Questo articolo contiene informazioni prerelease. Le date di rilascio, le funzioni e altre informazioni sono soggette a modifiche senza preavviso.
Assicurati che i documenti firmati rimarranno leggibili, accessibili e conformi per decine di anni.
PDF/A è un formato specializzato sviluppato per la conservazione a lungo termine dei documenti. Limita le funzioni come la crittografia, i font esterni e il file multimediali non supportati per mantenere i file autonomi e accessibili nel tempo.
L’utilizzo di PDF/A aiuta a soddisfare i requisiti normativi, protegge l’integrità dei documenti e evita problemi relativi ai formati di file in futuro. Acrobat Sign applica la conformità ai file PDF/A durante il flusso di lavoro dell’accordo, dal caricamento alla firma all’archiviazione.
I flussi di lavoro PDF/A sono particolarmente utili per le organizzazioni con esigenze di archiviazione a lungo termine, come quelle in finanza, sanità e amministrazione.
I vantaggi dell’utilizzo di flussi di lavoro PDF/A
- Soddisfare le normative di conformità e conservazione
- Mantenere la formattazione del documento stabile e leggibile
- Evitare i costi relativi alla riformattazione o alla migrazione dei file archiviati
- Aumentare la fiducia nell’integrità dei record firmati
acrobat sign supporta la conversione dei file nei tipi di file PDF/A-2B o PDF/A-3B.
Configurazione
Disponibilità:
- acrobat standard e acrobat pro: Disabilitato; Non configurabile
- Acrobat Sign Solutions: supportato
- Acrobat Sign per la Pubblica amministrazione: supportato
Ambito di configurazione:
Gli amministratori possono abilitare questa opzione a livello di account e di gruppo.
Accedi a questa funzione passando dal menu di configurazione dell’amministratore a Impostazioni globali > Flussi di lavoro PDF/A
Sono disponibili le opzioni seguenti:
L'abilitazione dei flussi di lavoro PDF/A consente agli amministratori di accedere ai controlli PDF/A e indirizza Acrobat Sign a convalidare e convertire i file nel formato PDF/A.
Gli amministratori devono selezionare uno dei due livelli di conformità in cui Acrobat Sign convertirà i file quando la normalizzazione è abilitata. Questo è il livello predefinito di qualsiasi accordo creato se la normalizzazione è disabilitata:
| Livello di conformità | Descrizione | Ideale per |
|---|---|---|
| PDF/A-2b | Preserva l'aspetto visivo del documento per l'archiviazione a lungo termine. Garantisce che testo, caratteri, immagini e colori rimangano coerenti nel tempo. Questo è il livello più comunemente utilizzato per la conformità. |
Esigenze generali di conformità e archiviazione standard. |
| PDF/A-3b | Offre la stessa conservazione visiva del 2b, ma consente anche di incorporare file non PDF/A (come XML, CSV o fogli di calcolo) all'interno del pdf per esigenze aggiuntive di conservazione dei record. | Organizzazioni che necessitano di archiviare dati di origine o file supplementari insieme al pdf firmato. |
Abilita la normalizzazione PDF/A per convertire attivamente i file caricati al livello di conformità selezionato.
- I file pdf saranno convalidati e convertiti al livello di conformità selezionato. I pdf caricati con il livello di conformità selezionato saranno valutati e riparati se necessario.
- Se i flussi di lavoro PDF/A sono abilitati, ma la normalizzazione non è attivata, Acrobat Sign valuta ogni file caricato e adotta il livello di conformità del primo file PDF/A caricato con uno standard supportato.
- Se nessun documento PDF caricato è in formato PDF/A, l'accordo utilizza per impostazione predefinita il livello di conformità selezionato nei controlli.
Quando i file vengono convertiti nello standard di file selezionato e convalidati, potrebbero verificarsi degli errori. Questi errori possono derivare da molteplici origini e interromperanno il processo dell'accordo.
Se l'opzione per ignorare gli errori di convalida è abilitata, acrobat sign ignorerà gli errori e procederà con la generazione dell'accordo. Questi accordi potrebbero non essere completamente conformi allo standard PDF/A e non dovrebbero essere trattati come tali per nessun motivo.
In questa situazione, l'utente deve riformattare il file originale in modo che non produca più errori.
Gli errori più comuni sono che il documento originale:
- Contiene font che non sono presenti nell'elenco dei font supportati.
- Utilizza uno schema colore diverso da sRGB.
I controlli di amministrazione Protezione password per documenti firmati vengono modificati per sopprimere qualsiasi opzione che consenta di applicare una password di sigillo:
Entrambi le interfacce Richiedi firme e Progettazione flussi di lavoro rimuovono l’opzione per aggiungere una password a livello utente:
Acrobat Sign non supporta la modifica o la firma digitale di documenti PDF/A.
L'abilitazione dei flussi di lavoro PDF/A disabilita l'opzione Scarica e firma con Acrobat per i flussi di lavoro con firma digitale. Gli accordi devono essere firmati utilizzando firme basate su cloud.
acrobat sign non supporta il download e la firma fisica di un accordo.
L’abilitazione di flussi di lavoro PDF/A disattiva automaticamente l’opzione Scarica e firma con Acrobat per i flussi di lavoro di firma digitale. Gli accordi devono essere firmati utilizzando firme basate su cloud.
Come utilizzare questa funzione
Quando questa opzione è attivata, il flusso di lavoro PDF/A include i passaggi di convalida per garantire la conformità completa:
- La conversione di documenti Word è supportata. I documenti non PDF vengono prima convertiti in PDF e poi convertiti nel livello di conformità PDF/A selezionato.
- I documenti pdf vengono convalidati in base al livello di conformità selezionato: PDF/A-2b o PDF/A-3b.
- I file che soddisfano i requisiti di PDF/A vengono accettati e conservati durante tutto il processo di firma.
- Se un documento non viene convalidato, l’accordo viene bloccato e viene visualizzato un messaggio di errore:
- {File Name}: il file non è conforme alla specificazione PDF/A: indica che il file caricato non soddisfa i requisiti PDFA/A-2b.
- {File Name}: file non può essere caricato: indica che la protezione da password o la crittografia bloccano il caricamento del file.
Il documento firmato e il relativo report di audit includono un marcatore di conformità che identifica lo stato PDF/A.
Report di audit e registri Attività
Per i flussi di lavoro PDF/A verrà generato un evento di audit che indica che l’accordo è in conformità con il PDF/A, oltre che il relativo livello di conformità.
- Anche il rapporto di verifica stesso è conforme a PDF/A.
- Il registro delle attività include anche una nota che indica la conformità a PDF/A.
Aspetti da considerare
La conformità dei PDF/A imposta restrizioni su alcune funzioni di Acrobat Sign:
- La protezione tramite password è disattivata per gli accordi PDF/A.
- L’opzione per aggiungere Protezione tramite password per documenti firmati a un accordo (tramite le impostazioni dell’accordo o Progettazione flussi di lavoro) è soppressa per impedire l’applicazione di una password.
- I controlli nel menu di amministrazione che richiedono una password per documenti firmati vengono modificati per rimuovere tutte le opzioni che consentono le password.
- La crittografia è disabilitata, anche se non richiede una password per decriptare il documento. I documenti PDF/A firmati non vengono crittografizzati dopo il download.
- Lo schema colore deve essere sRGB.La conversione può fallire se il documento originale specifica uno schema colore diverso da sRGB, ad esempio CMYK.
- Font incorporati - I documenti devono contenere solo font incorporati. Se un Utente fornisce un documento non pdf che acrobat sign può convertire in pdf, tale documento deve utilizzare solo font supportati.
- acrobat sign può incorporare un font solo dal set di font utilizzati per modificare i documenti.
- acrobat sign non può incorporare font non concessi in licenza.
Font supportati
Adobe Acrobat Sign supporta queste categorie di font per PDF/A:
- Font di Microsoft Office - I font tipicamente inclusi in un'installazione normale di Microsoft Office sono supportati.
Font aggiuntivi supportati
- Adobe Arabic
- Adobe Caslon Pro
- Adobe Clean
- Adobe Devanagari
- Adobe Fan Heiti Standard
- Adobe Fangsong Standard
- Adobe Garamond Pro
- Adobe Gothic Standard
- Adobe Hebrew
- Adobe Heiti Standard
- Adobe Jenson Pro
- Adobe Kaiti Standard
- Adobe Ming Standard
- Adobe Myungjo Standard
- Adobe Pi Standard
- Adobe Song Standard
- Adobe Text Pro
- Adobe Thai
- Alexa Standard
- Arno Pro
- Balzano Standard
- Banshee normale
- Bell Centennial normale
- Bickham Script Pro
- Birch normale
- Blackoak normale
- Brioso Pro
- Brush Script normale
- Caflisch Script Pro
- Caliban normale
- Century Old Style normale
- Chaparral Pro
- Charlemagne normale
- Cooper Black normale
- Copal normale
- Coriander normale
- Cottonwood normale
- Courier normale
- Cronos Pro
- Cutout normale
- Flood normale
- Fusaka normale
- Garamond Premier Pro
- Giddyup normale
- Graphite normale
- Heisei Kaku Go normale
- Heisei Maru Go normale
- Heisei Min normale
- Hobo normale
- Hypatia Sans Pro
- Immi Five O Five normale
- Ironwood normale
- Juniper normale
- Kazuraki SP2N
- Kazuraki SPN
- Kepler Standard
- Kozuka Gothic Pr6N
- Kozuka Gothic Pro
- Kozuka Gothic Pro VI
- Kozuka Gothic normale
- Kozuka Mincho Pr6N
- Kozuka Mincho Pro
- Kozuka Mincho Pro VI
- Kozuka Mincho normale
- Letter Gothic normale
- Lithos Pro
- Madrone normale
- Mesquite normale
- MICR normale
- Minion Pro
- Myriad Arabic
- Myriad Hebrew
- Myriad Pro
- Myriad normale
- Mythos normale
- News Gothic normale
- Nueva normale
- OCRA normale
- OCRB normale
- Orator Normale
- Ouch Normale
- Pepperwood Normale
- Poetica Normale
- Ponderosa Normale
- Poplar Normale
- Postino Normale
- Prestige Elite Normale
- Quake Normale
- Rad Normale
- Rosewood Normale
- Ryo Clean Plus N
- Ryo Display Plus N
- Ryo Display Normale
- Ryo Gothic Plus N
- Ryo Gothic Normale
- Ryo Text Plus N
- Ryo Text Normale
- Sanvito Pro
- Shuriken Normale
- Stencil Normale
- Strumpf Normale
- Symbol Normale
- Tekton Pro
- Toolbox Normale
- Trajan Pro
- Utopia Normale
- Viva normale
- Voluta Script Pro
- Warnock Pro
- Willow normale
- Woodtype Ornaments normale
- Zebrawood normale
Font giapponesi
- BIZ UDMingcho
- BIZ UDPGothic
- HG S Kyokasho
- HG S Mincho
- Hiragino Kyokasho
- Hiragino Maru Gothic
- Hiragino Mincho
- Hiragino Reisho
- Hiragino Seikaishotai
- Hiragino Soei Kakupoptai
- Meiryo
- MS Mincho
- OCR B
- UD Digi Kyokasho N
- Yu Mincho
