La funzione “Motivo della firma” di Adobe Sign è disponibile per il livello di servizio Enterprise.

Descrizione della funzione

La funzione Motivo della firma consente al firmatario di specificare il motivo per il quale firma l’accordo. Questo tipo di informazioni è richiesto in alcuni processi di lavoro (ad es. per conformità alla normativa Title 21 CFR part 11 del Code of Federal Regulations) ed è comunque disponibile per tutti gli account Enterprise che desiderano implementarlo.

L’inserimento di un motivo può essere obbligatorio o facoltativo.

Il campo Motivo può essere applicato ai campi di firma elettronica o digitale. Non è invece applicabile ai campi per le iniziali.

Il motivo può essere selezionato da un elenco predefinito creato dall’amministratore di Adobe Sign, oppure può essere immesso in un campo di testo a forma libera. 

Nota:

La funzione Motivo della firma è disponibile solo sulla pagina Impostazioni Bio-Pharma, che deve essere abilitata dal servizio Assistenza o dal tuo Customer Success Manager (CSM).


Come utilizzare questa funzione

Quando la funzione Motivo della firma è abilitata, il firmatario deve fornire il motivo per cui sta firmando, immediatamente dopo aver digitato, disegnato o caricato la sua firma. La firma viene visualizzata in un nuovo pannello con uno dei seguenti elementi:

  • Un campo di testo libero in cui il firmatario può immettere un motivo personalizzato
custom_reason_capture
  • Un elenco a discesa di motivi consentiti (definiti in Adobe Sign)
reason_pick-list

Nota:

Se entrambe le opzioni sono abilitate, l’elenco di scelta comprende una voce con cui il firmatario può immettere un proprio motivo (vedi sopra).

 

Una volta specificato il motivo, il firmatario fa clic su OK e la procedura di compilazione e firma procede come di consueto.

Entrambe le opzioni generano un blocco di firma in cui è riportata la firma e, a destra, il motivo:

custom_reason_signatureblock
signer_signatureblock

 

Inoltre per entrambe le opzioni il motivo viene elencato nel file CSV del rapporto dell’accordo:

custom_signatureexportdatalinkandcontent


Opzioni di configurazione

Sono disponibili quattro opzioni per l’acquisizione del motivo della firma.

Con le prime due si indica se è consentito specificare un motivo nella procedura di firma. Le firme elettroniche e digitali sono abilitate in modalità discreta:

  • I firmatari possono fornire un motivo di firma per i flussi di lavoro di firma elettronica: applica il campo del motivo ai campi di firma elettronica.
  • I firmatari possono fornire un motivo di firma per i flussi di lavoro di firma digitale basati sul cloud: applica il campo del motivo ai campi di firma digitale.

 

Con queste opzioni il firmatario può ma non deve obbligatoriamente fornire un motivo per la firma.

Tuttavia, se consenti al firmatario di fornire un motivo, devi definire un elenco di motivi validi o permettere al firmatario di immettere un motivo proprio.

 

Con le altre due opzioni è possibile controllare i motivi applicati:

  • I firmatari devono fornire un motivo di firma: quando questa opzione è abilitata, tutti i firmatari (interni ed esterni) devono fornire un motivo.
  • I firmatari possono fornire un motivo di firma personalizzato: questa opzione consente al firmatario di immettere un proprio motivo in un apposito campo di testo.
    • Se non viene impostato un elenco di motivi predefiniti ed è stata attivata l’opzione che consente al firmatario di fornire un motivo di firma, questa opzione deve essere abilitata.
feature_options

 

Sotto alle opzioni è riportato l’elenco dei motivi definiti.

Se non sono ammessi motivi personalizzati, questo elenco deve contenere almeno una voce.

 

Per aggiungere un nuovo motivo, fai clic sull’icona più (+)

create_new_reason

 

La finestra di dialogo Crea viene visualizzata in sovrapposizione per configurare il motivo. Ogni motivo ha tre elementi:

  • Nome del motivo della firma: nome assegnato al record del motivo. 
    • Consente di ordinare i motivi, che possono essere disponibili per più lingue.
  • Testo del motivo della firma: testo effettivo che verrà inserito nella firma e nel rapporto di audit. 
    • Il testo del motivo ha una lunghezza massima di 128 caratteri.
    • Questo testo sarà visibile al firmatario nella finestra di selezione del motivo.
  • Lingua: verranno presentati solo i motivi con un lingua che corrisponde alla lingua dell’ambiente del firmatario. Se invii degli accordi in lingua francese, verranno segnalati come disponibili solo i motivi per la lingua francese.
    • Se il firmatario usa una lingua per la quale non esiste un motivo predefinito, verrà accettato un motivo personalizzato.

 

Una volta configurato il motivo, fai clic su Salva.

Il motivo diventa subito disponibile per tutti i firmatari.

configure_reason

 

Per modificare o eliminare un motivo dall’elenco, fai un solo clic sul motivo per selezionarlo.

In alto a sinistra nella stessa sezione vengono visualizzate le opzioni Modifica ed Elimina:

edit_or_delete_areason


Attivazione e disattivazione

La funzione Motivo della firma può essere attivata a livello di account dall’amministratore dell’account di Adobe Sign.

Sono inoltre consentite impostazioni a livello di gruppo, che sostituiranno eventuali valori a livello di account. 

 

Per accedere a queste opzioni, scegli Account > Impostazioni account > Impostazioni Bio-Pharma.

navigate_to_reasonsforsigningsettings


Aspetti da considerare

  • I motivi della firma funzionano con i campi per firma elettronica e digitale.
    • Ogni firmatario può avere un solo campo di firma digitale, e più campi di firma elettronica.
  • I motivi della firma non sono applicabili se per la firma viene utilizzato unicamente un timbro.

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