Adobe Sign per Salesforce - Simple Sign

Simple Sign è un componente pronto all’uso che consente agli utenti di portali comunità di firmare gli accordi in modalità self-service. Puoi aggiungere questo componente a un portale Salesforce Experience Cloud (per clienti, partner, dipendenti, ecc.) o incorporarlo in altri componenti Lightning.

Prerequisiti

Per accedere alla funzionalità Simple Sign, deve essere installata la versione 21.0 o successiva del pacchetto Adobe Sign per Salesforce.

Per le nuove installazioni è importante generare dei modelli di accordo di esempio quando si collega Salesforce ad Adobe Sign.

Passaggio 1 - Collegare l’account

Se durante l’installazione non sono stati generati i modelli, oppure se hai eseguito l’aggiornamento alla versione 19 da una versione precedente del pacchetto, puoi generare i modelli dalla scheda Amministratore Adobe Sign.

La scheda Modelli di accordo deve contenere il modello Test Community Agreement (Accordo test comunità):

Modelli di accordo - Test Community Agreement

Se non è ancora stato attivato, attiva Lightning.

Affinché il portale funzioni, Lightning deve essere abilitato all’interno dell’organizzazione Salesforce.

Qualora Lightning non fosse abilitato:

  • Fai clic sul collegamento Passa a Lightning nella barra delle opzioni, in alto.
  • Fai clic sul tuo nome e seleziona Passa a Lightning Experience dal sottomenu.
Passa a Lightning


Abilitare Chatter

Chatter deve essere abilitato nell’organizzazione SFDC.

Se Chatter non è ancora stato abilitato:

  • Passa a Imposta > Strumenti piattaforma > Impostazioni funzionalità > Chatter > Impostazioni Chatter.
  • Fai clic sul pulsante Modifica.
  • Seleziona la casella di controllo Abilita.
  • Fai clic su Salva.


Abilitare esperienze digitali

Se le esperienze digitali non sono ancora state abilitate, è necessario abilitarle.

  • Passa a: Imposta > Strumenti piattaforma > Impostazioni funzionalità > Esperienze digitali > Impostazioni
  • Seleziona la casella di controllo Abilita esperienze digitali.
  • Immetti un nome di dominio per le esperienze.
    • Se al tuo account è già associato un dominio, puoi utilizzare lo stesso valore anche per le esperienze.
  • Fai clic su Salva.
    • Quando un avviso segnala che, una volta impostato, il dominio non potrà più essere modificato, fai clic su OK.
Abilitare esperienze digitali


Attivare due siti CSP affidabili

È necessario configurare due siti affidabili con policy per la sicurezza dei contenuti per inserire in modo esplicito gli URL di base del tuo account Adobe Sign nell’elenco dei siti consentiti.

1. Trova la partizione dell’URL di Adobe Sign:

  • Accedi ad Adobe Sign e osserva l’URL.
  • Copia il parametro appena prima di echosign.com (o adobesign.com), che corrisponde al valore della partizione.
    • .Ad esempio, na1 nel caso dell’URL https://caseyjones.na1.echosign.com
  • Chiudi la scheda.

 

2. Passa a Imposta > Impostazioni > Sicurezza > Siti affidabili con policy per la sicurezza dei contenuti.

3. Fai clic su Nuovo sito affidabile.

 

4. Imposta i campi come segue:

  • Nome sito affidabile: AdobeSign
  • URL sito affidabile: https://secure.<shard>.adobesign.com
    • (esempio: https://secure.na1.adobesign.com)
    • Se l’account non è stato aggiornato al dominio adobesign.com, è possibile utilizzare echosign.com.
  • Attivo: lascia questa opzione selezionata.
  • Contesto: Experience Builder Sites

5. Fai clic su Salva.

Definizione sito attendibile CSP

 

6. Passa di nuovo a Imposta > Impostazioni > Sicurezza > Siti affidabili con policy per la sicurezza dei contenuti.

7. Fai clic su Nuovo sito affidabile.

8. Imposta i campi come segue:

  • Nome sito affidabile: AdobeSign2
  • URL sito affidabile: https://secure.adobesign.com
  • Attivo: lascia questa opzione selezionata.
  • Contesto: Experience Builder Sites

9. Fai clic su Salva.

Secondo sito attendibile CSP

 

Al termine, i siti con policy per la sicurezza dei contenuti si presentano così:

Siti attendibili CSP


Creazione di un utente del portale della comunità

Clonare il profilo utente Comunità

Per configurare i profili utente in modo che possano utilizzare il portale self-service di Adobe Sign, è necessario modificare il profilo clonando uno dei profili standard.

  • Passa a: Imposta > Amministrazione > Utenti > Profili
  • Fai clic sul collegamento Clona accanto a uno dei profili standard Comunità Cliente.
    • Puoi utilizzare uno dei quattro profili Comunità Clienti disponibili.
    • Prendi nota del tipo di licenza utente del profilo che stai clonando.
  • Fornisci un nome intuitivo per il profilo clonato e Salva.


Creare un account, un referente e un utente per la comunità

È necessario creare un account, un referente e un utente.

Nota:

A un proprietario dell’account deve essere assegnato un ruolo che consenta di abilitare gli utenti del portale. Verifica che al tuo utente Salesforce sia associato un ruolo (va bene qualsiasi ruolo).

Imposta > Amministrazione > Utenti > Utenti > {fai clic sul collegamento Modifica a sinistra del tuo nome e cognome}

Per creare l’account:

  • Avvia l’app Sales dal Programma di avvio app.
  • Fai clic sulla freccia rivolta verso il basso nella scheda Account e seleziona l’opzione di menu + Nuovo account.

Quando viene visualizzata la finestra in sovrapposizione Nuovo account, immetti un valore Nome account che identifichi chiaramente questo account come l’account del portale Adobe Sign.

  • Questo è l’unico valore necessario.
  • Al termine fai clic su Salva.

A questo punto occorre creare nell’account un Referente e un Utente:

  • Fai clic sull’icona Crea in alto a destra nella finestra.
  • Nel menu, seleziona Nuovo referente.

Quando viene visualizzata la finestra in sovrapposizione Nuovo referente:

  • Immetti un valore Nome significativo.
  • Immetti un valore E-mail per il referente. Si consiglia di usare l’e-mail di un amministratore che gestisce il contenuto portale della comunità.
  • Associa il Referente all’account del portale della comunità Adobe Sign creato al passaggio precedente.
  • Fai clic su Salva.
Configurare il referente della comunità

  • Apri la pagina del Referente appena creato.
  • Fai clic su Imposta (icona dell’ingranaggio), in alto a destra nella finestra.
  • Nel menu, seleziona Modifica oggetto.
Modificare l’oggetto Contatto

 

  • Seleziona l’opzione Layout di pagina dalla barra a sinistra.
  • Modifica il layout per il referente.

 

  • Seleziona Azioni Mobile & Lightning dalle opzioni per gli oggetti.
  • Trascina il pulsante Abilita utente cliente fino alla sezione Azioni Salesforce Mobile e Lightning Experience.
  • Trascina il pulsante Accedi a Experience come utente fino alla sezione Azioni Salesforce Mobile e Lightning Experience.
  • Salva il layout della pagina.

  • Torna al referente della comunità e fai clic sul pulsante Abilita utente cliente.
Abilita utente cliente

Viene aperta una pagina Nuovo utente contenente le informazioni Referente importate.

Configura l’utente:

  • Imposta la Licenza utente in modo che corrisponda alla licenza del profilo precedentemente clonato.
  • Imposta il Profilo sul profilo clonato.
  • Al termine fai clic su Salva.

 

La pagina viene aggiornata per mostrare il nuovo utente.

Sposta il cursore del mouse sopra il collegamento Assegnazioni dell’insieme di autorizzazioni e fai clic sul pulsante Modifica assegnazioni 

 

Aggiungi all’utente l’insieme di autorizzazioni Utente comunità Adobe Sign e fai clic su Salva.


Configurazione della pagina della comunità SFDC


Avviare una nuova comunità

  • Passa a: Imposta >  Strumenti piattaforma > Impostazioni funzionalità > Esperienze digitali > Tutti i siti
  • Fai clic sul pulsante Nuovo.
Esperienze digitali - Tutti i siti

 

  • Seleziona l’esperienza Customer Service (Servizio clienti).
    • L’esperienza Customer Service (Servizio clienti) è un componente self-service obbligatorio.

 

  • Una volta caricata la pagina Customer Service (Servizio clienti), fai clic su Get Started (Inizia).

 

  • Inserisci un nome per la comunità.
    • Facoltativamente, puoi aggiungere all’URL un nome specifico per il sito, utile se disponi di più comunità.
  • Dopo aver configurato il Nome, fai clic su Crea.

Mentre viene creata la comunità, viene visualizzato una bella grafica. Al termine, viene visualizzata la pagina della comunità.

►Il nome della comunità è visualizzato ed evidenziato in giallo nella parte superiore della finestra.

►La stringa specifica per il sito nell’URL è visibile nella barra degli indirizzi, evidenziata in verde acqua.


Configurare l’area di lavoro di Experience per abilitare gli utenti

  • Passa a: Imposta > Strumenti piattaforma > Impostazioni funzionalità > Esperienze digitali > Tutti i siti
  • Fai clic sul collegamento Aree di lavoro della tua comunità.
Fare clic su Aree di lavoro

Viene caricata la pagina delle tue aree di lavoro.

  • Fai clic sull’opzione Amministrazione.

Viene aperta la pagina di amministrazione per la tua comunità.

Con l’opzione Impostazioni selezionata nella barra a sinistra:

  • Fai clic sul pulsante Attiva a destra dell’indicatore dello stato.

 

Seleziona Membri nella barra a sinistra.

  • Seleziona Tutti dal menu a discesa Ricerca.
  • Dall’elenco dei profili disponibili, Seleziona il profilo personalizzato che hai creato.
  • Fai clic sul pulsante Aggiungi, spostando il profilo nell’elenco dei profili selezionati.
  • Fai clic sul pulsante Salva.


Impostare su Pubblico le impostazioni Visibilità profilo per l’impostazione E-mail dell’utente della comunità

L’indirizzo e-mail nella sezione Visibilità profilo della comunità deve essere impostato su Pubblico:

  • Apri la pagina Referente per l’utente per conto del quale eseguirai gli invii.
  • Seleziona Accedi a Experience come utente.
Accedi all’esperienza come utente

Viene aperta l’interfaccia del portale:

  • Fai clic sul nome utente in alto a destra nella finestra della pagina della comunità per aprire la finestra a discesa.
  • Seleziona Impostazioni personali.

Viene aperta la pagina Impostazioni personali per l’utente:

  • Nella sezione Visibilità profilo imposta il valore E-mail su Pubblico.
  • Fai clic su Salva.

Aggiungi il componente Adobe Simple Sign all’area di lavoro.

  • Passa a: Imposta > Strumenti piattaforma > Impostazioni funzionalità > Esperienze digitali > Tutti i siti
  • Fai clic sul collegamento Aree di lavoro della tua comunità.
  • Fai clic sull’opzione Builder nella sezione Aree di lavoro personali, sulla pagina.
  • Fai clic sull’icona dei componenti in alto a sinistra nella pagina, scorri fino in fondo al menu e trascina l’opzione Adobe Simple Sign sul layout della pagina.
    • Trascina il componente dove vuoi che vengano esposti gli accordi Adobe Sign.
Trascinare Simple Sign nel modello del portale

 

La pagina si aggiorna per visualizzare il componente aggiunto al layout di pagina e viene esposto il pannello di gestione del componente, in alto a destra.

Il pannello di gestione in alto a destra nella finestra contiene una sola opzione configurabile:

Modello di accordo: consente di specificare il modello che gestisce gli accordi elencati nel componente.

 

Seleziona il modello, quindi fai clic sul pulsante Pubblica per rendere disponibile il portale.

  • Ogni volta che apporti una modifica al portale o alle sue impostazioni, è necessario ripubblicare il portale.

Incorporare il codice Simple Sign nei componenti di Lightning

Il componente Simple Sign può essere incorporato in un altro componente Lightning.

Esempio di codice del componente:

<echosign_dev1:SimpleSign templateId="a0L190000019xUrEAI" />

 

Quando il componente viene incorporato in un altro componente a livello di codice, è possibile specificare i seguenti parametri aggiuntivi:

  • agreementId: ID Salesforce dell’accordo in corso o bozza. 
    • Per gli accordi impostati come bozza deve essere configurato il parametro send-on-behalf (Invia per conto di).
  • templateId: ID Salesforce del modello che gestisce in modo in cui gli accordi vengono generati.
  • pollingInterval: valore in millisecondi.
    • Indica il tempo che deve trascorrere prima di ogni tentativo di recuperare l’URL di firma.
      • Il valore minimo è 500.
      • Il valore massimo è 50000.
      • Il valore predefinito è 1000.
  • showSigningModal
    • Se è impostato su false, restituisce il valore signingURL ma non carica la pagina ESign in una finestra modale in sovrapposizione.
    • Se è impostato su true, restituisce il valore signingURL e carica la pagina ESign in una finestra modale in sovrapposizione.
    • Il valore predefinito è true.

 

I parametri sono soggetti a queste regole:

  • È necessario specificare agreementID o templateID.
    • Se sono specificati entrambi, verrà utilizzato agreementID.
    • Se non ne viene specificato nessuno, viene restituito un errore.
  • Quando si utilizza agreementID, l’accordo deve trovarsi in stato Bozza o Inviato per la firma, con almeno un destinatario che deve ancora firmare.
    • Se l’accordo è in stato Bozza, invialo così com’è, seleziona l’URL di firma e mostralo.
    • Se l’accordo è in corso, seleziona l’URL di firma e mostralo.
    • Se l’accordo è completato, mostralo e segnala un errore.
  • Se si utilizza templateID, l’impostazione di invio automatico è sempre abilitata.
    • Quando si utilizza agreementID, viene rispettata l’impostazione di invio automatico definita dal modello.
  • Nei modelli di accordi Simple Sign, il tipo di oggetto principale deve essere Referente.
  • Si consiglia vivamente di impostare Invia per conto di perché la maggior parte degli utenti della comunità solitamente non dispone di una licenza che consente l’invio.

 

Il componente può anche pubblicare gli eventi ai clienti.  Di seguito è riportato un esempio di gestore di eventi:

<aura:handler name="notifyError" event="echosign_dev1:ErrorEvent" action="{!c.onError}"/>

Gli eventi disponibili sono:

Accordo inviato

name="notifyAgreementSent" event="echosign_dev1:AgreementSentEvent" action="{!c.onAgreementSent}"

Accordo caricato dal modello

name="notifyAgreementLoaded" event="echosign_dev1:AgreementLoadedEvent" action="{!c.onAgreementLoaded}"

Pagina di firma aperta

name="notifySigningLoaded" event="echosign_dev1:SigningLoadedEvent" action="{!c.onSigningLoaded}"

Firmato

name="notifyRecipientCompleted" event="echosign_dev1:RecipientCompletedEvent" action="{!c.onRecipientCompleted}"

Non firmato

name="notifyRecipientNotCompleted" event="echosign_dev1:RecipientNotCompletedEvent" action="{!c.onRecipientNotCompleted}"

Errore durante un’azione

name="notifyError" event="echosign_dev1:ErrorEvent" action="{!c.onError}"


Requisiti del modello di accordo per Simple Sign

I modelli nell’ambiente Simple Sign devono essere configurati per assegnare il destinatario, in base a una ricerca, a un oggetto principale che deve essere un Referente.

Nella scheda Dettagli modello:

  • Fai clic sul menu a discesa sotto Oggetto Salesforce.
  • Seleziona Scegli da altri oggetti.
    • viene esposto un nuovo campo a discesa
  • Seleziona Referente dal secondo campo a discesa.

  • Fai clic sulla scheda Destinatario.
  • Elimina il destinatario già presente nel modello.
  • Fai clic sul collegamento Aggiungi destinatario da un oggetto o una variabile di runtime.
    • Viene visualizzata la sovrapposizione Aggiungi destinatario.
  • Nel campo Scegli un oggetto o una variabile di runtime, seleziona Ricerca basata sul campo Oggetto principale.
    • Il primo destinatario deve essere impostato sull’oggetto principale (Referente) e il Campo di origine da oggetto principale deve essere ID referente.
  • Fai clic su Salva.

Affinché Simple Sign funzioni, è necessario che un file di un qualche tipo sia allegato al modello.  Il mittente non può allegare il documento, come avviene in un processo di invio attivo.

  • Fai clic sulla scheda Allegato.
  • Carica un documento dal sistema locale.
    • Oppure seleziona l’ambiente in cui il documento risiede (nella sezione Seleziona per aggiungere documenti).
      • Fai clic sul campo di ricerca per visualizzare tutti i documenti disponibili in tale sezione.
      • Seleziona i documenti uno alla volta per allegarli al modello.

Una volta allegati tutti i documenti necessari, fai clic su Salva.

Nota:

I file caricati vengono memorizzati in Salesforce (nell’opzione File e CRM di Salesforce).

Se alcuni utenti del portale non dispongono di una licenza per Adobe Sign, puoi sfruttare la funzione “Invio per conto di” integrata nel pacchetto.  Questa consente a un utente della comunità di generare un accordo utilizzando la licenza di un altro utente.

Sono necessarie tre configurazioni:

  • Attiva l’impostazione Consenti l’invio per conto di altri nelle impostazioni personalizzate.
  • Configura un utente con licenza per consentire l’invio per conto di tale utente.
  • Configura il modello di accordo con l’ID Salesforce di tale utente. 


Abilitare l’impostazione

  1. Passa a Configurazione > Strumenti piattaforma > Codice personalizzato > Impostazioni personalizzate
    • Viene caricata la pagina Impostazioni personalizzate.
  2. Fai clic sull’etichetta Impostazioni di Adobe Sign.
    • Viene caricata la pagina delle impostazioni di Adobe Sign.

 3. Fai clic sul pulsante Gestisci.

 4. Fai clic su Nuovo (oppure su Modifica, se hai configurato le impostazioni in precedenza).

  • Viene caricata la pagina delle impostazioni di Adobe Sign.

5. Cerca Consenti l’invio per conto di altri.

  • Abilita questa impostazione selezionandone la casella di controllo.
  • Fai clic su Salva.

Configurare l’utente in modo che sia possibile inviare accordi per conto suo

Per abilitare un utente affinché supporti la funzione Invio per conto di, occorre aggiungere due campi al layout del record dell’utente:

  • Passa a Imposta > Strumenti piattaforma > Oggetti e campi > Gestore oggetti.
  • Seleziona Utente dal gestore degli oggetti.
  • Seleziona Layout pagina utente dalla barra a sinistra della pagina dell’oggetto Utente.
  • Fai clic sul collegamento Layout utente.
  • Con l’opzione Campi selezionata, trascina i due campi di seguito nella sezione “Additional Information (Header visible on edit only)” (Informazioni aggiuntive - Intestazione visibile solo durante la modifica).
    • Adobe Sign - Consenti invio come altri
    • E-mail Adobe Sign verificato 
  • Fai clic su Salva.

Dopo aver posizionato i campi, abilita l’utente specifico:

  • Passa a Imposta > Amministrazione > Utenti > Utenti.
  • Fai clic sull’azione Modifica per l’utente “referente comunità”.
  • Nella pagina Modifica utente, nella sezione Additional Information (Informazioni aggiuntive):
    • Seleziona l’opzione Adobe Sign - Consenti invio come altri.
    • Seleziona l’opzione E-mail Adobe Sign verificato.

Con la pagina Modifica utente ancora aperta, copia il valore UserID dall’URL nella barra del browser.

Il valore UserID si trova nell’URL della pagina (evidenziato in giallo di seguito):

L’URL riportato qui sopra è (con l’ID in grassetto):

https://adobedocwinter18test-dev-ed.lightning.force.com/one/one.app?source=aloha#/setup/page?nodeId=ManageUsers&address=%2F0051I000000TA5N%3F

Fai attenzione a non includere i caratteri %2F all’inizio e %3 alla fine.

  • Copia e salva il valore UserID per usarlo al passaggio successivo.

 

Al termine, fai clic sul pulsante Salva per salvare la configurazione.


Aggiornare il modello con il valore userID

  • Passa a: Avvio app > Adobe Sign > Modelli di accordo
  • Fai clic sul nome modello accordo da modificare.
Passa al modello di accordo.

Fai clic sulla scheda Destinatari e modifica il campo Invia per conto di.

  • Incolla il valore UserID di Salesforce nel campo (contiene un ID segnaposto che puoi tranquillamente eliminare).
  • Fai clic su Salva.
Modificare Invia per conto di


Limitazioni del componente

Il componente Simple Sign presenta alcune limitazioni di cui bisogna tener conto:

 

1. Nel modello non può essere abilitata l’opzione Firma solo il mittente.

○ In caso contrario l’utente della comunità riceverebbe un messaggio di errore in cui viene segnalato che non vi è alcun URL di firma per l’utente corrente.

2. Nel modello non può essere abilitata l’opzione Abilita i campi Anteprima e Posizione.

○ In caso contrario l’accordo rimarrebbe in stato di pre-invio e non verrebbe caricato alcun URL di firma.

3. Nel modello non può essere selezionata l’opzione Abilita firma in hosting.

4. Simple Sign non supporta la delega.

○ In caso di delega, l’altro destinatario non sarà in grado di accedere all’URL di firma.

5. Simple Sign non supporta l’opzione Sostituisci firmatario (che è una forma di delega).

○ Se viene usata questa opzione, il nuovo firmatario non sarà in grado di accedere all’URL di firma.

6. Per accedere alle note e agli allegati di un oggetto Salesforce, gli amministratori devono abilitare l’opzione per consentire agli utenti Cliente di accedere a note e allegati nelle impostazioni delle comunità.

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