Ce document fournit aux utilisateurs de Workday la procédure à suivre pour l’activation d’un compte d’évaluation avec Adobe Sign et son intégration au sein du client Workday. Ce document est un guide d’installation. Il ne doit pas être considéré comme étant un manuel de formation exhaustif pour l’utilisation de Workday.

Si vous disposez d’un compte Adobe Sign existant, il n’est pas nécessaire d’installer la version d’évaluation. Contactez votre responsable du succès client pour intégrer Workday dans votre système.

Pour utiliser Adobe Sign dans Workday, vous devez savoir comment créer et modifier des éléments Workday tels que : environnement des processus métier, installation et configuration du client, création de rapports et intégration de Workday.

La procédure avancée permettant d’effectuer l’intégration comprend :

• Activation du compte d’évaluation avec Adobe Sign
• Création d’une clé d’intégration dans Adobe Sign
• Installation de la clé d’intégration au sein du client Workday

Activation de votre compte d’évaluation Adobe Sign

Pour obtenir une version d’évaluation de 30 jours d’Adobe Sign, complétez le formulaire suivant :

https://land.echosign.com/esign-trial-workday-registration.html

Sous un délai d’un jour ouvrable, un spécialiste Adobe Sign dans l’accueil des nouveaux utilisateurs effectuera la configuration de votre compte (dans Adobe Sign) pour Workday. Une fois la création du compte effectuée, vous recevrez un e-mail de confirmation :

Les indications de l’e-mail initialisent votre compte et vous guident vers votre page d’Accueil Adobe Sign.

Création d’une clé d’intégration

Les dernières installations requièrent la création d’une clé d’intégration dans Adobe Sign, puis sa saisie dans Workday. Cette clé permet d’authentifier les environnements Adobe Sign et Workday pour établir une confiance mutuelle et le partage de contenu. 

Création d’une clé d’intégration dans Adobe Sign :

• Ouvrez une session administrateur dans Adobe Sign.
• Accédez à Compte > Préférences personnelles > Jetons d’accès.
• Cliquez sur l’icône plus sur le côté droit de la fenêtre.

L’interface Créer une clé d’intégration se charge :

• Fournissez un nom de clé explicite (par ex. Workday).

Les éléments de la clé d’intégration suivants doivent être activés :

• agreement_read
• agreement_write
• agreement_send
• widget_read
• library_read

• Cliquez sur Enregistrer.

La page Jetons d’accès apparaît et indique les clés associées à votre compte.

• Cliquez sur la définition de clé créée pour Workday.
  • Le lien Clé d’intégration s’affiche en haut de la définition.
• Cliquez sur le lien Clé d’intégration.

La clé d’intégration s’affiche.

• Copiez cette clé et conservez-la en lieu sûr pour l’étape suivante.
• Cliquez sur OK.

Configuration du client Workday

Installation de la clé d’intégration

L’installation de la clé d’intégration au sein du client Workday permet d’établir une relation de confiance avec Adobe Sign. Une fois cette relation de confiance établie, tous les processus métier peuvent être associés à l’étape Revoir document afin d’activer le processus de signature.

Remarque : Adobe Sign est appelé « Adobe Document Cloud » dans l’ensemble de l’environnement Workday.

Installation de la clé d’intégration :

• Connectez-vous à Workday en tant qu’administrateur de compte.
• Recherchez Modifier les paramètres Client - Processus métier.

La page Modifier les paramètres Client - Processus métier se charge. 

Il existe quatre champs associés à l’intégration d’Adobe Sign :

Confirmation d’Adobe Document Cloud – Message fixe de confirmation de l’intégration

Clé d’API Adobe Document Cloud – Emplacement d’installation de la clé d’intégration

Adresse e-mail de l’expéditeur Adobe Document Cloud – Adresse e-mail de l’administrateur de groupe dans Adobe Sign

Suppression des documents en attente de signature électronique en cas d’annulation du document – Configuration facultative qui permet de supprimer les documents du cycle de signature lorsqu’un document est annulé dans Workday.

Terminer l’installation :

• Collez votre clé d’intégration dans le champ Clé API d’intégration d’Adobe Sign.
• Saisissez l’adresse e-mail de l’administrateur Adobe Sign dans le champ Adresse e-mail de l’expéditeur Adobe Document Cloud.
• Cliquez sur OK.

La fonctionnalité d’Adobe Sign peut maintenant être ajoutée à tous les processus métier en ajoutant l’étape Revoir document et en la configurant de manière à utiliser « eSign by Adobe » comme type de signature électronique.

Configuration de l’étape de révision de document

Les types de documents pouvant être utilisés pendant l’étape de révision de document sont les suivants : documents statiques, documents créés pendant une étape de création de document dans le même processus métier, rapports créés à l’aide de Workday Report Designer. Les balises de texte Adobe peuvent être utilisées dans tous les cas précédemment mentionnés pour modifier l’apparence et le positionnement des éléments spécifiques d’Adobe Sign. La source du document doit être spécifiée dans la définition du processus métier. Il n’est pas possible de télécharger un document ad hoc lors de l’exécution du processus métier.

L’utilisation d’Adobe Sign lors de l’étape de révision de document permet de disposer de groupes de signataires sérialisés, ce qui est une fonctionnalité propre à cette solution. Cela vous permet de spécifier un ordre de signature en fonction de groupes établis selon des rôles définis. Les groupes de signature en parallèle ne sont pas pris en charge.

Pour obtenir de l’aide concernant l’étape de révision de document, consultez le Guide de démarrage rapide.

Assistance technique

Assistance Workday

Propriétaire de l’intégration, Workday devra être votre premier point de contact pour toute question concernant l’intégration, les demandes relatives aux fonctionnalités ou les problèmes de fonctionnement général de l’intégration.

La communauté Workday propose de nombreux articles de qualité concernant le dépannage de l’intégration et la création de documents :

• Dépannage des intégrations de signature électronique
• Étape de révision de documents
• Création de documents dynamiques
  
• Conseils pour la configuration de la création de documents d’offre

Assistance Adobe Sign

En tant que partenaire de l’intégration, Adobe Sign doit être contacté lorsque l’intégration ne peut obtenir des signatures ou lorsque la notification de signatures en attente fait défaut.

Pour obtenir une assistance, les utilisateurs Adobe Sign doivent contacter leur responsable du succès client. Vous pouvez également contacter le support technique au 1-866-318-4100. Patientez jusqu’à l’annonce de la liste des produits, puis saisissez 4, puis 2 (lorsque vous y êtes invité).

• Ajout de balises de texte Adobe sur des documents
  
• Configuration et exemples de la fonctionnalité de révision de document