Il componente e-mail di Adobe Sign per Salesforce è compatibile con Microsoft Outlook Web App (OWA), Outlook 2016, Outlook per Mac 2016 e con gli account Gmail per le aziende che utilizzano il browser Chrome.

Panoramica

Un amministratore Salesforce deve prima configurare il componente dal lato di Salesforce. Una volta completata questa operazione, gli utenti finali devono solo abilitare il componente aggiuntivo dell'e-mail, effettuare l'accesso a Salesforce e fare clic su un messaggio e-mail.

Il componente aggiuntivo di Adobe Sign per Salesforce consente all'utente di fare clic su qualsiasi e-mail all'interno del proprio client e-mail e di produrre un elenco degli accordi correlati in base agli indirizzi e-mail inclusi nell'e-mail selezionata.

Gli utenti possono anche inviare nuovi accordi e promemoria o persino annullare un accordo direttamente dal proprio client e-mail.


Abilitazione del client e-mail per Outlook

Ogni utente deve abilitare il componente aggiuntivo Salesforce nel proprio client e-mail. Se vengono utilizzati client e-mail sia desktop che basati sul Web, occorre abilitarli entrambi all'interno dei rispettivi ambienti.

1. Accedi all'account di Outlook 365 e seleziona l'opzione Posta

2. Fai clic sull'icona dell'ingranaggio nell'angolo in alto a destra dello schermo

3. Seleziona l'opzione Gestisci integrazioni per caricare la pagina Componenti aggiuntivi per Outlook

Manage Integrations

 

4. Nella casella di ricerca in alto a sinistra, digita Salesforce e fai clic sull'icona di ricerca

5. A destra dell'opzione Salesforce Lightning per Outlook, fai clic sul pulsante Attiva per attivare l'integrazione

  • Al termine dell'operazione, sotto l'integrazione dovrebbe essere visualizzata la voce Aggiunto correttamente
365 Plugin

 

6. Chiudi la pagina Componenti aggiuntivi

7. Fai clic su un'e-mail qualsiasi per visualizzare la piccola icona di Salesforce nella parte superiore del corpo del messaggio e-mail

Outlook Email-marked

 

8. Fai clic sull'icona di Salesforce per aprire il pannello del componente aggiuntivo, che presenta il pulsante Accedi a Salesforce

OWA Authentication

 

9. Fai clic sul pulsante Accedi a Salesforce

  • Viene visualizzata una finestra popup di autenticazione in cui vengono richieste le credenziali di Salesforce

10. Immetti le credenziali di autenticazione di Salesforce e fai clic su Accedi

OWA Credentials

 

11. La finestra popup si aggiorna in una finestra di conferma. Fai clic su Conferma per completare l'integrazione.

OWA Confirmation

Una volta completata la configurazione, puoi aprire il pannello di Salesforce facendo clic sull'icona Salesforce nella parte superiore del corpo del messaggio e-mail.

1. Apri l'applicazione Outlook desktop

2. Fai clic sull'icona Store per avviare la pagina Componenti aggiuntivi per Outlook

Add in store

 

3. Nella casella di ricerca in alto a sinistra, digita Salesforce e fai clic sull'icona di ricerca

4. A destra dell'opzione Salesforce Lightning for Outlook, fai clic sul pulsante per attivare l'integrazione

  • Al termine dell'operazione, sotto l'integrazione dovrebbe essere visualizzata la voce Aggiunto correttamente
  • Viene aggiunta la nuova icona Visualizza alla barra multifunzione del componente aggiuntivo Salesforce
desktop Plugin

 

5. Chiudi la pagina Componenti aggiuntivi

6. Fai clic sull'icona Visualizza di Salesforce nella barra multifunzione di Outlook

MS Desktop Log in button

 

7. Fai clic sul pulsante Accedi Salesforce.

  • Viene visualizzata una finestra popup per le credenziali di Salesforce
MS Desk Credentials

8. Accedi a Salesforce

  • La finestra popup si aggiorna per richiedere una conferma

9. Fai clic su Conferma per completare l'integrazione

desktop Confirmation

Una volta completata la configurazione, potrai aprire il pannello Salesforce facendo clic sull'icona Visualizza di Salesforce nella barra multifunzione di Outlook.


Gestione degli accordi nella finestra del componente aggiuntivo per Outlook

Con il componente aggiuntivo abilitato, puoi fare clic su qualsiasi e-mail e visualizzare gli accordi collegati agli utenti che fanno parte del thread delle e-mail.

Nota:

Il componente aggiuntivo include gli accordi per tutti gli indirizzi e-mail identificati nell'e-mail. Sono inclusi tutti gli utenti a cui l'e-mail è stata inviata o che erano inseriti nella casella Cc.

Facendo clic sull'icona di Salesforce (nella parte superiore del corpo del messaggio o nella barra multifunzione di Outlook) si apre il pannello del componente aggiuntivo e vengono visualizzati gli accordi.

Pannello SFDC per Outlook

 

Nella parte superiore del pannello, viene indicato il numero degli accordi trovati, ad esempio, Accordi (6)

Per impostazione predefinita, vengono elencati fino a cinque accordi e, se è presente un numero maggiore di accordi, viene visualizzato il collegamento Visualizza tutto in fondo all'elenco.  Facendo clic sul collegamento Visualizza tutto viene attivata una finestra a scorrimento in cui è possibile esaminare l'elenco completo degli accordi.

Collegamento Visualizza tutto

L'elenco degli accordi è ordinato in base allo stato degli accordi. L'ordinamento è:

  • Pre-invio/Bozza
  • Inviato per firma/Inviato per approvazione/In attesa del controfirmatario/Approvazione
  • Approvato/Firmato
  • Annullato/Rifiutato/Scaduto

All'interno delle sezioni, gli accordi vengono ordinati in base all'opzione Data invio, a partire dalla data più recente.

Facendo clic sul nome di un accordo si apre una nuova scheda in Salesforce e viene visualizzato l'intero accordo.


Azioni disponibili

Il pannello del componente aggiuntivo offre più di un elenco degli accordi. Utilizzando l'interfaccia del menu, è possibile creare nuovi accordi e avviare le attività più comuni.

Il pulsante Invia nuovo accordo è ben visibile, ma subito a destra del nome dell'accordo è presente una freccia che consente di aprire l'elenco del menu per visualizzare le azioni aggiuntive.

Nell'elenco del menu sono riportate soltanto le voci di menu che è possibile selezionare. Ad esempio, un accordo allo stato di bozza presenta solo le opzioni Modifica ed Elimina.

Attenzione:

L'opzione “Intendi eseguire quest'operazione?” non è disponibile. Le azioni selezionate dall'elenco del menu vengono eseguite immediatamente.

Voci del menu di Outlook

Inviare un nuovo accordo

Come si potrebbe supporre, il pulsante Invia nuovo accordo consente di aprire Salesforce in una nuova scheda e di avviare un nuovo accordo.  L'indirizzo del mittente dell'e-mail viene importato automaticamente nel modello di accordo.

Configura l'accordo normalmente.

Opzione di menu: Modifica

Facendo clic sull'opzione Modifica nell'elenco del menu, viene avviata una nuova scheda e si apre l'accordo in Salesforce.

Opzione di menu: Elimina

L'opzione Elimina nell'elenco del menu consente di completare due operazioni:

  • Annulla l'accordo in Adobe Sign
  • Elimina il record dell'accordo da Salesforce

Opzione di menu: Firma

L'opzione Firma è disponibile solo quando è il proprio turno di firmare l'accordo.

Facendo clic su Firma, si apre l'accordo per esaminarlo e applicare la propria firma.

Opzione di menu: Promem.

Facendo clic su Promem. nell'elenco del menu, viene inviato immediatamente un promemoria al firmatario corrente.

Opzione di menu: Annulla

L'opzione Annulla nell'elenco del menu annulla la transazione in Adobe Sign e in Salesforce.

A differenza dell'opzione Elimina, il record di Salesforce rimane nell'elenco di accordi di Salesforce con lo stato “Annullato”

Opzione di menu: Visualizza

L'opzione Visualizza apre una nuova finestra che consente di visualizzare lo stato corrente dell'accordo.

Nota:

Tutte le opzioni del menu che non reindirizzano l'utente a una finestra di Salesforce, segnalano il completamento dell'azione effettuata nella parte superiore dell'elenco degli accordi.

Conferma per le azioni in Outlook


Abilitazione del client e-mail per Gmail

L’estensione Salesforce può essere aggiunta solo al browser Chrome, perciò la sua funzionalità si basa sull’uso di Chrome.

  1. Apri il browser Chrome e passa a: https://chrome.google.com/webstore/detail/salesforce-lightning-for/jjghhkepijgakdammjldcbnjehfkfmha

    • Si apre la pagina delle estensioni.
  2. Fai clic sul pulsante AGGIUNGI A CHROME in alto a destra nella finestra.

    • Viene visualizzata una finestra a comparsa che consente di verificare l’aggiunta.
    click_add_to_chrome
  3. Fai clic su Aggiungi estensione.

    • La finestra a comparsa si aggiorna e viene visualizzata una finestra di verifica per l’avvenuta installazione dell’estensione.
    add_extension
    extension_verification
  4. Nel browser Chrome, apri il tuo account utente Gmail.

    • Sul lato destro puoi visualizzare il pannello delle applicazioni. Nella parte superiore è presente una freccia che consente di espandere o comprimere il pannello delle applicazioni
  5. Fai clic sul pulsante Accedi a Salesforce.

    • Viene visualizzata una finestra popup in cui viene richiesto di eseguire l'autenticazione in Salesforce. 
    installed_app
  6. Accedi con le tue credenziali di Salesforce.

    • La finestra di autenticazione si aggiorna e viene visualizzata una finestra di verifica in cui ti viene richiesto se desideri concedere a Gmail l’accesso per Salesforce.
    Authentication
  7. Fai clic su Continua.

    • Il pannello si aggiorna e ti viene richiesto di selezionare un utente Gmail a cui collegare Salesforce.
    give_access
  8. Seleziona un utente (in genere l’utente visualizzato è già quello corretto).

    • Se scegli Usa un altro account, ti verrà richiesto di eseguire l'autenticazione nel nuovo account Gmail prima di continuare
    • L'utente Gmail che scegli è collegato a livello logico all'utente Salesforce con cui hai eseguito in precedenza l'autenticazione.
    • La finestra a comparsa si aggiorna e viene visualizzata un’altra finestra di verifica che illustra l’accesso concesso per Salesforce. 
    pick_a_user
  9. Fai clic su Consenti.

    • Il pannello si aggiorna e ti viene richiesto se desideri collegare l’account Gmail all’account Salesforce. 
    grant_access_to_salesforce
  10. Fai clic su Collega account.

    • La finestra a comparsa si aggiorna per confermare l’avvenuto collegamento degli account.
    link_account
  11. Fai clic su Vai a Salesforce; la finestra a comparsa si chiude e ritorni a Gmail.

    verification_of_linkedaccount

    Nel pannello Salesforce a sinistra adesso vengono visualizzati il pulsante Invia nuovo accordo e un elenco di accordi collegati alle e-mail selezionate. 


Gestione degli accordi nella finestra di Chrome

Con il componente aggiuntivo abilitato, puoi fare clic su qualsiasi e-mail e visualizzare gli accordi collegati agli utenti che fanno parte del thread delle e-mail.

Nota:

Il componente di Adobe Sign include gli accordi di tutti gli indirizzi e-mail identificati nell'e-mail. Sono inclusi tutti gli utenti a cui l'e-mail è stata inviata o che erano inseriti nella casella Cc.

Facendo clic sull'icona freccia nella parte superiore destra della finestra si apre il pannello del componente aggiuntivo e vengono visualizzati gli accordi

App abilitata

Nella parte superiore del pannello, viene indicato il numero di accordi trovato (in rapporto alle identità di indirizzo e-mail collegate all’e-mail). Esempio: Accordi (7)

Per impostazione predefinita, vengono elencati fino a cinque accordi; se è presente un numero maggiore di accordi, in fondo all’elenco viene visualizzato il collegamento Visualizza tutto. Quando fai clic sul collegamento Visualizza tutto viene attivata una finestra a scorrimento in cui puoi esaminare l’elenco completo degli accordi.

Coppia elencata

L'elenco degli accordi è ordinato in base allo stato degli accordi. L'ordinamento è:

  • Pre-invio/Bozza
  • Inviato per firma/Inviato per approvazione/In attesa del controfirmatario/Approvazione
  • Approvato/Firmato
  • Annullato/Rifiutato/Scaduto

Nelle varie sezioni, gli accordi vengono ordinati in base all’opzione Data invio, a partire dalla data più recente.

Quando fai clic sul nome di un accordo, si apre una nuova scheda in Salesforce e viene visualizzato l’intero accordo.


Azioni disponibili

Il pannello del componente aggiuntivo offre più di un elenco degli accordi. Utilizzando l'interfaccia del menu, è possibile creare nuovi accordi e avviare le attività più comuni.

Il pulsante Invia nuovo accordo è ben visibile; inoltre, se fai clic sulla freccia a destra del nome dell’accordo, si apre un menu in cui sono elencate altre azioni.

Menu completo

Attenzione:

L'opzione “Intendi eseguire quest'operazione?” non è disponibile. Le azioni selezionate dall'elenco del menu vengono eseguite immediatamente.

Nell'elenco del menu sono riportate soltanto le voci di menu che è possibile selezionare. Ad esempio, un accordo allo stato di bozza presenta solo le opzioni Modifica ed Elimina.

Opzioni di menu limitate

Invia nuovo accordo

Il pulsante Invia nuovo accordo consente di aprire Salesforce in una nuova scheda e di avviare un nuovo accordo.  L'indirizzo del mittente dell'e-mail viene importato automaticamente nel modello di accordo.

Configura e invia l'accordo normalmente.

Opzione di menu: Modifica

Quando fai clic sull’opzione Modifica nel menu, viene avviata una nuova scheda e si apre l’accordo in Salesforce.

Opzione di menu: Elimina

L'opzione Elimina nell'elenco del menu consente di completare due operazioni:

  • Annulla l'accordo in Adobe Sign
  • Elimina il record dell'accordo da Salesforce

Opzione di menu: Firma

L’opzione Firma è disponibile solo quando è il proprio turno di firmare l’accordo.

Quando fai clic su Firma, l’accordo si apre e puoi esaminarlo e applicarvi la tua firma.

Opzione di menu: Promemoria

Quando fai clic sull’opzione Promemoria nel menu, viene inviato immediatamente un promemoria al firmatario corrente.

Opzione di menu: Annulla

L’opzione di menu Annulla consente di annullare la transazione in Adobe Sign e in Salesforce.

A differenza di Elimina, il record di Salesforce rimane nell’elenco degli accordi di Salesforce con lo stato “Annullato”.

Opzione di menu: Visualizza

L’opzione Visualizza apre una nuova finestra che consente di visualizzare lo stato corrente dell’accordo.

 

Tutte le opzioni del menu che non reindirizzano l'utente a una finestra di Salesforce, segnalano il completamento dell'azione effettuata nella parte superiore dell'elenco degli accordi.

Messaggio di esito positivo del menu