Adobe Sign pour Salesforce : signature simplifiée

Simple Sign est un composant simple qui permet aux utilisateurs du portail communautaire de signer des accords en libre-service. Vous pouvez facilement ajouter Simple Sign à tout portail Salesforce Experience Cloud (en tant que client, partenaire ou employé, par exemple) ou l’intégrer de manière transparente dans d’autres composants Lightning.

La fonctionnalité « Simple Sign » est accessible à partir des portails suivants de différentes éditions du cloud communautaire Salesforce :

  • Portail B2C : les licences de connexion utilisateur de la communauté et utilisateur de la communauté plus sont utilisées par les clients.
  • Portail B2B : licence utilisateur de la communauté de partenaires.

Étant donné que les utilisateurs de la communauté sont des utilisateurs externes, leur accès aux données organisationnelles est limité. Par défaut, ils ne peuvent pas accéder aux données générées par les utilisateurs internes.

Pour utiliser Simple Sign pour signer des accords sur des portails de la communauté, vous devez suivre ces étapes :

Conditions préalables

Pour accéder à la fonctionnalité Simple Sign et l’utiliser, vous devez vérifier les éléments suivants :

  • La version 21.0 ou ultérieure du package Adobe Acrobat Sign pour Salesforce est installée.
  • Assurez-vous que Lightning est activé dans votre organisation Salesforce pour assurer le fonctionnement du portail. Pour activer l’interface Lightning, dans le menu supérieur, sélectionnez Basculer vers Lightning. Vous pouvez également sélectionner votre nom, puis, dans le menu déroulant, sélectionner Basculer vers Lightning Experience.
  • Assurez-vous que l’option Générez des exemples de modèle d’accord est sélectionnée lorsque vous liez Salesforce à Adobe Acrobat Sign.
link-accounts

  • Si les modèles n’ont pas été générés lors de l’installation ou si vous avez effectué une mise à niveau à partir d’une version précédente du package vers la version 19, accédez à l’onglet Administrateur Adobe Acrobat Sign et sélectionnez Générer un exemple de modèle d’accord signé automatiquement.
  • Vérifiez que l’onglet Modèles d’accord comporte le modèle Tester l’accord de communauté.
verify-test-community-agreement

Activation de Chatter

Pour activer Chatter dans votre organisation SFDC :

  1. Accédez à Configuration > Outils de la plateforme > Paramètres de fonctionnalité > Chatter > Paramètres Chatter.
  2. Sélectionnez Modifier.
  3. Cochez la case Activer.
  4. Sélectionnez Enregistrer.

Activation des expériences numériques

Pour activer les expériences digitales :

  1. Accédez à Configuration > Outils de la plateforme > Paramètres de fonctionnalité > Expériences digitales > Paramètres.
  2. Cochez la case Activer les expériences digitales.
  3. Fournissez un nom de domaine pour vos expériences.
    Si votre compte possède déjà un domaine établi, vous pouvez utiliser la même valeur pour les expériences.
  4. Sélectionnez Enregistrer.
  5. Dans la boîte de dialogue présentant un avertissement selon lequel votre domaine ne peut pas être modifié une fois établi, sélectionnez OK.

Activation de deux sites de confiance CSP

Vous devez configurer deux sites de confiance CSP (Politique de sécurité des contenus) pour autoriser les URL de base pour votre compte Adobe Acrobat Sign. Pour ce faire, procédez comme suit :

  1. Pour obtenir la valeur de partition de votre compte Acrobat Sign, procédez comme suit :

    1. Connectez-vous à votre compte Adobe Acrobat Sign.
    2. Dans l’URL, copiez le paramètre situé immédiatement avant la partie echosign.com (peut-être adobesign.com) (la valeur de partition). 
      Par exemple, l’URL https://caseyjones.na1.echosign.com a la valeur de partition na1.
    3. Fermez cet onglet.

    Découvrez comment identifier l’environnement de compte Adobe Acrobat Sign.

    global-settings

  2. Accédez à Configuration > Paramètres > Sécurité > Sites de confiance CSP, puis sélectionnez Nouveau site de confiance.

    csp-trusted-sites

  3. Dans la nouvelle page Définition de site qui s’ouvre, remplissez les champs obligatoires comme suit :

    1. Nom du site de confiance : indiquez un nom, par exemple AcrobatSign.
    2. URL du site de confiance : saisissez l’URL du site https://secure.<partition>.adobesign.com
      Exemple : https://secure.na1.adobesign.com
      Si votre compte n’est pas mis à jour vers le domaine adobesign.com, vous pouvez utiliser echosign.com à la place.
    3. Cochez la case Actif.
    4. Contexte : sélectionnez Sites Générateur d’expérience pour le contexte.
    5. Cochez la case Autoriser le site pour frame-src sous Directives CSP.
    6. Sélectionnez Enregistrer.
    csp-trusted-site-definition

  4. Revenez à Configuration > Paramètres > Sécurité > Sites de confiance CSP, puis sélectionnez Nouveau site de confiance.

  5. Dans la nouvelle page Définition de site qui s’ouvre, remplissez les champs obligatoires comme suit :

    1. Nom du site de confiance : indiquez un nom, par exemple AcrobatSign2.
    2. URL du site de confiance : saisissez l’URL du site  https://secure.adobesign.com
    3. Cochez la case Actif.
    4. Contexte : sélectionnez Sites Générateur d’expérience pour le contexte.
    5. Cochez la case Autoriser le site pour frame-src sous Directives CSP.
    6. Sélectionnez Enregistrer.
    Deuxième site de confiance CSP

  6. Vérifiez les deux sites de confiance CSP.

    Sites CSP approuvés

Clonage du profil utilisateur de la communauté

Pour configurer vos profils utilisateur afin d’utiliser le portail en libre-service Adobe Acrobat Sign, vous devez cloner et modifier l’un des profils standard. Pour ce faire, procédez comme suit :

  1. Accédez à Configuration > Administration > Utilisateurs > Profils.

  2. Pour tout profil client standard, sélectionnez Cloner.

    Les profils de la Communauté de clients sont au nombre de quatre. Vous pouvez les utiliser pour cloner et créer un profil utilisateur. Notez le type de licence utilisateur du profil que vous clonez.

    setup-profiles

  3. Donnez un nom intuitif à votre profil cloné, puis sélectionnez Enregistrer.

    cloned-profile-name

  4. Dans la page de profil cloné qui s’ouvre, sélectionnez Modifier.

    cloned-profile-edit

  5. Faites défiler la page Modification personnalisée jusqu’à Autorisations personnalisées des objets et activez tous les objets Adobe Acrobat Sign. Vous pouvez cocher la case Tout modifier ou sélectionner uniquement les autorisations requises pour une sécurité renforcée. 

    cloned-prodile-custom-object-permissions

Création d’un compte, d’un contact et d’un utilisateur pour la communauté

Vous devez créer un compte, un contact et un utilisateur pour la communauté. 

Le propriétaire du compte doit être associé à un rôle pour activer les utilisateurs du portail. Pour associer un rôle à votre utilisateur Salesforce, accédez à Configuration > Administration > Utilisateurs > Utilisateurs. Ensuite, dans la liste des utilisateurs, sélectionnez Modifier pour un utilisateur, puis, dans la page qui s’ouvre, ouvrez le menu déroulant Rôle, sélectionnez un rôle, puis Enregistrer.

Pour créer un compte :

  1. Lancez l’application Ventes depuis la page Lanceur d’applications.

  2. Ouvrez le menu déroulant Comptes et sélectionnez +Nouveau compte.

  3. Dans la page Nouveau compte qui s’ouvre, saisissez une valeur Nom du compte, puis sélectionnez Enregistrer.

    Le nom du compte doit identifier le compte en tant que compte Portail Adobe Acrobat Sign. Le nom du compte est la seule valeur que vous devez indiquer ici.

    create-new-account

Configuration de la page de la communauté SFDC

  1. Accédez à Configuration > Outils de la plateforme > Paramètres de fonctionnalité > Expériences digitales > Tous les sites.

  2. Sélectionnez Nouveau.

  3. Sélectionnez l’expérience Service client.

    L’expérience Service client est requise pour les composants en libre-service.

  4. Lorsque la page Service client est chargée, sélectionnez Commencer.

  5. Sur la page qui s’ouvre :

    1. Saisissez un Nom pour la communauté. Si vous le souhaitez, vous pouvez ajouter un nom spécifique au site à l’URL, ce qui est utile si vous avez plusieurs communautés.
    2. Une fois le nom configuré, sélectionnez Créer.

    Un magnifique diaporama composé de graphiques s’exécute après la création de la communauté. Une fois que vous avez terminé, la page Communauté s’affiche. 

    Le nom de la communauté s’affiche en haut de la fenêtre et est surligné en jaune.

    La chaîne spécifique au site dans l’URL se trouve dans la barre d’adresse et est surlignée en turquoise.

Configuration de l’espace de travail de l’expérience pour autoriser les utilisateurs

  1. Accédez à Configuration > Outils de la plateforme > Paramètres de fonctionnalité > Expériences digitales > Tous les sites.

  2. Pour votre communauté, sélectionnez Espaces de travail.

  3. Sur la page Mes espaces de travail qui s’ouvre, sélectionnez Administration.

  4. La page Administration s’ouvre pour votre communauté :

    1. Dans le panneau de gauche, sélectionnez Paramètres , puis sélectionnez Activer pour l’indicateur d’état.
    2. Dans le panneau de gauche, sélectionnez Membres.
    3. Dans le menu déroulant Rechercher, sélectionnez Tout.
    4. Dans la liste Profils disponibles, sélectionnez le profil personnalisé que vous avez créé.
    5. Sélectionnez Ajouter pour déplacer le profil dans la liste Profils sélectionnés.
    6. Sélectionnez Enregistrer.

Définition des paramètres Visibilité du profil pour le paramètre E-mail de l’utilisateur de la communauté sur Public

  1. Ouvrez la page Contact pour l’utilisateur au nom duquel vous voulez envoyer le document, puis sélectionnez Se connecter à un expérience en tant qu’utilisateur.

    Connexion à une expérience en tant qu’utilisateur

  2. Dans le coin supérieur droit de l’interface du portail qui s’ouvre, sélectionnez le nom d’utilisateur, puis sélectionnez Mes paramètres dans le menu déroulant.

  3. Sur la page Mes paramètres qui s’ouvre :

    1. Dans la section Visibilité du profil, définissez la valeur E-mail sur Public.
    2. Sélectionnez Enregistrer.

Ajout du composant Adobe Simple Sign à l’espace de travail

  1. Accédez à Configuration > Outils de la plateforme > Paramètres de fonctionnalité > Expériences digitales > Tous les sites.

  2. Pour votre communauté, sélectionnez Espaces de travail.

  3. Dans la section Mes espaces de travail de la page, sélectionnez Builder.

  4. Dans le coin supérieur gauche de la page, sélectionnez l’icône Composants, faites défiler jusqu’en bas du menu et faites glisser l’option Adobe Simple Sign sur la mise en page.

    Faites glisser le composant à l’endroit où vous souhaitez que les accords Adobe Sign apparaissent.

    Faites glisser Simple Sign dans le modèle de portail

    La page s’actualise pour afficher le composant supplémentaire sur la mise en page et place le panneau de gestion relatif au composant dans le coin supérieur droit.

  5. Dans le panneau de gestion, sélectionnez Modèle d’accord, puis sélectionnez Publier pour rendre le portail disponible.

    Remarque :

    après chaque modification apportée au portail ou aux paramètres, vous devez republier le portail.

Intégration du code Simple Sign dans vos composants Lightning

Vous pouvez incorporer le composant Simple Sign dans un autre composant Lightning à l’aide de l’exemple de code suivant :

<echosign_dev1:SimpleSign templateId="a0L190000019xUrEAI" />

Lors de l’incorporation du composant par programme dans un autre composant, vous pouvez spécifier des paramètres supplémentaires :

  • agreementId : ID Salesforce de l’accord en cours ou du projet d’accord. L’option Envoyer au nom de doit être configurée pour les projets d’accords.
  • templateId : ID Salesforce du modèle régissant les accords générés.
  • pollingInterval : temps en millisecondes avant chaque tentative de récupération de l’URL de signature. La valeur minimale est de 500, la valeur maximale est de 50 000 et la valeur par défaut est de 1 000.
  • showSigningModal : si la valeur est « false », seule l’URL de signature est renvoyée sans charger la page de signature électronique dans une incrustation modale. Si elle est définie sur « true », l’URL de signature est renvoyée et la page de signature électronique est chargée dans l’incrustation modale. La valeur par défaut est « true ».

Les paramètres respectent les règles suivantes :

  • Les valeurs agreementID ou templateID doivent être spécifiées Si les deux sont spécifiés, agreementID sera utilisée. Si aucune valeur n’est spécifiée, une erreur est renvoyée.
  • Lors de l’utilisation d’agreementID, l’accord doit être à l’état Brouillon ou Émis pour signature, avec au moins un destinataire qui doit encore le signer.
  • Si l’accord est à l’état Brouillon, il est envoyé tel quel et l’URL de signature s’affiche.
  • Si l’accord est en cours, l’URL de signature est récupérée et affichée.
  • Si l’accord est terminé, une erreur s’affiche.
  • Lors de l’utilisation de templateID, l’envoi automatique est activé.
  • Lors de l’utilisation d’agreementID, le paramètre Envoi automatique du modèle est respecté.
  • Les modèles d’accord Simple Sign doivent disposer d’un type d’objet principal de contact.
  • Il est fortement recommandé d’utiliser Envoyer au nom de, car la majorité des utilisateurs de la communauté n’est généralement pas autorisée à effectuer d’envois.

Le composant peut également publier des événements chez ses clients. Voici un exemple de gestionnaire d’événement :

<aura:handler name="notifyError" event="echosign_dev1:ErrorEvent" action="{!c.onError}"/>

Le tableau suivant répertorie les événements disponibles :

Accord envoyé

name="notifyAgreementSent" event="echosign_dev1:AgreementSentEvent" action="{!c.onAgreementSent}"

Accord chargé à partir d’un modèle

name="notifyAgreementLoaded" event="echosign_dev1:AgreementLoadedEvent" action="{!c.onAgreementLoaded}"

Page de signature ouverte

name="notifySigningLoaded" event="echosign_dev1:SigningLoadedEvent" action="{!c.onSigningLoaded}"

Signé

name="notifyRecipientCompleted" event="echosign_dev1:RecipientCompletedEvent" action="{!c.onRecipientCompleted}"

Aucune signature

name="notifyRecipientNotCompleted" event="echosign_dev1:RecipientNotCompletedEvent" action="{!c.onRecipientNotCompleted}"

Erreur pendant une action

name="notifyError" event="echosign_dev1:ErrorEvent" action="{!c.onError}"

Configuration du modèle d’accord pour Simple Sign

Vous devez configurer les modèles dans l’environnement Simple Sign pour affecter le destinataire à un objet principal en fonction d’une référence, et cet objet doit être un contact.

  1. Dans l’onglet Informations sur le modèle :

    1. Ouvrez le menu déroulant Objet Salesforce et sélectionnez Choisir parmi les autres objets.
    2. Dans le nouveau champ déroulant qui s’affiche, sélectionnez Contact.
  2. Dans l’onglet Destinataires :

    1. Supprimez le destinataire existant sur le modèle.
    2. Sélectionnez Ajouter un destinataire à partir de l’objet ou d’une variable d’exécution.
    3. Sur l’incrustation Ajouter un destinataire qui s’affiche :
      1. Dans le champ Sélectionnez un objet ou une variable d’exécution, sélectionnez Association sur la base du champ d’objet principal.
      2. Définissez le premier Type de destinataire sur Objet principal (Contact) et le Champ source à partir de l’objet principal sur ID de contact.
      3. Sélectionnez Enregistrer.

Pour utiliser Simple Sign, vous devez joindre un fichier au modèle. Contrairement à un processus d’envoi actif, l’expéditeur ne peut pas joindre le document ultérieurement. Pour joindre un fichier au modèle :

  1. Accédez à l’onglet Pièce jointe, puis téléchargez un document à partir de votre appareil.

    Vous pouvez également choisir l’emplacement de votre document dans la section « Sélectionnez pour ajouter des documents ».

  2. Sélectionnez le champ de recherche pour afficher tous les documents disponibles dans cette section.

  3. Joignez-les au modèle un par un en les sélectionnant.

  4. Une fois tous vos documents joints, sélectionnez Enregistrer.

    Remarque :

    chaque fichier chargé est stocké dans Salesforce, dans la section Fichiers et gestion de la relation client Salesforce.

Si certains utilisateurs de votre portail n’ont pas de licences Adobe Sign, vous pouvez activer la fonctionnalité « Envoyer au nom de » pour contourner les limitations de licence. Cela permet à un utilisateur de la communauté de créer un accord en utilisant la licence d’un autre utilisateur.

Pour configurer cette fonctionnalité, suivez ces trois étapes :

  1. Activez le paramètre personnalisé « Autoriser l’envoi au nom d’autres utilisateurs ».
  2. Autorisez un utilisateur disposant d’une licence à effectuer des envois au nom d’autres personnes.
  3. Configurez le modèle d’accord avec l’ID Salesforce de l’utilisateur ci-dessus.

Activer le paramètre

  1. Accédez à Configuration > Outils de la plateforme > Code personnalisé > Paramètres personnalisés.

    La page Paramètres personnalisés se charge alors.

  2. Pour la liste des Paramètres d’Adobe Sign, sélectionnez Gérer.

  3. Sélectionnez Nouveau (ou Modifier, si vous avez configuré des paramètres auparavant).

    La page Paramètres d’Adobe Sign se charge.

  4. Repérez et cochez la case Autoriser l’envoi au nom d’autres utilisateurs.

  5. Sélectionnez Enregistrer.

Configurer l’utilisateur pour que d’autres personnes puissent envoyer des accords en son nom

Pour permettre à l’utilisateur d’accéder à la fonctionnalité Envoyer au nom de, deux champs doivent être ajoutés à la mise en page des enregistrements d’utilisateur :

  1. Accédez à Configuration > Outils de la plateforme > Objets et champs > Gestionnaire d’objets.

  2. Sur la page Gestionnaire d’objets, sélectionnez le libellé Utilisateur

  3. À partir du panneau de gauche sur la page Utilisateur, sélectionnez Mises en page utilisateur, puis sélectionnez la mise en page d’un utilisateur.

    configure-user-1

  4. Sous Mise en page utilisateur, sélectionnez l’option Champs, puis faites glisser l’un des deux champs suivants et déposez-le dans la section de la mise en page Informations supplémentaires (en-tête visible uniquement lors de la modification) :

    • Autoriser l’envoi en tant qu’autres utilisateurs
    • E-mail vérifié Adobe Acrobat Sign 
  5. Une fois que vous avez configuré les champs, suivez ces étapes pour activer l’utilisateur souhaité :

    1. Accédez à Configuration > Administration > Utilisateurs > Utilisateurs.
    2. Pour l’utilisateur « Contact de la communauté », sélectionnez Modifier.
    3. Sur la page de Modification de l’utilisateur, rendez-vous dans la section Informations supplémentaires.
    4. Cochez les cases Autoriser l’envoi en tant qu’autres utilisateurs et E-mail vérifié Adobe Acrobat Sign.
    5. Toujours sur la page de Modification de l’utilisateur, copiez l’ID utilisateur de l’URL dans la barre d’adresse de votre navigateur.

    L’ID utilisateur se trouve dans l’URL de la page (surligné en jaune ci-dessous) :

  6. À partir de l’URL (surlignée ci-dessus), copiez et conservez l’ID utilisateur (en gras) pour l’étape suivante. Assurez-vous d’exclure le %2F au début et le %3 à la fin. Lorsque vous avez terminé, sélectionnez Enregistrer.

    URL : https://adobedocwinter18test-dev-ed.lightning.force.com/one/one.app?source=aloha#/setup/page?nodeId=ManageUsers&address=%2F0051I000000TA5N%3F

Mettre à jour le modèle avec l’ID utilisateur

  1. Accédez au Lanceur d’applications > Adobe Acrobat Sign > Modèles d’accord.

  2. Sélectionnez le nom du modèle d’accord que vous souhaitez modifier.

  3. Dans l’onglet Destinataires, sélectionnez le champ Envoyer au nom de, puis collez l’ID utilisateur Salesforce dans le champ.

    Vous pouvez supprimer l’ID d’espace réservé en toute sécurité.

  4. Sélectionnez Enregistrer.

Octroi d’accès aux données d’intégration Salesforce

Les objets personnalisés de notre package sont initialement définis comme « privés » pour les utilisateurs externes par défaut. Les jeux d’autorisations des utilisateurs de la communauté donnent accès aux objets personnalisés et à leurs champs, mais pas aux enregistrements créés par d’autres utilisateurs (internes et externes).

Dans les portails communautaires, les administrateurs disposent des deux options suivantes pour configurer les flux de signature électronique :

  • Utiliser nos composants préconfigurés (signature automatique et signature simple).
  • Créer leurs propres flux à l’aide de nos API Apex. 

Dans les deux cas, les administrateurs utilisent souvent des modèles d’accord pour permettre aux utilisateurs de la communauté d’initier des flux de signature électronique ou d’y participer. Pour que cela fonctionne, les utilisateurs de la communauté doivent disposer d’un accès en lecture seule aux modèles d’accord et aux ressources associées, telles que les objets de fusion et de mappage de données, qui sont généralement créés par des utilisateurs internes.

Le type de licence utilisateur de la communauté détermine la façon dont l’accès peut être accordé :

  • Licence de connexion utilisateur de la communauté : les administrateurs peuvent activer « Afficher tout » pour les modèles d’accord et les objets de fusion/mappage de données via le profil utilisateur de la communauté pour octroyer des accès.
  • Licence de connexion utilisateur de la communauté plus et licence d’utilisateur de la communauté de partenaires : l’activation de l’accès « Afficher tout » via le profil est impossible. Les administrateurs doivent utiliser des règles de partage reposant sur les rôles pour fournir des accès.

Octroi d’accès aux modèles d’accord et aux objets associés

Pour que les utilisateurs de la communauté puissent créer des accords à l’aide de modèles d’accord, ils doivent disposer d’un accès « Afficher tout » aux modèles d’accord et aux objets associés.

  • Modèle d’accord (echosign_dev1__Agreement_Template__c)
  • Mappage/Fusion (echosign_dev1__SIGN_Merge_Mapping__c)
  • Mappage de données (echosign_dev1__SIGN_Data_Mapping__c)

Si les modèles Acrobat Sign Document Builder sont utilisés avec le modèle d’accord comme pièce jointe, les objets ci-dessous doivent être accessibles pour les utilisateurs de la communauté :

  • Modèle Document Builder (adobesign__Document_Template__c)

  • Mappage de champs d’objet (adobesign__Object_Field_Mapping__c)

Limitations de Simple Sign

  • Si l’option Uniquement les signatures de l’expéditeur n’a pas été activée lors de la configuration du modèle, les utilisateurs de la communauté rencontreront une erreur indiquant qu’aucune URL de signature n’est disponible pour eux.

  • Si l’option Autoriser l’aperçu et le positionnement des champs n’est pas disponible dans le modèle, l’accord reste à l’état de pré-envoi, et aucune URL de signature ne se charge.

  • Si le modèle ne dispose pas de l’option Activer la signature hébergée, les signatures hébergées ne seront pas prises en charge.

  • Simple Sign ne prend pas en charge la délégation. Les autres destinataires n’ont pas accès à l’URL de signature.

  • Simple Sign ne prend pas en charge l’option Remplacer le signataire (une forme de délégation). Les nouveaux signataires n’ont pas accès à l’URL de signature.

  • Pour accéder aux notes et pièces jointes d’un objet Salesforce, les administrateurs doivent activer l’option « Autoriser les utilisateurs client à accéder aux notes et pièces jointes » dans les Paramètres des communautés.

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