Adobe Sign für Salesforce – Benutzerhandbuch für E-Mail-Komponente

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Zuletzt aktualisiert am 1. Mai 2021

Die E-Mail-Komponente Adobe Sign für Salesforce ist mit Konten von Microsoft Outlook Web App (OWA), Outlook 2016, Outlook für Mac 2016 und Gmail für Unternehmen kompatibel, wenn der Chrome-Browser verwendet wird.

Übersicht

Zunächst muss ein Salesforce-Administrator die Kompoente auf Salesforce-Seite konfigurieren. Danach müssen Endbenutzer das E-Mail-Add-in aktivieren, sich bei Salesforce authentifizieren und auf eine E-Mail klicken.

Das Add-in von Adobe Sign für Salesforce ermöglicht es Benutzern, eine beliebige E-Mail in ihrem E-Mail-Client auszuwählen und basierend auf den darin enthaltenen E-Mail-Adressen eine Liste zugehöriger Vereinbarungen zu erstellen.

Benutzer können darüber hinaus neue Vereinbarungen oder Erinnerungen versenden oder Vereinbarungen direkt über ihren E-Mail-Client abbrechen.

E-Mail-Client für Outlook aktivieren

1. Melden Sie sich bei Ihrem Outlook 365-Konto an und wählen Sie die Option Mail aus.

2. Klicken Sie rechts oben auf das Zahnradsymbol.

3. Klicken Sie auf Integrationen verwalten, um die Seite Add-ins für Outlook zu laden.

4. Geben Sie im Suchfeld links oben Salesforce ein und klicken Sie auf das Suchsymbol.

5. Klicken Sie rechts neben der Option Salesforce Lightning für Outlook auf die Schaltfläche, um die Integration zu aktivieren.

Danach sollte unterhalb der Integration Erfolgreich hinzugefügt angezeigt werden.

6. Schließen Sie die Seite Add-ins.

7. Wenn Sie nun auf eine beliebige E-Mail klicken, wird oberhalb des E-Mail-Textes ein kleines Salesforce-Symbol angezeigt.

8. Klicken Sie auf das Salesforce-Symbol, um den Add-in-Bereich zu öffnen und die Schaltfläche Bei Salesforce anmelden anzuzeigen.

9. Klicken Sie auf die Schaltfläche Bei Salesforce anmelden.

Hierdurch wird ein Fenster geöffnet, in dem Sie Ihre Salesforce-Anmeldedaten eingeben müssen.

10. Geben Sie Ihre Salesforce-Anmeldedaten ein und klicken Sie auf Anmelden.

11. Hierdurch wird ein Bestätigungsfenster geöffnet. Klicken Sie auf Bestätigen, um die Integration abzuschließen.

Wenn sie konfiguriert ist, können Sie den Salesforce-Bereich öffnen, indem Sie über dem E-Mail-Text auf das Salesforce-Symbol klicken.

1. Öffnen Sie die Outlook-Desktopanwendung.

2. Klicken Sie auf das Store-Symbol, um die Seite Add-ins für Outlook zu öffnen.

3. Geben Sie im Suchfeld links oben Salesforce ein und klicken Sie auf das Suchsymbol.

4. Klicken Sie rechts neben der Option Salesforce Lightning für Outlook auf die Schaltfläche, um die Integration zu aktivieren.

Danach sollte unterhalb der Integration Erfolgreich hinzugefügt angezeigt werden.
So wird für das Salesforce-Add-in ein neues Ansicht-Symbol zum Menüband hinzugefügt.

5. Schließen Sie die Seite Add-ins.

6. Klicken Sie auf das Salesforce-Symbol Ansicht im Outlook-Menüband.

7. Klicken Sie auf die Schaltfläche Bei Salesforce anmelden.

Hierdurch wird ein Popupfenster zur Eingabe der Salesforce-Anmeldedaten angezeigt.

8. Melden Sie sich bei Salesforce an.

Hierdurch wird ein Bestätigungsfenster angezeigt.

9. Klicken Sie auf Bestätigen, um die Integration abzuschließen.

Nach der Konfiguration können Sie den Salesforce-Bereich öffnen, indem Sie im Outlook-Menüband auf das Salesforce-Symbol Ansicht klicken.

Vereinbarungen im Outlook-Add-in-Fenster verwalten

Wenn das Add-in aktiviert ist, können Sie auf eine beliebige E-Mail klicken und die Vereinbarungen der im E-Mail-Thread enthaltenen Personen einsehen.

Hinweis:

Das Add-in ermittelt Vereinbarungen für alle in der E-Mail erkannten Adressen. Dies beinhaltet alle Adressen, an die die E-Mail gesendet wurde, sowie die Adressen im CC-Feld.

Wenn Sie auf das Salesforce-Symbol klicken (entweder oberhalb des E-Mail-Textes oder im Outlook-Menüband), wird der Add-in-Bereich geöffnet, in dem Sie die Vereinbarungen einsehen können.

Oben im Bereich wird die Anzahl gefundener Vereinbarungen angezeigt, z. B. Vereinbarungen (6).

Bis zu fünf Vereinbarungen werden standardmäßig aufgeführt. Wenn mehr verfügbar sind, wird der Link Alle anzeigen unterhalb der Liste angezeigt. Wenn Sie auf Alle anzeigen klicken, wird ein Fenster angezeigt, in dem Sie durch die vollständige Liste der Vereinbarungen scrollen können.

Die Vereinbarungsliste wird nach Vereinbarungsstatus sortiert. Die Sortierungsreihenfolge lautet wie folgt:

Vorsenden/Entwurf
Zur Signatur versendet/Zur Genehmigung versendet/Warte auf Gegenzeichner bzw. Genehmiger
Genehmigt/Signiert
Abgebrochen/Abgelehnt/Abgelaufen

Innerhalb der Bereiche werden Vereinbarungen nach dem Sendedatum sortiert – die zuletzt versendete Vereinbarung steht hierbei ganz oben.

Klicken Sie auf einen Vereinbarungsnamen, um Salesforce in einer neuen Registerkarte zu öffnen und die vollständige Vereinbarung anzuzeigen.

Verfügbare Aktionen

Das Add-in bietet mehr als nur eine Liste der Vereinbarungen. Mit der menübasierten Oberfläche können Sie neue Vereinbarungen erstellen und viele häufige Aufgaben durchführen.

Neben der Schaltfläche Neue Vereinbarung senden befindet sich rechts neben dem Vereinbarungsnamen ein Pfeilsymbol, über das sich ein Menü mit zusätzlichen Aktionen öffnen lässt.

Es sind nur Menüelemente verfügbar, die im aktuellen Kontext genutzt werden können. Eine Vereinbarung mit dem Status „Entwurf“ bietet beispielsweise nur die Optionen Bearbeiten und Löschen.

Vorsicht:

Bei der Optionsauswahl werden Sie nicht gefragt, ob Sie sicher sind. Die in der Menüliste ausgewählte Aktion wird umgehend ausgeführt.

Neue Vereinbarung senden

Über die Schaltfläche Neue Vereinbarung senden wird Salesforce auf einer neuen Registerkarte geöffnet und es wird eine neue Vereinbarung angelegt. Die Adresse des E-Mail-Absenders wird automatisch in die Vereinbarungsvorlage importiert.

Konfigurieren Sie die Vereinbarung wie gewohnt.

Menüoption: Bearbeiten

Klicken Sie in der Menüliste auf Bearbeiten, um eine neue Registerkarte zu öffnen, auf der die Vereinbarung in Salesforce angezeigt wird.

Menüoption: Löschen

Die Option „Löschen“ der Menüliste erfüllt zwei Aufgaben:

Vereinbarung in Adobe Sign abbrechen
Vereinbarungsdatensatz in Salesforce löschen

Menüoption: Signieren

Die Option Signieren ist nur verfügbar, wenn für die Vereinbarung aktuell Ihre Signatur erforderlich ist.

Wenn Sie auf Signieren klicken, wird die Vereinbarung zur Prüfung und anschließenden Signatur geöffnet.

Menüoption: Erinnern

Wenn Sie in der Menüliste auf Erinnern klicken, wird umgehend eine Erinnerung an den aktuellen Unterzeichner gesendet.

Menüoption: Abbrechen

Durch die Menüoption Abbrechen wird die Transaktion in Adobe Sign und Salesforce abgebrochen.

Im Gegensatz zu Löschen bleibt der Salesforce-Datensatz mit dem Status „Abgebrochen“ in der Salesforce-Vereinbarungsliste enthalten.

Menüoption: Ansicht

Mit der Option Ansicht öffnen Sie ein neues Fenster, in dem Sie die aktuelle Phase der Vereinbarung einsehen können.

Hinweis:

Bei sämtlichen Menüoptionen, durch die Sie nicht zu einem Salesforce-Fenster umgeleitet werden, wird oben in der Vereinbarungsliste der Erfolgsstatus der durchgeführten Aktion angezeigt.

E-Mail-Client für Gmail aktivieren

Die Salesforce-Erweiterung kann nur zum Chrome-Browser hinzugefügt werden. Die Funktion ist also nur im Chrome-Browser verfügbar.

Öffnen Sie den Chrome-Browser und navigieren Sie zu: https://chrome.google.com/webstore/detail/salesforce-lightning-for/jjghhkepijgakdammjldcbnjehfkfmha.
- Die Erweiterungsseite wird geöffnet.
Klicken Sie oben rechts im Fenster auf die Schaltfläche ZU CHROME HINZUFÜGEN.
- Hierdurch wird ein Popupfenster geöffnet, um den Vorgang zu bestätigen.
Klicken Sie auf Erweiterung hinzufügen.
- Hierdurch wird eine Meldung angezeigt, die die Installation der Erweiterung bestätigt.
Öffnen Sie im Chrome-Browser Ihr Gmail-Benutzerkonto.
- Auf der rechten Seite finden Sie den Anwendungsbereich. Mit dem Pfeilsymbol oben im Bereich können Sie den Anwendungsbereich anzeigen bzw. reduzieren.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Bei Salesforce anmelden.
- Hierdurch wird ein Popupfenster angezeigt, in dem Sie dazu aufgefordert werden, sich bei Salesforce anzumelden.
Melden Sie sich mit Ihren Salesforce-Anmeldedaten an.

Im nun angezeigten Fenster werden Sie aufgefordert, Salesforce den Zugriff auf Gmail zu gewähren.
Klicken Sie auf Weiter.

Die Anzeige wird aktualisiert und Sie werden aufgefordert, einen Gmail-Benutzer auszuwählen, der mit Salesforce verbunden werden soll.
Wählen Sie einen Benutzer aus (meistens ist der angezeigte Benutzer der richtige).

Wenn Sie Anderes Konto verwenden auswählen, werden Sie aufgefordert, sich bei diesem neuen Gmail-Konto anzumelden, bevor Sie fortfahren können.

Der ausgewählte Gmail-Benutzer ist logisch mit dem Salesforce-Benutzer verknüpft, über den Sie sich zuvor angemeldet haben.

Im Popupfenster wird nun eine Bestätigung angezeigt, die die Art des Zugriffs beschreibt, den Sie Salesforce gewähren.
Klicken Sie auf Erlauben.

Hierdurch wird ein Bestätigungsfenster angezeigt, in dem Sie die Verbindung Ihres Gmail-Kontos mit Ihrem Salesforce-Konto noch einmal bestätigen müssen.
Klicken Sie auf Konto verbinden.

Im Popupfenster wird nun die erfolgreiche Verknüpfung der Konten bestätigt.
Klicken Sie auf Gehe zu Salesforce. Hierdurch wird ein Popupfenster angezeigt, das Sie zurück zu Gmail führt.

Im Salesforce-Bereich auf der linken Seite wird nun die Schaltfläche „Neue Vereinbarung senden“ sowie eine Liste der Vereinbarungen aus der ausgewählten E-Mail angezeigt.

Vereinbarungen im Chrome-Fenster verwalten

Wenn das Add-in aktiviert ist, können Sie auf eine beliebige E-Mail klicken und die Vereinbarungen der im E-Mail-Thread enthaltenen Personen einsehen.

Hinweis:

Die Adobe Sign-Komponente ermittelt Vereinbarungen für alle in der E-Mail erkannten Adressen. Dies beinhaltet alle Adressen, an die die E-Mail gesendet wurde, sowie die Adressen im CC-Feld.

Klicken Sie oben rechts im Fenster auf das Pfeilsymbol, um den Add-in-Bereich zu öffnen und die Vereinbarungen anzuzeigen.

Oben im Bereich finden Sie die Anzahl der Vereinbarungen, die für die E-Mail-Adressen aus der ausgewählten E-Mail gefunden wurden, z. B. Vereinbarungen (7).

Bis zu fünf Vereinbarungen werden standardmäßig aufgeführt. Wenn mehr verfügbar sind, wird der Link „Alle anzeigen“ unterhalb der Liste angezeigt. Wenn Sie auf Alle anzeigen klicken, wird ein Fenster angezeigt, in dem Sie durch die vollständige Liste der Vereinbarungen scrollen können.

Die Vereinbarungsliste wird nach Vereinbarungsstatus sortiert. Die Sortierungsreihenfolge lautet wie folgt:

Vorsenden/Entwurf
Zur Signatur versendet/Zur Genehmigung versendet/Warte auf Gegenzeichner bzw. Genehmiger
Genehmigt/Signiert
Abgebrochen/Abgelehnt/Abgelaufen

Innerhalb der Bereiche werden Vereinbarungen nach dem Sendedatum sortiert – die zuletzt versendete Vereinbarung steht hierbei ganz oben.

Klicken Sie auf einen Vereinbarungsnamen, um Salesforce in einer neuen Registerkarte zu öffnen und die vollständige Vereinbarung anzuzeigen.

Verfügbare Aktionen

Das Add-in bietet mehr als nur eine Liste der Vereinbarungen. Mit der menübasierten Oberfläche können Sie neue Vereinbarungen erstellen und viele häufige Aufgaben durchführen.

Neben der Schaltfläche Neue Vereinbarung senden befindet sich rechts neben dem Vereinbarungsnamen ein Pfeilsymbol, über das sich ein Menü mit zusätzlichen Aktionen öffnen lässt.

Vorsicht:

Bei der Optionsauswahl werden Sie nicht gefragt, ob Sie sicher sind. Die in der Menüliste ausgewählte Aktion wird umgehend ausgeführt.