Proteggere gli accordi dalla perdita accidentale di informazioni quando gli utenti o i gruppi sono condivisi all’interno di un’organizzazione.
L’Accesso limitato agli accordi è una funzione progettata per proteggere i destinatari dalle perdite di dati involontarie, in particolare all’interno delle organizzazioni, tramite la condivisione di utenti o gruppi che concede agli altri utenti l’accesso a tutto il contenuto di un utente.
I controlli della funzione Accesso limitato agli accordi consentono di contrassegnare i destinatari come “limitati” nell’ambito dell’accordo. L’identificatore limitato può essere applicato da regola o configurato per consentire ai mittenti di controllare manualmente se i destinatari devono essere contrassegnati in questo modo.
Quando un accordo è contrassegnato come limitato, la condivisione dell’accordo viene eliminata per impostazione predefinita:
- Tutti i destinatari sono soggetti alle restrizioni.
- L’accordo con restrizioni non viene visualizzato nella visualizzazione condivisa del destinatario della pagina Gestisci.
- L’accordo con restrizioni non viene visualizzato nella visualizzazione condivisa del mittente della pagina Gestisci.
- L’accordo limitato non verrà delegato automaticamente tramite le regole di delega automatica dell’utente di Acrobat Sign. Gli amministratori possono sopprimere questo comportamento.
Per i destinatari, l’accesso all’accordo ha modificato le regole di accesso all’interfaccia utente di Acrobat Sign:
- Il destinatario può firmare l’accordo tramite la pagina Gestisci
- Il destinatario non può visualizzare o scaricare l’accordo dalla pagina Gestisci finché non viene firmato.
- Una volta completato l’accordo, il destinatario può visualizzare e scaricare l’accordo come sempre.
Il comportamento precedente si applica solo all’interfaccia utente web di Acrobat Sign. L’accesso agli accordi tramite API continua a fornire l’accesso completo agli accordi.
Disponibilità:
I controlli per la funzione Accesso limitato agli accordi sono disponibili solo per i piani di licenza Enterprise.
Ambito di configurazione:
La funzione può essere attivata a livello di account e di gruppo.
Come utilizzare questa funzione
Gli amministratori possono configurare la funzione in modo che sia modificabile dai mittenti o meno.
- Quando la funzione è abilitata per la configurazione del mittente, i controlli modificabili si trovano nella sezione delle impostazioni dell’accordo durante la composizione di un nuovo accordo.
- Quando la funzione non è abilitata per la modifica da parte degli utenti, l’interfaccia per la funzione viene rimossa dalla sezione Impostazioni accordo della pagina Composizione.
In base alle esigenze, il mittente può selezionare o deselezionare la funzione di accesso limitato.
Se l’opzione del mittente di modificare l’impostazione è disabilitata, l’esperienza configurata viene applicata al di fuori della vista del mittente.
Nella famiglia di funzioni sono disponibili quattro controlli:
Quando questa funzione è abilitata, a tutti gli accordi inviati dal gruppo verranno applicate le regole di Accesso limitato agli accordi.
Se è selezionata solo questa opzione, nell’interfaccia del mittente non è presente alcuna indicazione. L’impostazione viene applicata in modo discreto senza interazioni.
Quando l’impostazione è disattivata, le regole di Accesso limitato agli accordi non vengono applicate ad alcun accordo.
Quando è attivata, l’opzione Accesso limitato diventa visibile e modificabile nell’interfaccia del mittente (nella sezione Impostazioni accordo della pagina Composizione).
Quando è attivata, l’opzione per limitare l’accesso all’accordo è attivata (selezionata) per impostazione predefinita durante la creazione di un nuovo accordo. I mittenti possono quindi deselezionare manualmente l’opzione dalla sezione Impostazione accordo.
Quando la funzione Accesso limitato agli accordi è abilitata, Acrobat Sign blocca automaticamente la delega automatica degli accordi in base alle impostazioni del profilo di un utente. Ciò impedisce che gli accordi vengano delegati fino alla firma del destinatario.
Gli amministratori possono selezionare l’opzione Consenti delega automatica per accordi con accesso limitato per consentire la delega automatica anche quando è abilitato l’accesso limitato, seguendo le regole di delega automatica dell’utente come sempre.
Aspetti da considerare
- L’implementazione API di questa funzione presenta una differenza a livello di esperienza in base a quando è possibile accedere al documento se il tipo di autenticazione a due fattori è impostato su “Nessuno”:
- All’interno dell’interfaccia di Acrobat Sign, il destinatario non può visualizzare o scaricare l’accordo finché non viene firmato. Anche se non è configurata alcuna autenticazione a due fattori, l’accesso all’accordo viene disabilitato eliminando le azioni Visualizza e Scarica.
- Quando si utilizza l’API, l’accordo può essere visualizzato e scaricato con il token dopo aver superato l’autenticazione. Nel caso in cui non sia configurata alcuna autenticazione a due fattori, l’accordo può essere visualizzato o scaricato prima di essere firmato.
