适用于 Salesforce 的 Adobe Sign 电子邮件组件,与 Microsoft Outlook Web App (OWA)、Outlook 2016、Outlook for Mac 2016 以及使用 Chrome 浏览器的 Gmail for Business 帐户兼容。

概述

Salesforce 管理员必须先在 Salesforce 端配置该组件。完成配置后,最终用户只需启用电子邮件加载项,进行 Salesforce 的身份验证,然后单击电子邮件即可。

利用适用于 Salesforce 的 Adobe Sign 加载项,用户可以在其电子邮件客户端单击任意电子邮件,并根据选定电子邮件中包含的电子邮件地址生成相关协议列表。

用户还可以直接从其电子邮件客户端发送新协议和提醒,甚至可以取消某个协议。


启用 Outlook 的电子邮件客户端

每个用户都必须为其电子邮件客户端启用 Salesforce 加载项。如果同时使用桌面和基于 Web 的电子邮件客户端,则需要在各自的环境中启用它们。

1. 登录到您的 365 Outlook 帐户并选择邮件选项

2. 单击屏幕右上角的齿轮图标

3. 选择管理集成选项,以加载 Outlook 加载项页面

Manage Integrations

 

4. 在左上角的搜索框中,键入 Salesforce,然后单击搜索图标

5. 在 Salesforce Lightning for Outlook 选项的右侧,单击按钮以打开集成

  • 完成后,您应看到在集成下方显示已成功添加
365 Plugin

 

6. 关闭加载项页面

7. 单击任意电子邮件,Salesforce 小图标会显示在电子邮件正文的顶部

Outlook Email-marked

 

8. 单击 Salesforce 图标可打开加载项面板,其中会显示登录到 Salesforce 按钮

OWA Authentication

 

9. 单击登录到 Salesforce 按钮

  • 将出现一个身份验证弹出窗口,要求您输入 Salesforce 凭据

10. 输入您的 Salesforce 身份验证凭据,然后单击登录

OWA Credentials

 

11. 弹出窗口会刷新到确认窗口。单击确认以完成集成。

OWA Confirmation

配置完毕后,您可以通过单击电子邮件正文顶部的 Salesforce 图标来打开 Salesforce 面板。

1. 打开桌面 Outlook 应用程序

2. 单击商店图标以启动 Outlook 加载项页面

Add in store

 

3. 在左上角的搜索框中,键入 Salesforce,然后单击搜索图标

4. 在 Salesforce Lightning for Outlook 选项的右侧,单击按钮以打开集成

  • 完成后,您应看到在集成下方显示已成功添加
  • 一个新的查看图标已添加到 Salesforce 加载项的功能区
desktop Plugin

 

5. 关闭加载项页面

6. 单击 Outlook 功能区中的 Salesforce 查看图标

MS Desktop Log in button

 

7. 单击登录到 Salesforce 按钮。

  • 此时会弹出一个 Salesforce 凭据窗口
MS Desk Credentials

8. 对 Salesforce 进行身份验证

  • 弹出窗口将会刷新,以请求确认

9. 单击确认,完成集成

desktop Confirmation

完成配置后,您可以通过单击 Outlook 功能区中的 Salesforce 查看图标来打开 Salesforce 面板。


在 Outlook 加载项窗口中管理协议

启用加载项后,您可以单击任意电子邮件,然后查看与电子邮件线程中的参与者相关的协议。

注意:

加载项包含电子邮件中所有已识别电子邮件地址的协议。这包括采取发送或抄送方式,接收电子邮件的所有相关方。

单击 Salesforce 图标(位于电子邮件正文顶部,或 Outlook 功能区中),可打开加载项面板并显示协议。

Outlook SFDC 面板

 

在面板顶部,会显示出找到的协议数量。例如,协议 (6)

默认情况下,最多列出五个协议,如果有更多相关协议,列表底部会显示查看全部链接。单击“查看全部”链接将打开一个可查看协议完整列表的滚动窗口。

“查看全部”链接

协议列表按照协议状态进行排序。排序顺序如下:

  • 预送/草稿
  • 已发出进行签名/已发出进行批准/正在等待对方签名/正在等待对方批准
  • 已批准/已签名
  • 已取消/已拒绝/已过期

在各个部分,协议又按“发送日期”排序,发送日期最近的排在最前面。

单击协议名称可在新选项卡中打开 Salesforce,并显示完整的协议。


可用操作

外接程序面板的功能不止是列出协议。利用菜单驱动的界面,您可以创建新协议,以及发起常用任务。

“发送新协议”按钮非常显眼,但在协议名称右侧,还有一个箭头,可以打开显示其他操作的菜单列表。

该菜单列表中仅显示可用的菜单项。例如,处于草稿状态的协议只有编辑删除选项。

注意:

这里没有“是否确定?”之类的询问。从该菜单列表中选择的操作将会立即执行。

Outlook 菜单项

发送新协议

正如您可能预期的,“发送新协议”按钮会在新选项卡中打开 Salesforce,并启动一个新协议。电子邮件发件人的地址会自动导入到协议模板中。

将按照常规方式来配置协议。

菜单选项:编辑

单击菜单列表中的“编辑”选项可启动一个新选项卡,并在 Salesforce 中打开协议。

菜单选项:删除

菜单列表中的“删除”选项可完成两项任务:

  • 取消 Adobe Sign 中的协议
  • 从 Salesforce 中删除协议记录

菜单选项:签名

只有在轮到您签署协议时,“签名”选项才可用。

单击“签名”可打开协议,以供您审阅并进行签名。

菜单选项:提醒

单击菜单列表中的“提醒”可立即向当前签名者发送提醒。

菜单选项:取消

菜单列表中的“取消”选项可取消 Adobe Sign 和 Salesforce 中的事务。

与“删除”不同的是,Salesforce 协议列表中会保留 Salesforce 记录,但状态为“已取消”

菜单选项:查看

“查看”选项可打开一个新窗口,以查看协议的当前状态。

注意:

所有菜单驱动的选项(即,不会让您转到 Salesforce 窗口)都会在协议列表顶部报告所执行的操作是否成功

Outlook 操作确认


启用 Gmail 的电子邮件客户端

Salesforce 扩展只能添加到 Chrome 浏览器中,因此该功能需要使用 Chrome。

  1. 打开 Chrome 浏览器,导航至:https://chrome.google.com/webstore/detail/salesforce-lightning-for/jjghhkepijgakdammjldcbnjehfkfmha

    • 此时会打开扩展页面
  2. 单击窗口右上角的添加到 Chrome 按钮

    • 此时会显示一个要求确认添加的弹出窗口
    click_add_to_chrome
  3. 单击添加扩展

    • 弹出窗口将会刷新,显示一条说明已安装扩展的确认消息
    add_extension
    extension_verification
  4. 在 Chrome 浏览器中,打开您的 Gmail 用户帐户。

    • 在右侧,您可以看到应用程序面板。顶部有一个箭头,可用于折叠或显示应用程序面板
  5. 单击登录到 Salesforce 按钮

    • 此时会显示一个弹出窗口,要求您进行 Salesforce 的身份验证。 
    installed_app
  6. 使用您的 Salesforce 凭据登录。

    • 身份验证窗口将会刷新,以让您确认是否要为 Salesforce 授予 Gmail 访问权限。
    Authentication
  7. 单击继续

    • 系统将会刷新面板,提示您选择要将 Salesforce 关联到的 Gmail 用户。
    give_access
  8. 选择一个用户(通常情况下,显示的用户即是正确用户)

    • 如果选择“使用其他帐户”,在继续操作之前,将提示您进行新 Gmail 帐户的身份验证
    • 您选择的 Gmail 用户在逻辑上与您之前进行身份验证的 Salesforce 用户相关联。
    • 系统将会刷新弹出窗口,显示另一个说明您正在向 Salesforce 授予访问权限的确认窗口。  
    pick_a_user
  9. 单击允许

    • 系统将会刷新面板,显示一个用于确保您要将该 Gmail 帐户关联到 Salesforce 帐户的确认面板。  
    grant_access_to_salesforce
  10. 单击关联帐户

    • 系统将会刷新弹出窗口,指示已成功关联帐户。
    link_account
  11. 单击转到 Salesforce,此时弹出窗口消失并返回到 Gmail。

    verification_of_linkedaccount

    现在左侧的 Salesforce 面板会显示“发送新协议”按钮,以及与您选择的任何电子邮件相关的协议列表。 


在 Chrome 窗口中管理协议

启用加载项后,您可以单击任意电子邮件,然后查看与电子邮件线程中的参与者相关的协议。

注意:

Adobe Sign 组件包含电子邮件中所有已识别电子邮件地址的协议。这包括采取发送或抄送方式,接收电子邮件的所有相关方。

单击窗口右上角的箭头图标可打开外接程序面板,并显示相关协议

已启用的应用程序

在该面板的顶部,将显示找到的协议(与电子邮件中的已识别电子邮件地址相关)数量。例如,协议 (7)

默认情况下,最多会列出五个协议,如果有更多相关协议,列表底部会显示“查看全部”链接。单击查看全部链接,将打开一个可查看协议完整列表的滚动窗口。

列出的协议对

协议列表按照协议状态进行排序。排序顺序如下:

  • 预送/草稿
  • 已发出进行签名/已发出进行批准/正在等待对方签名/正在等待对方批准
  • 已批准/已签名
  • 已取消/已拒绝/已过期

在各个部分,协议按照发送日期排序,最近发送的排在最前面。

单击协议名称可在新选项卡中打开 Salesforce,并显示完整的协议。


可用操作

外接程序面板的功能不止是列出协议。利用菜单驱动的界面,您可以创建新协议,以及发起常用任务。

发送新协议按钮非常显眼,但在协议名称右侧还有一个箭头,单击该箭头可打开显示其他操作的菜单列表。

完整的菜单列表

注意:

这里没有“是否确定?”之类的询问。从该菜单列表中选择的操作将会立即执行。

该菜单列表中仅显示可用的菜单项。例如,对于处于草稿状态的协议,只有“编辑”和“删除”选项。

有限的菜单选项

发送新协议

正如您预期的那样,发送新协议按钮会在新选项卡中打开 Salesforce,并启动一个新协议。电子邮件发件人的地址会自动导入到协议模板中。

按照常规方式配置并发送协议。

菜单选项:编辑

单击菜单列表中的编辑选项,可启动一个新选项卡并在 Salesforce 中打开协议。

菜单选项:删除

菜单列表中的“删除”选项可完成两项任务:

  • 取消 Adobe Sign 中的协议
  • 从 Salesforce 中删除协议记录

菜单选项:签名

只有在轮到您签署协议时,签名选项才可用。

单击签名可打开协议,供您审阅并进行签名。

菜单选项:提醒

单击菜单列表中的提醒可立即向当前签名者发送提醒。

菜单选项:取消

菜单列表中的取消选项可取消 Adobe Sign 和 Salesforce 中的事务。

删除不同的是,Salesforce 协议列表中会保留 Salesforce 记录,但状态为“已取消”

菜单选项:查看

查看选项可打开一个新窗口,以查看协议的当前状态。

 

所有菜单驱动的选项(即,不会让您转到 Salesforce 窗口)都会在协议列表顶部报告所执行的操作是否成功

菜单成功消息