使用“批量发送”申请批量签名

批量发送允许您上传表单,并将它用作创建并发送多个(数百个!)表单的模板唯一协议中的每份协议都专用于一个外部签名者。

每份协议都与其他协议无关,并且包含自己的审计报告。每个收件人都不知道其他所有收件人。

发件人可以通过其文档选项卡或通过批量发送模板来访问协议,其中包含的协议报告可用于跟踪从模板创建的子协议的整体状态。此外,发件人还可以使用下载表单字段数据操作以 CSV 格式导出所有已完成协议的字段级数据。

批量发送可通过以下方式找到:

  • 选择顶部导航栏中的电子签名菜单项,然后在功能弹出列表中选择批量发送
  • 选择工具并在工具轮播中选取批量发送
“批量发送”工具选项

执行“批量发送”的步骤

  1. 如前所述,选择批量发送工具。此时会显示“批量发送文件上传”页面。

  2. 添加文件

    (通过搜索或拖放操作)上传您用于构建协议模板的主要文件。

    您可以通过选择文件按钮右侧的选择器从文件所在的源中进行选择。默认为您的本地系统。

    添加文件

    选择文件后,将加载配置页面。

  3. 添加参与者

    1. 列出必需的参与者。

    • 默认情况下,将分配“签名”操作。
    • “签名”操作可允许参与者输入字段数据并签署协议。
    • 最多支持 50 位参与者。
    • 列出的每位参与者均会收到他们自己的协议。    

    2. 输入收件人电子邮件地址(后跟逗号);或将电子邮件地址列表复制并粘贴到“电子邮件”字段。

    3. 通过单击位于参与者右侧的钥匙图标,配置参与者身份验证。

    • 电子邮件是用于确认每位参与者身份的默认身份验证方法,并且在大多数情况下,完全可通过该方法获得合法签名。
    • 可添加密码身份验证以增强安全性。当配置了该选项后,参与者必须先输入密码,然后才能与协议交互。
    • 您必须向区外参与者共享此密码。

    3.(可选)添加您自己和/或抄送方

    • 单击添加我可将您自己添加为会签者。
    • 单击添加抄送可添加那些您希望在发送并完成协议期间抄送的人员。
    配置参与者

  4. (可选)根据需要添加其他文件。

    已附加选择用于启动协议模板的初始文件。

    上传所需的任何其他文件。

    • 可以上传多个文件。
    • 上传的所有文件会连接成一个文件,以生成最终协议。
    • 文件的排列顺序决定了最终协议的外观。
      • 您可以通过单击并拖动文件对其进行排序。
    根据需要添加文件

  5. 添加协议详细信息:

    • 命名您的协议。从批量发送模板生成的所有协议都将具有相同的协议名称。
    • 根据需要,更改“消息”字段中的默认文本。
  6. 编辑协议设置(可选):

    默认情况下,协议不要求参与者提供密码即可查看已完成的协议,也不会为参与者设置提醒

    • 如果需要收件人输入密码才能打开并查看已签名的 PDF 文件,请选中添加访问密码
    • 选中设置提醒,可设置在完成协议之前发送提醒的频率。
    批量发送

  7. 单击窗口右上角的下一步

    文档现已准备就绪,可供您添加希望签名者填写或签名的字段。

    已完成的“批量发送”事务的配置

    注意:

    如果您添加了多个文件,这些文件则会转换为 PDF 并合并成一个文件。系统会打开合并后的文档,以供您添加字段。

  8. 准备协议并添加字段:

    您现在可以向协议添加任何必要的字段。请记住,必须为每一位签名者(包括内部会签者)放置一个签名字段。

    有两种方法会应用字段:

    1. 在大多数情况下,会默认加载简单编辑模式。简单编辑:

    • 仅限于最常见的字段类型:
    • 文本输入(所有文本字段都标记为“必填”)
    • 签名
    • 签名者姓名(已打印)
    • 签名者电子邮件
    • 签名日期(只读;由系统提供)
    • 复选框
    • 将字段置于您在文档上单击的任意位置。
    • 允许通过单击字段的右下角(蓝色三角形)并拖动字段来调整字段大小。
    简单编辑

     

    2. 通过选择右上角的切换开关,可启用“高级编辑”。高级编辑:

    高级编辑

    注意:

    通过选择右上角的高级编辑(开||关)切换按钮,可以在简单模式与高级模式之间切换。

  9. 放置所有字段后,选择下一步(位于右上角)。

  10. 审阅并发送

    审阅协议信息,如果一切正确,则发送协议。

    审阅并发送

  11. 确认

    将显示一条确认消息,确认协议已成功发送。 

    发送页面后,有三个选项可让流程进展下去:

    • 管理协议 - 打开包含您所有协议的批量发送页面:跟踪状态、访问审核记录、发送提醒
    • 批量发送另一份文档 - 准备另一份要发送给多人的文档
    • 单击关闭可返回至 Acrobat 在线版主页
    批量发送

管理批量发送

可通过文档选项卡管理批量发送。

  1. 导航至文档选项卡。
  2. 在窗口左侧“您的文档”列表中,选择批量发送
  3. 单击要访问的批量发送,这将会在窗口右侧打开上下文菜单。右侧的上下文菜单包含五个不同的部分:
  • 元数据(红色方形):位于菜单顶部的是“批量发送”模板的元数据:
  • “批量发送”首页的图像
  • 批量发送的标题
  • 向参与者批量发送的日期
  • 创建批量发送的用户 ID 的电子邮件地址
  • 整个批量发送的当前状态
  • 初始电子邮件中提供的消息
  • 任意抄送方(通过电子邮件值列出)
“批量发送”上下文菜单

  • 操作菜单(蓝色方形)- 这部分包含了您可以对“批量发送”(父模板)执行的所有操作。单击该部分右下角的查看更多链接可查看所有内容:
  • 打开批量发送 - 打开“批量发送”模板文档,仅供查看。没有可编辑的字段
  • 提醒 - 为您自己或其他仍需签名的所有人添加提醒。
  • 取消:取消批量发送。
  • 下载 PDF - 下载完整(空白)的 PDF。
  • 下载表单字段数据 - 下载所有子协议字段级内容的 CSV 文件,这些子协议是通过这个已完成的父“批量发送”衍生的。
  • 下载单个文件 - 如果 Web 表单是使用多个文件创建的,则提供下载单个 PDF 文件的选项。
  • 隐藏/取消隐藏批量发送 -“隐藏批量发送”/“取消隐藏批量发送”只是从普通的“管理”页面视图中移除(或添加)“批量发送”。
  • 共享 - 与您提供的用户电子邮件地址共享“批量发送”及其状态。可以在“管理”页面上查看共享的 Web 表单,但不允许编辑。
  • “批量发送”父文档的 PDF 副本(未添加字段)会通过电子邮件发送给共享对象。
  • 查看活动报告
  • 查看“批量发送”父模板创建的所有子协议的当前状态。
  • 添加注释 — 允许用户生成“批量发送”的个人注释。
  • 协议摘要/筛选(绿色方块)- 协议部分最多可显示五个值,这些值反映了每个状态中子协议的数量。如果没有子协议处于某个既定的状态,则不显示该状态,因此您看到的行项目可能会少于五个。单击任一状态将生成这些子协议的筛选列表:
  • 全部 - 显示从“批量发送”(父模板)衍生的所有(子)协议。
  • 正在进行 - 表明正在等待参与者完成签名的子协议。
  • 已取消 - 表明发送者已明确取消子协议,或参与者已拒绝签名。
  • 已完成 - 完成的协议已成功获得协议所有参与者的所有签名。
  • 等待您处理 - 表明协议正在等待发件人对协议进行会签。
  • 适用于“批量发送”父模板的活动(橙色方块)- 活动 > 链接位于上下文面板底部,可打开针对(父)批量发送模板执行的启用操作的时间顺序列表(例如:创建事件已完成事件)。

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