Überblick

Dieses Dokument beschreibt die Schritte, mit denen Workday-Administratoren Workday-Geschäftsvorgänge so anpassen können, dass Adobe Sign präsent ist, sobald eine Signatur verlangt wird. Dies ist als Konfigurationsanleitung und nicht als umfassendes Schulungshandbuch für Workday gedacht.

Wenn Sie Adobe Sign innerhalb von Workday verwenden möchten, müssen Sie über Kenntnisse über folgende Workday-Elemente verfügen oder sich diese aneignen: Geschäftsprozess-Framework, Einrichtung und Konfiguration eines Mandanten, Reporting und Workday Studio-Integration.  

Der Schritt „Dokument prüfen“

Adobe Sign für Workday wird beim Schritt Dokument prüfen zur Verfügung gestellt, der zu jedem der über 400 Geschäftsvorgänge von Workflow hinzugefügt werden kann. Dazu gehören u. a. „Angebot“, „Dokumente und Aufgaben verteilen“ und „Vergütung vorschlagen“.

Lesen Sie die umfassende Dokumentation der Workday-Community zum Schritt Dokument prüfen unter: https://doc.workday.com/#/reader/3DMnG~27o049IYFWETFtTQ/TboWWKQemecNipWgxLAjqg

Definieren eines funktionalen Schritts „Dokument prüfen“:

  1. Fügen Sie einen Schritt Dokument prüfen ein.
  2. Geben Sie die Gruppen (Rollen) an, die an dem Schritt „Dokument prüfen“ beteiligt werden können.

Die Schritte des Geschäftsvorgangs

Konfigurieren des Schritts „Dokument prüfen“:

  1. Geben Sie als eSignatur-Integrationstyp eSign by Adobe an.
  2. Fügen Sie zur Signaturtabelle Zeilen hinzu.
    • Die Signaturtabelle gibt die Reihenfolge an, in der das Dokument zur Unterzeichnung weitergeleitet wird. Jede Zeile enthält eine oder mehrere Rollen und stellt einen Schritt des Unterzeichnungsvorgangs dar.
    • Jedes Mitglied der Rolle innerhalb eines bestimmten Schritts wird darüber benachrichtigt, dass ein Unterzeichnungsereignis aussteht.
    • Sobald eine einzelne Person aus der Rolle signiert, ist der Schritt für diese Zeile abgeschlossen und das Dokument geht zum Schritt für die nächste Zeile über.
    • Wenn alle Zeilen signiert worden sind, ist der Schritt „Dokument prüfen“ abgeschlossen.
  3. Geben Sie das zu signierende Dokument an. Wenn es sich um einen Geschäftsvorgang „Angebot“ handelt, können Sie das Dokument aus einem Schritt „Dokument generieren“ verwenden. Wählen Sie andernfalls ein vorhandenes Dokument oder einen vorhandenen Bericht.
    • Wiederholen Sie Schritt 3 für alle benötigten Dokumente.
Den Schritt „Dokument prüfen“ konfigurieren

Hinweise zu den Schritten eines Geschäftsvorgangs

Das Geschäftsvorgang-Framework ist sehr leistungsstark und kann an dieser Stelle nicht vollständig erläutert werden. Es sind jedoch einige Punkte zu beachten:

  • Zu jedem Geschäftsvorgang gehört ein Abschlussschritt.
    • Im Idealfall liegt dieser am Ende des Geschäftsvorgangs.
  • Das Festlegen eines Abschlussschrittes findet außerhalb des Menüs für zugehörige Aktionen für das Suchsymbol statt.
    • Es ist beim „Anzeigen“ und nicht beim „Bearbeiten“ des Geschäftsvorgangs möglich.
  • Die Schritte eines Geschäftsvorgangs werden nacheinander ausgeführt.
    • Sie können die Reihenfolge eines Schritts ändern, indem Sie den Wert „Reihenfolge“ ändern.
    • Wenn Sie einen Schritt zwischen den Elementen „c“ und „d“ einfügen möchten, geben Sie ein neues Element als „ca“ an.

Beispiel: Angebot

Der Geschäftsvorgang „Angebot“ ist ein Teilvorgang des dynamischen Geschäftsvorgangs „Bewerbung“, der konfiguriert werden muss, damit der Geschäftsvorgang „Angebot“ ausgeführt werden kann. Er wird ausgelöst, wenn der Zustand von „Bewerbung“ in „Angebot“ oder „Angebot machen“ übergeht.

In diesem Beispiel wird der Schritt „Dokument prüfen“ mithilfe des Schritts „Dynamisches Dokument“ für Nordamerika und Japan ausgeführt.

Beispiel für einen Workday-Geschäftsvorgang

Dieser Geschäftsvorgang führt Folgendes durch:

  • Der Initiator des Geschäftsvorgangs wird aufgefordert, eine Vergütung für den Bewerber vorzuschlagen (Schritt b).
  • Verwenden Sie eine Schrittbedingung, um zu überprüfen, ob das aktuelle Land NICHT Japan ist.
    • Falls ja, führen Sie Schritt „ba“ aus, in dem ein Dokument in englischer Sprache verwendet wird.
    • Führen Sie andernfalls Schritt „bb“ aus, bei dem ein Dokument in japanischer Sprache verwendet wird.
  • Schritt „bc“ ist der Schritt „Dokument prüfen“.
    • Dort ist der Unterzeichnungsvorgang definiert.
  • Schritt „d“ ist der Entscheidungspunkt, ob ein Angebot gemacht wird.
    • Dies ist der erforderliche Abschlussschritt.

Das im Schritt „ba“ generierte dynamische Dokument hat den Namen Angebotsbrief. Es enthält einen einzigen Textblock mit dem Namen Schnellangebot. Sie können ggf. mehrere Textblöcke wie Kopfzeile, Anrede, Vergütung, Bestand, Ablauf, Bestimmungen usw. hinzufügen .

Workday-Seite „Dokument anzeigen“

Der folgende dynamische Angebotsbrief wurde im Rich-Text-Editor von Workday erstellt.

Bei den in Grau hervorgehobenen Elementen handelt es sich um von Workday bereitgestellte Objekte, die auf kontextabhängige Daten verweisen.

Bei den Elementen in {{geschweiften Klammern}} handelt es sich um Adobe-Text-Tags.

Beispiel für ein dynamisches Formular

Innerhalb des Schritts Dokument prüfen verweist der vorherige Schritt auf das dynamische Dokument, das den sequenziellen Signaturvorgang durch zwei Unterzeichnungsgruppen definiert.

Aufgrund des unten veranschaulichten Verhaltens wird das dynamisch erstellte Dokument zuerst an den zukünftigen Vorgesetzten und dann an den Bewerber weitergeleitet.

 

Definition von Unterzeichnergruppen in Workday

Beispiel: Dokumente verteilen

Der Geschäftsvorgang Aufgaben oder Geschäftsvorgänge verteilen enthält den obligatorischen Schritt Aktion Verteilung von Dokumenten prüfen. Dieser Geschäftsvorgang wird von der Aufgabe Dokumente oder Aufgaben verteilen ausgelöst.

Sie können diesem Geschäftsvorgang einen Schritt Dokument prüfen hinzufügen, damit dieser Geschäftsvorgang an mehrere Personen zur Unterschrift gesendet wird, aber Sie können den Schritt Aktion Verteilung von Dokumenten prüfen nicht entfernen.

Sie können das Verhalten dieses Geschäftsvorgangs allerdings unterdrücken, indem Sie eine Schrittbedingung hinzufügen, die für Verteilung von Dokumenten prüfen immer den Wert „falsch“ hat.

Das Dokument, das für eine Massenunterzeichnung verteilt wird, ist das Dokument oder der Bericht, das bzw. der im Schritt Dokument prüfen angegeben wurde.

Hinweis:

Wenn Sie die Aufgabe auslösen, geben Sie das zu sendende Dokument an. Dieses Dokument wird nur an den Schritt Verteilung von Dokumenten prüfen und nicht an Verteilung prüfen weitergeleitet. 

„Verteilung prüfen“ im Geschäftsprozesses „Dokumente“ in Workday

Beispiel: Berichterstellung

Workday verfügt über eine umfassende Berichterstellungs-Infrastruktur. Wenn Sie Einblick in die Details des Adobe Sign-Vorgangs erhalten möchten, untersuchen Sie die Elemente des Ereignisses Dokument prüfen.

Nachfolgend finden Sie einen einfachen benutzerspezifischen Bericht, der Adobe Sign-Transaktionen und ihren Status über alle Geschäftsvorgänge ermitteln kann.

 

Beispiel für einen benutzerdefinierten Workday-Bericht

Der folgende Bericht wurde unter Verwendung der GeschäftsvorgängeAngebot, Eingliederung und Vergütung vorschlagen innerhalb eines Implementierungsmandanten generiert.

Sie sehen folgende Elemente:

  • die Dokumente zur Signatur
  • den zugeordneten Schritt des Geschäftsvorgangs
  • die nächste Person, die auf die Signatur wartet
Beispiel für einen Workday-Bericht mit drei Objekten

Signierte Dokumente

Der Signaturzyklus von Workday unterdrückt alle E-Mail-Benachrichtigungen von Adobe Sign. Die Benutzer werden in ihrem Workday-Postfach über anstehende Aktionen informiert.

Sobald ein Dokument vollständig von allen Signaturgruppen signiert wurde, wird per E-Mail eine Kopie des signierten Dokuments an alle Mitglieder der Signaturgruppe verteilt.

Dieses Verhalten kann ggf. unterdrückt werden (wenden Sie sich bei Fragen an Ihren Adobe Sign Success Manager oder an das Adobe Sign Support-Team).

Innerhalb von Workday können Sie über den Datensatz des vollständigen Vorgangs auf signierte Dokumente zugreifen.

  • Mitarbeiterdokumente befinden Sie im Profil „Mitarbeiter“.
  • Bewerberdokumente (Angebotsbriefe) befinden sich im Profil „Bewerber“.

Unten sehen Sie einen Angebotsbrief für den Bewerber Chris Foxx. 

Beispiel für einen Workday-Angebotsbrief

Support

Workday-Support

Workday ist der Integrationsverantwortliche, der Ihre erste Anlaufstelle bei Fragen zum Umfang der Integration, bei Funktionsanfragen oder Problemen bei der täglichen Arbeit mit der Integration sein sollte.

Die Workday-Community verfügt über einige gute Artikel zur Fehlersuche bei der Integration und beim Erstellen von Dokumenten:

Fehlersuche bei der eSignature-Integration

https://doc.workday.com/#/reader/3DMnG~27o049IYFWETFtTQ/zhA~hYllD3Hv1wu0CvHH_g

Dokumentüberprüfungsschritt
https://doc.workday.com/#/reader/3DMnG~27o049IYFWETFtTQ/TboWWKQemecNipWgxLAjqg

Dynamische Generierung von Dokumenten

https://community.workday.com/node/176443

Konfigurationstipps für die Generierung von Angebotsunterlagen

https://community.workday.com/node/183242

Adobe Sign-Support

Adobe Sign ist der Integrationspartner und sollte nur dann kontaktiert werden, wenn über die Integration keine Signaturen geliefert werden oder wenn die Benachrichtigung über ausstehende Signaturen fehlschlägt.

Adobe Sign-Kunden wenden sich bezüglich Support bitte an ihren Customer Success Manager (CSM). Alternativ kann der technische Support von Adobe telefonisch erreicht werden: 1-866-318-4100, auf die Produktliste warten und dann 4 und 2 eintippen (nach Aufforderung).

Hinzufügen von Adobe-Text-Tags zu Dokumenten

https://helpx.adobe.com/content/dam/help/en/sign/adobesign_text_tags_guide.pdf

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