I modelli libreria consentono agli utenti di creare documenti interattivi riutilizzabili. Tali documenti possono essere semplici e contenere solo un campo per la firma, ad esempio per un accordo di non divulgazione, o molto complessi nel caso di documenti fiscali o di inserimento.

In tutti i casi in cui puoi definire un accordo utilizzando lo stesso file, puoi creare un modello che velocizzi la consegna del documento al firmatario, assicuri coerenza del contratto firmato finale e garantisca in modo passivo che il team utilizzi sempre la versione corrente del documento.

È possibile definire i modelli in due modi: come livelli per campi modulo e come documenti.

Livelli per campi modulo sono solo i campi applicati al file caricato. Rappresentano la soluzione ideale per le aziende che generano contratti in modo dinamico con contenuti personalizzati, ma in un formato standardizzato. È sufficiente caricare il file e applicarvi il livello per campo per posizionare tutti i campi con pochi clic.
I documenti includono sia il file di base che i campi. Sono indicati per documenti di base senza contenuti dinamici, ad esempio moduli fiscali, richieste di candidatura e accordi di non divulgazione.

Nota:

L’utente che crea il modello è il proprietario dell’oggetto.

Solo il proprietario può modificare il modello o regolarne il livello di autorizzazione, a meno che il modello non sia condiviso con il gruppo o l’organizzazione.

Se il modello è condiviso con l’organizzazione, gli amministratori a livello di account possono modificarlo nella sezione Librerie condivise del proprio menu di amministrazione.
Se il modello è condiviso con un gruppo, gli amministratori di tale gruppo possono modificarlo nella sezione Librerie condivise del menu di amministrazione.
- Gli amministratori a livello di account hanno inoltre accesso a tutti i documenti condivisi con i gruppi.

La proprietà di un modello può essere trasferita a un altro utente dagli amministratori a livello di account o dall’amministratore a livello di gruppo rispetto all’autore originale.

Creare un modello libreria

Per creare un modello libreria, passa alla scheda Home, quindi seleziona Crea un modello da riutilizzare.
Viene caricata la pagina di configurazione Crea un modello Libreria.

Immetti il nome del modello nel campo Nome modello.

Se non immetti esplicitamente un nome per il modello, il campo userà il nome del primo documento aggiunto.
Trascina e rilascia i file nella sezione File oppure seleziona il collegamento Aggiungi file in alto a destra del campo File per cercare i file nel sistema.

Se necessario, puoi allegare più file per creare un modello più grande.
Configura il tipo di modello:
- Documento riutilizzabile: questa opzione consente di salvare il documento completo, il contenuto e i campi modulo.
- Livello riutilizzabile per campi modulo: questa opzione consente di salvare solo il livello del campo modulo da applicare a un altro documento (contenuto diverso con lo stesso layout).
- Entrambi: entrambi i tipi di modello saranno disponibili.
Nota:

In qualsiasi momento è possibile modificare il tipo di modello modificando le proprietà del modello.
Configura Chi può usare questo modello.

Questa impostazione consente di concedere l’accesso al modello in base all’utente che effettua il caricamento:
- Solo io - questa opzione renderà il modello disponibile solamente per l’utente che lo carica.
- Gruppi selezionati (solo Enterprise) -Gli account Enterprise hanno la possibilità di associare un modello a più gruppi. Se l’opzione non è disponibile, contatta l’amministratore per richiederne l’attivazione.
- Qualsiasi utente nel mio gruppo - impostando il modello a livello di gruppo si crea un’associazione logica tra il modello e il gruppo di cui fa parte l’utente che carica il modello. Tutti i membri del gruppo avranno accesso al modello.
  
  Se l’utente che ha caricato il modello viene trasferito in un altro gruppo, l’associazione modello-gruppo non viene interrotta.
  
  Il modello può essere modificato dall’amministratore dell’account e dall’amministratore del gruppo a cui appartiene l’utente, dal menu Librerie condivise.
  
  Se si modifica la relazione di Gruppo del modello, questo non sarà più accessibile al gruppo precedente, ma gli accordi che sono già stati inviati utilizzando il modello rimosso restano inalterati.
  
  Gli account per i quali è abilitata la funzione Utenti in più gruppi dispongono di un campo a discesa per selezionare il gruppo a cui deve essere associato il modello.
- Qualsiasi utente nella mia azienda: tutti gli utenti dell’account potranno accedere al modello e utilizzarlo.
  
  Il modello può essere modificato dall’amministratore a livello di account nel menu Librerie condivise.
Nota:

L’utente proprietario di un modello può sempre eliminare tale modello.

Un modello può essere modificato solo dall’utente proprietario e dagli amministratori a livello di gruppo e di account.

Altri utenti possono manipolare il modello dopo che è stato applicato a un Accordo selezionando Anteprima e aggiungi campi firma durante il processo di invio. Ciò consente di modificare le proprietà del modello per l'accordo singolarmente e non modifica il modello principale.
Seleziona Anteprima e aggiungi campi per inviare il modello all’ambiente di authoring.
Si aprirà l'ambiente di creazione Trascina e rilascia. Trascina i campi dal riquadro di destra nel documento nelle posizioni desiderate.

Nota:

Per impostazione predefinita, tutti i campi inseriti vengono assegnati al primo destinatario. Puoi modificare la persona a cui sono assegnati i campi inseriti accedendo all'elenco a discesa dei destinatari e modificando il destinatario selezionato.
Al termine, salva il modello.