自动执行自定义发送工作流

概述

自动检测工作流功能允许管理员通过在 PDF 首页安装唯一的字符串来在文件级别控制其协议版本。然后,将此唯一字符串添加到自定义工作流中,从而允许 Acrobat Sign 在发件人上传该文件时以逻辑方式连接上传的文件和工作流。

这样一来,在样板模板上生成自定义文档的组织就可以自动化协议结构,并通过模板放置表单字段,从而显著减少发件人配置和创作各自协议的时间。

发件人如何使用自动化工作流

当用户通过主页上的从库开始 > 从我的电脑中选择文件按钮上传 PDF 文件时,会触发“自动检测工作流”功能。

  • 除了从库开始 > 从我的电脑中选择文件按钮之外,使用其他任何方法/接口上传文件均会完全绕过自动检测过程。
  • 只有 PDF 文件会触发工作流检测。 
    • 尝试上传非 PDF 格式的文档会导致出现“无效文档”错误。
显示展开文件选择器的“主页”,并突出显示“从我的电脑中选择文件”选项

上传文件后,Acrobat Sign 会评估上传文件的首页,查找潜在的匹配文本字符串。

符合“匹配文本”参数的所有字符串都会与发件人通过其组成员资格有权访问的任何工作流所使用的“匹配文本”字符串进行比较。

如果文件上的“匹配文本”字符串与“工作流匹配文本”相符,则发件人将被路由到相关工作流的自定义创作页面。

  • 此时会自动附加上传的文件,并且无法删除。
  • 如果工作流在组织级别可用,则发件人可以选择发送协议时所在的组。
  • 如果工作流与一个组相关联,则组选择器会自动设置为与工作流相关联的值,并且不能更改该值。 
  • 正如您所期望的,在手动选择的工作流中,所有其他工作流选项都可用。
提示:

可以将工作流配置为应用表单字段图层,从而无需发件人预览和添加签名字段。

显示附加文件和其他已配置元素的“自定义编辑”页面。

发件人在验证协议的最终配置之后发送协议。

如何配置工作流以实现自动化

定义“匹配文本”

强烈建议制定有关如何构建匹配文本字符串的计划。如果您有数百个工作流,或者您的帐户使用多个组(其中一些组使用类似的表单),您会发现使用“匹配文本”字符串的命名惯例非常重要。 

“匹配文本”字符串的要求如下:

  • 每个匹配文本字符串在客户的 Acrobat Sign 帐户中必须是唯一的。
  • 代码必须是长度介于 20 至 30 个字符之间的连续字符串。 
  • 此字符串只能包含字母数字、短划线“-”和下划线“_”字符。不允许使用句点或空格。

在确定“匹配文本”约定时,请考虑以下事项:

  • 表单是否含有可以合并的现有文档 ID(例如,W-4 或 NDA)
  • 表单是否含有易于理解的明显版本(例如,W-4_2024 或 NDA_Q1-2024)
  • 是否包括与工作流相关的组名(例如,HR-W-4_2024 或 Lgl_NDA_Q1-2024)
  • 其他文档创建者可以使用和理解的合理版本字符串类型(例如,HR-W-4_2024_ver1_1 或 Lgl_NDA_Q1-2024_interns)

请记住,字符串必须介于 20 到 30 个字符之间,因此,请使用一些有意义的内容填充字符量,方便将来进行维护。

将匹配文本添加到文档 PDF

匹配文本字符串必须位于已上传文件的首页。

文本可以是任意颜色或大小。

通常,版本号位于文档的边角,但您可以将字符串放在首页的任意位置:

显示“匹配文本”的 PDF 页脚

将匹配文本添加到工作流的“工作流信息”选项卡

新建工作流(或编辑现有工作流)以在工作流信息选项卡上添加“匹配文本”字符串:

工作流设计器中的“工作流信息”选项卡,其中突出显示了“匹配文本”字段。

注意:

向工作流中添加“匹配文本”字符串并不会妨碍手动使用该工作流。

配置文档选项卡以包含上传的 PDF

必须将工作流配置为接受文档选项卡中的上传文件。要配置该文档,请执行以下操作:

  1. 选择添加文档链接,这将为一个文档(文件)添加一行。
  2. 提供一个文档标题。发件人创建协议时,此值将显示在其编辑页面上。我们建议文档标题可以反映此文档与上传的文件相同,以免发件人混淆。
  3. 文件文档名称字段留空。
  4. 我们一般建议选中必填框,以便它在用户界面中显示为必需元素,并可减少用户无法替换的相关问题。但是,必填复选框不会产生机械影响,因为上传的文件会自动附加,并且,无论复选框如何配置,发件人都不能将其删除。

如果您的流程允许发件人向协议添加其他/支持内容,则可以将其他文档添加到模板。

突出显示“添加文件”链接的“文档”选项卡,其中包含针对已上传 PDF 配置的已添加文件

考虑如何将表单字段应用于协议

通过模板流程添加表单字段,可使发件人免于花时间创作自己的字段,并确保这些字段放置在正确的位置,且名称准确,方便用于最终报告。

自动检测工作流适用于包含文本标记或设计为 AcroForm 的 PDF。

或者,还可以通过文档选项卡向工作流添加表单字段图层,以应用所有与签名相关的字段和数据收集字段。这需要预先构建一个模板:

  1. 使用您正在设计的同一 PDF 创建模板,其中包含匹配文本。
    • 在模板名称中包含“匹配文本”字符串,以便快速找到该模板。
    • 将模板配置为适用于文档表单字段图层。
    • 确保可使用此模板的人员的范围与工作流中定义的范围相匹配。
  2. 将字段添加到模板上。
  3. 保存模板

要向工作流中添加表单字段图层,请执行以下操作:

  1. 打开工作流并导航到“文档”选项卡。
  2. 选择表单字段图层部分中的添加文档图标。
    • 此时选择器面板会显示所有可用的表单字段图层(根据您选择的组)。
  3. 选择正确的表单字段图层。
  4. 选择确定以完成附件。
突出显示“表单字段图层”字段的“文档”选项卡,并插入表单字段选择器。

注意:

除了 PDF 中包含的所有字段(文本标记或 AcroForm)之外,还会应用表单字段图层。

“匹配文本”值显示在工作流列表中

含有“匹配文本”值的工作流将在自定义工作流列表中显示该值:

突出显示“匹配文本”列的工作流列表。

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