FAQ sur les licences de salle de séminaire

FAQ sur les licences de salle de séminaire d’Adobe Connect

Remarque : Dans Adobe Connect 9.1, Adobe a apporté une modification afin d’assurer le respect des conditions de service de licence. Cette modification introduit la nécessité de planifier tout séminaire à l’avance.  Consultez la FAQ ci-dessous pour comprendre l’impact que peut avoir cette modification sur l’utilisation de votre salle de séminaire et comment vous y préparer.

Quel est le modèle de licence de salle de séminaire ?

• Conditions de licence : une licence de salle de séminaire permet l’utilisation d’une salle Adobe Connect dont la taille est définie selon le nombre de sièges achetés sur la licence.  Une seule réunion peut avoir lieu à un instant donné dans une salle de séminaire sur la licence. Un hôte de séminaire désigné doit également être présent dans la salle. Un hôte de séminaire est une personne chargée de l’administration de la salle de séminaire en votre nom. Cette personne a été définie à la fois comme utilisateur et comme hôte de séminaire dans votre compte.
  • Explication : les clients qui achètent une licence de salle de séminaire paient pour une grande salle permettant l’hébergement de réunions en ligne comprenant de nombreux participants. Ces réunions peuvent accepter entre 200 et 1 500 connexions. Chaque salle de séminaire est similaire à un amphithéâtre dans un bâtiment réel et est traitée indépendamment des autres salles de réunion. Les salles de séminaire sont généralement combinées à un autre modèle de licence tel que Hôte nommé. Elles sont utilisées uniquement en cas de réunions comprenant de nombreux participants. Une seule réunion peut avoir lieu sur une licence de salle de séminaire à un instant donné. Les clients peuvent indiquer dans leur organisation autant d’utilisateurs que nécessaire en tant qu’hôte nommé de salle de séminaire pour gérer leurs salles de séminaire. Autant de salles de séminaire que nécessaire peuvent être créées sur une même licence de séminaire. Cependant, une seule salle de séminaire peut être utilisée à la fois sur cette licence.

Puis-je organiser deux séminaires simultanément sur une même licence de salle de séminaire ?

Non, un seul séminaire à la fois peut avoir lieu sur une même licence. Plusieurs séminaires ne peuvent pas être organisés simultanément sur une même licence.

Comment puis-je organiser plusieurs séminaires simultanément sur mon compte Adobe Connect ?

Si vous avez besoin d’organiser plusieurs séminaires en même temps, vous devez disposer de plusieurs licences de salle de séminaire distinctes (une licence par séminaire). Si vous ne disposez pas d’un nombre suffisant de licences de salle de séminaire, contactez votre représentant ou votre revendeur Adobe Connect pour vous acheter des licences supplémentaires.

Si un seul séminaire peut avoir lieu à un instant donné sur une licence de salle de séminaire, comment puis-je me préparer aux séminaires à venir alors qu’un séminaire est en cours ?

• Vous pouvez exécuter simultanément jusqu’à cinq sessions de préparation en plus du séminaire autorisé en fonction de la capacité de la licence achetée. Chacune de ces sessions peut comporter jusqu’à cinq participants, et ce sur la même licence de salle de séminaire. Ainsi, les hôtes et les présentateurs peuvent préparer une salle, réviser leurs présentations pour un séminaire, ou exporter du contenu, tel que des notes ou une conversation, pendant le déroulement d’un séminaire. 

• Ces cinq sessions de « préparation » peuvent avoir lieu en même temps qu’un séminaire. Ces sessions ne requièrent aucune planification. Elles peuvent être organisées au besoin à des fins de préparation. 

Les hôtes de séminaire doivent-ils acheter leur propre licence de salle de séminaire ?

• Non, tous les membres de l’organisation peuvent héberger des séminaires sur une seule licence de salle de séminaire. Celle-ci n’est pas associée à une personne nommée unique (ce n’est pas une licence d’hôte nommé). La licence peut être partagée dans l’organisation tout entière. Elle peut donc être plus rentable et plus facile à gérer pour les administrateurs qui n’ont pas besoin d’affecter un utilisateur nommé à une licence spécifique.

Quelles sont les conditions d’hébergement exactes définies dans les conditions de service et dans le contrat de licence de l’utilisateur final ?

Vous pouvez consulter les conditions de service et le contrat de licence de l’utilisateur final ici. 

Quel est le nombre maximal de participants simultanés autorisé dans une salle de séminaire ?

La capacité des salles de séminaire peut atteindre 1 500 participants.  Les licences sont limitées en nombre de participants. Par exemple. Si vous achetez une licence pour une salle de séminaire de 500 sièges, jusqu’à 500 participants peuvent y assister. De même, si vous achetez une licence pour une salle de séminaire de 1 500 sièges, jusqu’à 1 500 participants peuvent y assister.

Si la capacité de votre licence est supérieure à 600 participants, vous êtes invité à sélectionner le nombre prévu de participants. Sélectionnez ensuite une session de séminaire de taille standard (jusqu’à 600 participants) et une session de séminaire de grande taille (> 600 participants).  Si vous envisagez d’avoir plus de 600 participants, sélectionnez une session de grande taille pour vous assurer que la pièce est optimisée pour un grand nombre d’utilisateurs.  Cette étape n’est pas nécessaire si vous utilisez le module Evénements pour planifier vos séminaires.

Dois-je obligatoirement planifier mes séminaires ?

• Oui.  Dans Adobe Connect 9.1, tous les séminaires sont planifiés à l’avance.  Dans Adobe Connect 9.0, tous les séminaires de 600 participants et plus sont planifiés. Avec Adobe Connect 9.1, la planification est requise pour toutes les réunions organisées dans une salle de séminaire, quelle qu’en soit la taille. 

• La seule exception concerne les sessions de préparation, qui peuvent être exécutées au besoin pour la préparation d’un séminaire.  Aucune planification n’est requise pour les sessions de préparation.  Jusqu’à cinq sessions de préparation peuvent être exécutées simultanément sur une même licence de salle de séminaire, chaque session comprenant un maximum de cinq participants.  En cas d’utilisation en dehors de l’heure planifiée, vos salles de séminaire sont utilisées en mode veille pour vous permettre d’organiser des sessions de préparation.

Comment planifier des réunions sur ma licence de salle de séminaire ?

·       Si vous utilisez actuellement le module Événement d’Adobe Connect pour planifier vos séminaires, aucune action supplémentaire n’est requise. Si vous n’utilisez pas le module Événement, regardez ce tutoriel vidéo pour obtenir une présentation de la procédure à suivre pour planifier des séminaires AVANT la mise à niveau.  Assurez-vous de planifier toutes vos salles de séminaire avant la mise à niveau vers la version 9.1 pour assurer que vos salles de séminaire seront utilisées selon leur capacité pendant vos événements. Contactez l’administrateur de votre compte pour la planification (voir ci-dessous pour plus d’informations).

·       Dans la version 9.1, Adobe introduit le concept de sessions de séminaire. Après la mise à niveau, utilisez cette méthode pour la planification de tous vos séminaires si vous n’utilisez pas déjà le module Evénement pour planifier vos séminaires. Regardez cette vidéo pour découvrir comment planifier des sessions de séminaire APRÈS la mise à niveau de la version 9.1.

Comment m’assurer que le séminaire que je souhaite organiser n’entre pas en conflit avec un autre séminaire sur la licence ?

Dans Adobe Connect 9, un système de calendrier a été ajouté à Adobe Connect Central.  Lorsqu’un séminaire est planifié sur une licence de salle de séminaire, le calendrier Adobe Connect du séminaire affiche l’heure correspondante comme réservée à cette licence.

Puis-je réutiliser ma salle de séminaire pour organiser plusieurs sessions ?

Adobe Connect 9.1 offre la possibilité de planifier des séminaires (sessions de séminaire) multiples ou périodiques à l’avance sur la même URL/salle de séminaire.  Par exemple, si vous souhaitez organiser un séminaire mensuel en utilisant le même environnement, le même contenu ou la même URL de réunion, vous pouvez planifier ces séminaires périodiques à l’avance. Vous pouvez également utiliser le même environnement de salle pour chacun. Vous pouvez ainsi rapidement répéter vos séminaires, sans préparation supplémentaire au niveau de la salle, du contenu ou de l’environnement.

Comment planifier des séminaires périodiques ?

Chaque session de séminaire est planifiée séparément. Toutefois, dans Adobe Connect 9.1, vous pouvez utiliser l’option Séminaire en double et simplement sélectionner l’heure appropriée pour planifier les sessions rapidement. 

Regardez ce tutoriel vidéo afin d’obtenir une présentation de la procédure à suivre pour planifier vos séminaires.

Combien de temps à l’avance est-il nécessaire de planifier un séminaire ?

Pour les grandes salles de séminaire (1000, 1500), les séminaires doivent être planifiés au moins 45 minutes avant le séminaire.

Que se passe-t-il si des participants arrivent en avance à une session ?

Les premiers participants peuvent rejoindre la session à partir de 30 minutes avant l’heure de début planifiée. Votre salle de séminaire sort du mode veille 30 minutes avant l’heure de début prévue.

Puis-je planifier des sessions consécutives sur ma licence de séminaire ?

Assurez-vous de respecter un intervalle de 30 minutes entre les sessions de séminaire. Cela permet de laisser une marge de temps supplémentaire si la session précédente dépasse l’heure de fin prévue, et permet à la session suivante d’accueillir les participants en avance.

Que se passe-t-il si ma session dépasse l’heure planifiée ?

• Les séminaires peuvent durer jusqu’à une heure après l’heure de fin planifiée tant qu’aucun autre séminaire planifié ne chevauche cette période pour la licence. Votre session de séminaire s’étend automatiquement par tranche de 30 minutes si elle dépasse la durée planifiée.
• Si votre salle de séminaire ne peut pas être étendue en raison d’une session planifiée suivante sur votre licence de séminaire, une marge de 10 minutes vous est accordée pour clore la session. La réunion Adobe Connect informe les hôtes de cette marge de 10 minutes lorsque la session ne peut pas être automatiquement étendue.

Que se passe-t-il si j’oublie de planifier ma session de séminaire à l’avance ?

Si vous oubliez de planifier une session de séminaire, votre salle de séminaire fonctionne en mode veille. Le mode veille permet de créer une session instantanée d’une heure sans passer par Adobe Connect Central. Assurez-vous qu’aucune autre session de séminaire ne chevauche cette période.

Pourquoi ma salle de séminaire est-elle en mode veille ?

Toutes les salles de séminaire sont en mode veille en dehors des sessions programmées. Les salles de séminaire sortent du mode veille 30 minutes avant le début d’une session planifiée. Le mode veille vous permet également de créer une session instantanée de 60 minutes si aucun autre séminaire ne chevauche la période concernée dans votre licence.

Le nombre de participants à une session instantanée est-il limité ?

Oui, les sessions instantanées sont limitées à 600 participants.

Si j’ai planifié des séminaires sur une licence Adobe Connect 9.0, seront-ils affectés par la migration de mon compte vers Adobe Connect 9.1 ?

Adobe Connect 9.0 vous permet de définir une heure de début et une durée pour vos salles de séminaire. Lorsque votre compte est migré vers Adobe Connect 9.1, une session correspondant à la salle de séminaire planifiée (heure de début et durée) est créée sur votre salle de séminaire. Les séminaires pré-planifiés sur votre compte Adobe Connect ne sont donc pas affectés. Adobe Connect 9 vous permet également d’organiser des séminaires de moins de 600 participants à tout moment, sans planification préalable. Cela est impossible avec Adobe Connect 9.1 car toutes les sessions de séminaire sont pré-planifiées.

Quand aura lieu la mise à niveau de mon compte Adobe Connect 9.1 ?

La sortie d’Adobe Connect 9.1 est prévue pour août 2013.  Adobe prévoit d’informer ses clients hébergés de la migration de leur compte au moins 30 jours à l’avance.  Si vous êtes sur un compte hébergé, contactez l’administrateur de votre compte, lequel recevra les informations concernant la planification de la migration.  Vous pouvez également utiliser l’URL de votre compte sur cette page afin de déterminer la date de la mise à niveau. La migration des services client internes et gérés (une fois prêts) pourra être effectuée à tout moment lorsqu’Adobe Connect 9.1 sera disponible.

Comment m’assurer que la mise à niveau n’affectera pas mes sessions à venir ?

Planifiez votre session à l’avance en mettant à jour l’heure de début et la durée de la salle de séminaire dans laquelle vous prévoyez d’organiser vos sessions à venir. Le processus de mise à niveau crée de nouvelles sessions de séminaire en fonction des informations horaires indiquées pour les séminaires existants.

Si vous envisagez d’organiser plusieurs sessions dans la même salle de séminaire, planifiez-les après la mise à niveau.

Consultez ce tutoriel sur ConnectUsers.com pour plus d’informations sur la planification de séminaires : http://www.connectusers.com/tutorials/2013/07/seminar_scheduling_changes/