适用于 Salesforce 的 Adobe Sign - 电子邮件组件用户指南

适用于 Salesforce 的 Adobe Sign 电子邮件组件,与 Microsoft Outlook Web App (OWA)、Outlook 2016、Outlook for Mac 2016 以及使用 Chrome 浏览器的 Gmail for Business 帐户兼容。

概述

Salesforce 管理员必须先在 Salesforce 端配置该组件。完成配置后,最终用户只需启用电子邮件加载项,进行 Salesforce 的身份验证,然后单击电子邮件即可。

利用适用于 Salesforce 的 Adobe Sign 加载项,用户可以在其电子邮件客户端单击任意电子邮件,并根据选定电子邮件中包含的电子邮件地址生成相关协议列表。

用户还可以直接从其电子邮件客户端发送新协议和提醒,甚至可以取消某个协议。


启用 Outlook 的电子邮件客户端

1. 登录到您的 365 Outlook 帐户并选择邮件选项

2. 单击屏幕右上角的齿轮图标

3. 选择管理集成选项,以加载 Outlook 加载项页面

 

4. 在左上角的搜索框中,键入 Salesforce,然后单击搜索图标

5. 在 Salesforce Lightning for Outlook 选项的右侧,单击按钮以打开集成

  • 完成后,您应看到在集成下方显示已成功添加

 

6. 关闭加载项页面

7. 单击任意电子邮件,Salesforce 小图标会显示在电子邮件正文的顶部

 

8. 单击 Salesforce 图标可打开加载项面板,其中会显示登录到 Salesforce 按钮

 

9. 单击登录到 Salesforce 按钮

  • 将出现一个身份验证弹出窗口,要求您输入 Salesforce 凭据

10. 输入您的 Salesforce 身份验证凭据,然后单击登录

 

11. 弹出窗口会刷新到确认窗口。单击确认以完成集成。

配置完毕后,您可以通过单击电子邮件正文顶部的 Salesforce 图标来打开 Salesforce 面板。

1. 打开桌面 Outlook 应用程序

2. 单击商店图标以启动 Outlook 加载项页面

 

3. 在左上角的搜索框中,键入 Salesforce,然后单击搜索图标

4. 在 Salesforce Lightning for Outlook 选项的右侧,单击按钮以打开集成

  • 完成后,您应看到在集成下方显示已成功添加
  • 一个新的查看图标已添加到 Salesforce 加载项的功能区

 

5. 关闭加载项页面

6. 单击 Outlook 功能区中的 Salesforce 查看图标

 

7. 单击登录到 Salesforce 按钮。

  • 此时会弹出一个 Salesforce 凭据窗口

8. 对 Salesforce 进行身份验证

  • 弹出窗口将会刷新,以请求确认

9. 单击确认,完成集成

完成配置后,您可以通过单击 Outlook 功能区中的 Salesforce 查看图标来打开 Salesforce 面板。


在 Outlook 加载项窗口中管理协议

启用加载项后,您可以单击任意电子邮件,然后查看与电子邮件线程中的参与者相关的协议。

注意:

加载项包含电子邮件中所有已识别电子邮件地址的协议。这包括采取发送或抄送方式,接收电子邮件的所有相关方。

单击 Salesforce 图标(位于电子邮件正文顶部,或 Outlook 功能区中),可打开加载项面板并显示协议。

Outlook SFDC 面板

 

在面板顶部,会显示出找到的协议数量。例如,协议 (6)

默认情况下,最多列出五个协议,如果有更多相关协议,列表底部会显示查看全部链接。单击“查看全部”链接将打开一个可查看协议完整列表的滚动窗口。

“查看全部”链接

协议列表按照协议状态进行排序。排序顺序如下:

  • 预送/草稿
  • 已发出进行签名/已发出进行批准/正在等待对方签名/正在等待对方批准
  • 已批准/已签名
  • 已取消/已拒绝/已过期

在各个部分,协议又按“发送日期”排序,发送日期最近的排在最前面。

单击协议名称可在新选项卡中打开 Salesforce,并显示完整的协议。


可用操作

外接程序面板的功能不止是列出协议。利用菜单驱动的界面,您可以创建新协议,以及发起常用任务。

“发送新协议”按钮非常显眼,但在协议名称右侧,还有一个箭头,可以打开显示其他操作的菜单列表。

该菜单列表中仅显示可用的菜单项。例如,处于草稿状态的协议只有编辑删除选项。

注意:

这里没有“是否确定?”之类的询问。从该菜单列表中选择的操作将会立即执行。

Outlook 菜单项

发送新协议

正如您可能预期的,“发送新协议”按钮会在新选项卡中打开 Salesforce,并启动一个新协议。电子邮件发件人的地址会自动导入到协议模板中。

将按照常规方式来配置协议。

菜单选项:编辑

单击菜单列表中的“编辑”选项可启动一个新选项卡,并在 Salesforce 中打开协议。

菜单选项:删除

菜单列表中的“删除”选项可完成两项任务:

  • 取消 Adobe Sign 中的协议
  • 从 Salesforce 中删除协议记录

菜单选项:签名

只有在轮到您签署协议时,“签名”选项才可用。

单击“签名”可打开协议,以供您审阅并进行签名。

菜单选项:提醒

单击菜单列表中的“提醒”可立即向当前签名者发送提醒。

菜单选项:取消

菜单列表中的“取消”选项可取消 Adobe Sign 和 Salesforce 中的事务。

与“删除”不同的是,Salesforce 协议列表中会保留 Salesforce 记录,但状态为“已取消”

菜单选项:查看

“查看”选项可打开一个新窗口,以查看协议的当前状态。

注意:

所有菜单驱动的选项(即,不会让您转到 Salesforce 窗口)都会在协议列表顶部报告所执行的操作是否成功

Outlook 操作确认


启用 Gmail 的电子邮件客户端

Salesforce 扩展只能添加到 Chrome 浏览器中,因此该功能需要使用 Chrome。

  1. 打开 Chrome 浏览器,导航至:https://chrome.google.com/webstore/detail/salesforce-lightning-for/jjghhkepijgakdammjldcbnjehfkfmha

    • 此时会打开扩展页面
  2. 单击窗口右上角的添加到 Chrome 按钮

    • 此时会显示一个要求确认添加的弹出窗口

  3. 单击添加扩展

    • 弹出窗口将会刷新,显示一条说明已安装扩展的确认消息

  4. 在 Chrome 浏览器中,打开您的 Gmail 用户帐户。

    • 在右侧,您可以看到应用程序面板。顶部有一个箭头,可用于折叠或显示应用程序面板
  5. 单击登录到 Salesforce 按钮

    • 此时会显示一个弹出窗口,要求您进行 Salesforce 的身份验证。 

  6. 使用您的 Salesforce 凭据登录。

    • 身份验证窗口将会刷新,以让您确认是否要为 Salesforce 授予 Gmail 访问权限。
  7. 单击继续

    • 系统将会刷新面板,提示您选择要将 Salesforce 关联到的 Gmail 用户。
  8. 选择一个用户(通常情况下,显示的用户即是正确用户)

    • 如果选择“使用其他帐户”,在继续操作之前,将提示您进行新 Gmail 帐户的身份验证
    • 您选择的 Gmail 用户在逻辑上与您之前进行身份验证的 Salesforce 用户相关联。
    • 系统将会刷新弹出窗口,显示另一个说明您正在向 Salesforce 授予访问权限的确认窗口。  
  9. 单击允许

    • 系统将会刷新面板,显示一个用于确保您要将该 Gmail 帐户关联到 Salesforce 帐户的确认面板。  
  10. 单击关联帐户

    • 系统将会刷新弹出窗口,指示已成功关联帐户。
  11. 单击转到 Salesforce,此时弹出窗口消失并返回到 Gmail。

    现在左侧的 Salesforce 面板会显示“发送新协议”按钮,以及与您选择的任何电子邮件相关的协议列表。 


在 Chrome 窗口中管理协议

启用加载项后,您可以单击任意电子邮件,然后查看与电子邮件线程中的参与者相关的协议。

注意:

Adobe Sign 组件包含电子邮件中所有已识别电子邮件地址的协议。这包括采取发送或抄送方式,接收电子邮件的所有相关方。

单击窗口右上角的箭头图标可打开外接程序面板,并显示相关协议

已启用的应用程序

在该面板的顶部,将显示找到的协议(与电子邮件中的已识别电子邮件地址相关)数量。例如,协议 (7)

默认情况下,最多会列出五个协议,如果有更多相关协议,列表底部会显示“查看全部”链接。单击查看全部链接,将打开一个可查看协议完整列表的滚动窗口。

列出的协议对

协议列表按照协议状态进行排序。排序顺序如下:

  • 预送/草稿
  • 已发出进行签名/已发出进行批准/正在等待对方签名/正在等待对方批准
  • 已批准/已签名
  • 已取消/已拒绝/已过期

在各个部分,协议按照发送日期排序,最近发送的排在最前面。

单击协议名称可在新选项卡中打开 Salesforce,并显示完整的协议。


可用操作

外接程序面板的功能不止是列出协议。利用菜单驱动的界面,您可以创建新协议,以及发起常用任务。

发送新协议按钮非常显眼,但在协议名称右侧还有一个箭头,单击该箭头可打开显示其他操作的菜单列表。

完整的菜单列表

注意:

这里没有“是否确定?”之类的询问。从该菜单列表中选择的操作将会立即执行。

该菜单列表中仅显示可用的菜单项。例如,对于处于草稿状态的协议,只有“编辑”和“删除”选项。

有限的菜单选项

发送新协议

正如您预期的那样,发送新协议按钮会在新选项卡中打开 Salesforce,并启动一个新协议。电子邮件发件人的地址会自动导入到协议模板中。

按照常规方式配置并发送协议。

菜单选项:编辑

单击菜单列表中的编辑选项,可启动一个新选项卡并在 Salesforce 中打开协议。

菜单选项:删除

菜单列表中的“删除”选项可完成两项任务:

  • 取消 Adobe Sign 中的协议
  • 从 Salesforce 中删除协议记录

菜单选项:签名

只有在轮到您签署协议时,签名选项才可用。

单击签名可打开协议,供您审阅并进行签名。

菜单选项:提醒

单击菜单列表中的提醒可立即向当前签名者发送提醒。

菜单选项:取消

菜单列表中的取消选项可取消 Adobe Sign 和 Salesforce 中的事务。

删除不同的是,Salesforce 协议列表中会保留 Salesforce 记录,但状态为“已取消”

菜单选项:查看

查看选项可打开一个新窗口,以查看协议的当前状态。

 

所有菜单驱动的选项(即,不会让您转到 Salesforce 窗口)都会在协议列表顶部报告所执行的操作是否成功

菜单成功消息

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