Limitare la visibilità del documento

Panoramica

Grazie alle impostazioni di Visibilità limitata dei documenti, un accordo può contenere più file che siano visibili ai destinatari in modo selettivo, in base alle impostazioni abilitate e alla configurazione dell’accordo.

Ecco alcuni esempi di utilizzo:

  • Accordi commerciali che richiedono supervisione o approvazione interna prima di poter essere inviati alla clientela.
  • Documentazione per nuove assunzioni, da consegnare dopo l’accettazione della lettera di offerta.
  • Documenti HR che richiedono un’elaborazione interna al di fuori dell’ambito del firmatario iniziale.

Ecco un breve video che mostra un utilizzo di alto livello:

Disponibilità:

La Visibilità limitata dei documenti è disponibile solo per il piano di licenza Enterprise.

Ambito di configurazione:

La funzione può essere abilitata a livello di account e di gruppo.

Visibilità limitata dei documenti comprende vari termini particolari:

Utente e ID utente

  • Utente è un termine generico per chiunque acceda a Adobe Acrobat Sign tramite accesso diretto, autenticazione federata o integrazione. Un utente può autenticarsi in Acrobat Sign con più indirizzi e-mail, pertanto un utente può avere più ID utente.
  • ID utente è un oggetto autenticato specifico in Adobe Acrobat Sign. L’ID effettivo è un codice assegnato dal sistema che garantisce l’identificazione di un singolo oggetto (utente) univoco. Gli ID utente vengono spesso equiparati all’indirizzo e-mail in quanto entrambi sono valori univoci nel sistema. Tuttavia un utente può modificare il proprio indirizzo e-mail, ma non l’ID utente.  Tutte le risorse sono logicamente associate all’ID utente che le ha create.

Parti interne ed esterne

  • Per “parti interne” si intendono gli ID utente che appartengono allo stesso account Acrobat Sign dell’ID utente che agisce da mittente.
    • È importante considerare che gli utenti di una stessa azienda possono appartenere ad account Acrobat Sign diversi. Acrobat Sign non si basa sul dominio e-mail o sul nome dell’azienda. L’unica relazione pertinente è determinata dall’appartenenza degli ID utente a un determinato ID account.
  • Per “parti esterne” si intendono tutti gli ID utente che non appartengono all’account dell’ID utente del mittente.
    • Se l’indirizzo e-mail del partecipante non è incluso nell’elenco degli utenti dell’account, allora per definizione si tratta di un ID utente esterno.

Visibilità dei documenti

È possibile abilitare le regole di Visibilità limitata dei documenti a livello di account e di gruppo.

Le regole di Visibilità limitata dei documenti espongono solo il contenuto dei file che sono stati assegnati in maniera esplicita a un determinato destinatario.

Per associare i contenuti dei file a un destinatario, si aggiunge almeno un campo assegnato a tale destinatario.

  • La visibilità limitata dei documenti è basata su file, non a livello di pagina. Se un file contiene 40 pagine e al destinatario è assegnato un campo presente su una sola pagina, il destinatario può comunque visualizzare tutte e 40 le pagine del file.
  • Se il file non contiene alcun campo assegnato al destinatario, l’intero file viene escluso dalla visualizzazione del destinatario.
  • Se sono presenti quattro file e il destinatario deve visualizzarli tutti e quattro, in ciascun file deve essere presente almeno un campo su una pagina assegnato a tale destinatario.
  • Se è necessario controllare la visibilità a livello di pagina, si dovrà suddividere il file in più file distinti, uno per ciascuna pagina.
Esempio di Visibilità limitata dei documenti

Nell’esempio a destra, un accordo contiene due firmatari e due documenti.

Il firmatario 1 vede entrambi i documenti, perché gli è stato assegnato un campo in entrambi i documenti (Campo 1 e Campo 2).

Il firmatario 2 vede solo il documento 2 perché non gli è stato assegnato alcun campo nel documento 1. 

  • Il documento 2 è visibile perché il campo 3 è assegnato al firmatario 2.
Nota:

Le regole di Visibilità limitata dei documenti prevedono due prerequisiti:

  • Devono esserci almeno due destinatari.
    • I destinatari sono tutti gli utenti che sono stati aggiunti al processo di firma o approvazione.
    • Le parti in Cc non sono considerate destinatari.    
  • All’accordo devono essere stati aggiunti almeno due file.
    • Per file si intende qualsiasi allegato usato per creare l’accordo (.doc, .xls, .pdf, .PNG, ecc.).

Se uno dei requisiti precedenti non è soddisfatto, le regole di Visibilità limitata dei documenti vengono sospese per tale accordo.

Configurazione

I controlli di questa funzione possono essere determinati passando a Impostazioni globali > Visibilità limitata dei documenti

Scheda Impostazioni globali che evidenzia i controlli di Visibilità limitata dei documenti.

L’opzione I firmatari vedranno solo i file contenenti campi per firma, iniziali o inserimento dati assegnati loro è l’impostazione principale che abilita l’esperienza Visibilità limitata dei documenti e il relativo set di controlli subordinati. Se questo controllo è disabilitato, la visibilità limitata dei documenti è disabilitata nell’esperienza del destinatario.

Tutti i destinatari e le parti in Cc potranno vedere sempre tutti i file.

Visibilità limitata dei documenti disattivata

Partecipante

Durante il processo di firma

Quando un accordo viene completato

Mittente

Tutti i documenti

Tutti i documenti

Destinatario interno

Tutti i documenti

Tutti i documenti

Destinatario esterno

Tutti i documenti

Tutti i documenti

Cc interno

Tutti i documenti

Tutti i documenti

Cc esterno

Tutti i documenti

Tutti i documenti

Destinatario esterno per archiviazione

N/A

Tutti i documenti

Dopo aver attivato il controllo Visibilità limitata dei documenti, sono disponibili tre configurazioni aggiuntive per controllare la visibilità a seconda dell’esperienza preferita:

Quando è attivata solo l’opzione I firmatari vedranno solo i file contenenti campi per firma, iniziali o inserimento dati assegnati loro:

  • Il mittente può sempre visualizzare tutti i contenuti dei file.
  • I destinatari possono visualizzare solo i file in cui sono stati esplicitamente inclusi durante la firma e dopo il completamento dell’accordo.
  • Le parti in Cc non possono vedere i contenuti dei file.
Visibilità limitata dei documenti attivata

Partecipante

Durante la firma

Accordo completato

Mittente

Tutti i documenti

Tutti i documenti

Destinatario interno

Documenti assegnati

Documenti assegnati

Destinatario esterno

Documenti assegnati

Documenti assegnati

Cc interno

Nessuno

Nessuno

Cc esterno

Nessuno

Nessuno

Destinatario esterno per archiviazione

N/A

Tutti i documenti

Quando è attivata l’opzione I firmatari e le parti in Cc nel mio account potranno vedere tutti i file:

  • Tutti gli ID utente interni (rispetto al mittente) possono visualizzare tutti i contenuti dei file.
  • I destinatari esterni possono visualizzare solo i contenuti dei file in cui sono stati esplicitamente inclusi durante la firma e dopo il completamento dell’accordo.
  • Le parti esterne in Cc non possono vedere alcun contenuto dei file.
Visibilità limitata dei documenti consente agli agenti interni di visualizzare tutti i file

Partecipante

Durante la firma

Accordo completato

Mittente

Tutti i documenti

Tutti i documenti

Destinatario interno

Tutti i documenti

Tutti i documenti

Destinatario esterno

Documenti assegnati

Documenti assegnati

Cc interno

Tutti i documenti

Tutti i documenti

Cc esterno

Nessuno

Nessuno

Destinatario esterno per archiviazione

N/A

Tutti i documenti

Quando l’opzione Quando riceveranno il contratto firmato, i firmatari e i CC visualizzeranno tutti i file è attivata:

  • I destinatari potranno vedere solo i contenuti dei file a cui sono stati assegnati, durante il processo di firma.
  • Le parti in Cc non possono vedere i contenuti dei file durante il processo di firma.

Una volta completato l’accordo, tutti i destinatari e le parti in Cc possono vedere tutti i contenuti dei file.

Una volta completati, Visibilità limitata dei documenti espone tutti i file.

Partecipante

Durante la firma

Accordo completato

Mittente

Tutti i documenti

Tutti i documenti

Destinatario interno

Documenti assegnati

Tutti i documenti

Destinatario esterno

Documenti assegnati

Tutti i documenti

Cc interno

Nessuno

Tutti i documenti

Cc esterno

Nessuno

Tutti i documenti

Destinatario esterno per archiviazione

N/A

Tutti i documenti

Con questa configurazione, sono attivate le regole di Visibilità limitata dei documenti e tutti gli ID utente interni (rispetto al mittente) possono vedere tutti i contenuti dei file durante il ciclo di firma.

Una volta completato l’accordo, tutti gli utenti possono vedere tutti i contenuti dei file.

Visibilità limitata dei documenti consente agli agenti interni di visualizzare tutti i file

Partecipante

Durante la firma

Accordo completato

Mittente

Tutti i documenti

Tutti i documenti

Destinatario interno

Tutti i documenti

Tutti i documenti

Destinatario esterno

Documenti assegnati

Tutti i documenti

Cc interno

Tutti i documenti

Tutti i documenti

Cc esterno

Nessuno

Tutti i documenti

Destinatario esterno per archiviazione

N/A

Tutti i documenti

Se prevedi di accettare firme manuali, dovresti attivare questa opzione. Tuttavia tieni presente che le regole di Visibilità limitata dei documenti non sono applicabili ai casi con firma a mano.

Per tutti gli accordi che richiedono la firma manuale, le regole di Visibilità limitata dei documenti vengono sospese.

Visibilità limitata dei documenti per la firma manuale

Partecipante

Durante la firma

Accordo completato

Mittente

Tutti i documenti

Tutti i documenti

Destinatario interno

Tutti i documenti

Tutti i documenti

Destinatario esterno

Tutti i documenti

Tutti i documenti

Cc interno

Tutti i documenti

Tutti i documenti

Cc esterno

Tutti i documenti

Tutti i documenti

Destinatario esterno per archiviazione

N/A

Tutti i documenti

Utilizzo di Visibilità limitata dei documenti con API REST v6

Il mittente può utilizzare le API REST v6 per concedere esplicitamente la visibilità ai documenti.

Poiché le chiamate API prevalgono sulle impostazioni a livello di account e di gruppo, le chiamate API REST v6 ignorano tutte le impostazioni di visibilità dei documenti definite nell’interfaccia utente.

L’unico comportamento che viene mantenuto è quello per cui il mittente deve specificare un’etichetta di documento se specifica un campo modulo per un determinato destinatario. 

L’endpoint API REST v6 POST /agreements ha tre parametri con cui è possibile controllare i comportamenti di visibilità dei documenti.

AgreementInfo

Nome parametro

Tipo

Obbligatorio

Descrizione

documentVisibilityEnabled

Booleano

No

Parametro di visibilità documento opzionale per l’accordo. Per abilitare la visibilità del documento, questo parametro deve essere specificato e impostato su true.


ParticipantSetInfo

Nome parametro

Tipo

Obbligatorio

Descrizione

visiblePages

Stringa[]

No

Elenco FileInfo.label che deve essere reso visibile ai partecipanti di questo set di partecipanti.


CcInfo

Nome parametro

Tipo

Obbligatorio

Descrizione

visiblePages

Stringa[]

No

Elenco FileInfo.label che deve essere reso visibile ai partecipanti di questo Cc.


Codice di stato HTTP

Codice di stato HTTP

Motivo

Descrizione

400

INVALID_PARTICIPANT_SET_VISIBLE_PAGE_LABEL

Una o più etichette di pagine visibili nel set di partecipanti non sono valide.

400

INVALID_CC_VISIBLE_PAGE_LABEL

Una o più etichette di pagine visibili in Cc non sono valide.

403

DOCUMENT_VISIBILITY_DISABLED

L’opzione di visibilità dei documenti è impostata su false e pertanto non è possibile specificare l’indice di informazioni sul file per qualsiasi set di partecipanti o Cc.

L’endpoint API REST v6 GET /agreements/{agreementId} può essere utilizzato per recuperare la relazione tra partecipanti e documenti.

AgreementInfo

Nome parametro

Tipo

Descrizione

documentVisibilityEnabled

Booleano

Se è true, la visibilità dei documenti è stata attivata per questo accordo.


ParticipantSetInfo

Nome parametro

Oggetto REST

Descrizione

visiblePages

Stringa[]

Elenco FileInfo.label che deve essere reso visibile ai partecipanti di questo set di partecipanti.


CcInfo

Nome parametro

Oggetto REST

Descrizione

visiblePages

Stringa[]

Elenco FileInfo.label che deve essere reso visibile ai partecipanti di questo Cc.

Se GET /agreements/{agreementId} restituisce lo stato ANNULLATO, potrebbe essere dovuto a uno o più valori di parametro di visibilità documento non validi.

Utilizza GET /agreements/{agreementId}/events per recuperare il motivo dell’errore.

Messaggio di errore

Condizione

fileInfoIndex <FileInfo index> è mancante in uno dei set di participantSets che contengono <participant email>

<label> deve essere specificato come visiblePages per il partecipante <participant email>

Questo errore viene registrato con il valore Event.type AUTO_CANCELLED_CONVERSION_PROBLEM e Event.comment.

Aspetti da considerare

La funzione Visibilità limitata dei documenti e i certificati di firma digitale non sono compatibili.

Se è attivata la Visibilità limitata dei documenti, l’oggetto firma digitale viene rimosso dall’ambiente di creazione in-app.

Se un accordo con un campo per firma digitale viene inviato con le regole di Visibilità limitata dei documenti attivate, viene generato un errore:

Il campo di firma digitale <field name> non è supportato a causa di visibilità limitata dei documenti.

Se l’ID utente è in grado di visualizzare il file che contiene il campo dell’allegato, può anche visualizzare il contenuto dell’allegato.

La sostituzione di un destinatario funziona normalmente, con una singola eccezione:

  • Il mittente dell’accordo non può sostituire se stesso se è incluso tra i destinatari con un ruolo senza firma e l’opzione I firmatari e le parti in Cc nel mio account potranno vedere tutti i file è disattivata.

Quando è attivata l’opzione I firmatari e le parti in Cc nel mio account potranno vedere tutti i file:

  • I destinatari interni possono delegare solo a un altro utente interno.
  • I destinatari esterni non possono delegare a un utente interno.
    • Se si tenta comunque di delegare a un utente non supportato, viene generato l’errore: “L’amministratore dell’account non consente la delega a questo utente.”

I file e i campi possono essere modificati (mediante la funzione Modifica accordo) purché l’accordo non sia stato visualizzato da un partecipante.

La funzione Visibilità limitata dei documenti non tiene conto dei ruoli. 

Se un destinatario non deve firmare, per tale destinatario deve essere presente su ciascun file almeno un campo a cui può accedere.

Se un destinatario non dispone di file visibili (perché non è stato inserito alcun campo), viene generato un errore: 

Il partecipante <email> (<participant role>) non dispone di alcun documento visibile.

Invia in modalità collettiva funziona come gli altri accordi.

Quando un accordo viene inviato, deve essere presente almeno un campo firma obbligatorio (non facoltativo né condizionale) per ogni destinatario con un ruolo di firma.

Se uno o più firmatari non dispongono di un campo di firma obbligatorio, alla fine dell’accordo viene aggiunta una pagina contenente un blocco di firma per ogni firmatario (e tutti i firmatari possono visualizzare l’ultima pagina).

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