Eine Bibliotheksvorlage ist eine wiederverwendbare Vorlage mit bereits platzierten Feldern. Eine solche Vorlage kann als Formularfeldvorlage oder als Bibliotheksdokument gespeichert werden. Der Ersteller einer Bibliotheksvorlage legt mit der Berechtigungsstufe fest, wer Zugriff auf die Vorlage hat, um sie zu verwenden und zu versenden.
Eine Transaktion von der Vorlage auf der Seite „Verwalten“ starten
Sie können eine Transaktion mit einer Vorlage auf der Registerkarte „Verwalten“ starten, indem Sie die Vorlage auswählen und in den Optionen auf der rechten Leiste auf den Link Vorlage verwenden klicken.
Für Benutzer mit Zugriff auf Vorlagen in mehreren Gruppen:
- Vorlagen, die nur auf eine Gruppe beschränkt sind, laden die Seite Senden mit der angehängten Vorlage und der im Voraus ausgewählten und gesperrten Gruppe.
- Vorlagen, die für das gesamte Konto verfügbar sind, laden die Seite Senden mit der angehängten Vorlage und der ausgewählten Option „Senden von“, die vom Benutzer konfiguriert werden kann.
Eine Vorlage auf der Startseite anhängen
Auf der Startseite können Sie die Option Aus der Bibliothek starten nutzen.
Wenn Sie auf diese Schaltfläche klicken, wird eine Dateiauswahl geöffnet, in der Sie entweder eine Vorlage oder einen Workflow auswählen können, um den Sendevorgang zu starten.
Auf der Registerkarte Zuletzt verwendet werden die 20 zuletzt verwendeten Vorlagen angezeigt; zuletzt verwendete Vorlagen werden oben in der Liste angezeigt.
Nach der Auswahl einer Vorlage (oder eines Workflows) und dem Klicken auf Start wird der Benutzer auf die Seite Senden weitergeleitet, auf der die Vorlage bereits angehängt ist.
Konten, für die Benutzer in mehreren Gruppen aktiviert sind (UMG), sehen Ordner für jede Gruppe, in denen sie Mitglied sind, jeweils mit den zugehörigen Vorlagen. Vorlagen auf Kontoebene werden in einem eigenen Ordner unten in der Liste angezeigt.
- Wenn Sie eine Vorlage aus den Gruppenordnern auswählen, wird die Seite Senden mit der angehängten Vorlage und der richtigen ausgewählten Gruppe geladen; die Gruppenauswahl ist gesperrt.
- Wenn Sie eine Vorlage auf Kontoebene auswählen, wird die Seite Senden mit der angehängten Vorlage und der Gruppenauswahl geladen, die der Benutzer nach Bedarf konfigurieren kann.
Eine Vorlage während des Sendevorgangs anhängen
Wenn Sie sich in einem Konto befinden, für das Benutzer in mehreren Gruppen (UMG) aktiviert sind, wählen Sie die Gruppe aus, von der Sie die Vereinbarung senden möchten, bevor Sie die Vereinbarung konfigurieren.
- Wenn Sie den Gruppenwert festlegen, werden die gruppenbezogenen Eigenschaften und Vorlagen geladen, aus denen Sie wählen können.
- Wenn Sie die Gruppe ändern, wird die Seite aktualisiert. Alle eingegebenen Inhalte werden bei dieser Aktualisierung gelöscht.
Wenn Sie die Dropdown-Liste Senden von am Ende der Seite nicht sehen, dann ist Ihr Konto nicht UMG-fähig.
Die Vorlagen, die dem Benutzer zur Verfügung stehen, sind beschränkt auf:
- Vorlagen, die der Benutzer selbst erstellt hat
- Vorlagen, die für das gesamte Konto verfügbar sind
- Vorlagen, die sich auf die Gruppe beziehen, von der der Absender sendet
Um eine Bibliotheksvorlage zu verwenden, klicken Sie auf den Link Dateien hinzufügen und dann in der linken Leiste auf die Option Vorlagen.
Eine Liste der verfügbaren Vorlagen wird angezeigt.
Markieren Sie eine oder mehrere Vorlagen und klicken Sie auf Anhängen.
Formularfeldvorlagen
- Klicken Sie auf die Registerkarte Senden, fügen Sie die E-Mail-Adressen Ihrer Empfänger hinzu, benennen Sie den Vorgang, fügen Sie eine Nachricht hinzu und laden Sie die Dokumente, die Sie senden möchten, hoch bzw. hängen Sie sie an.
- Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Felder „Vorschau“ und „Signatur hinzufügen“.
- Klicken Sie auf die blaue Schaltfläche Weiter.
Das Drag-&-Drop-Bearbeitungsfenster, in dem Sie Objekte mit der Maus verschieben können, wird geöffnet, sodass Sie mehrere Felder im Dokument platzieren oder eine zuvor gespeicherte Formularfeldvorlage anwenden können.
Wenn Sie eine Formularfeldvorlage verwenden möchten, klicken Sie in der linken oberen Bildschirmecke auf das Symbol „Feld und Seite“.
Wählen Sie die anzuwendende Formularfeldvorlage sowie die Seite aus, ab der die Vorlage angewendet werden soll.
Nachdem Sie die Felder im Dokument angepasst oder platziert haben, klicken Sie in der rechten unteren Bildschirmecke auf die blaue Schaltfläche „Senden“, um das Dokument mit den platzierten Feldern zu senden.
Sie können für dasselbe Dokument auch mehrere Formularfeldvorlagen verwenden. Wiederholen Sie dazu einfach die Schritte zum Anwenden einer Formularfeldvorlage für jede Vorlage, die Sie verwenden möchten. Die Felder dieser Vorlage erscheinen dann alle im Dokument.
Hinweis: Achten Sie bei Verwendung mehrerer Formularfeldvorlagen allerdings darauf, dass sich die Felder nicht überlagern.
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