Signaturzyklen – klassische Benutzeroberfläche

Die Unterzeichner empfangen und signieren das Dokument in derselben Reihenfolge, in der ihre E-Mail-Adressen in das Feld „An:“ eingegeben wurden. Nachdem der letzte Unterzeichner den Signaturprozess abgeschlossen hat, erhalten alle Beteiligten eine E-Mail mit der Nachricht „... wurde signiert und archiviert“, an die die unterzeichneten PDF-Dateien angehängt sind.

Arbeitsablauf für die parallele Signatur

Klicke auf In beliebiger Reihenfolge ausfüllen, um einen parallelen Arbeitsablauf zu starten.

Alle Empfänger erhalten das Dokument gleichzeitig und können es in beliebiger Reihenfolge signieren. Nachdem der letzte Unterzeichner den Signaturprozess abgeschlossen hat, erhalten alle Beteiligten eine E-Mail mit der Nachricht „... wurde signiert und archiviert“, an die die unterzeichneten PDF-Dateien angehängt sind.

Hybrid-Arbeitsablauf

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Ein Hybrid-Arbeitsablauf ist eine Instanz der Signierreihenfolge, entsprechend derer in einem oder mehreren Schritten zwei oder mehr Teilnehmer gleichzeitig Zugriff auf das Dokument erhalten. Alle Unterzeichner/Genehmiger dieses Schritts müssen zuerst ihren Aufgaben nachkommen, bevor der nächste Schritt beginnt.

Das obige Bild zeigt einen aus drei Schritten bestehenden Signaturzyklus:

• Schritt 1 betrifft Poh@jupiter.dom. Wenn die Vereinbarung zur Unterzeichnung versendet wird, wird nur fclarke benachrichtigt. Nachdem fclarke das Dokument signiert hat, folgt der nächste Schritt.
• Bei Schritt 2 handelt es sich um den hybriden Schritt. Wie du siehst, haben alle drei Empfänger dieselbe Nummer (2). Das bedeutet, dass Adobe Acrobat Sign alle Empfänger gleichzeitig benachrichtigt.  Diese können ihre Signaturen in beliebiger Reihenfolge anwenden. Bevor jedoch der nächste Schritt im Signaturzyklus beginnen kann, müssen alle Empfangenden die Signatur abgeschlossen haben.
• Bei Schritt 3 handelt es sich um eine weitere individuelle Empfängerin bzw. einen weiteren individuellen Empfänger. Sobald die Empfängerin oder der Empfänger aus Schritt 3 die Vereinbarung genehmigt hat, ist der Prozess abgeschlossen. Die Vereinbarung gilt nun als vollständig verarbeitet und alle Beteiligten erhalten eine Kopie der Vereinbarung als PDF-Datei.

Um eine Hybrid-Gruppe zu erstellen, gib die E-Mail-Adressen der jeweiligen Parteien wie für einzelne Empfänger ein. Klicke dann auf das Feld mit der E-Mail-Adresse eines Empfängers und ziehe es auf ein anderes Feld in der Hybrid-Gruppe. Am Bildschirm wird die Meldung angezeigt, dass du nun eine Hybrid-Gruppe erstellst. Wenn du bei der Nummerierung der Empfänger manuell denselben Wert festlegen, wird ebenfalls eine Hybrid-Gruppe erstellt.

Empfangsgruppen

Empfangsgruppen sind dann hilfreich, wenn du die Zustimmung eines Teams bzw. einer Organisation benötigst, nicht jedoch die einer bestimmten Person in dieser Gruppe. Jedes Mitglied der Gruppe ist berechtigt, Dokumente im Namen der gesamten Gruppe zu signieren bzw. zu genehmigen. 

Im obigen Beispielbild siehst du einen aus drei Schritten bestehenden Signaturzyklus:

• Die Person aus Schritt 1 (Max@Mustermann.dom) ist ein Unterzeichner. Als solcher wird er unmittelbar nach Senden der Vereinbarung darüber benachrichtigt, dass seine Signatur erforderlich ist. Nach der Signatur durch Max wird Schritt 2 der Vereinbarung eingeleitet.
• Schritt 2 betrifft eine aus genehmigenden Personen bestehende Empfangsgruppe mit der Bezeichnung „Rechtsgültig Gegenzeichnende“. Vier Personen wurden in die Gruppe aufgenommen. Sobald eine der identifizierten empfangenden Parteien ihre Genehmigung erteilt hat, wechselt die Vereinbarung in den dritten Schritt.
• Schritt 3 betrifft einen einzelnen Unterzeichner. Nach dieser letzten Signatur ist die Vereinbarung vollständig verarbeitet; alle Beteiligten werden benachrichtigt und erhalten eine Kopie der Vereinbarung als PDF-Datei.

Um eine Empfangsgruppe zu erstellen, klicke oben rechts auf den Link Empfangsgruppe hinzufügen. Auf diese Weise erstellst du den Container, in den du daraufhin den Gruppennamen und die möglichen Empfangenden eingeben musst. Es können zwei Arten von Empfangsgruppen verwendet werden:

• Ad-hoc-Empfangsgruppen sind manuell von der sendenden Partei eingegebene Gruppen, die nur für die Vereinbarung verwendet werden, in der sie definiert wurden. Ad-hoc-Empfangsgruppen:
  • müssen von einem Admins aktiviert werden, bevor sie der nutzenden Partei zur Verfügung stehen.
  • Ermöglichen der sendenden Partei, so viele Empfangende in der Gruppe zu definieren, wie erforderlich sind
  • Ermöglichen der sendenden Partei, der Gruppe einen Namen zu geben.
  • Sie kann nicht für die Wiederverwendung gespeichert werden.
• Wiederverwendbare Empfangsgruppen können von Benutzenden erstellt und als persönliche Gruppen gespeichert oder für ihre Gruppe oder ihr Konto freigegeben werden. Wiederverwendbare Empfangsgruppen:
  • Sind für alle Benutzenden in ihrem Benutzendenprofil im Adressbuch aktiviert.
  • Müssen definiert sein, bevor sie verwendet werden können.
  • Die nutzende Partei muss über ein entsprechendes Betätigungsfeld verfügen, damit sie darauf zugreifen kann.
  • Namen oder E-Mail-Werte können in der Empfangsgruppe nicht bearbeitet werden.

Alle Mitglieder der Empfangsgruppe erhalten eine abschließende Kopie der signierten Vereinbarung im PDF-Format – selbst wenn sie nicht direkt beteiligt waren.