Creazione di PDF accessibili

È importante che i contenuti siano accessibili al pubblico più vasto possibile e siano conformi agli standard e alle normative di accessibilità, ad esempio WCAG 2.0 e Sezione 508 della legge sulla riabilitazione del governo statunitense. Con documento elettronico “accessibile” si intende un documento ottimizzato per i lettori di schermo e altri dispositivi di assistenza utilizzati da persone con disabilità. La creazione di contenuti accessibili svolge anche un ruolo fondamentale nell’ottimizzazione dei documenti PDF per consentirne la corretta indicizzazione nei motori di ricerca Internet.

Questo tipo di accessibilità richiede l’assegnazione di tag a tutto il contenuto del documento sulla base della sua struttura gerarchica (intestazioni, paragrafi, elenchi, tabelle e così via) e l’ordinamento del contenuto secondo un percorso lineare dall’inizio alla fine. Un requisito aggiuntivo per i documenti accessibili consiste nell’identificare nel contesto il contenuto diverso dal testo, ad esempio, grafica e immagini, e descrivere quanto visualizzato.

InDesign offre un flusso di lavoro semplice e diretto che riduce drasticamente i tempi e l’impegno necessari per produrre documenti PDF accessibili da un layout di InDesign. La maggior parte delle attività sono eseguite in InDesign e solo alcuni passaggi finali sono da completare in Adobe Acrobat. In questo modo, le informazioni gerarchiche e strutturali sono nel file InDesign, rendendo gli aggiornamenti più rapidi e semplici quando è necessario generare una revisione del documento PDF accessibile.

Per creare un PDF accessibile, dovete effettuare le seguenti operazioni:

• InDesign per preparare un documento per l’esportazione di un PDF accessibile utilizzando la procedura descritta in questo articolo.
• Acrobat per completare il processo di accessibilità. Questi passaggi non possono essere completati con l’applicazione gratuita Adobe Reader.

Flusso di lavoro per la creazione di PDF accessibili

La maggior parte delle operazioni necessarie per creare la struttura e preparare un documento per l’accessibilità può essere effettuata direttamente in InDesign, riducendo a pochi passaggi il lavoro da completare in Acrobat dopo l’esportazione. Potete specificare la gerarchia strutturale e l’ordine del contenuto del documento in InDesign, che conserva la struttura in caso fosse necessario modificare successivamente il documento ed esportare un nuovo PDF.

Passaggi necessari in InDesign

L’uso coerente degli stili paragrafo di InDesign in un documento è essenziale per esportare in modo efficiente e corretto il contenuto nel PDF. Basate gli stili sulla loro struttura gerarchica (titolo principale, intestazioni secondarie, sottotitoli e così via) e applicateli in modo appropriato ai paragrafi in base al loro ruolo gerarchico nel documento.

Durante la creazione degli stili di InDesign, configurate i Tag per esportazione di ciascuno stile (nella finestra di dialogo Opzioni stile paragrafo), in base al suo ruolo nel documento PDF, paragrafo (P), livelli titolo da 1 a 6 (H1 - H6) o artefatto. Le tabelle e gli elenchi puntati e numerati sono riconosciuti automaticamente nel processo di esportazione e il tag è assegnato correttamente.

Le immagini di un layout di stampa possono essere visualizzate ovunque nelle pagine affiancate e gli utenti vedenti possono collegare l’immagine e il testo pertinente durante la lettura. I lettori di schermo elaborano il contenuto in modo lineare. Dato che i lettori di schermo utilizzano strumenti di sintesi vocale per descrivere le immagini, devono essere posizionati il più vicino possibile al testo relativo all’immagine. L’ancoraggio degli oggetti trascinati di InDesign semplifica il posizionamento del riferimento all’immagine nella posizione appropriata senza alterare il layout di stampa.

I lettori di schermo possono solo indicare la presenza di un’immagine. La comunicazione di ciò che l’immagine raffigura richiede la presenza del testo alternativo (testo alt). Con le Opzioni di esportazione oggetti in InDesign, potete specificare il testo alternativo dai metadati in un file di immagine o aggiungere testo alternativo personalizzato a qualsiasi immagine, grafica o gruppo di oggetti in un layout.

In un PDF accessibile, i sommari, i segnalibri, i collegamenti ipertestuali e i rimandi possono fungere da meccanismi di navigazione verso il contenuto a cui si fa riferimento. Consentono inoltre a chi utilizza i lettori di schermo di spostarsi in modo efficiente nel documento utilizzando i collegamenti creati da questi meccanismi.

L’ordine dei tag di un documento PDF è essenziale ai fini della sua leggibilità. Il pannello Articoli di InDesign consente di definire con precisione a quale contenuto del documento è assegnato un tag e in quale ordine. Potete aggiungere contenuto trascinando e rilasciando cornici e oggetti nel pannello Articoli, disponendoli poi nell’ordine di lettura desiderato. Potete anche suddividere il contenuto in articoli più piccoli senza influire sul layout della pagina.

Per l’accessibilità, nonché per l’ottimizzazione dei motori di ricerca, un file PDF richiede un titolo del documento e una descrizione del suo contenuto. Quando salvate queste informazioni nella finestra di dialogo Informazioni file di InDesign, queste sono trasferite automaticamente ad Acrobat come metadati richiesti.

Quando utilizzate le opzioni di esportazione per PDF di InDesign (stampa o interattivo), la creazione di tag, l’organizzazione e l’inserimento di segnalibri definiti nel layout diventano la struttura di tag, l’ordine e lo schema di navigazione del documento PDF risultante.

Passaggi obbligatori in Acrobat

In InDesign non è possibile impostare la lingua del documento. La lingua deve essere specificata nelle opzioni Avanzate della finestra di dialogo Proprietà documento Acrobat.

Per impostazione predefinita, Acrobat visualizza il nome file del PDF nella barra del titolo della finestra del documento. Ai fini dell’accessibilità, questo deve essere sostituito dal titolo del documento definito nella finestra di dialogo Informazioni file di InDesign. A tale scopo, scegliete Titolo del documento anziché Nome file nell’opzione Vista iniziale della finestra di dialogo Proprietà documento Acrobat.

La struttura definita nel pannello Articoli di InDesign è salvata nel file PDF esportato, ma dovete indicare ad Acrobat di rispettare la struttura. Per utilizzare l’ordine specificato dalla struttura del documento InDesign, selezionate tutte le pagine nel riquadro Miniature di pagina di Acrobat, scegliete Proprietà pagina dal menu Opzioni, quindi selezionate Usa struttura del documento per l’ordine di tabulazione.

Al termine della procedura, verificate che il documento non contenga errori scegliendo Controllo completo dagli strumenti di accessibilità di Acrobat.

Creazione di un PDF accessibile

Aggiunta di istruzioni per tag per esportazione agli stili paragrafo

La definizione dei tag per esportazione in uno stile paragrafo crea un’associazione tra il testo che utilizza questo stile e il suo ruolo nella struttura semantica del documento PDF. Potete impostare uno stile paragrafo su uno degli otto tag PDF di base.

Se non assegnate i tag per esportazione, tutti gli stili sono impostati automaticamente su Automatico. L’impostazione Automatico rispetta tutti i tag da stile a XML che possono essere stati definiti in un flusso di lavoro basato su XML precedente. Se non sono state stabilite relazioni da stile a XML, l’impostazione Automatico li converte in un tag P in Acrobat. Non è possibile analizzare ulteriormente il documento per determinare una struttura di intestazione. A causa di questo comportamento predefinito, l’assegnazione esplicita dei tag per esportazione agli stili paragrafo è un passaggio essenziale per l’accessibilità.

Impostate le opzioni Tag per esportazione per uno stile nell’area Tag per esportazione della finestra di dialogo Opzioni stile paragrafo. Se utilizzate la funzione Elenchi puntati e numerati di InDesign, agli elenchi puntati e numerati sono assegnati tag come elenchi non ordinati o ordinati, rispettivamente e convertiti automaticamente, a seconda delle opzioni selezionate nel processo di esportazione. Gli elenchi creati manualmente non sono riconosciuti come elementi di elenco.

Le impostazioni di Tag per esportazione di InDesign consentono due diversi schemi di assegnazione dei tag. Le opzioni per EPUB e HTML non influiscono sulle opzioni per PDF, che devono essere impostate separatamente. Anche se il ruolo assegnato a un paragrafo specifico sarà probabilmente simile tra i due file, il PDF ha meno opzioni e nessuna opzione personalizzata di assegnazione dei tag.

Se un progetto contiene già gli stili, potete mappare tutti gli stili del documento in un unico passaggio scegliendo Modifica tutti i tag di esportazione nel menu del pannello Stili paragrafo. Nella finestra di dialogo visualizzata, selezionate l’opzione PDF e assegnate i tag PDF dai menu a discesa nella colonna a destra fino ai nomi degli stile paragrafo nella colonna sinistra.

In Acrobat, la mappa dei ruoli rispecchia le associazioni create tra lo stile Intestazione di InDesign e il tag H1, nonché tra lo stile Intestazione sezione e il tag H2, entrambi assegnati nelle opzioni Esportazione per tag per i rispettivi stili in InDesign.

Aggiunta di testo alternativo utilizzando le Opzioni di esportazione oggetti

Le immagini di un documento PDF accessibile richiedono un testo alternativo, in modo che l’immagine possa essere descritta da un lettore di schermo o da un dispositivo di supporto. Il testo alternativo per un’immagine può essere aggiunto tramite il riquadro Struttura XML o con le Opzioni di esportazione oggetti (Oggetto > Opzioni di esportazione oggetti). Questa finestra di dialogo non è modale, pertanto può rimanere aperta durante il lavoro del documento, consentendovi di spostarvi rapidamente da un’immagine all’altra e di assegnare metadati senza chiudere e aprire ripetutamente la finestra di dialogo.

Nella finestra di dialogo Opzioni di esportazione oggetti sono disponibili tre schede: Testo alt, PDF con tag ed EPUB e HTML. Il testo alternativo è applicabile sia ai flussi di lavoro PDF che EPUB/HTML. Potete generare il testo alternativo dalla struttura XML del documento (se disponibile) o dai metadati XMP dell’immagine (se presenti). In alternativa, potete aggiungere direttamente il testo alternativo all’istanza specifica dell’immagine nel layout selezionando Personalizzato dal menu a discesa Sorgente testo Alt.

I metadati XMP per un’immagine sono disponibili come possibile testo alternativo in InDesign. La scelta migliore nella maggior parte dei casi è quella di specificare il testo alternativo dai metadati XMP, perché il collegamento tra il testo alternativo e i metadati nel file è dinamico. Se i metadati cambiano, il testo viene aggiornato quando aggiorni il collegamento dell’immagine nel documento InDesign. La mancata inclusione dei tag Alt per tutte le immagini comporterà errori in seguito nel flusso di lavoro, durante l’esecuzione del controllo di accessibilità di Acrobat.

Nel documento PDF finale, il testo alternativo viene visualizzato come descrizione comando quando l’utente passa sopra un’immagine. Il testo alternativo viene anche letto come descrizione dell’immagine quando si utilizza la funzione Lettura a voce alta di Acrobat o quando il PDF viene letto da un dispositivo di supporto o da un software di lettura dello schermo.
 

Ancoraggio delle immagini nel flusso del testo

Quando le immagini sono inserite nella pagina di un layout di stampa, non devono necessariamente essere posizionate accanto al testo a cui si riferiscono. Per gli utenti vedenti, non è insolito che il testo contenga riferimenti a un’immagine che si trova in un altro punto del documento. Tuttavia, quando state stabilendo il flusso del contenuto per un documento PDF accessibile, tali immagini devono essere descritte nel punto appropriato del flusso. InDesign consente di inserire un riferimento leggibile dal computer all’immagine nel testo, ancorando la cornice grafica che contiene l’immagine a una posizione appropriata all’interno della cornice di testo.

Ogni cornice e gruppo di oggetti di InDesign visualizza un piccolo quadrato blu sul bordo superiore. Per ancorare un oggetto in una posizione accessibile nel flusso del testo senza modificare la posizione originale dell’oggetto, fate clic e tenete premuto sul quadrato blu, quindi trascinatelo nella posizione desiderata all’interno del testo e rilasciatelo. Il quadrato blu diventa un’icona di ancoraggio che indica che l’oggetto è ancorato.

Nel file PDF, il tag Figure per l’immagine ancorata viene visualizzato all’interno del tag <body_copy> appropriato nell’articolo principale; a tale tag farà riferimento e verrà descritto dal suo testo alternativo in quel punto.

Configurazione di un ordine di lettura con il pannello Articoli

Il pannello Articoli di InDesign consente di stabilire un ordine di lettura del contenuto di un documento per Acrobat interamente in InDesign senza utilizzare il riquadro della struttura XML. Acrobat riconosce questo ordine e lo seguirà nel PDF esportato una volta istruito a farlo in Acrobat.

Per stabilire l’ordine di lettura in InDesign, aprite il pannello Articoli (Finestra > Articoli) e fate clic sull’oggetto o sugli oggetti desiderati nella pagina da includere nell’articolo. Trascinate gli oggetti nel pannello Articoli e rilasciate il mouse. Gli oggetti sono elencati nell’ordine con cui avete fatto clic su di essi. Assegnate un nome all’articolo quando richiesto o mantenete il nome predefinito Articolo 1. In alternativa, potete utilizzare il comando Seleziona tutto (Comando/Ctrl+A) e fare clic sul pulsante Nuovo articolo nella parte inferiore del pannello Articoli per aggiungere tutti gli oggetti selezionati e creare un nuovo articolo in un unico passaggio (potete rinominarlo in un secondo momento). Agli oggetti sono assegnati nomi predefiniti in base al tipo e al contenuto dell’oggetto. Se a un oggetto è già stato assegnato un nome specifico nel pannello Livelli, il nome viene mantenuto nel pannello Articoli.

Quando aggiungete un nuovo articolo al pannello Articoli di InDesign, dovete selezionare Includi durante esportazione (impostazione predefinita) per consentire la corretta assegnazione del tag per l’articolo e il suo ordinamento nel file PDF.

Organizzate il contenuto nel pannello Articoli trascinando verso l’alto o verso il basso un elemento all’interno di un articolo finché tutti gli elementi non sono nell’ordine desiderato. L’ordine di lettura è dall’alto verso il basso. Il riordino nel pannello articoli non influisce sulla posizione o sull’aspetto degli elementi nella pagina di InDesign. Potete anche aggiungere elementi provenienti da diverse parti del layout in un articolo esistente trascinandoli dal layout al pannello Articoli o selezionandoli e scegliendo Aggiungi selezione ad articoli selezionati dal menu del pannello Articoli. Per suddividere in modo appropriato la struttura del contenuto, potete creare più articoli.

Aggiunta di segnalibri, rimandi e collegamenti ipertestuali per la navigazione

I rimandi, i collegamenti ipertestuali e i segnalibri sono pratici per i lettori vedenti, ma sono anche strumenti di navigazione essenziali per i non vedenti. Questi meccanismi di navigazione sono il mezzo con cui gli utenti con disabilità si spostano nel documento e ricevono una panoramica del contenuto e della sua organizzazione. Il sommario (TOC) generato in InDesign può aggiungere segnalibri automaticamente quando nella finestra di dialogo Sommario è selezionata l’opzione Crea segnalibri PDF. Potete anche aggiungere segnalibri personalizzati indipendenti da un sommario dinamico nel pannello Segnalibri (Finestra > Interattivo > Segnalibri). Potete collegare i segnalibri a un ancoraggio di testo (i segnalibri creati quando è selezionato un testo di destinazione specifico) o pagine (segnalibri creati durante la visualizzazione di una pagina in InDesign senza testo selezionato).

Potete disporre i segnalibri in modo gerarchico nel pannello Segnalibri di InDesign, nonché nidificare segnalibri specifici segnalibri di categorie più ampie per indicare e distinguere più chiaramente le sezioni del documento. Quando esportate in PDF con le impostazioni corrette, i segnalibri di InDesign e la loro struttura organizzativa hanno un’esatta corrispondenza nel riquadro Segnalibri di Acrobat e funzionano come collegamenti selezionabili per il contenuto appropriato.

I collegamenti ipertestuali a posizioni esterne come siti Web o a posizioni del documento come ancoraggi di testo, forniscono ulteriori punti di navigazione a un livello più dettagliato che potrebbe non essere appropriato o necessario nella struttura dei segnalibri del documento. I collegamenti ipertestuali PDF sono creati con l’esportazione dei collegamenti creati nel pannello Collegamenti ipertestuali di InDesign e tutti i rimandi creati utilizzando la funzionalità Rimandi di InDesign. I rimandi creati in InDesign si traducono automaticamente in collegamenti ipertestuali nel documento PDF esportato.

Aggiunta di elementi modulo interattivi

Con le funzioni per la creazione di moduli in InDesign, è disponibile il supporto per l’assegnazione di tag a determinati elementi interattivi, ad esempio campi e pulsanti del modulo. Un modulo di InDesign esportato contiene i tag <Annot> (annotazione) necessari per renderlo accessibile nel documento PDF risultante.
InDesign supporta la creazione di caselle di controllo, caselle di riepilogo e combinata, pulsanti di scelta, campi di testo e campi firma, creati nel pannello Pulsanti e moduli (Finestra > Interattivo > Pulsanti e moduli). Ogni elemento del modulo contiene sia il valore nome che il valore descrizione che devono far parte della sua definizione. La descrizione è essenziale per l’accessibilità, perché funziona sia come descrizione comando che come testo alternativo per l’elemento del modulo. Il modulo può anche avere un’etichetta visibile (ad esempio, Nome, Azienda, Telefono) nella pagina, ma con il passaggio dell’utente da campo a campo o da casella a casella, sono lette solo le informazioni assegnate all’elemento modulo; il testo adiacente non è letto.

È essenziale verificare che l’ordine di tabulazione dei vari elementi del modulo (compresi i pulsanti di invio) sia stabilito correttamente prima dell’esportazione, così quando l’utente passa o è guidato da un dispositivo di supporto, tra i campi e le opzioni del modulo, l’ordine seguito per ogni passaggio è quello corretto. Quando il modulo è progettato e la sua funzionalità è definita nel pannello Pulsanti e moduli, verificate la finestra di dialogo Ordine tab (Oggetto > Interattivo > Imposta ordine tab) per confermare che tutti gli elementi del modulo siano elencati nell’ordine corretto. Apportate le regolazioni o le correzioni necessarie utilizzando i pulsanti Sposta in alto e Sposta in basso. In alternativa, potete aggiungere gli elementi del modulo al pannello Articoli nell’ordine di tabulazione appropriato, ma il controllo dell’ordine nella finestra di dialogo Ordine tab rappresenta sempre una buona misura di controllo della qualità. Nella finestra di dialogo Ordine tab è elencato l’ordine con cui un utente si sposta in un modulo, dall’alto verso il basso, con il tasto Tab o con un dispositivo di supporto.

Aggiunta di metadati del file al documento InDesign

I documenti PDF accessibili richiedono, come minimo, il titolo del documento e una breve descrizione del contenuto. Queste informazioni sono memorizzate nei metadati del file, a cui è possibile accedere dalla finestra di dialogo Proprietà documento in Acrobat. I metadati possono (e devono) avere origine nella finestra di dialogo Informazioni file del documento InDesign (File > Info file), dove possono essere modificati e aggiornati facilmente e conservati ogni volta che viene creato un nuovo documento PDF.

Esportazione per l’accessibilità

Dopo aver preparato il documento per l’accessibilità in InDesign, potete esportarlo (File > Esporta) in PDF utilizzando le opzioni del formato Adobe PDF (interattivo) o Adobe PDF (stampa). Il tipo di PDF scelto dipende dal contenuto o meno di elementi interattivi quali maschere, pulsanti, audio o video. Sebbene la formattazione sia identica per entrambi i tipi di PDF, questi offrono opzioni diverse nelle rispettive finestre di dialogo. Il formato Adobe PDF (Stampa) esporta segnalibri e collegamenti ipertestuali, ma non pulsanti, audio, video o animazioni. Potete solo scegliere di includere l’aspetto di questi elementi interattivi, non la loro funzionalità, o di non includerli affatto.

Per essere accessibile, il PDF esportato deve contenere tag, quindi assicuratevi di selezionare l’opzione Crea PDF con tag nella finestra di dialogo Esporta a prescindere dal tipo di PDF. Nella finestra di dialogo Esporta in PDF interattivo, selezionate l’opzione Usa struttura per ordine tab per non dover effettuare successivamente questo passaggio manualmente in Acrobat. Per attivare segnalibri, collegamenti ipertestuali, rimandi e pulsanti, impostate l’opzione Moduli e supporti su Includi tutto. Tutte le altre impostazioni della finestra di dialogo sono facoltative e sono soggette alle esigenze o alle preferenze specifiche. Per aprire automaticamente il documento PDF al termine dell’esportazione, selezionate l’opzione Visualizza dopo l’esportazione. Potete quindi passare ai pochi passaggi finali richiesti in Acrobat.

Verifica del PDF esportato in Acrobat

Come per qualsiasi documento pubblicato, è sempre buona norma verificare la versione finale per controllare che non vi siano possibili risultati non previsti. Esaminando la struttura di tag nel riquadro Tag di Acrobat, potete comprendere meglio la connessione tra la preparazione di InDesign e il documento PDF finale.
Il riquadro Ordine di Acrobat può non corrispondere all’ordine stabilito nel pannello Articoli di InDesign e non riflette necessariamente l’ordine di lettura utilizzato dalle tecnologie di assistenza e la funzionalità Lettura a voce alta di Acrobat. Solo l’ordine del pannello Tag, come determinato dalla disposizione del contenuto nel pannello Articoli di InDesign, rappresenta l’ordine di lettura del contenuto PDF, indipendentemente dalla sequenza visualizzata nel pannello Ordine o nella modalità di ridisposizione di Acrobat.

Assegnazione della lingua del documento in Acrobat

Dopo aver creato il file PDF, potete passare ad Acrobat per completare i passaggi rimanenti per rendere il documento PDF accessibile. Il primo passaggio consiste nell’impostare la lingua del documento nella scheda Avanzate della finestra di dialogo Proprietà file (File > Proprietà). InDesign non dispone di un’impostazione corrispondente, pertanto è necessario impostare la lingua in Acrobat. Si consiglia inoltre di impostare il documento per visualizzarne il titolo nella barra del titolo della finestra del documento anziché il relativo nome file. Questa modifica può essere implementata nelle opzioni Vista iniziale della finestra di dialogo Proprietà documento.

Specifica dell’ordine di tabulazione

La struttura creata nel pannello articoli di InDesign viene esportata nel file PDF, ma non viene impostata automaticamente come ordine seguito quando si passa con il tasto Tab tra gli elementi interattivi quali collegamenti ipertestuali e campi del modulo. L’ordine di tabulazione deve essere impostato nel riquadro Miniature di pagina di Acrobat (Visualizza > Mostra/Nascondi > Pannelli di navigazione > Miniature di pagina). Evidenzia tutte le miniature delle pagine del documento, quindi scegli Proprietà pagina dal menu Opzioni nel riquadro Miniature di pagina. Nell’area Ordine tab della finestra di dialogo Proprietà pagina, modificate l’ordine del contenuto da Non specificato a Usa struttura del documento.

Se il documento è stato esportato come file PDF interattivo e avete selezionato l’opzione Usa struttura per ordine tab, potete saltare questo passaggio. Poiché la versione di stampa della finestra di dialogo Esporta Adobe PDF di InDesign non dispone di questa opzione, dovete selezionarla in Acrobat.

Esecuzione del controllo di accessibilità di Acrobat

Dal riquadro Strumenti di Acrobat, espandete le opzioni Accessibilità (Visualizza > Strumenti > Accessibilità) e selezionate Controllo completo. Verificate che l’opzione Crea rapporto accessibilità sia selezionata. Questa opzione indica se il documento è privo di errori e, in caso contrario, fornisce i dettagli dei problemi.