Adobe Acrobat Sign pour ServiceNow : Guide d’installation et de configuration (version 2.2)

L’application Adobe Acrobat Sign pour ServiceNow permet d’envoyer des documents pour signature à l’aide de la fonctionnalité native de la plateforme ServiceNow. L’intégration d’Acrobat Sign à ServiceNow vous donne accès aux fonctionnalités suivantes :

• Envoi des documents pour signature à plusieurs destinataires 
• Suivi du processus de signature tout au long de son cycle de vie et identification des signataires attendus à chaque étape
• Récupération du document signé avec un document de journal d’audit incorporé ou distinct
• Récupération des données de formulaire saisies dans le document avant ou pendant le processus de signature
• Création de brouillons de processus de signature pour une révision initiale et une soumission ultérieure. Toutes les modifications apportées aux signataires avant envoi sont synchronisées dans ServiceNow.
• Génération et envoi des notifications par e-mail aux personnes pendant le processus de signature
• Localisation des sources des documents pour signature dans les fichiers locaux de ServiceNow ou dans une source externe
• Utilisation des modèles de document avec des champs pouvant être remplis à l’aide des données des enregistrements ServiceNow avant l’envoi. Vous pouvez ainsi utiliser un modèle unique pour générer des documents propres à l’utilisateur en fonction d’un enregistrement d’objet sélectionné, tel qu’un incident ou une demande de service.
• Utilisation des modèles de bibliothèque de votre compte Acrobat Sign synchronisés avec ServiceNow et pouvant être sélectionnés pendant le processus de soumission

Le document « Adobe Acrobat Sign pour ServiceNow : Guide d’installation et de personnalisation » fournit des instructions sur les opérations suivantes :

• Installation d’Acrobat Sign pour l’application ServiceNow
• Connexion à Acrobat Sign
  • Clients de Commerce Cloud
  • Clients de Government Cloud
• Configuration d’Acrobat Sign pour l’application ServiceNow
  • Définition des propriétés de l’application
  • Configuration des composants personnalisés
  • Configuration des composants du portail de services
  • Création de modèles de document
  • Synchronisation des modèles de bibliothèque
  • Création de modèles locaux
  • Création d’un élément Service Catalogue
  • Création d’un accord à partir de l’activité de workflow
• Utilisation d’Acrobat Sign avec la gestion des contrats
• Utilisation des API de script

Une fois que vous avez installé et configuré Acrobat Sign pour l’application ServiceNow, vous pouvez l’utiliser pour envoyer, signer, suivre et gérer des accords. Reportez-vous à Adobe Acrobat Sign pour ServiceNow : Guide de l’utilisateur.

Installation d’Acrobat Sign pour l’application ServiceNow

Vous devez être administrateur Adobe Acrobat Sign et administrateur système ServiceNow pour pouvoir installer l’application sur ServiceNow.  

Vous pouvez demander un compte d’essai gratuit d’Adobe Acrobat Sign pour ServiceNow.

Connexion à Acrobat Sign

L’application Adobe Acrobat Sign pour ServiceNow est conçue pour fonctionner avec des comptes commerciaux et gouvernementaux (FedRAMP). Si vous ne savez pas quel compte vous possédez, suivez les instructions à l’attention des clients de Commerce Cloud.

Pour les clients de Commerce Cloud :

Une fois l’application Adobe Acrobat Sign installée dans ServiceNow, les administrateurs de groupe ou de compte Adobe Acrobat Sign doivent connecter ServiceNow à Adobe Acrobat Sign Commerce Cloud en procédant comme suit :

Pour les clients de Government Cloud :

Une fois l’application Adobe Acrobat Sign installée dans ServiceNow, un utilisateur administrateur de groupe ou de compte Adobe Acrobat Sign Government Cloud peut connecter ServiceNow à Adobe Acrobat Sign Government Cloud.

Configuration d’Acrobat Sign pour l’application ServiceNow

Pour savoir comment configurer Acrobat Sign pour l’application ServiceNow, reportez-vous aux paramètres de configuration suivants :

• Définition des propriétés de l’application
• Configuration des composants personnalisés
• Configuration des composants du portail de services
• Création de modèles de document
• Synchronisation des modèles de bibliothèque
• Création de modèles locaux
• Création d’un élément Service Catalogue
• Création d’un accord à partir de l’activité de workflow

Définition des propriétés de l’application

Pour accéder aux propriétés de l’application et les définir, accédez à Adobe Acrobat Sign > Administration > Propriétés.

Les paramètres par défaut suivants s’affichent :

• Nom d’hôte [x_adosy_as.redirect_host] : si vous disposez d’une URL d’instance personnalisée, spécifiez l’hôte entièrement qualifié à utiliser dans l’URI de redirection pour les rappels OAuth et API (par exemple, les webhooks).
  Par défaut, cette valeur est vide et l’hôte est la valeur de la propriété système « glide.servlet.uri ».
  Elle s’applique uniquement à la redirection de l’instance ServiceNow. Si vous souhaitez rediriger la post-signature du signataire vers un autre hôte, indiquez cet hôte dans la propriété URI de redirection du signataire (post_sign_uri).
• URL de post-signature par défaut [x_adosy_as.post_sign_uri] : emplacement par défaut de redirection d’un utilisateur après la signature d’un document dans Acrobat Sign. Ce paramètre est utilisé si l’URI de post-signature n’est pas spécifié lors de la création de l’accord. Cet URI est relatif au nom d’instance spécifié, mais il peut être remplacé en incluant un protocole (tel que https://www.adobe.com/), qui permet de pointer la redirection après la signature vers une instance autre que cette instance ServiceNow. L’identificateur sys_id de l’accord créé peut être injecté en utilisant « {sys_id} » dans l’URL. La valeur par défaut est « /x_adosy_as_agreement_list.do?sysparm_query=requested_byDYNAMIC90d1921e5f510100a9ad2572f2b477fe%5EORsignersDYNAMIC90d1921e5f510100a9ad2572f2b477fe%5Estate=Complete%5EORDERBYDESCsys_created_on », ce qui dirige l’utilisateur vers une liste des accords terminés.
• Délai de redirection de signataire [x_adosy_as.post_sign_delay] : délai (en secondes) avant qu’un utilisateur ne soit redirigé après avoir signé un document dans Acrobat Sign. La valeur par défaut est 3.
• Défense contre le clickjacking (détournement de clics) [x_adosy_as.clickjacking_domains] : fournissez une liste d’URL de domaine parent séparées par des virgules, où les documents envoyés pour signature peuvent être inclus dans un iframe, par exemple service-now.com.
  Ce paramètre est requis pour les clients de Government Cloud. Si vous laissez ce champ vide, vous risquez d’obtenir des pages blanches dans Acrobat Sign lorsqu’elles sont affichées dans un cadre.
• Autoriser les e-mails provenant d’Acrobat Sign [x_adosy_as.send_adobe_sign_emails] : déterminez si les e-mails de notification sont envoyés par Acrobat Sign pendant le processus de signature. La valeur par défaut est « false ».
• Projets d’accords dans une fenêtre contextuelle [x_adosy_as.popout_draft] : par défaut, lorsque vous cliquez sur le bouton Détails de la révision d’un accord, le projet s’ouvre dans Acrobat Sign dans la même fenêtre de navigateur.
  Définissez cette option sur « true » pour ouvrir une nouvelle fenêtre à la place. La valeur par défaut est « false ».
• Inclure l’audit [x_adosy_as.include_audit] : contrôlez le journal d’audit inclus dans les documents signés. La valeur par défaut est « true ».
• Utiliser Adobe Acrobat Sign Government Cloud [x_adosy_as.fedramp] : les clients d’Adobe Government Cloud doivent activer cette propriété pour qu’Acrobat Sign pour ServiceNow utilise les services Acrobat Sign Government Cloud. La valeur par défaut est « false ».
• Conseil de connexion [x_adosy_as.login_hint] : valeur login_hint utilisée lors de la première connexion à Adobe Acrobat Sign Government Cloud. Ce paramètre renseigne automatiquement la page « Se connecter à Acrobat Sign », qui correspond généralement à l’adresse e-mail de l’utilisateur administrateur du compte. La valeur par défaut est vide.
• Champs au format d’activité d’accord [glide.ui.x_adosy_as_agreement_activity.fields] : définissez les champs à afficher au format d’activité indiqué dans l’enregistrement de l’accord.
  La valeur par défaut est « name, state, status,agreement_id,compose_url,post_sign_uri,etag ».
• Requête « Mes accords » [x_adosy_as.my_agreements_query] : requête à utiliser lors de l’affichage de mes accords dans des emplacements tels que le portail. La valeur par défaut est « requested_byDYNAMIC90d1921e5f510100a9ad2572f2b477fe^ORsignersDYNAMIC90d1921e5f510100a9ad2572f2b477fe » et renvoie les accords pour lesquels l’utilisateur est le demandeur ou un signataire.
• Extension de fichier multipartie [x_adosy_as.multipart_extension] : extension de nom de fichier pour les pièces jointes temporaires de fichier multipartie. La valeur par défaut (recommandée) est « mpfd ».
• Journalisation de l’application [x_adosy_as.logging.verbosity] : déterminez la journalisation du système. La valeur par défaut est « info ».
• Déboguer la connexion [x_adosy_as.connect_debug] : affichez les alertes de diagnostic lors de la connexion à Acrobat Sign. La valeur par défaut est « false ».

La propriété URL de redirection par défaut s’applique à tout accord dans lequel la valeur du champ « URI de post-signature » n’a pas été définie.

Les autres propriétés permettent de déterminer si les notifications sont envoyées par Acrobat Sign au cours du processus de signature (par défaut = Non) et si le journal d’audit est inclus dans les documents signés (par défaut = Oui).

Configuration des composants personnalisés

L’application Adobe Acrobat Sign contient des composants personnalisés qui peuvent être configurés selon vos besoins. Reportez-vous à la liste des composants ci-dessous pour voir comment les modifier.

Configuration des composants du portail de services

L’application Acrobat Sign pour ServiceNow est fournie avec les éléments suivants du portail de services, qui peuvent être utilisés ou copiés avec vos propres portails de services.

Création de modèles de document

Un modèle de document définit un modèle qui peut être sélectionné pour inclusion dans un accord.  Un modèle permet de proposer un document standard pouvant être réutilisé pour de nombreux accords individuels. L’enregistrement « Document source » référence un modèle pour mettre ses fonctionnalités à la disposition de l’accord associé.

Il peut s’agir d’un modèle local de l’instance ServiceNow ou d’un modèle de bibliothèque dont les détails sont synchronisés à partir du compte Adobe Acrobat Sign connecté.

Synchronisation des modèles de bibliothèque

Une fois l’application installée et configurée, les administrateurs peuvent synchroniser les modèles de bibliothèque. Un modèle de bibliothèque Adobe Acrobat Sign est défini dans le compte Acrobat Sign, et ses détails sont synchronisés dans ServiceNow.  Le document de définition d’un modèle de bibliothèque est également stocké dans le compte Acrobat Sign connecté. Aucun chargement n’est donc nécessaire pour l’envoi.

Pour synchroniser les modèles de bibliothèque avec ServiceNow :

1. Accédez à Adobe Acrobat Sign > Administration > Modèles de document.
2. Sélectionnez Actualiser la bibliothèque.

La vue de liste est mise à jour avec les modèles de bibliothèque à partir du compte Acrobat Sign connecté.

Création de modèles locaux

Le document de définition d’un modèle local est géré comme un enregistrement de pièce jointe dans ServiceNow et doit être chargé dans Acrobat Sign dans le cadre du processus d’envoi.

Un document de modèle peut ou non contenir des champs de formulaire qui doivent être préremplis à l’aide des données de l’enregistrement d’objet d’un accord. Vous devez utiliser un modèle si un document contient de tels champs de formulaire.

Création d’un élément Service Catalogue

Acrobat Sign pour ServiceNow vous permet de créer de nouveaux accords auxquels les utilisateurs peuvent accéder via l’application Service Catalog en créant un producteur d’enregistrements. Vous pouvez configurer le producteur d’enregistrements pour collecter les données que vous souhaitez fusionner dans le document, puis créer et envoyer automatiquement l’accord à l’utilisateur. 

Les utilisateurs disposant des rôles catalog_admin ou admin peuvent créer un élément de catalogue. Les étapes ci-dessous décrivent la création d’un élément de catalogue appelé Producteur d’enregistrements. Vous pouvez reproduire les étapes pour créer d’autres éléments de catalogue.

Remarque : assurez-vous que l’application Adobe Acrobat Sign n’est pas sélectionnée lors de la configuration de votre instance.

Le processus de création de chaque producteur d’enregistrements peut différer en fonction des exigences spécifiques applicables aux champs de document, au modèle, à la variable, etc. Cependant, les mêmes principes s’appliquent.  L’exemple de ce guide illustre la création d’un accord Autorisation de stationnement. 

Pour créer un producteur d’enregistrements :

Création d’un accord à partir d’une activité de workflow

Pour ajouter des documents pour signature à des éléments de catalogue existants, vous pouvez ajouter une tâche à votre workflow qui génère l’accord et une tâche de catalogue qui l’affecte à un utilisateur pour signature.

L’exemple suivant illustre l’utilisation de l’application Acrobat Sign. Cependant, les détails spécifiques des étapes de configuration peuvent différer en fonction des exigences de votre processus.

Pour créer un accord à partir d’une activité de workflow, vous devez configurer les composants suivants : 

• Tâche de catalogue : crée l’accord, le soumet pour signature et attribue une tâche au signataire.
• Action de script : répond à l’événement déclenché lorsque l’accord est signé, puis ferme la tâche, en fournissant la boucle de commande et en permettant au workflow de continuer. 

Pour créer une tâche de catalogue :

1. Dans l’Éditeur de workflow, sélectionnez l’onglet Core.
2. Accédez à Activités principales > Tâches, puis faites glisser l’activité Tâche de catalogue à l’emplacement approprié de votre workflow.
3. Attribuez un nom à la tâche et définissez sa priorité.
4. Définissez Attendre la fin sur « true ».
5. Dans la section Script, définissez l’indicateur Avancé sur « true », puis, dans le champ Script avancé, écrivez votre code. Un exemple de code est donné ci-dessous.
6. Sélectionnez Mettre à jour.

Vous pouvez désormais configurer une action de script pour définir automatiquement la tâche de catalogue sur l’état Fermé et terminé une fois l’accord terminé. Vous devez configurer votre action de script pour qu’elle soit déclenchée par l’événement x_adosy_as.agreement.complete sur la table Accord.

Pour créer une action de script :

1. Accédez à Stratégie système > Événements > Actions de script et cliquez sur Nouveau.
2. Dans la nouvelle page Action de script :
   1. Attribuez un nom à l’action de script.
   2. Définissez le champ Nom de l’événement sur x_adosy_as.agreement.complete.
   3. Cochez la case Actif. 
   4. Dans le champ Script, copiez et collez le script à partir de la section Action de script : exemple de code ci-dessous.
3. Cliquez avec le bouton droit sur la barre d’en-tête et sélectionnez Enregistrer.

Action de script : exemple de code

// Script Action to set the catalog task state to Close Complete

(function () {

  var catalog_task = current.subject_id.getRefRecord();

  if (!catalog_task.isValidRecord() || catalog_task.getTableName() != 'sc_task') {

    return;

  }

  catalog_task.state = 3; // Closed Complete

  catalog_task.update();

})();

Utilisation d’Acrobat Sign avec la gestion des contrats

Vous pouvez utiliser Acrobat Sign avec des enregistrements autres que les enregistrements basés sur les tâches comme décrit ci-dessus dans  Composants personnalisés. Suivez les instructions ci-dessous pour découvrir comment utiliser Acrobat Sign pour la gestion des contrats. Les détails spécifiques des étapes de configuration peuvent varier en fonction des exigences de votre processus.

Pour utiliser Acrobat Sign pour la gestion des contrats, vous devez configurer les deux composants suivants :

• Action d’interface utilisateur : crée l’accord et l’envoie pour signature.  Une fois l’accord signé, un événement est déclenché. 
• Action de script : répond à l’événement et fournit une boucle de commande, en suivant le processus et en mettant à jour le contrat. 

Remarque : seuls les utilisateurs dotés des rôles « ui_action_admin » ou « admin » peuvent définir des actions d’interface utilisateur. Les utilisateurs dotés du rôle « admin » ne peuvent définir qu’une action de script.

Utilisation des API de script

Vous pouvez facilement étendre l’application Adobe Acrobat Sign pour qu’elle fonctionne avec l’un de vos processus à l’aide des API internes. L’API est accessible via l’espace de noms x_adosy_as.