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Adobe Acrobat Sign – benutzerdefinierter Zeitstempelanbieter

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Zuletzt aktualisiert am 15. November 2023

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Adobe Acrobat Sign-Handbuch

Neue Funktionen

Erste Schritte

Verwaltung

Übersicht über die Admin Console
Benutzendenverwaltung
1. Benutzer hinzufügen
2. Erstellen von funktionsorientierten Benutzenden
  1. Technikkonten – API-gesteuert
  2. Dienstkonten – Manuell gesteuert
3. Suche nach Nutzenden mit Bereitstellungsfehlern
4. Ändern des Namens/der E-Mail-Adresse
5. Gruppenmitgliedschaft von Benutzenden bearbeiten
6. Bearbeiten der Gruppenmitgliedschaft von Benutzenden über die Gruppenoberfläche
7. Hochstufen von Benutzenden zu einer Administrationsrolle
8. Benutzeridentitätstypen und SSO
9. Wechseln der Benutzeridentität
10. Authentifizieren von Benutzenden mit MS Azure
11. Authentifizieren von Benutzenden mit Google Federation
12. Produktprofile
13. Anmeldung
Konto-/Gruppeneinstellungen
1. Einstellungsübersicht
2. Globale Einstellungen
  1. Kontoebene und ID
  2. Neues Empfangserlebnis
  3. Workflows zum Selbstsignieren
  4. Massenversand
  5. Webformulare
  6. Benutzerdefinierte Sende-Workflows
  7. Power Automate-Workflows
  8. Bibliotheksdokumente
  9. Formulardaten mit Vereinbarungen erfassen
  10. Eingeschränkte Dokumentsichtbarkeit
  11. Anhängen einer PDF-Kopie der signierten Vereinbarung
  12. Einfügen eines Links in eine E-Mail
  13. Einfügen eines Bilds in eine E-Mail
  14. An E-Mails angehängte Dateien werden folgendermaßen benannt:
  15. Anhängen von Audit-Berichten an Dokumente
  16. Zusammenführen mehrerer Dokumente zu einem Dokument
  17. Einzelne Dokumente herunterladen
  18. Signiertes Dokument hochladen
  19. Delegation für Benutzende in meinem Konto
  20. Externen Empfangenden das Delegieren erlauben
  21. Signaturberechtigung
  22. Sendeberechtigung
  23. Berechtigung zum Hinzufügen elektronischer Siegel
  24. Festlegen einer Standardzeitzone
  25. Festlegen eines Standarddatumsformats
  26. Benutzende in mehreren Gruppen (UMG)
    1. Upgrade zur Verwendung von UMG
  27. Berechtigungen für Gruppenadministrierende
  28. Empfangende ersetzen
  29. Audit-Bericht
    1. Überblick
    2. Nicht authentifizierten Zugriff auf der Transaktionsbestätigungsseite zulassen
    3. Aufnehmen von Erinnerungen
    4. Aufnehmen von Anzeigeereignissen
    5. Aufnehmen der Seiten-/Anhangsanzahl der Vereinbarung
  30. Transaktionsfußzeile
  31. In Produktbotschaften und Anleitungen
  32. Barrierefreie PDF-Dateien
  33. Neues Authoring-Erlebnis
  34. Kundinnen und Kunden im Gesundheitswesen
3. Kontoeinrichtung
  1. Logo hinzufügen
  2. Anpassen des Hostnamens/der URL des Unternehmens
  3. Firmenname hinzufügen
  4. URL-Umleitung nach Abschluss der Vereinbarung
4. Signaturvorgaben
  1. Korrekt formatierte Signaturen
  2. Empfangenden das Signieren erlauben durch
  3. Unterzeichnende können ihren Namen ändern
  4. Empfangenden erlauben, ihre gespeicherte Signatur zu verwenden
  5. Selbstdefinierte Nutzungsbedingungen und Hinweis für Kundinnen und Kunden
  6. Empfangende durch Formularfelder leiten
  7. Vereinbarungs-Workflow neu starten
  8. Signieren ablehnen
  9. Stempel-Workflows erlauben
  10. Unterzeichnende auffordern, ihre Stellenbezeichnung oder ihr Unternehmen anzugeben
  11. Unterzeichnenden das Drucken und Einfügen von handschriftlichen Signaturen erlauben
  12. Anzeigen von Nachrichten beim elektronischen Signieren
  13. Unterzeichnende müssen ein Mobilgerät verwenden, um ihre Signatur zu erstellen
  14. IP-Adresse von Unterzeichnenden anfordern
  15. Firmenname und Stellenbezeichnung sollen nicht aus dem Teilnahmestempel ersichtlich sein
5. Digitale Signaturen
  1. Überblick
  2. Herunterladen und Signieren mit Acrobat
  3. Signieren mit Cloud-Signaturen
  4. Metadaten für Identitätsanbieter einschließen
  5. Anbieter eingeschränkter Cloud-Signaturen
6. Elektronische Siegel
7. Digital Identity
  1. Digital Identity Gateway
  2. Richtlinie zu Identitätsprüfung
8. Berichteinstellungen
  1. Neues Berichtserlebnis
  2. Einstellungen für den klassischen Bericht
9. Sicherheitseinstellungen
  1. Einstellungen für Single Sign-on
  2. Einstellungen zum Merken der Anmeldedaten
  3. Richtlinien für Anmeldekennwort
  4. Stärke für Anmeldekennwort
  5. Dauer der Internet-Sitzung
  6. Art der PDF-Verschlüsselung
  7. API
  8. Zugriff auf Benutzenden- und Gruppeninformationen
  9. Erlaubte IP-Bereiche
  10. Kontofreigabe
  11. Berechtigungen zur Kontofreigabe
  12. Steuerelemente für das Freigeben von Vereinbarungen
  13. Bestätigung der Unterzeichnendenidentität
  14. Kennwort für das Signieren einer Vereinbarung
  15. Dokumentkennwortstärke
  16. Unterzeichnende anhand des geografischen Standorts sperren
  17. Telefonauthentifizierung
  18. Wissensbasierte Authentifizierung (KBA)
  19. Zulassen der Seitenextraktion
  20. Ablauf des Dokumentlinks
  21. Hochladen eines Clientzertifikats für Webhooks/Rückrufe
  22. Zeitstempel
10. Sendeeinstellungen
  1. Anzeigen der Seite „Senden“ nach der Anmeldung
  2. Name der Empfangspartei beim Senden erforderlich
  3. Sperren der Namenswerte für bekannte Benutzende
  4. Zulässige Empfangsrollen
  5. E-Witnesses zulassen
  6. Gruppen empfangender Personen
  7. CC-Parteien
  8. Vereinbarungszugriff der Empfangenden
  9. Erforderliche Felder
  10. Anhängen von Dokumenten
  11. Feldreduzierung
  12. Vereinbarungen bearbeiten
  13. Vereinbarungsname
  14. Sprachen
  15. Private Nachrichten
  16. Erlaubte Signaturarten
  17. Erinnerungen
  18. Kennwortschutz für signierte Dokumente
  19. Vereinbarungsbenachrichtigung absenden
  20. Identifikationsoptionen für Unterzeichnende
    1. Überblick
    2. Signierkennwort
    3. Einmalpasswort per E-Mail
    4. Acrobat Sign-Authentifizierung
    5. Telefonauthentifizierung
    6. Cloud-basierte digitale Signatur
    7. Wissensbasierte Authentifizierung
    8. Amtl. Lichtbildausweis
    9. Identitätsberichte der Unterzeichnenden
  21. Inhaltsschutz
  22. Aktivieren von Beglaubigungs-Transaktionen
  23. Dokumentablauf
  24. Anzeigen der Vorschau, Positionieren von Signaturen und Hinzufügen von Formularfeldern
  25. Signierreihenfolge
  26. Liquid Mode
  27. Optionen für selbstdefinierte Workflows
  28. Upload-Optionen auf der E-Sign-Seite
  29. Bestätigungs-URL-Umleitung nach der Signatur
11. Nachrichtenvorlagen
12. Bio-Pharma-Einstellungen
  1. Überblick
  2. Authentifizierung der Identität verlangen
  3. Gründe für das Unterzeichnen
13. Workflow-Integration
14. Beglaubigungs-Einstellungen
15. Zahlungsintegration
16. Nachrichten für Unterzeichnende
17. SAML-Einstellungen
  1. SAML-Konfiguration
  2. Installieren des Active Directory Federation Service
  3. Installieren von Okta
  4. Installieren von OneLogin
  5. Installieren von Oracle Identity Federation
18. Datennutzungsrechte
19. Zeitstempel-Einstellungen
20. Externes Archiv
21. Kontosprachen
22. E-Mail-Einstellungen
  1. Bilder für E-Mail-Kopf- oder Fußzeile
  2. Zulassen von E-Mail-Fußzeilen für einzelne Benutzende
  3. Anpassen der „Signatur angefordert“-E-Mail
  4. Anpassen der Felder „An“ und „CC“
  5. Benachrichtigungen ohne Links aktivieren
  6. E-Mail-Vorlagen anpassen
23. Migration von echosign.com zu adobesign.com
24. Konfigurieren von Optionen für Empfangende
Leitfaden für regulatorische Anforderungen
1. Barrierefreiheit
2. HIPAA
3. DSGVO
4. 21 CFR Part 11 und EudraLex Annex 11
5. Kundinnen und Kunden im Gesundheitswesen
6. IVES-Unterstützung
7. Archivieren von Vereinbarungen
8. Überlegungen zur EU/dem Vereinigten Königreich
Gleichzeitiges Herunterladen von mehreren Vereinbarungen
Anfordern deiner Domäne
Links „Missbrauch melden“

Senden, Signieren und Verwalten von Vereinbarungen

Empfangsoptionen
1. Stornieren von E-Mail-Erinnerungen
2. Optionen auf der E-Signatur-Seite
Vereinbarungen senden
Erstellen von Feldern in Dokumenten
1. In-App-Authoring-Umgebung
2. Erstellen von Formularen mit Text-Tags
3. Erstellen von Formularen mit Acrobat (AcroForms)
  1. AcroForm-Erstellung
  2. Barrierefreie PDF-Dokumente erstellen
4. Felder
5. Authoring-FAQ
Signieren von Vereinbarungen
Vereinbarungen verwalten
Audit-Bericht
Berichte und Datenexporte
1. Überblick
2. Zugriffserteilung auf Berichte für Benutzende
3. Berichtsdiagramme
4. Datenexporte
5. Umbenennen eines Berichts/Exports
6. Duplizieren eines Berichts/Exports
7. Planen eines Berichts/Exports
8. Löschen eines Berichts/Exports
9. Überprüfen des Transaktionsverbrauchs

Erweiterte Vereinbarungsfunktionen und Workflows

Webformulare
Wiederverwendbare Vorlagen (Bibliotheksvorlagen)
Übertragen des Eigentums an Webformularen und Bibliotheksvorlagen
Power Automate-Workflows
1. Überblick über die Power Automate-Integration und die enthaltenen Berechtigungen
2. Aktivieren der Power Automate-Integration
3. Kontextbasierte Aktionen auf der Seite „Verwalten“
4. Verfolgen der Nutzung von Power Automate
5. Erstellen eines neuen Flows (Beispiele)
6. Auslöser für Flows
7. Importieren von Flows von außerhalb von Acrobat Sign
8. Verwalten von Flows
9. Bearbeiten von Flows
10. Freigeben von Flows
11. Deaktivieren oder Aktivieren von Flows
12. Löschen von Flows
13. Nützliche Vorlagen
  1. Nur Administration
  2. Archivierung von Vereinbarungen
    1. Speichern deiner abgeschlossenen Dokumente in SharePoint
    2. Speichern deiner abgeschlossenen Dokumente in OneDrive for Business
    3. Speichern deiner abgeschlossenen Dokumente in Google Drive
    4. Speichern deiner abgeschlossenen Dokumente in Dropbox
    5. Speichern deiner abgeschlossenen Dokumente in Box
  3. Archivierung von Webformularvereinbarungen
    1. Speichern abgeschlossener Webformulardokumente in der SharePoint-Bibliothek
    2. Speichern abgeschlossener Dokumente in OneDrive for Business
    3. Speichern abgeschlossener Dokumente in Google Drive
    4. Speichern abgeschlossener Webformulardokumente in Box
  4. Extraktion von Vereinbarungsdaten
    1. Extrahieren von Formularfelddaten aus einem signierten Dokument und Aktualisieren eines Excel-Arbeitsblatts
  5. Vereinbarungsbenachrichtigungen
    1. Senden selbstdefinierter E-Mail-Benachrichtigungen mit dem Vereinbarungsinhalt und der signierten Vereinbarung
    2. Abrufen von Adobe Acrobat Sign-Benachrichtigungen in einem Teams-Kanal
    3. Abrufen von Adobe Acrobat Sign-Benachrichtigungen in Slack
    4. Abrufen von Adobe Acrobat Sign-Benachrichtigungen in Webex
  6. Vereinbarungsgenerierung
    1. Erstellen eines Dokuments aus einem Power Apps-Formular und einer Word-Vorlage sowie Senden zum Signieren
    2. Generieren einer Vereinbarung aus einer Word-Vorlage in OneDrive und Einholen der Signatur
    3. Generieren einer Vereinbarung für ausgewählte Excel-Zeile und Senden zur Überprüfung und Signatur
Selbstdefinierte Sende-Workflows
Freigeben von Benutzenden und Vereinbarungen
1. Freigeben von Benutzenden
2. Freigeben von Vereinbarungen

Integration in andere Produkte

Acrobat Sign-Entwickler

Support und Fehlerbehebung

Kunden und Kundinnen, die digitale Signaturen verwenden, können anstelle des standardmäßig angebotenen Dienstes einen eigenen Zeitstempelanbieter konfigurieren.

Überblick

Sowohl in den USA als auch in der EU sind Zeitstempel ein zentraler Teil der jeweiligen Signatur-Compliance-Standards PADes und eIDAS. Diese Standards verlangen, dass bei digitalen Signaturen die Identität der Unterzeichnenden und der Zeitpunkt der Signatur angegeben und bei der Signatur in das Dokument eingebettet werden. Der Zeitstempel sichert die Identität des Unterzeichnenden sowie das Dokument selbst. Die Identität kann auf verschiedene Arten festgestellt werden (Zertifikat, Anmeldung, Ausweis ...), aber der Zeitstempel muss von einem vertrauenswürdigen und autorisierten Zeitstempelanbieter bereitgestellt werden. Zeitstempelanbieter sind gewinnorientierte Unternehmen, die ihre Dienste Kunden wie Adobe über die PKI-Infrastruktur anbieten. Adobe konfiguriert Zeitstempel auf der Anwendungsebene, auf der Regionsebene und der Kontoebene.

Adobe stellt für alle Transaktionen einen Zeitstempelanbieter zur Verfügung, aber unter Umständen haben manche Unternehmen bereits einen Zeitstempelanbieter und möchten mit diesem Anbieter arbeiten, und nicht mit einem von Adobe zur Verfügung gestellten. Acrobat Sign lässt zu, dass für ein Konto ein eigener lizenzierter Zeitstempelanbieter für digital signierte Dokumente festgelegt wird.

Der Zeitstempel garantiert die langfristige Gültigkeit der signierten Vereinbarung, indem nicht nur das Dokument, sondern auch die Signatur gesichert wird. Im Wesentlichen wird also die Sicherung gesichert. Das ist sehr wichtig für die Konformität mit den Richtlinien zu digitalen Signaturen, da persönlich signierte Zertifikate ablaufen können, während die langfristige Gültigkeit von Zeitstempeln im Laufe der Zeit erneuert werden kann, ohne die Gültigkeit der Signatur zu ändern. Der langfristig gültige Zeitstempel garantiert, dass ein Zertifikat gültig war, als es erstmals angewandt wurde, und verlängert die Gültigkeit der signierten Vereinbarungen über die Dauer der eigentlichen Zertifikate der Unterzeichnenden hinaus.

Wie bereits erwähnt, bietet Adobe für alle seine EMEA-Kunden eIDAS-konforme Zeitangaben. Mit der Funktion selbstdefinierter Zeitstempel können Kunden und Kundinnen den standardmäßig festgelegten Zeitstempelanbieter durch einen Anbieter ihrer Wahl ersetzen.

Unten findest du eine Liste von vorab genehmigten Anbietern. Anbieter, die nicht in der Liste enthalten sind, müssen von der technischen Abteilung von Acrobat Sign genehmigt werden, bevor sie für den Adobe Acrobat Sign-Dienst verwendet werden können.

Hinweis:

Drittpartei-Zeitstempelanbieter sind ein zu bezahlender Dienst. Adobe übernimmt keine Kosten für eine Alternative zu den autorisierten Zeitstempeln bei jeder Transaktion.

Verwendung

Zeitstempel werden automatisch angewendet, wenn eine digitale Signatur zu einer Vereinbarung hinzugefügt wird.

Wenn der Dienst für das Konto konfiguriert wurde, ist keine weitere Aktion erforderlich.

Genehmigte Zeitstempelanbieter

Nachfolgend findest du die Liste mit vorab genehmigten Zeitstempelanbietern:

Qualifizierter Zeitstempel von Adobe
DigiCert-Zeitstempel für Adobe
AATL Zeitstempel von GlobalSign
InfoCert Qualified TSA
Intesi Group
Qualifizierter TSA von Namirial
AATL Zeitstempel von Notarius
QuoVadis Europe (gemäß eIDAS geprüft)
QuoVadis Schweiz (geprüft unter ZertES)
Seiko-Zeitstempeldienst
Qualifizierter TSA von Trans Sped

Konfiguration

Wenn du möchtest, dass einer der vorab qualifizierten Anbieter für dein Konto aktiviert wird, wende dich an den Support von Acrobat Sign und teile mit, für welchen Anbieter du dich entschieden hast.

Es kann einige Tage dauern, einen selbstdefinierten Zeitstempelanbieter zu konfigurieren, der nicht auf der Liste vorab genehmigter Anbieter steht, während die technische Abteilung überprüft, ob die beiden Dienste kompatibel sind.

Um diesen Vorgang zu starten, wende dich an den Support von Adobe Sign und gib folgende Informationen an:

den Namen des Dienstanbieters
die Endpunkt-URL des Dienstes

Wenn der Support den Endpunkt für dein Konto konfiguriert hat, ist im Menü Kontoeinstellungen die Seite Zeitstempel-Einstellungen verfügbar.

Verfügbarkeit:

Selbstdefinierte Zeitstempelanbieter sind nur für Enterprise-Lizenz-Abos verfügbar.

Konfigurationsumfang:

Die Funktion kann nur auf Kontoebene aktiviert werden.

Sobald die Steuerelemente für dein Konto konfiguriert sind, kannst du über das Menü Kontoeinstellungen und die Option Einstellungen für Zeitstempel darauf zugreifen.

Die Server-URL ist nur über die technische Abteilung von Acrobat Sign verfügbar. Wenn du also aus irgendeinem Grund den Dienstanbieter wechseln musst, wende dich an den Support von Acrobat Sign.

Navigiere zu Kontoeinstellungen > Zeitstempel-Einstellungen.
Aktiviere die folgende Option für Zeitstempeldienste.
Wähle die Schaltfläche Hinzufügen aus. In der Überlagerung Konfiguration der Zeitstempelanmeldung kannst du den Benutzendennamen und das Passwort für deinen Zeitstempelanbieter eingeben.
Klicke auf Speichern, sobald du die Anmeldeinformationen eingegeben hast.

Du gelangst wieder zu der Seite Zeitstempel-Einstellungen, auf der dein Benutzendenname sichtbar und dein Kennwort maskiert ist.
Wähle die Schaltfläche Zeitstempelkonfiguration überprüfen aus, um dich zu vergewissern, dass die Konfiguration ordnungsgemäß funktioniert.

Es müsste eine Erfolgsmeldung angezeigt werden..

Hinweis:

Wenn Fehler aufgetreten sind oder der Zeitstempel in der Vereinbarung nicht korrekt ist, überprüfe deine Konfiguration oder wende dich an den Support.