution permet aux professionnels de communiquer et d’interagir facilement en temps réel avec leurs collègues et leurs clients dans différentes zones géographiques. Elle offre des outils de présentation et de collaboration à fort impact, notamment le partage d’écran, la vidéo multipoint, la téléphonie intégrée et le tableau blanc. Grâce à ces fonctionnalités, les conférences web permettent de travailler plus efficacement.

Adobe Connect utilise une application de bureau permettant d’accéder instantanément et facilement à des réunions Adobe Connect avec les utilisateurs de votre choix, où qu’ils se trouvent. Les utilisateurs peuvent créer des URL personnalisées, faciles à mémoriser et permanentes. D’un simple clic, les participants à la réunion peuvent partager leurs écrans lors de sessions de travail collaboratif avec leurs collègues ou lors d’entretiens individuels avec leurs clients. Adobe Connect permet d’interagir facilement avec un grand nombre ou un nombre limité de personnes grâce à la vidéo, aux animations et aux simulations logicielles. Adobe Connect est idéal à la fois pour les événements en direct et pour les réunions enregistrées disponibles à la demande ultérieurement. Une interface intuitive facilite l’organisation des procédures de réunion et la personnalisation de l’aspect des réunions et des événements conformément à l’image de marque de l’entreprise.

Aujourd’hui, les utilisateurs d’Adobe Connect disposent de diverses options technologiques pour la communication audio lors de conférences web. Ces options comprennent la communication VoIP (Voice over IP), la téléphonie intégrée avancée, Universal Voice et les options à assistance matérielle.

Ce livre blanc présente un aperçu des options offertes dans l’interface utilisateur de la réunion. Il explique quelles fonctionnalités fonctionnent avec les différents fournisseurs audio partenaires. Il aborde également les principaux cas d’utilisation des conférences web et décrit les meilleures pratiques à prendre en compte. Pour plus d’informations, consultez le groupe d’utilisateurs Adobe Connect à l’adresse www.connectusers.com.

Communication VoIP dans Adobe Connect

Les conférences basées sur VoIP sont similaires aux conférences audio basées sur la téléphonie dans la mesure où elles permettent à deux personnes ou plus de communiquer en temps réel. Toutefois, contrairement aux conférences audio, les communications VoIP transitent exclusivement via des réseaux IP. Les participants à la réunion utilisent le microphone et les haut-parleurs de leur ordinateur (ou un microphone et des haut-parleurs externes connectés à l’ordinateur) pour communiquer avec les autres participants, sans qu’une infrastructure téléphonique soit nécessaire. Adobe Connect fournit des services VoIP prêts à l’emploi de haute qualité. Cela comprend des fonctionnalités telles que l’annulation de l’écho et du bruit, la détection du silence et un assistant de configuration audio facile.

Communication VoIP dans l’interface utilisateur d’Adobe Connect

Dans l’interface utilisateur d’Adobe Connect, vous pouvez choisir de limiter les droits du microphone. Vous pouvez également accorder des droits de microphone à tous à l’aide de la fonction Activer les droits des participants sur le microphone.

Si vous limitez les droits du microphone, seuls les hôtes et les présentateurs peuvent utiliser automatiquement le microphone pour diffuser un contenu audio aux participants à la réunion. Dans ce mode, il est nécessaire d’accorder explicitement des droits de microphone aux participants pour qu’ils puissent prendre la parole.

Si vous accordez des droits de microphone à tous, l’ensemble des participants à la réunion peuvent activer leur microphone et commencer à diffuser leur audio.

Limitez les droits de microphone pour toutes les réunions, sauf si le nombre de participants est faible.

Remarques spécifiques à l’utilisation de VoIP

La diffusion audio haute-fidélité en full-duplex dans Adobe Connect n’entraîne aucun coût supplémentaire par participant. Avant d’utiliser la communication VoIP, les organisateurs de la réunion doivent cependant vérifier les éléments suivants :

• Connaissance préalable de la technologie VoIP : VoIP existe depuis plusieurs années. Toutefois, il est possible que certains utilisateurs n’utilisent pas couramment cette technologie comme principale méthode de communication audio lors d’un événement en direct.
• Matériel nécessaire : les participants doivent disposer de haut-parleurs et d’un microphone internes ou externes. Si vous utilisez la technologie VoIP, il est recommandé de spécifier la configuration audio requise dans l’invitation à la réunion.
• Bande passante suffisante : évaluez l’impact potentiel de la bande passante que la technologie VoIP pourrait avoir sur votre réunion et sur l’expérience de chaque participant.

Pour une expérience optimale, assurez-vous que tous les participants à la réunion basée sur VoIP installent l’application de bureau Connect Meeting.

Fonctionnalité Universal Voice

Dans certains cas, des participants souhaitent utiliser l’audio basé sur la téléphonie, tandis que d’autres préfèrent utiliser la VoIP. Ce scénario est assez courant lors de conférences web ou séminaires avec des utilisateurs dans plusieurs pays. Un numéro vert peut être offert pour les personnes appelant des États-Unis, tandis que l’appel est payant pour les participants situés dans d’autres pays. Il est préférable de donner aux participants la possibilité de choisir entre la téléphonie audio et la technologie VoIP pour une même réunion lorsque vous organisez un événement important ou rassemblant de nombreuses personnes, tel qu’un webinaire destiné aux clients. Lors de ces événements, il est possible que vous ne disposiez pas de beaucoup d’informations sur la vitesse de connexion et la configuration des participants.

À partir de la version 7.5, Adobe Connect propose Universal Voice, une fonctionnalité permettant de diffuser quasiment n’importe quelle conférence téléphonique dans une réunion Adobe Connect. Elle crée un pont à sens unique entre la conférence téléphonique et la fonctionnalité VoIP d’Adobe Connect. Adobe Connect permet l’intégration à tous les fournisseurs audio et plateformes de téléconférence. Vous pouvez enregistrer l’audio basé sur la téléphonie en même temps que votre conférence web, puis diffuser en continu les données audio basées sur la téléphonie aux participants VoIP. Les utilisateurs peuvent choisir de participer en composant le numéro sur leur téléphone ou en écoutant le son via les haut-parleurs de leur ordinateur. En offrant cette possibilité aux participants, vous contribuez à réduire les frais de téléphonie des participants et de l’hôte de la réunion, car moins de personnes choisissent la connexion par téléphone. En outre, les clients hébergés n’ont pas besoin d’acheter de nouveaux services ou de matériel, ni de se soucier de la compatibilité. (Les clients sur site ont besoin d’une passerelle SIP (Session Initiation Protocol).)

L’utilisation d’Universal Voice offre les avantages suivants :

• Cibler un public plus large : étant donné que vous proposez les deux méthodes de connexion, les participants peuvent choisir l’option audio qui leur convient.
• Souplesse : les hôtes de la réunion peuvent utiliser le fournisseur de conférence audio de leur choix, pas uniquement l’un des fournisseurs partenaires d’Adobe. Ils peuvent même avoir recours à plusieurs fournisseurs.
• Réduction des frais de téléphonie : les participants peuvent opter pour la technologie VoIP au lieu de se connecter par téléphone et d’être soumis à d’éventuels frais de téléphonie.
• Disponibilité instantanée : après la réunion, l’enregistrement de l’événement est disponible immédiatement. Aucun post-traitement n’est nécessaire pour synchroniser l’audio avec l’événement.

Universal Voice dans l’interface utilisateur d’Adobe Connect

Lorsqu’il organise une conférence, l’hôte de la réunion utilise l’assistant pour configurer un fournisseur audio Universal Voice. L’hôte peut configurer le numéro de la conférence, les tonalités DTMF (modulation de fréquence en double tonalité) et les pauses pour composer le numéro de la conférence. Un hôte de réunion peut configurer Adobe Connect de manière à utiliser le fournisseur audio de son choix.

Intégration avancée de la téléphonie

La téléphonie est, de loin, le type de conférence audio le courant. Les personnes dispersées dans diverses zones géographiques ont seulement besoin d’un téléphone pour participer à une conférence web en temps réel. Il existe donc peu d’obstacles à une expérience intégrée de conférence web et audio. La fonctionnalité d’enregistrement intégrée garantit une expérience d’archivage réussie lorsque les activités de conférence audio et web sont synchronisées.

Adobe s’est associé à plusieurs fournisseurs de services de conférence audio afin d’offrir des fonctionnalités d’appel avancées qui permettent aux utilisateurs de mieux contrôler l’ensemble de l’expérience de réunions audio et web. Les commandes d’appel, les options d’enregistrement audio, la gestion des participants, les ateliers et l’assistance de l’opérateur sont tous disponibles auprès des partenaires audio d’Adobe.

Voici quelques avantages de l’intégration avancée de la téléphonie :

• Procédure unifiée pour la planification, la notification et la participation à des conférences web et vocales
• Possibilité de contrôler complètement la téléconférence via l’interface de conférence web
• Enregistrement facile d’une archive unique synchronisée de la réunion Adobe Connect et de l’audio de la téléconférence

Consultez la page www.adobe.com/fr/products/acrobatconnectpro/partners/#audio pour obtenir la liste complète des partenaires de téléconférence audio.

Téléphonie intégrée avancée dans l’interface utilisateur d’Adobe Connect

Lorsque vous configurez votre réunion à l’aide de l’assistant Créer une réunion, choisissez Inclure les détails de la conférence audio dans cette réunion. (Si cette option n’est pas disponible, il peut être nécessaire de configurer votre profil avec vos informations de téléconférence. Pour plus d’informations sur la procédure permettant d’inclure un système de téléconférence pris en charge dans votre profil de compte, contactez votre administrateur Adobe Connect.) Les informations de téléconférence sont incluses dans l’invitation à la réunion. Les participants peuvent également choisir que la téléconférence les appelle sans saisir de mot de passe. La réunion enregistre automatiquement l’audio d’une téléconférence intégrée. Assurez-vous que tous les participants sont connectés à la téléconférence pour entendre l’audio de la réunion.

Les hôtes et les participants disposent de nombreuses commandes d’appel pratiques dans l’interface utilisateur d’Adobe Connect.

Commandes d’appel pour les hôtes de réunion :

• Démarrer ou arrêter la téléconférence : l’hôte peut lancer et terminer une téléconférence d’un simple clic.
• Enregistrement web et vocal synchronisé : la fonction « Enregistrer la réunion » enregistre simultanément la conférence web et la téléconférence afin de créer une archive unique de diffusion en continu de la réunion.
• Accès en cours de conférence des participants : l’hôte de la réunion peut appeler des participants existants de la conférence web ou ajouter des participants par téléphone uniquement puis les appeler afin qu’ils rejoignent la conférence.
• Modifier le volume de certains participants : l’hôte de la réunion peut augmenter ou diminuer le niveau du volume de chaque participant.
• Mise en sourdine des participants : l’hôte de la réunion peut couper le micro de tous les participants ou de certains participants.
• Mettre les participants en attente : l’hôte peut mettre les participants de la réunion en attente s’il souhaite interrompre temporairement la session.
• Déconnecter les participants : l’hôte peut supprimer un participant par téléphonie de la réunion en un clic.

Commandes d’appel pour les participants :

• M’appeler : les participants à la réunion peuvent saisir leur numéro de téléphone et demander à être rappelé par la téléconférence. Il n’est pas nécessaire de composer le numéro de la conférence ni de saisir le mot de passe par téléphone.
• Mise en sourdine : les participants peuvent désactiver et activer le micro de leur ligne téléphonique.
• Indicateur de l’intervenant en cours : les participants sont informés de la personne en train d’intervenir pendant la téléconférence. Un indicateur visuel à côté du nom du participant permet d’identifier facilement les intervenants.

Adobe Connect inclut un kit de développement logiciel (SDK) d’intégration de la téléphonie, qui permet un développement personnalisé. Si votre service ou votre pont de téléphonie dispose d’API publiées, le kit SDK vous permet, ainsi qu’aux partenaires agréés, de créer un connecteur entre Adobe Connect et le système de téléphonie. Les API permettent de gérer la conférence via le contrôle des appels, la synchronisation des événements d’enregistrement pendant la réunion. Elles permettent également la convergence des enregistrements audio et web sur le serveur Adobe Connect.

Considérations spécifiques à l’utilisation de la téléphonie intégrée avancée

Avant d’utiliser la téléphonie, les organisateurs de la réunion doivent tenir compte des points suivants :

• Frais incombant à l’organisateur : les systèmes d’audioconférence entraînent des coûts supplémentaires pour utiliser le service ou la technologie.
• Frais incombant aux utilisateurs : si les utilisateurs sont dispersés dans différentes zones géographiques à l’international, les frais de téléphonie peuvent être élevés pour l’hôte de la réunion (s’il utilise des numéros verts) ou pour les participants à la réunion (en cas d’appels longue distance).
• Capacité limitée : certains fournisseurs de services audio de téléconférence prennent en charge un nombre fixe de participants pour un appel. Assurez-vous à l’avance que votre fournisseur prend en charge le nombre de connexions dont vous avez besoin.

Fonctionnalités du fournisseur de conférences audio

Adobe s’est associé aux fournisseurs mondiaux de téléconférence de premier plan suivants pour permettre l’intégration des conférences web et vocales :

• Intercall
• MeetingOne
• LoopUp
• Conference America
  

Le tableau ci-dessous indique les fonctionnalités d’Adobe Connect qui sont intégrées aux différents adaptateurs des fournisseurs de conférences audio.

Options de matériel

Les organisateurs de réunions peuvent utiliser un certain nombre d’appareils tiers pour intégrer la téléphonie et la technologie VoIP afin de capturer automatiquement les données audio ou d’améliorer la qualité de l’enregistrement des événements. Cependant, à partir de la version Adobe Connect 7.5, aucun matériel n’est nécessaire pour intégrer la téléphonie et la technologie VoIP. La fonctionnalité Universal Voice permet cette intégration directement.

Amélioration de la qualité audio de l’enregistrement

De nombreux clients utilisent Adobe Connect pour retransmettre en direct des événements qui se déroulent en présentiel, par exemple dans des palais des congrès ou des salles de conférence. De nombreuses meilleures pratiques contribuent à garantir une expérience optimale. L’une des meilleures pratiques consiste à utiliser un ordinateur dédié doté d’une carte de capture audio. Si ce n’est pas le cas, les hôtes de la réunion peuvent utiliser le microphone interne de l’ordinateur hôte, ce qui entraîne souvent une mauvaise qualité audio.

L’adaptateur de signaux Shure X2u XLR-to-USB (www.shure.com/ProAudio/Products/Accessories/ us_pro_X2u_content) permet aux utilisateurs de convertir le flux audio de haute qualité directement à partir du mélangeur, pour le transmettre à l’ordinateur avec un signal de haute qualité via USB. Grâce à cet appareil, les utilisateurs ne sont pas dépendants de la qualité de la carte son ou du microphone interne de l’ordinateur. La conversion n’entraîne aucune perte de qualité audio. L’appareil prend en charge les entrées XLR professionnelles et fournit une alimentation fantôme pour les microphones autonomes. Il fonctionne avec les systèmes d’exploitation Windows® et Mac. Aucun pilote n’est requis.

Utilisation de matériel pour intégrer la technologie VoIP et la téléphonie

Il existe plusieurs options pour les clients qui préfèrent utiliser du matériel pour intégrer la technologie VoIP et la téléphonie plutôt que d’utiliser Universal Voice, l’approche hybride intégrée introduite initialement dans Adobe Connect 7.5.

Méthode simple : les présentateurs se connectent à la téléconférence par téléphone en même temps qu’ils diffusent leur voix via la technologie VoIP d’Adobe Connect à l’aide d’un casque ou d’un microphone. Ils transmettent essentiellement l’audio via le téléphone et le casque simultanément. Il s’agit de la méthode la moins sophistiquée.

Méthode avancée : méthode plus sophistiquée et plus simple pour les situations avec plusieurs présentateurs, impliquant un périphérique tiers qui connecte le téléphone à l’entrée audio de l’ordinateur. Par exemple, le modèle THAT-2 de JK Audio. Dans cette méthode, un hôte se connecte par téléphone à la téléconférence et utilise un appareil pour envoyer l’audio de la téléconférence à l’entrée ligne de l’ordinateur. Les présentateurs se connectent par téléphone à la téléconférence et l’hôte diffuse l’audio de la téléconférence via Adobe Connect à l’aide du bouton Parler dans la barre de disposition. Cette méthode permet à une seule personne de gérer la diffusion simultanée et réduit la complexité pour les présentateurs. Remarque importante : toutes les personnes de l’appel qui parlent doivent s’être connectées par téléphone à la téléconférence. Considérez la technologie VoIP comme un flux à sens unique, où les utilisateurs peuvent entendre le son mais ne peuvent pas prendre la parole. Pour voir un tutoriel sur l’utilisation des appareils THAT-2 avec Adobe Connect, consultez la page www.connectusers.com/tutorials/2009/03/that2/index.php.

Méthode professionnelle : si vous souhaitez réaliser un investissement plus important dans une solution combinée VoIP et téléphonie, l’utilisation d’une carte de capture et d’un mélangeur offre le niveau de contrôle le plus élevé et la meilleure qualité audio possible.  L’équipe des services d’événements d’Adobe Connect utilise une carte de capture ViewCast Osprey 230 associée à un mélangeur Polycom. Vous utilisez le logiciel fourni avec la carte Osprey pour la commande audio, avec votre ordinateur et les commandes de réunion pour des performances optimales. Pour en savoir plus sur la carte de capture Osprey, consultez la page www.viewcast.com/products/osprey-230.

Services d’événements d’Adobe Connect : si une qualité audio excellente est importante pour une ou plusieurs de vos réunions, mais que vous ne souhaitez pas investir dans une solution avancée, l’équipe des services d’événements Adobe Connect vous permet de diffuser l’audio à partir de n’importe quelle solution de téléphonie sur VoIP à l’aide de son équipement de pointe. Ces services peuvent être achetés par événement ou pour une série de plusieurs réunions. Pour en savoir plus sur les services d’événements Adobe Connect, consultez la page http://www.adobe.com/products/acrobatconnectpro/solutions/marketing/eventservices/ ou contactez votre représentant Adobe.

Cas d’utilisation

Adobe Connect est une solution de conférence web flexible prenant en charge différents scénarios. Ce livre blanc se concentre sur les exigences concernant la communication audio des trois cas d’utilisation courants : les classes virtuelles, les conférences web et les séminaires de vente et de marketing.

Classes virtuelles

• Les événements peuvent être en direct ou à la demande.
• Les sessions en direct ressemblent aux environnements de classe en présentiel. Elles comprennent parfois un présentateur et de nombreux élèves. Dans d’autres cas, elles impliquent la collaboration entre les participants.

Conférence web

• Les événements impliquent la collaboration de deux personnes ou plus. Toutefois, il ne s’agit généralement pas de plus de 50 participants.
• Les interactions sont similaires aux interactions en présentiel dans une salle de conférence.

Séminaires de vente et de marketing

• Une personne effectue une présentation pour de nombreux participants.
• Ces événements sont semblables à des conférences ou des réunions en présentiel de type séminaire.

Pour déterminer la meilleure option pour la conférence, les deux principaux critères sont la taille de la réunion et le niveau d’interaction souhaité. Le tableau suivant donne un aperçu des avantages et inconvénients des différentes options technologiques de prise en charge de la communication audio.

Résumé

Adobe Connect offre diverses options d’intégration audio conçues pour répondre aux cas d’utilisation spécifiques. Le scénario, la capacité des participants à tirer parti de la technologie VoIP, la comparaison des coûts et les fonctionnalités requises jouent tous un rôle pour déterminer le moyen de communication approprié à utiliser avec Adobe Connect. Quelle que soit l’approche adoptée, l’audio intégré aux conférences web permet d’améliorer la productivité et l’efficacité des réunions et des collaborations. Les enregistrements intégrés, le contrôle des appels en cours de réunion et les fonctionnalités intégrées d’invitation aux réunions contribuent tous à simplifier l’interaction entre les hôtes et les participants des réunions. En fournissant ces fonctionnalités de manière intégrée, Adobe Connect facilite la transition pour favoriser une adoption plus large des conférences web auprès des utilisateurs.