Signature automatique avec options de création et d’authentification

Présentation

La signature automatique est l’une des deux méthodes disponibles pour que les utilisateurs puissent signer leurs propres documents sans avoir à inclure un autre destinataire.

L’autre méthode est Remplir et signer, qui est un processus sans champ, qui permet à l’utilisateur de cliquer simplement sur la page et de commencer à écrire.  Aucun modèle de bibliothèque compatible avec les champs ni aucune authentification de l’utilisateur n’est possible.

 

La signature automatique utilise une page de lancement similaire à la page Envoyer sans pile de destinataires et permet à l’utilisateur d’utiliser un modèle de la bibliothèque de compte.

En outre, la signature automatique peut inclure l’authentification de l’utilisateur, en utilisant les paramètres « Authentification d’identité imposée ».


Utilisation

Les processus ci-dessous supposent tous que l’expérience de Signature automatique est définie par défaut.  Si vous ne chargez pas l’expérience de signature automatique, cliquez sur le lien Passer à la fonctionnalité Ma signature classique uniquement.

  1. Commencez la transaction en cliquant sur le bouton Remplir et signer un document sur la page d’accueil.

    Signature automatique : ouvrir depuis la page d’accueil

  2. La page Remplir et signer se charge.

    Faites glisser le fichier à signer dans le champ Fichiers ou cliquez sur Ajouter des fichiers et joignez un document à partir de votre système local ou d’un emplacement réseau.

    • L’ajout d’un fichier de la section Documents de bibliothèque ajoutera le formulaire avec tous les champs déjà créés dans le modèle.
    • Vous êtes libre d’ajouter plusieurs fichiers à partir de plusieurs sources.
    Signature automatique : joindre un fichier

    Après avoir ajouté le premier fichier, le champ Nom de l’accord prend le nom du fichier (si une valeur de nom n’a pas encore été ajoutée explicitement).

    • Le paramètre Nom de l’accord peut être modifié si le nom de fichier adopté n’est pas acceptable.
    Signature automatique avec fichier ajouté

    Remarque :

    Une option permet de protéger le document signé par mot de passe.

    Lorsque cette option est activée, l’utilisateur doit fournir un mot de passe pour le fichier PDF final qui doit être saisi avant que le fichier PDF ne s’ouvre pour consultation.

     

    • Cliquez sur Signer lorsque vous êtes prêt à signer le document.
  3. La page de signature s’ouvre.

    Tous les champs existants sont disponibles pour accepter les entrées.

    • Il y aura au moins un champ de signature dans tous les cas.
    Page de signature de la signature automatique

  4. Lorsque vous avez signé l’accord, cliquez sur le bouton Cliquer pour signer pour le finaliser.

    Signature automatique : cliquer pour signer

  5. L’accord sera traité pendant un moment, puis une page « Terminé avec succès » apparaîtra.

    À ce stade, vous pouvez :

    • Envoyer une copie de l’accord : une page Envoyer une copie se charge, ce qui vous permet de saisir une ou plusieurs adresses e-mail auxquelles envoyer le document signé. 
      • Le fichier PDF signé est déjà joint.
      • Si vous disposez d’une protection par mot de passe pour le fichier PDF signé, vous devez communiquer le mot de passe aux destinataires indépendants. (Ne l’incluez pas dans le message avec le fichier PDF joint.)
    • Télécharger une copie du document signé : télécharge une copie du fichier PDF signé sur votre système local.
    • Gérer l’accord : cette option charge la page Gérer.
    • Signer un autre accord : cette option vous redirige vers la page d’origine de Signature automatique, prête pour une nouvelle signature.
    Signature automatique : succès

     

    L’accord signé est disponible sur votre page Gérer dans la section Terminé.

    Signature automatique : terminée sur la page Gérer

  1. Commencez la transaction en cliquant sur le bouton Remplir et signer un document sur la page d’accueil.

    Signature automatique : ouvrir depuis la page d’accueil

  2. La page Remplir et signer se charge.

    Faites glisser le fichier à signer dans le champ Fichiers ou cliquez sur Ajouter des fichiers et joignez un document à partir de votre système local ou d’un emplacement réseau.

    • L’ajout d’un fichier de la section Documents de bibliothèque ajoutera le formulaire avec tous les champs déjà créés dans le modèle.
    • Vous êtes libre d’ajouter plusieurs fichiers à partir de plusieurs sources.
    Signature automatique : joindre un fichier

    Après avoir ajouté le premier fichier, le champ Nom de l’accord prend le nom du fichier (si une valeur de nom n’a pas encore été ajoutée explicitement).

    • Le paramètre Nom de l’accord peut être modifié si le nom de fichier adopté n’est pas acceptable.
    Signature automatique avec fichier ajouté

    Remarque :

    Une option permet de protéger le document signé par mot de passe.

    Lorsque cette option est activée, l’utilisateur doit fournir un mot de passe pour le fichier PDF final qui doit être saisi avant que le fichier PDF ne s’ouvre pour consultation.

  3. Envoyez le ou les fichiers en création.

    • Cochez la case Prévisualiser et ajouter des champs de signature.
    • Cliquez sur Suivant.
    Option de prévisualisation de signature automatique

  4. L’environnement de création est chargé.

    Si aucun champ ne figure dans le ou les documents sélectionnés/téléchargés, la détection automatique de champs ajoute une bulle dans le coin supérieur gauche indiquant le nombre de champs probables détectés.

    • Cliquez sur ce bouton.
    Remarque :

    La détection automatique des champs ne se déclenchera pas si l’un des documents téléchargés contient déjà des champs ou si le nombre total de pages dépasse 25 pages.

    Création de signatures automatiques : détection de champs

     

    La détection de champs dépend fortement du formulaire chargé et la plupart des champs détectés seront des champs de texte sans validation.

    Pour supprimer des champs « supplémentaires », cliquez une fois sur le champ pour le sélectionner, puis appuyez sur la touche Suppr.

    Création de signatures automatiques : champs détectés

     

    L’ajout de champs supplémentaires se fait par glisser-déposer depuis la liste des champs à droite.

    Création de signatures automatiques : placement manuel des champs

    Vous trouverez ci-dessous quelques-uns des principaux types de champs et propriétés qui sont plus courants dans une expérience de signature automatique. 

    Voici une liste complète des types de champs.

    • Champs de signature : il y a de bonnes chances que vous ayez besoin d’un champ de signature.  
      • Si vous n’en importez pas un explicitement, l’application en ajoutera un à la fin du document.
      • Les signatures numériques sont prises en charge, mais limitées à une seule.  Les champs de signature supplémentaires doivent être des champs de signature électronique.
    • Champs de paraphe : si vous devez ajouter des initiales au lieu de la signature complète.
    • Champs de date : le champ « Date » de l’interface utilisateur est en lecture seule et l’application insère automatiquement la date de signature.
      • Si vous devez insérer une date qui n’est pas la date de signature, utilisez un champ de texte avec une date de validation et/ou un calcul.
    • Champs de nom complet : un champ en lecture seule qui insère une représentation de votre nom sous forme d’impression (telle qu’elle est fournie lorsque la signature est ajoutée).
    • Champs de texte : pour la saisie de texte général.  Le type de champ le plus courant pour la saisie.
      • Entrée de données multiligne (propriété des champs de texte) : permet de saisir du texte dans un champ et de renvoyer à la ligne pour autoriser plusieurs lignes de texte.

     

    Une fois tous les champs placés, cliquez sur le bouton Signer en bas à droite de l’écran.

  5. La page de signature s’ouvre.

    Tous les champs placés sont disponibles pour accepter les entrées.

    Page de signature de la signature automatique

  6. Lorsque vous avez terminé d’ajouter le contenu à l’accord, cliquez sur le bouton Cliquer pour signer pour finaliser l’accord.

    Signature automatique : cliquer pour signer

  7. L’accord sera traité pendant un moment, puis une page « Terminé avec succès » apparaîtra.

    À ce stade, vous pouvez :

    • Envoyer une copie de l’accord : une page Envoyer une copie se charge, ce qui vous permet de saisir une ou plusieurs adresses e-mail auxquelles envoyer le document signé. 
      • Le fichier PDF signé est déjà joint.
      • Si vous disposez d’une protection par mot de passe pour le fichier PDF signé, vous devez communiquer le mot de passe aux destinataires indépendants. (Ne l’incluez pas dans le message avec le fichier PDF joint.)
    • Télécharger une copie du document signé : télécharge une copie du fichier PDF signé sur votre système local.
    • Gérer l’accord : cette option charge la page Gérer.
    • Signer un autre accord : cette option vous redirige vers la page d’origine de Signature automatique, prête pour une nouvelle signature.
    Signature automatique : succès

     

    L’accord signé est disponible sur votre page Gérer dans la section Terminé.

    Signature automatique : terminée sur la page Gérer

  1. Remarque :

    L’authentification imposée et la méthode d’authentification Adobe Sign doivent être activées avant que l’authentification de signature automatique ne fonctionne.

    Commencez la transaction en cliquant sur le bouton Remplir et signer un document sur la page d’accueil.

    Signature automatique : ouvrir depuis la page d’accueil

  2. La page Remplir et signer se charge.

    Faites glisser le fichier à signer dans le champ Fichiers ou cliquez sur Ajouter des fichiers et joignez un document à partir de votre système local ou d’un emplacement réseau.

    • L’ajout d’un fichier de la section Documents de bibliothèque ajoutera le formulaire avec tous les champs déjà créés dans le modèle.
    • Vous êtes libre d’ajouter plusieurs fichiers à partir de plusieurs sources.
    Signature automatique : joindre un fichier

    Après avoir ajouté le premier fichier, le champ Nom de l’accord prend le nom du fichier (si une valeur de nom n’a pas encore été ajoutée explicitement).

    • Le paramètre Nom de l’accord peut être modifié si le nom de fichier adopté n’est pas acceptable.
    Signature automatique avec fichier ajouté

    Remarque :

    Une option permet de protéger le document signé par mot de passe.

    Lorsque cette option est activée, l’utilisateur doit fournir un mot de passe pour le fichier PDF final qui doit être saisi avant que le fichier PDF ne s’ouvre pour consultation.

     

    • Cliquez sur Signer lorsque vous êtes prêt à signer le document.
  3. Authentifiez-vous pour ouvrir l’accord.

    • L’authentification d’identité imposée exige toujours que le signataire s’authentifie à l’ouverture de l’accord.
    • L’authentification Adobe Sign est la seule méthode prise en charge pour l’authentification par signature automatique.
    Authentification par signature automatique

    Remarque :

    Selon vos paramètres, une authentification supplémentaire peut également être requise lors de l’application d’une signature et/ou de la finalisation de l’accord.

  4. La page de signature s’ouvre.

    Tous les champs existants sont disponibles pour accepter les entrées.

    • Il y aura au moins un champ de signature dans tous les cas.
    Page de signature de la signature automatique

  5. Lorsque vous avez signé l’accord, cliquez sur le bouton Cliquer pour signer pour le finaliser.

    Signature automatique : cliquer pour signer

  6. L’accord sera traité pendant un moment, puis une page « Terminé avec succès » apparaîtra.

    À ce stade, vous pouvez :

    • Envoyer une copie de l’accord : une page Envoyer une copie se charge, ce qui vous permet de saisir une ou plusieurs adresses e-mail auxquelles envoyer le document signé. 
      • Le fichier PDF signé est déjà joint.
      • Si vous disposez d’une protection par mot de passe pour le fichier PDF signé, vous devez communiquer le mot de passe aux destinataires indépendants. (Ne l’incluez pas dans le message avec le fichier PDF joint.)
    • Télécharger une copie du document signé : télécharge une copie du fichier PDF signé sur votre système local.
    • Gérer l’accord : cette option charge la page Gérer.
    • Signer un autre accord : cette option vous redirige vers la page d’origine de Signature automatique, prête pour une nouvelle signature.
    Signature automatique : succès

     

    L’accord signé est disponible sur votre page Gérer dans la section Terminé.

    Signature automatique : terminée sur la page Gérer


Activation/Désactivation

L’activation de l’expérience de signature automatique est effectuée au niveau du compte et/ou du groupe (les paramètres au niveau du groupe remplacent les paramètres au niveau du compte).

L’option permettant d’activer l’expérience est disponible en accédant à Compte > Paramètres de compte > Paramètres généraux > Workflows de signature automatique.

  • Activez l’option Utiliser la nouvelle expérience Signature automatique structurée.
  • Éventuellement, activez le lien « Changer » pour permettre aux utilisateurs de basculer entre les deux expériences.
  • Cliquez sur Enregistrer.
Accéder aux paramètres


Options de configuration

Authentification de l’utilisateur

Les administrateurs peuvent configurer le compte et/ou le groupe pour utiliser l’authentification d’identité imposée pour capturer une signature authentifiée par le système.

L’authentification par signature automatique est toujours effectuée avec la méthode d’authentification Adobe Sign, qui doit être activée pour le signataire.

  • Si vous activez l’authentification pour les destinataires internes, activez l’authentification Adobe Sign pour les destinataires internes.
  • Si vous n’activez pas l’authentification pour les destinataires internes, activez l’authentification Adobe Sign dans la section d’authentification par défaut.
  • L’authentification Adobe Sign n’a pas besoin d’être la méthode d’authentification par défaut. Elle doit simplement être disponible.

Pour configurer vos méthodes d’authentification, accédez à Compte > Paramètres de compte > Paramètres d’envoi > Méthodes d’authentification d’identité.

Accéder aux méthodes d’authentification

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