Utilizza le Autorizzazioni di condivisione dell'account per controllare come gli utenti della tua organizzazione condividono i contenuti e gestiscono gli accordi per conto di altri.
Questo set di controlli è visibile nel menu di amministrazione solo quando è abilitata la Condivisione avanzata dell'account.
Le Autorizzazioni di condivisione dell'account consentono agli amministratori di:
- Controllare se gli utenti possono condividere con partecipanti interni o esterni.
- Definire cosa possono fare gli utenti con cui si condivide, come inviare o modificare accordi.
- Limitare l’accesso condiviso solo agli accordi inviati da un gruppo (escludendo quelli inviati al gruppo).
Queste impostazioni si applicano alla condivisione avviata dagli utenti o dagli amministratori.
A differenza della Condivisione degli accordi, che è sempre abilitata e utilizzata per condividere singoli accordi via e-mail, la Condivisione degli account controlla l’accesso a livello di utente e gruppo ai contenuti condivisi.
Configurazione
Disponibilità:
- Acrobat Standard e Acrobat Pro: non disponibile
- Soluzioni Acrobat Sign: supportate; disponibili quando è abilitata la Condivisione avanzata dell’account
- Acrobat Sign for Government: supportato; disponibile quando è abilitata la Condivisione avanzata dell’account
Ambito di configurazione:
Gli amministratori possono configure le autorizzazioni di condivisione dell’account a livello di account e di gruppo.
Le impostazioni vengono applicate attraverso il gruppo primario di ciascun utente.
Accedi a questa funzione passando dal menu di configurazione dell’amministratore a Impostazioni di sicurezza > Autorizzazioni di condivisione dell’account
Autorizzazioni di condivisione
Controllare con chi gli utenti possono condividere
Gli amministratori possono consentire o limitare la condivisione con:
- Utenti o gruppi interni: membri dello stesso account Acrobat Sign.
- Utenti esterni: chiunque al di fuori dell’account, incluse le persone con lo stesso dominio che non fanno parte dell’organizzazione.
Queste opzioni sono indipendenti e possono essere abilitate o disabilitate separatamente.
Definire cosa possono fare gli utenti con cui si condivide (solo interni)
Quando la condivisione interna è abilitata, gli amministratori possono abilitare le opzioni per gli utenti con cui si condivide per:
- Inviare accordi: creare e inviare nuovi accordi per conto del proprietario.
- Modificare accordi esistenti: modificare accordi già in corso come se fossero il mittente originale.
Per concedere l'accesso a queste azioni:
- La relazione di condivisione deve abilitarle esplicitamente.
- L'utente con cui si condivide deve passare al profilo del proprietario in Acrobat Sign.
Dopo il passaggio, l'utente con cui si condivide ha accesso alle schede Home, Invia e Gestisci del proprietario.
Limitare la visibilità degli accordi per i gruppi condivisi
Per impostazione predefinita, quando un gruppo viene condiviso, l’utente o il gruppo con cui è condiviso può vedere:
- Accordi inviati dal gruppo
- Accordi inviati al gruppo da altri utenti
Gli amministratori possono limitare questa visualizzazione per mostrare solo gli accordi in uscita (inviati dal gruppo), migliorando la privacy per gli accordi in entrata sensibili, come offerte personali o comunicazioni HR.
Questa impostazione si applica solo quando si condivide un gruppo. Se un utente condivide esplicitamente il proprio account utente con un altro utente o gruppo, l'elenco degli accordi non viene filtrato.
Best practice
- Limita la condivisione esterna. La maggior parte delle organizzazioni non ha bisogno di condividere al di fuori del proprio account. In questo caso:
- Abilita temporaneamente la condivisione esterna.
- Configura la condivisione.
- Disabilitala di nuovo al termine.
- Concedi le autorizzazioni di invio o modifica solo agli utenti interni fidati.
- Condividi solo gli accordi inviati dal gruppo, a meno che non ci sia un caso d’uso convincente in cui gli accordi in entrata devono essere tracciati.
